Мария Соболева

Как все успеть в рабочий день?

Как все успеть на работе - кто из нас не задавал себе такой вопрос, пытаясь справиться с кучей дел. Почему некоторые умудряются выполнить в течение рабочего дня все задания? Мы поделимся секретами эффективного планирования - расскажем, зачем выделять приоритетные задачи, почему нужно «съедать лягушку» и кто такие «пожиратели вашего времени».

Можно ли все успеть в рабочий день?

Чтобы все успевать, нужно владеть хотя бы азами тайм-менеджмента, учиться рационально распределять свое время, выделяя главное и не размениваясь на второстепенное.

Сложно ли это? Мы расскажем о секретах успешного планирования и некоторых хитростях, используя которые, вы узнаете, как все успеть на работе, причем с гораздо меньшими усилиями.

«Пожиратели времени»

Проанализируйте, куда уходит ваше время. Составляете отчет, но при этом постоянно пытаетесь контролировать входящую почту и еще отвечать на сообщения?

Сосредоточились на составлении коммерческого предложения, а шеф подкинул срочную, на его взгляд, работу и вы разрываетесь между двумя задачами?

Или просто любите в процессе работы заглядывать в новостную ленту - надо же знать, что происходит в мире!

Переписка в скайпе, разговоры с коллегами, откладывание дел на потом - вот они, реальные «пожиратели вашего времени». Проанализировав, на чем вы теряете рабочие минуты, подумайте, как исправить ситуацию.

Составьте таблицу из трех колонок: в 1-ой укажите время (например, 8.30-9.30), во 2-ой колонке - задание, которое успели выполнить за этот период, в 3-ей - ваши заметки. В конце рабочего дня сделайте анализ своей работы и выясните, насколько эффективно потрудились.

Часто ли отвлекались, можно ли было кому-то поручить эту работу или вообще отложить ее по степени важности на потом. Анализируйте не меньше 3 рабочих дней подряд, результат вас удивит.

У вас есть план?

Если вы всерьез задумались, как все успеть в рабочий день, без планирования вам просто не обойтись.

С утра этим заниматься бесполезно. Выделите в конце работы время для того, чтобы оценить, что вы сегодня успели сделать, какие дела придется доделать завтра и каким образом их лучше распределить.

Вот одна из методик планирования: делим задачи на жесткие и гибкие. Жесткие задания строго привязаны к определенному времени - например, в 10.00 и в 16.00 у вас обязательные планерки у начальника.

А в 14.00 — непременное повышение квалификации сотрудников - тренинг либо семинар. А еще вы заранее запланировали встречу с клиентом - на 12.00.

Эти жесткие задачи вы обязаны выполнить в указанное время. А вот блоки между ними используйте для решения гибких заданий: работу над проектом, над отчетностью, подготовку необходимых документов, ответы на корреспонденцию.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют: не знаете, как все успеть в рабочий день - распланируйте дела на неделю вперед, ведь не все задания могут быть выполнены за один день. А так вы будете видеть перспективу и делить большой объем работы на части.

Но планирование каждого рабочего дня тоже поможет оптимально распределить задания. Оно будет уже более конкретным. Это поможет не только распланировать, но и полюбить свою работу .

О поедании лягушек и слонов

Съесть лягушку - значит решить какой-то быстрый, но не слишком приятный вопрос. Поставьте себе цель каждое утро «питаться» хотя бы парочкой земноводных - это может быть звонок несимпатичному вам клиенту, разбор скопившихся документов, разговор с коллегой о его невыполненной доле работы в проекте.

Разберитесь с неприятными делами с утра и увидите — день как-то сразу заладится.

Есть еще метод под названием «швейцарский сыр» - подходит для выполнения больших по объему задач, где последовательность действий не слишком важна.

Пишите внушительный по размеру отчет - начните с самых простых для заполнения разделов, через какое-то время разберитесь со следующим. Таким образом вы как бы «выгрызаете» дыры в крупной сырной голове, постепенно приближаясь к завершению процесса.

А вот «Метод слона» подойдет, если задание большое, но выполнять его нужно в строгой последовательности. Тогда режете тушу на куски («бифштексы») и «поедаете» гиганта частями.

