Processos e políticas de negócios para lidar com dívidas de empresas clientes

Não é nenhum segredo que em muitas empresas existe uma política tácita da administração para atrasar os prazos de pagamento. Essa é a maneira mais fácil de repor o capital de giro, sem garantias, pagando juros de empréstimos e até mesmo sem fornecer pacote de documentos. A lógica é simples: para duplicar o faturamento, basta duplicar o atraso nos pagamentos a todos os fornecedores.

Todos os processos de negócios e políticas da empresa são implementados por pessoas, e é por causa do fator humano que ocorrem falhas, mesmo no caso de regulamentos perfeitamente escritos. Os próximos dois grupos estão relacionados aos funcionários.

Funcionários da sua organização

Trabalhar com controle remoto pode ser comparado a um carvão em chamas que todos jogam uns nos outros, não querendo segurá-lo nas próprias mãos. Isto não é surpreendente, porque é difícil obter reconhecimento e fama neste campo mais simples, mas há muitos problemas e responsabilidades. Portanto, todos os departamentos e funcionários não querem ser radicais e, em última análise, o departamento de vendas é o responsável por trabalhar com as dívidas.

Uma questão separada é a estrutura de remuneração dos gerentes de vendas, cujas responsabilidades incluem a cobrança de dívidas. A maioria das empresas utiliza um sistema: até que o dinheiro chegue, o negócio não está incluído no plano. Essencialmente, a questão é: cenoura hoje ou no próximo mês. Como resultado, surge uma desproporção - faltam milhões de rublos ao faturamento da organização e o gerente não recebeu vários milhares, que espera receber no próximo mês. Se o cliente pagar. Ao mesmo tempo, qualquer gestor de vendas tem medo de “pressionar o devedor”, temendo o encerramento da cooperação. Todas as circunstâncias acima levam ao fato de que, na verdade, o trabalho de cobrança de dívidas é um DB - uma imitação de uma atividade vigorosa. Existem oito maneiras principais de vincular os bônus dos funcionários aos indicadores de desempenho. Examinaremos esta questão em detalhes no capítulo correspondente.

Funcionários da empresa cliente

Aqui podem ser distinguidos dois grupos de razões: o primeiro é a habitual bagunça e desleixo, e o segundo, que as empresas que venceram licitações para fornecimento aos ministérios de energia enfrentavam de tempos em tempos (especialmente na década de 1990), é descrito em detalhes em meu livro “ROLLBACK – Uma Técnica Especial de Cliente ATRAÇÕES”. O cenário era típico. O pagamento de um ou outro departamento não foi recebido dentro do prazo. Uma reunião com um camarada coronel, e às vezes com um general, encarregado de uma unidade militar, começou com uma história de quinze minutos deste último sobre a situação do exército russo e os problemas de seu reequipamento. Depois disso, soou o sacramental: “Não há dinheiro. Não se sabe quando serão…” E aqui, se surgisse uma proposta que cativasse pela sua novidade e originalidade sobre uma ida noturna a um restaurante, durante a qual pudesse ser discutida a questão da “compensação direcionada pelos esforços dos negociadores”, o situação foi resolvida. Outra questão é que muitas vezes o bônus pessoal consumia a maior parte da margem da empresa. Felizmente, nos últimos anos, esses incidentes diminuíram significativamente.

O único mercado em que os bónus pessoais estavam ligados a pagamentos dentro do prazo era o mercado farmacêutico na década de 1990. Naquela época não existiam grandes redes de farmácias e a decisão sobre de qual distribuidor farmacêutico retirar os produtos e quando pagar por eles era do gerente da farmácia. Naquela época, existia um sistema generalizado de “multas” para fornecedores de farmácias por parte da propina em caso de atraso no pagamento. Depois que as redes passaram a ter um papel importante no mercado farmacêutico, essa prática ficou no passado.

Numa das holdings, cujos gestores assessorei na construção de um sistema de trabalho com recebíveis, o departamento de segurança financeira coletou e resumiu estatísticas de diferentes áreas de trabalho com dívidas. Abaixo apresento grupos maiores de motivos e o percentual do valor total das dívidas.

É claro que estes números irão variar dependendo do tamanho das transações e do segmento de mercado, mas o padrão geral é óbvio. Na verdade, na maioria dos mercados, o número de fraudadores ronda os 2-5%, e a “falta temporária de fundos” combinada com “actividades comerciais ineficazes” fornecem aproximadamente metade das razões pelas quais uma contraparte atrasa o pagamento.

Conclusão: muitas vezes transferimos a responsabilidade pelo não pagamento para os empreiteiros, não querendo ver a “trava nos nossos próprios olhos” e admitimos o facto de que o nosso sistema de prevenção e cobrança de dívidas é ineficaz e os nossos funcionários não estão motivados para lidar com isso questão psicologicamente desagradável que acarreta a perda de clientes.

No início do livro, falei sobre a reação dos parceiros finlandeses ao não pagamento da Rússia. Agora é a hora de perceber que não só nascem empresários cristalinos no Ocidente. A cultura empresarial ocidental não surgiu por si só, mas é uma consequência das condições adversas e da total transparência em que as empresas operam. Em particular, isto é o resultado do sistema multinível de protecção da dívida criado, da exclusão rápida e implacável da circulação económica de todas as empresas que não cumprem as suas obrigações financeiras atempadamente.

Por exemplo, nos EUA, Grã-Bretanha, Alemanha e países escandinavos, programas de troca de dados sobre a disciplina de pagamento dos clientes estão em funcionamento há muitas décadas. Graças a eles, os dados sobre atrasos de pagamento de um ou outro empresário tornam-se rapidamente conhecidos por todos os participantes do mercado - com as correspondentes consequências para ele.

Um empresário russo contou-me como, no início da década de 1990, instruiu um jovem funcionário a abrir um escritório em Londres. Ele falhou em sua tarefa e, tendo desistido, estabeleceu-se em algum lugar do Ocidente. Alguns anos depois, meu amigo fez uma segunda tentativa de entrar no mercado de Londres. Para sua surpresa, a princípio não quiseram alugar o escritório para ele por muito tempo, exigindo um adiantamento, e depois se recusaram a entregar os móveis. Logo ficou claro que seu ex-funcionário havia anteriormente deixado de pagar a fatura de um fax recebido com pagamento diferido. Informações sobre isso entraram instantaneamente no banco de dados da Dun & Bradstreet (esta empresa é a maior coletora de informações de pagamento do mundo), após o que todos começaram a se afastar da empresa com um nome russo sonoro como o inferno do incenso.

A Rússia possui seu próprio sistema de troca de informações de pagamento e monitoramento da carteira de clientes - “SPARK-Payment Monitoring”. A experiência deste projecto mostra que cada vez mais empresas no nosso país pretendem não só aprofundar a sua própria protecção contra as dívidas, mas também construir um sistema de defesa colectiva contra os incumpridores.

Para nós, esta tarefa estratégica é de longo prazo.

Resumo

Neste capítulo, analisamos o que não fazer: erros e omissões básicos ao lidar com dívidas. Na próxima analisaremos o correto processo de trabalho com dívidas, suas etapas, bem como as metas e objetivos enfrentados pelo funcionário que trabalha com dívidas em cada etapa.

Feedback do participante do treinamento Dmitry Tkachenko “Trabalho eficaz com contas a receber”

“Gostei muito desta formação e foi extremamente útil para mim como chefe do departamento jurídico da BERG Holding, pois a solução para os problemas discutidos no seminário é apresentada de forma clara, acessível e esquemática. Posso colocar tudo em prática na versão que foi discutida no seminário e em relação ao nosso negócio. O tema mais marcante para mim foi o trabalho pré-julgamento com clientes. Via de regra, o departamento jurídico não trata disso, mas o tema é interessante e adequado para ser apresentado à nossa gestão. Muito obrigado!"

Galina Alexandrovna Ishmuratova, Chefe do Departamento Jurídico, BERG Holding

Capítulo 3
Etapas do trabalho com contas a receber

Qualquer processo pode ser dividido em etapas e fases. É exatamente isso que faremos neste capítulo para o processo de trabalho com contas a receber - analisaremos o “esqueleto”, a sequência de etapas de trabalho com ele, e nos capítulos seguintes adicionaremos “carne” a ele: específico técnicas, tecnologias e truques.

A cada treinamento faço a mesma pergunta provocativa: em que momento começa o trabalho com contas a receber vencidas?

Como você responde a essa pergunta?