Сортируем дела по важности

Все дела не могут быть одинаково важными. Нельзя помещать в один список подряд задачу дозвониться до неуловимого коммерческого директора, навести порядок на рабочем столе, заказать канцтовары и подготовить информацию директору для вечерней планерки.

Выделите приоритетные задачи на сегодня и займитесь их выполнением. Кстати, даже в век гаджетов список дел лучше писать на бумаге или печатать на принтере, поместив его перед глазами. Компьютерный вариант может подвергнуть вас искушению попутно проверить почту, заглянуть в соцсеть и ответить на сообщение в скайпе.

Сомневаетесь, чему отдать приоритет? А вы спросите себя - какие задачи я бы выполнил в первую очередь, если бы знал, что в 18.00 свет в офисе выключается?

Организация рабочего времени

Несколько советов от профессионалов тайм-менеджмента помогут вам ответить на вопрос, как все успеть в свой рабочий день:

• стрессы на работе используйте во благо, как дополнительную мотивацию, не разрешая ему выбить вас из колеи;

• попробуйте завести обычный будильник, который прозвенит ровно через 100 минут, а вы должны за это время успеть справиться с составлением важного документа. И старайтесь уложиться в отведенный срок;

• скажите себе: в почту я загляну только через полтора часа, когда закончу этот раздел;

• аналогичные задания объединяйте в блоки: обзвон клиентов, работа с документами, обсуждение проблем в работе над проектом с коллегами;

• устанавливайте реальные сроки выполнения задач, чтобы избежать аврала и перенапряжения. Но и затягивать не стоит, расслабленность реально расхолаживает;

• на утро, когда продуктивность труда выше, планируйте самые сложные и важные дела;

• следуйте «правилу 3-х минут»: не зацикливайтесь на мыслях о том, как вам не хочется что-то делать, а просто начните выполнять это задание. Сначала делайте как бы на автомате, словно выполняя приказ командира в армии (там ведь не рассуждают). После 3-х минут вы увлечетесь процессом и сумеете довести дело до конца;

• попробуйте каждую свободную минуту использовать с пользой: рассортируйте документы по папкам, подшейте отчеты, просмотрите статью в журнале;

• во время выполнения очень важной работы отключите телефон - звонок или смс-сообщение отнимут у вас от 10 до 30 секунд драгоценного времени плюс на включение в процесс заново уйдет не менее минуты;

• учитесь концентрации - представьте, что через 2 недели вам нужно уезжать в командировку, но до этого вы обязаны завершить определенный объем работы;

• определите свои периоды активности - когда ваш организм способен оптимально справляться с нагрузкой и планируйте самую сложную работу на эти временные отрезки;

• чередуйте отдых с работой - делайте перерывы, иногда просто меняйте вид деятельности.

Как все успеть на работе - задача выполнимая, если поставить себе такую цель и использовать проверенные опытом советы по организации рабочего времени.

Забирай себе, расскажи друзьям!

Читайте также на нашем сайте:

Показать еще

Здравствуйте, друзья! С вами Екатерина Калмыкова. Ситуация, когда ничего не успеваешь известна большинству женщин. Мало кто может похвастаться, что успевает и работать, и кормить детей, и радовать мужа.

Современные девушки озабочены вопросом продвижения по карьерной лестнице и забывают о семейных ценностях. Между тем, с возрастом именно семья станет надежным тылом, а работа отойдет на второй план.

Как все успевать по дому, если работаешь и гонишься за высоким социальным статусом? Как найти этот баланс между бытовой жизнью и рабочей? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете чуть ниже.

Вы скажете: «О, опять это планирование, оно ни к чему не приводит!» Очень даже приводит — отвечу я вам. Благодаря планированию можно четко структурировать свой и не беспокоиться о нехватке времени.

Первое правило организации времени: имей план.

Чтобы было приятнее организовывать свой день, можно купить красивый ежедневник. Нам, девочкам, ведь так важно писать в особенном блокноте?

Дела на день нужно поделить на срочные и важные, на второстепенные и отдаленные. Дела, которые можно отложить - откладывайте, не загружайте ими свое время.

Второе правило: дела, которые занимают меньше 15 минут, следует делать сразу.

Коллекционируя быстрые дела, вы засоряете свое свободное время и не оставляете шанса на их выполнение. Как же все успевать на работе и дома при таком раскладе? Просто не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Мойте посуду сразу, не накапливая. Осуществляйте звонки клиентам сразу, а не когда вам будет нечего делать. Тогда фраза «ничего не успеваю на работе» к вам относится не будет.

Не пугайтесь, никто не говорит вам полностью от них отказаться. Просто выделите специальное время для просмотра ленты Инстаграмма и прочих. Не более 15 минут два раза в день в нерабочее время. Если вам захочется во время написания отчета отвлечься на ленту Вконтакте, просто вспомните, что отчет не исчезнет, и его придется доделывать после работы. А вот ленту можно полистать на пути домой или в перерыв, если вам так уж этого хочется.

Есть ребенок в доме? Наверняка, царит беспорядок и хаос, возможность найти нужную вещь практически отсутствует? Узнаете себя? Тогда следующее правило планирования для вас.

Четвертое правило: стараться поддерживать порядок во всем — в записной книжке, в ежедневнике, в одежде, в посуде, в эмоциях.

Женщина, которая все успевает, в первую очередь, собрана морально и физически. Она не позволяет себе чрезмерной лени и старается нести за свои поступки.

Пятое правило: наличие новых интересов.

Заведите себе интересное хобби, на которое вам не жалко потратить хотя бы час в день. Это может быть что угодно: изучение нового языка, поход в спортзал или курсы вождения. Новое дело является мощным стимулом к наведению порядка в жизни и на работе.

Работа и семья - давайте жить дружно: как убрать хаос на работе

Как все успеть на работе?

Это сложный вопрос, особенно, если вы занимаете ответственную должность. В наше время появилось множество вакансий на дому, но это не решило проблему успеваемости за бешеным ритмом жизни.

Многие работающие мамы вопрошают: не успеваю на работе, что делать? При этом им кажется, что они гении , а неудачи связаны с другими людьми. При работе в домашних условиях особенно важно соблюдать дисциплину. часто имеют множество рабочих дел, но дома постоянно что-то отвлекает. Тогда, как на работе строгий начальник услужливо даст пинка за малейшее отклонение от дел.

Как все успевать работающей дома маме?

В первую очередь, необходимо составить список маленьких дел на день и начать их выполнение. Этот же совет относится и к офисным работникам. Сперва решайте маленькие быстрые дела, вроде звонков по работе, дискуссии относительно проекта с коллегами, сортировкой рабочих писем и ответов на важные из них.

Выполнив быстрые дела, можно приступать к более глобальным. Большие дела нужно выполнять в несколько этапов, которые должны быть отражены в вашем ежедневнике. Так у вас исчезнет мысль о том, что проект, который должен быть готов 1 ноября, можно начать делать 30 октября.

Не стоит бояться крупных задач, ведь как только вы их разложите на несколько маленьких подзадач, вам будет легче воспринимать их.

Многим говорят фразу «работай меньше, успевай больше». Конечно, когда человек работает, у него практически не остается времени на себя любимого, на свою семью. Вот исчезла бы работа, так он бы и свой бизнес построил бы, и гараж бы доделал, и т.д. Нет, не построил бы и не доделал бы.

Потому что человек, не умеющий построить свое время вместе с работой, не построит его и без нее.

Как после работы все успевать?

Ответ на этот вопрос прост — заканчивайте работу вовремя! По статистике люди, оставляющие половину дел на вторую часть дня, в два раза больше задерживаются на работе, чем те, кто старается все сделать за первую часть дня. Хотите уходить с работы раньше? Не ленитесь во время рабочего процесса и у вас останется больше времени на семью.

Как все успевать на работе и дома, если работа и дом - одно и то же место?

Если вы являетесь матерью школьника или детсадовца, лучшая возможность для продуктивной работы предоставляется во время пребывания ребенка в саду или в школе. Воспользуйтесь этим временем с пользой, не отвлекайтесь на второстепенные дела, общение с подругами и прочее.