Muitas vezes ouço respostas dos participantes do treinamento: “Quando o dinheiro não chega”, “Quando o cliente se recusa a pagar”. Na sua opinião, eles estão corretos? Não?

Então, quando começamos a lidar com dívidas? Certo! No ponto “zero”, quando ninguém deve nada a ninguém, o produto ou serviço não foi entregue, o contrato não foi assinado e podemos recusar a cooperação com esta contraparte a qualquer momento. Esta é a fase de negociação.

Negociação existem diferentes:

1. Sobre o início da cooperação com pagamento diferido. Esta situação ocorre em muitos mercados onde trabalhar com atraso é uma prática corrente, mesmo ao nível das primeiras transacções.

2. Na transição para trabalhar com pagamento diferido após um período de “teste” de trabalho de pré-pagamento, durante o qual as partes avaliam as suas capacidades e volume de vendas.

3. No aumento do limite de crédito, sem o qual é difícil aumentar o volume de negócios.

As situações são diferentes, mas em qualquer uma delas o funcionário que trabalha com dívidas precisa responder a dois grupos de perguntas:

1. A contraparte conseguirá pagar dentro do prazo? Sua condição financeira permitirá que ele faça isso? Ele vende os produtos que comprou com pagamento diferido? Se não, ele pode pagar com seus próprios fundos?

2. A contraparte “querer” pagar no prazo estipulado no acordo? Como ele paga com outros fornecedores? Qual é a política de contas a pagar da organização?

Em suma, a principal tarefa desta fase é determinar se a contraparte será capaz e estará disposta a pagar atempadamente. Há mais um, não menos importante. Qual? Ao responder a esta pergunta, lembremo-nos da principal tarefa da polícia: a prevenção do crime. Para a polícia é diferente – proteção contra ataques criminosos. Parece que os campos semânticos estão próximos, mas no primeiro caso prevenimos o mal, detemo-lo precocemente, e no segundo revidamos e contrariamos o processo que já ganhou força. Não é segredo que, para evitar ações de hooligan por parte de uma empresa barulhenta, muitas vezes é suficiente uma verificação banal de documentos por um esquadrão policial. Isso é tudo!

Mas nós divagamos. Passemos à terceira tarefa da etapa em consideração - prevenir a ocorrência de contas a receber (OR) vencidas durante as negociações. Em essência, estamos falando de antecipar possíveis desculpas de um potencial devedor numa fase em que ainda não há dívida. Falaremos com mais detalhes sobre como fazer isso no capítulo correspondente.

Esta fase é maravilhosa porque se a contraparte não passou no teste e não nos deu confiança na sua fiabilidade, nós, cientes dos riscos, podemos recusar-nos a trabalhar com ela e assim poupar uma enorme quantidade de recursos financeiros, de tempo e nervosos. Se decidirmos trabalhar com uma contraparte e assinar um acordo, começa a próxima etapa - implementação de acordos. O fornecedor cumpre suas obrigações de envio de mercadorias ou prestação de serviços, mas o prazo de pagamento estipulado em contrato ainda não chegou.

A principal tarefa desta etapa é a execução correta e impecável do ponto de vista jurídico dos documentos da transação, graças à qual, em caso de situação controversa, poderemos confirmar o cumprimento das nossas obrigações. Caso contrário, podem desenvolver-se acontecimentos como no exemplo dado num dos capítulos anteriores, quando a empresa não possuía documentos que comprovassem o facto da entrega e, como resultado, “presenteou” vários milhões de rublos às contrapartes.

Uma tarefa adicional desta etapa é o controle, por parte do funcionário responsável pelo trabalho com dívidas, do cumprimento das obrigações por parte do fornecedor e do cliente. Na verdade, muitas vezes o motivo (e às vezes o motivo) do atraso no pagamento é o incumprimento ou o cumprimento intempestivo das obrigações por parte do fornecedor. Neste caso, o cliente “pune” o fornecedor com atraso no pagamento, e se este fizer reclamações sobre o incumprimento das obrigações de pagamento, a resposta é: “Como você forneceu a mercadoria/prestou o serviço, é assim que pagamos .”

Portanto, é importante que o funcionário cujas responsabilidades incluem lidar com dívidas esteja pelo menos ciente das interrupções no fornecimento e nas operações. Se tal função for da competência de um gestor de vendas, ele deverá garantir que seus clientes sejam enviados no prazo, sem falhas e de acordo com as solicitações. Infelizmente, em muitas empresas russas, sem a participação pessoal de um gestor, as interrupções no fornecimento são garantidas.

O próximo ponto importante no trabalho com contas a receber nesta fase é lembrar que o prazo de pagamento está se aproximando. Numa das empresas que consultei, a introdução de tal evento nos processos de negócio permitiu reduzir os atrasos (técnicos) de curto prazo em mais de 50%. Contarei mais sobre este exemplo no capítulo correspondente.

E aí chegou o “prazo” de pagamento, mas o pagamento não foi recebido. Observe que muitos contratos contêm a expressão: “pagamento dentro do prazo até...”, ou seja, o cumprimento das obrigações pelo devedor vários dias antes do “prazo” é perfeitamente possível e não contraria o contrato. No entanto, os clientes muitas vezes gostam de esperar até o último minuto e os gerentes de vendas não os incentivam a pagar mais rápido.

O dia nomeado é o ponto em que as contas a receber contratuais se tornam vencidas. Tal como no conto de fadas da Cinderela, à meia-noite a carruagem transforma-se numa abóbora, neste caso a cooperação normal é reclassificada como uma violação das obrigações assumidas pela contraparte.

É assim que começa uma nova etapa de trabalho com contas a receber atraso (técnico) de curto prazo.

Para entender a lógica das ações futuras em relação ao devedor, é preciso entender o seguinte: em uma organização comercial existem dois vetores entre os quais a empresa se equilibra na hora de construir o trabalho com o devedor.

A primeira é o foco na manutenção do relacionamento com o cliente e na continuidade da cooperação com ele.

O segundo é o foco na devolução de dinheiro.

A linha entre eles mostra a mudança na rigidez do comportamento, de orientado para a parceria no início para uma comunicação opressiva no final (Fig. 3.1).

No início, quando o pagamento não foi recebido, presumimos que o cliente é bom. E, de fato, um erro poderia facilmente ter ocorrido: o banco creditou o dinheiro na conta errada, seu próprio departamento de contabilidade perdeu o pagamento, etc. Afinal, despendemos muito esforço para atraí-lo e, se não formos um monopólio, a utilização de medidas rigorosas na fase de atraso técnico pode fazer com que afastemos todos os clientes. Irão simplesmente para concorrentes que não “espremem” na fase inicial da existência de dívida.

Arroz. 3.1

Porém, à medida que o devedor não paga, deixa de cumprir repetidamente as suas obrigações, não cumpre os calendários de pagamento recentemente elaborados e deixa de atender chamadas e cartas, o nosso comportamento muda e torna-se mais severo. Passamos do foco no relacionamento com o cliente para o foco na recuperação do dinheiro, endurecendo gradativamente nosso comportamento por meio de pressões e ameaças.

Esta é a lógica geral das ações em relação ao devedor. Deve-se entender que o fator mais importante que determina uma mudança na linha de comportamento em relação ao devedor, seja ela um “morro plano” ou uma “cachoeira íngreme”, depende da reação às dívidas do gestor da empresa, o cuja consequência é uma política escrita ou existente ao nível de normas tácitas em relação aos devedores.

Estudo de caso

No meu treinamento sobre como trabalhar com dívidas, estava presente um representante de uma grande multinacional fornecedora da ferramenta. Ele foi responsável por trabalhar com plantas de mineração e processamento - plantas de mineração e processamento. Segundo ele, não tinham nem departamento jurídico e nunca processavam os clientes: enviavam o GOK no valor do limite de crédito e, se ele não pagasse, não faziam nada - aguardavam o próximo pedido e enviavam foi pago antecipadamente e a dívida continuou pendente. Quando questionados por que isso acontecia, a resposta foi simples: a posição da nossa administração é nunca brigar com os clientes. É claro que isto se aplica apenas a grandes clientes com necessidades regulares, mas o facto permanece.

Nesse caso, o cronograma de aperto do trabalho com o devedor assemelha-se a um plano.