Чётко определитесь, сколько вы будете работать, а сколько заниматься хозяйством. Выделите, что именно отвлекает вас от работы и постарайтесь от этого избавиться. Если вы живете вместе с родными, попросите их взять часть обязанностей на себя, хотя бы на несколько дней в неделю. И помните, ничто так не тормозит рабочий процесс, как бардак.

Держите вещи и мысли в порядке, тогда вам не придется тратить драгоценное время на поиск вещей и вспоминание нужных событий.

Как успевать жить и работать?

Секрет в том, чтобы научиться правильно распределять свое время, надо убрать из своей жизни все, что мешает вам двигаться наверх. Помните, что окружающие не виноваты в том, что вы ничего не успеваете.

Научитесь распределять свое время так, чтобы его хватало на друзей, работу и семью. В сутках 24 часа, так что хотя бы часа три из них можно посвятить семье или любимому делу (человеку).

Как стать хозяйкой своего времени

Чтобы окончательно стать профи в вопросе тайм-менеджмента, обратите внимание на авторский курс Евгения Попова «Хозяин времени» .

Из курса вы узнаете, как правильно организовывать свою жизнь, чтобы работа и семья подружились навечно. Все о планировании времени, его монетизации, а также много другой интересной информации содержится в курсе и ждет, чтобы вы её изучили.

Потратив совсем немного времени, вы научитесь строить свое расписание так, что каждый день будет приносить вам прибыль и море позитивных эмоций.

Может быть вы любите сидеть у компьютера и мечтаете, чтобы хобби приносило вам доход? «Хозяин времени» вам расскажет, как даже самое бесполезное занятие может принести вам дивиденды. Подходы к планированию, которые описаны, откроют вам глаза на многие вещи.

Тщательно изучив информацию и применив ее на практике, вы забудете, что такое нехватка времени. Об этом не расскажут в школе или институте. Вы не найдете такой информации в интернете. Все секреты, все хитрости тайм-менеджмента изложены в этом курсе и с нетерпением ждут, когда же вы ими воспользуетесь.

Друзья, вот и подошел к завершению наш сегодняшний разговор. Уважаемые читательницы, поделитесь своими правилами и секретами, как вы все успеваете? Буду с нетерпением ждать ваших ответов.

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова,

В первую очередь необходимо все распланировать таким образом, чтобы точно знать, сколько времени уделяется работе и сколько остается на семью. Сделать это не так уж и просто, ведь существуют рабочие авралы, когда приходится засиживаться допоздна. Аналогичная ситуация может сложиться и дома: заболел ребенок, нужно встретить или проводить родственников, навестить в больнице знакомого и прочее.

Список дел всегда бесконечный и порой просто опускаются руки от невозможности успеть все и сразу. Выход, конечно же, есть всегда, поэтому для снижения уровня стресса лучше уделить немного времени для выработки оптимальной стратегии.

Шаг 1. Список дел

Необязательно для этих целей покупать толстый ежедневник. Использовать можно любой блокнот и даже стикеры разных цветов. Помимо функционального назначения список будет и приободрять, ведь вычеркивать очередной пункт всегда приятно. Кроме того, визуально оценить масштабы своих планов очень полезно. На ходу можно вычеркнуть менее значительные задачи, освободив время для действительно важных.

Шаг 2. Напоминалки

Организация рабочего места значительно выигрывает от таких простых действий. Казалось, что может быть проще, чем написать на видном месте «не забыть…». Такие подсказки помогут подогнать текущую работу, вовремя собрать всю первичку для предстоящего отчета, а также не упустить действительно важные сроки.

Кстати, наклейки с напоминаниями важных дат, встреч и дней рождения близких хорошо «работают» и в повседневной жизни. Современный вариант - напоминание на телефоне может и не сработать, если вы в том момент, например, были в транспорте или слишком заняты на работе. Яркая бумажка перед глазами выполнит эту роль гораздо лучше.

Шаг 3. Порядок на столе

Рабочее место бухгалтера - письменный стол, который у большинства работников этой профессии буквально завален бумагами. Найти что-то в этом хаосе сможет только владелец, да и то с переменным успехом. Это в корне неправильный подход, ведь такой беспорядок порождает тревожность и неуверенность в поставленных целях. Кроме того, может потеряться срочный документ или письмо, что просто недопустимо для профессионала.

Уделив немного времени организации и поддержанию порядка на своем рабочем месте, можно заранее обеспечить себе успех. Оптимально для этих целей подойдут всевозможные системы хранения, в том числе и самодельные. Можно завести несколько папок, определяя в них документы по степени важности и срочности выполнения. Обязательно стоит выделить отдельную «архивную» полку с документами, чтобы старые отчеты не перемешивались с еще не сделанными. Четкость во всем - вот залог успешной работы учетных профессий.

Шаг 4. Записывать алгоритм работ

Отдельное слово следует сказать о порядке выполнения рабочих действий. Чтобы не тратить время на постоянное вспоминание порядка оформления квартальной или полугодовой отчетности, обязательно стоит завести блокнот с подробным описанием что и как делалось в прошлый раз. С опытом некоторые действия становятся автоматическими, но нередки ситуации, когда даже простой вопрос может поставить в тупик. Записав все важные нюансы и порядок оформления таких документов, можно избежать лишнего стресса. Это очень удобно и при изменении каких – либо данных, ведь свои записи всегда можно откорректировать.

Шаг 5. Не забываем про отдых

Настоящий специалист всегда должен быстро реагировать на возможные форс-мажорные ситуации, а для сохранения ясности мышления необходим отдых. Для этого достаточно отвлечься и сменить вид деятельности. После длительной работы за компьютером - посмотреть в окно или просто посидеть с закрытыми глазами. Просидев на стуле полдня - пройтись по коридору. Не стоит в этот момент перегружать мозг дополнительной информацией, поэтому свежие сплетни надоедливой коллеги и просмотр социальных сетей к полноценному отдыху отнести нельзя.

Шаг 6. Используем современные достижения

По сравнению с прошлыми годами система организации учета на предприятиях значительно усовершенствовалась. Сейчас многие опции доступны в электронном виде, поэтому отпала необходимость часами стоять в очередях, теряя драгоценное время. Обязательно стоит узнать возможность сдачи отчетности по электронным каналам связи, а также получения запросов и другой информации таким путем.

Шаг 7. Обязательное самосовершенствование

Даже в самом загруженном графике необходимо найти время для посещения семинаров, ознакомления с изменениями законодательства, обучению новым программам. На учетной работе легко погрязнуть, а новые знания помогут не только быстрей ее выполнять, но и заставляют мозг постоянно развиваться. К тому же, это может стать стартом для карьеры, ведь грамотный бухгалтер всегда идет в ногу со временем и владеет ситуацией.

Планирование домашних дел

По возвращению с работы многие начинают теряться в пучине бесконечных домашних обязанностей. Вы уже устали и мечтаете о спокойном ужине и ничегонеделанье, а тут бесконечные стирка – уборка – готовка. Семейным предстоят уроки с детьми, холостых ждут друзья, поэтому отдыхать просто некогда. Чтобы не тратить все выходные на рутинную работу, необходимо правильно организовать и домашнее время.

1. Уделите 15 минут по возращению с работы отдыху. Казалось бы простое правило, которое действительно работает. Ничего в это время не делайте, не планируйте и просто полежите. Такой мини – отдых дает потрясающий результат и настраивает на рабочий лад.
2. Все дела разделите по степени приоритетности. Не стоит бросаться делать все сразу, начните с наиболее важных и необходимых заданий.
3. Используйте помощников. Лучший способ справиться с домашними делами - привлечь близких и дать каждому задание. Даже мелкие поручения вроде полива цветов, выноса мусора и сортировки купленных продуктов в холодильник помогут освободить кучу времени.

В современном мире также есть множество возможностей приобретения автоматизированных «помощников». Стиральные и посудомоечные машины, новый функциональный утюг или мультиварка - все эти приспособления экономят личное время. Игнорировать домашние дела не стоит, но это не значит, что после работы обязательно должна ждать «вторая смена» на кухне.

Заключение

Очень важно найти разумный компромисс между работой и личной жизнью. Планируя свои дела заранее и пользуясь приведенными советами, можно снизить уровень стресса на работе и оставаться хорошей хозяйкой дома. В жизни много радостей, поэтому не стоит от них отказываться в угоду карьере.