Estudo de caso

A organização onde conduzi o treinamento de vendas corporativas forneceu correias transportadoras para as plantas de mineração e processamento mencionadas acima. Durante a crise de 2008-2009, a administração introduziu o seguinte padrão para trabalhar com devedores: se o dinheiro não chegasse à conta no dia esperado para o recebimento do pagamento, o cliente recebia uma reclamação sem quaisquer ligações ou negociações. Quando o próprio representante da planta de mineração e beneficiamento ligou para o gerente de vendas, este, após ouvir as lamentações do adversário, fez a pergunta: “Quando você vai pagar?” Se houvesse uma resposta segura de que o pagamento seria feito em até 10 dias, o gerente concordou em esperar sem escalar o processo. Se o representante do devedor começasse a prolongar uma “música” sobre a crise, a falta de dinheiro, etc., o credor parava as negociações e ia a tribunal. Como os Governos da Coreia têm propriedades no seu balanço, não foi difícil recuperar o seu dinheiro.

Alguns anos após a crise, o chefe desta empresa avaliou os resultados da sua abordagem ao trabalho com os devedores da seguinte forma: “30% das empresas com as quais processámos durante aquela crise recusaram-se a cooperar connosco por princípio - muitas vezes a nossa reivindicação foi o primeiro, e vendo que alguém começou a processar, outros fornecedores também recorreram à Justiça. No entanto, se não tivéssemos aplicado uma estratégia tão dura e tentado ser bons para todos e “esperado junto ao mar pelo bom tempo” - quando seríamos pagos - não se sabe se teríamos sobrevivido a essa crise ou não.

Neste caso, o gráfico mencionado acima é quase um penhasco.

Da construção de uma estratégia de trabalho com devedores, passemos a uma questão mais local: o que fazer se o pagamento não for recebido e quais as tarefas que o funcionário responsável pelo trabalho com dívidas enfrenta nesta fase?

1. Combine uma nova data de pagamento.

2. Atraso adicional de “vender”.

Por “vender” um diferimento adicional quero dizer que o devedor assume obrigações adicionais. Afinal, se concordarmos em conceder um atraso adicional, perturbamos o equilíbrio: o devedor recebe benefícios, nós recebemos perdas, desviamos recursos financeiros e perdemos lucros. Isso significa que precisamos restaurar o equilíbrio. Como? Examinaremos isso em detalhes no capítulo correspondente.

Caso o devedor não tenha cumprido a sua obrigação de pagamento na data acordada na fase anterior ou a data que propôs não nos convinha, inicia-se a fase seguinte - grande atraso no pagamento.

Na maioria das empresas, um atraso superior a 10 dias úteis é considerado de longo prazo. Se isso acontecer, entendemos que o devedor não tem dinheiro para pagar nem vontade de quitar a dívida. Assim, se a sua própria motivação não for suficiente para estimular o pagamento nesta fase, aplicamos uma pressão crescente, e na fase aproximando-se do "ponto de ebulição" Começamos a usar ameaças diretas.

O fato é que são raras as situações em que uma empresa não tem dinheiro algum. Na maioria das vezes, o devedor não tem dinheiro para todos. Portanto, a principal tarefa do funcionário que trabalha com dívida é aumentar a pressão para entrar na lista de organizações com as quais o devedor terá que quitar, demonstrando possíveis opções para o desenvolvimento dos acontecimentos e obrigando o devedor a reembolsar o dívida.

Em vários casos, nesta fase entendemos que o devedor não tem dinheiro algum e que não importa como e com que o ameacemos, não há onde obter a quantia necessária. Nesse caso, o melhor que você pode fazer é escolher a melhor opção de reestruturação da dívida. Nos capítulos dedicados às próximas etapas - longos atrasos nos pagamentos e a aproximação do “ponto de ebulição”, analisaremos detalhadamente os tipos de pressões e ameaças, algoritmos para a sua aplicação e abordagens à reestruturação da dívida.

Se o devedor não atendeu à voz da razão e não pagou na fase anterior, "Ponto de ebulição". Assim como a água, quando a temperatura atinge 100 graus, começa a se comportar de maneira diferente (libera ativamente vapor, borbulha), o credor nesta fase passa das palavras às ações - começa a implementar de forma consistente as ameaças que ele falou anteriormente sobre a possibilidade de usar .

É importante que o “ponto de ebulição” seja estritamente definido no tempo, por exemplo, três meses a partir da data em que a dívida surgiu. A falta de um prazo claro pode fazer com que um devedor comunicativo e manipulador atrase por muito tempo o pagamento, evitando sanções.