Современный высокоскоростной ритм жизни диктует свои правила, главное из которых - сделать как можно больше дел. Но как все успевать , когда нужно и работать, и следить за домашним хозяйством, а вдобавок к этому еще хочется выделить время на свои хобби и увлечения, да и просто отдохнуть? Из-за того, что зачастую получается далеко не все из того, что планировалось, возникает разочарование, недовольство собой, а через некоторое время накапливается и хроническая усталость.

Кроме того, согласно статистическим данным, почти 30% взрослых работающих женщин вынуждены более трех раз в неделю задерживаться в офисе или доделывать текущие дела дома. Понятно, что это идет в ущерб остальным сферам жизни, и как бы ни была любима работа, рано или поздно такое положение дел надоест или даже станет причиной депрессии. Тем не менее, специалисты дают ряд рекомендаций, благодаря которым можно научиться грамотно планировать свое время и свести проблемы с его нехваткой к минимуму.

Как начнешь, так и закончишь

Решение вопроса как все успевать , по мнению психологов, нужно начать с того, что обратить внимание на то, как начинается рабочий день. Замечено, что те люди, которые опаздывают на службу, не успевают справляться со своими должностными обязанностями чаще. За утренним опозданием практически неизбежно следуют долгие перекуры, задержки возвращения с обеденного перерыва… Но дело здесь не только в и компетентности. Даже если человек сам осознает свою вину, он стремится загладить ее в глазах руководства и коллег, хватаясь за несколько дел одновременно, либо пытаясь выполнять их настолько старательно, что, наоборот, совершает огромное количество ошибок.

Как все успевать : распределяем время

Один из главных секретов того, как все успевать на работе, это планирование. Лучше всего каждый день заранее составлять план того, что необходимо выполнить к вечеру. Это можно делать либо дома, либо придя пораньше утром в офис. Также желательно проанализировать, сколько времени (вплоть до минут) ежедневно расходуется на разговоры, телефонные звонки, не относящиеся к работе, и решение иных вопросов личного характера. При этом в список важных дел, обязательных к выполнению, рекомендуется вносить не более 6-7 пунктов, расценивая свои силы рационально. И для тех из них, которые имеют самое большое значение, следует отводить первую половину дня, так как именно примерно до обеда у людей отмечается максимально высокая работоспособность.

Правильная организация

Так же часто можно заметить, что многие женщины не способны правильно организовать свой рабочий процесс. Они открывают на компьютере сразу десяток программ, в нужности которых нисколько не сомневаются, как и в том, что у них просто по определению не может быть мало обязанностей. Психологической чертой таких девушек можно назвать излишнюю ответственность, а также неумение (либо отсутствие желания) делегировать свои задачи. Так, данная проблема часто наблюдается у руководителей, менеджеров среднего и высшего звена и в основном является следствием банальной неуверенности в себе. На самом же деле ничего страшного не случится, если она передаст часть своих обязанностей, пусть и вместе со знаниями, кому-то еще.

Имитация работы

Еще одна распространенная ситуация - когда человек только создает видимость собственной занятости, в то время как на самом деле работы у него не так много. Это также имеет под собой психологическую подоплеку и является выражением желания продемонстрировать собственную важность и незаменимость. Серьезным недостатком таких работников, особенно если они занимают руководящие посты, является то, что они склонны менять свои решения и задания, а также могут расценивать результат их выполнения не по качеству, а по тому количеству времени, сколько у подчиненного было на него потрачено. В итоге они могут манипулировать коллегами, заставляя их также перерабатывать, а в противном случае чувствовать свою вину. На самом же деле сотрудник, который успевает справляться со своими обязанностями в урочное время - просто хороший работник, который ни в коем случае не должен жертвовать своим временем ради удовлетворения чьих-то амбиций.

В целом можно дать несколько коротких, но очень важных рекомендаций, как все успевать и на работе, и дома.

1. Превыше всего следует ставить собственное самочувствие, и если усталость слишком сильная, но было желание, например, приготовить что-то вкусное на ужин, лучше ограничиться простым блюдом, но пораньше лечь спать и подольше отдохнуть.

2. Сон - вообще один из главных секретов хорошего самочувствия и .

4. Между выполнением разных дел обязательно нужно делать перерывы продолжительностью в несколько минут. За это время можно прогуляться или просто посидеть с закрытыми глазами.

5. Повысить производительность помогает и правильная организация рабочего пространства, когда все нужные предметы и документы находятся под рукой и их можно быстрей отыскать.

6. Чтобы рутинная, но необходимая работа не так утомляла, можно добавить некоторые развлечения: например, делать короткую зарядку, открывать окно и впускать в помещение свежий воздух, либо просто слушать приятную позитивную музыку (лучше, конечно же, в наушниках, чтобы никому не мешать).

ФОТО Getty Images

Оливер Буркеман (Oliver Burkeman) - британский публицист, автор книги «Антидот. Противоядие от несчастливой жизни» (Эксмо, 2014).

Все специалисты и гуру тайм-менеджмента не устают повторять один и тот же главный совет. Отделите важное от неважного. Прекрасная мысль, вот только сказать это проще, чем сделать. Хотя бы потому, что в горячке дел исключительно важным кажется любое. Ну или, допустим, вы каким-то чудом отделили важное от неважного. И тут вам звонит начальник и просит сделать срочную работу. Попробуйте-ка сказать ему, что этот проект не входит в список ваших первоочередных приоритетов. Впрочем, нет, лучше не пробуйте.

Объять необъятное

Автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови 1 рекомендует изменить постановку вопроса. Коль скоро неважного в потоке дел не обнаруживается, то отделять надо важное от неотложного. То, что хотя бы теоретически может быть и не сделано, от того, что не сделать просто нельзя.

Во-первых, это действительно дает шанс правильно расставить приоритеты. А во-вторых, помогает обратить внимание на другую важную проблему - нехватку времени. Нередко расстановка приоритетов служит маскировкой того неприятного факта, что сделать весь объем необходимых дел нельзя просто по определению. И до неважных вы вообще никогда не доберетесь. Если это так, то лучшее, что можно сделать, - честно поговорить со своим руководством и объяснить, что ваша загрузка превышает ваши возможности.

«Для большинства из нас самым эффективным периодом является утро. На начало дня и планируйте самые сложные дела»

Энергия вместо важности

Другой полезный совет состоит в том, чтобы перестать рассматривать дела с точки зрения их важности. Сменить саму систему оценки, поставив во главу угла не значительность, а количество энергии, которое потребует их выполнение. Для большинства из нас самым эффективным периодом является утро. Следовательно, на начало дня и следует планировать дела, требующие серьезных усилий и высокой концентрации. Затем, по мере того как будет «слабеть хватка», можно переходить к менее энергоемким задачам, будь то разбор почты или совершение необходимых звонков. Этот способ вряд ли гарантирует, что вы успеете все. Но, по крайней мере, он убережет вас от ситуаций, когда вам придется браться за ответственные дела в момент, когда вы к этому элементарно не готовы.

С высоты птичьего полета

Еще одну занятную рекомендацию дает психолог Джош Дэвис 2 . Он предлагает метод «психологического дистанцирования». Попробуйте представить, что смотрите на себя с высоты птичьего полета. Закройте глаза и представьте. Видите того крошечного человечка далеко внизу? Это вы. И как вам с высоты кажется: на чем этому человечку следует сейчас сосредоточиться? Чем заняться в первую очередь? Звучит, конечно, странно. Но это и правда эффективный метод.

И, наконец, последнее. Забудьте про безотказность. Если коллеги (или руководители) просят (или приказывают) отложить все дела и подключиться к какому-то их важному проекту, не спешите проявлять героизм. Сначала убедитесь, что сотрудники и начальство полностью отдают себе отчет в том, что останется несделанным в результате вашего переключения. В долгосрочной перспективе умение говорить «да» по первому зову в ущерб работе, которую вы делаете, ничуть не укрепит вашу репутацию. Скорее наоборот.

1 С. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности» (Альпина Паблишер, 2016).

2 J. Davis «Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done» (HarperOne, 2015).