Na tabela 3.1 você encontrará uma lista das etapas do trabalho com contas a receber e as tarefas dos funcionários que trabalham com dívidas em cada uma delas. O ideal é que, com base nesta tabela, você crie um regulamento interno para trabalhar com dívidas, levando em consideração as especificidades dos seus processos de negócio. Leia como fazer isso no Capítulo 5.

Tabela 3.1. Etapas do trabalho com contas a receber

A gestão de contas a receber para as empresas modernas é mais do que interessante. Por um lado, o trabalho competente com o contas a receber ajuda a aumentar a rentabilidade e rentabilidade do negócio e, por outro lado, é a chave para a segurança económica do empreendimento. A este respeito, o tipo de sistema de gestão de contas a receber e de gestão de dívidas que será criado na empresa determinará se a empresa será eficaz e estável.

Como gerenciar contas a receber?

Ao contrário dos estoques e dos produtos em andamento, que não podem ser alterados drasticamente, o contas a receber é um elemento muito variável e dinâmico do capital de giro, significativamente dependente dos princípios adotados na organização de comercialização de bens (execução de trabalho, prestação de serviços) com pagamento subsequente, ou seja, e. no crédito. Levando em conta essa circunstância, a solução para o problema da gestão de recebíveis à primeira vista parece estar na superfície - afinal, para evitar “recebíveis”, é necessário trabalhar apenas no pré-pagamento. É claro que recusar emprestar aos seus clientes é muito eficaz, mas, infelizmente, tal solução raramente é prática de colocar em prática. Às vezes devido a fatores externos, por exemplo, as especificidades das condições de mercado e do ambiente competitivo, às vezes devido a fatores internos, por exemplo, competência insuficiente dos funcionários que supervisionam as vendas. Nesse sentido, o mais racional seria não recusar trabalhar em condições de pagamento diferido, mas construir um sistema eficaz de gestão de contas a receber.

Muitas vezes surge a pergunta: o que realmente precisa ser gerenciado? A única resposta correta é funcionários. O facto é que por mais que queiramos gerir directamente bens ou dinheiro, só podemos exercer uma influência real sobre os nossos colaboradores, incentivando-os ou obrigando-os a realizar determinadas acções, ou, pelo contrário, abster-se de o fazer. Portanto, utilizando a abordagem de processos, podemos dizer que um sistema de gestão é um conjunto de processos interligados e coordenados que permitem à organização alcançar os resultados planejados. Neste sentido, ao criar um sistema de gestão de recebíveis e de trabalho com dívidas, é necessário identificar e regular todos os processos relacionados com a avaliação da solvabilidade dos clientes, preparação e conclusão de operações com condição de pagamento posterior, análise de recebíveis correntes e vencidas, bem como cobrança de dívidas.

Para gerir eficazmente as contas a receber, é necessário aplicar abordagens abrangentes e sistemáticas, em vez de resolver problemas individuais. Caso contrário, o efeito positivo das ações tomadas será mínimo.

Suponhamos que exista uma determinada organização comercial que se dedica à venda de mercadorias com posterior pagamento. Caso surjam problemas com o pagamento das mercadorias expedidas, a administração da empresa pode decidir incluir um advogado no quadro de funcionários da empresa, a quem será confiado o tratamento dos processos judiciais e dos processos de execução. Embora esta solução resolva os problemas de representação dos interesses da organização em tribunal e junto dos oficiais de justiça, as medidas tomadas pela administração não resolverão o problema principal, que muito provavelmente reside numa avaliação inadequada da solvabilidade dos clientes, na não utilização de métodos garantir o cumprimento das obrigações e a admissão de erros documentais na fase de embarque do produto. Por exemplo, em uma das organizações surgiam periodicamente situações difíceis, pois muitas vezes a guia de transporte era entregue ao cliente junto com os produtos e dele devolvida com assinatura indicando o recebimento da carga poucos dias após o embarque. Nessas circunstâncias, ocorreram periodicamente compradores inescrupulosos que se recusaram a confirmar ainda mais o fato do recebimento da mercadoria e não devolveram as guias de transporte assinadas.

Assim, uma solução eficaz para os problemas de contas a receber e cobrança de dívidas só é possível através da construção de um sistema de gestão especial baseado nos princípios da consistência e complexidade, bem como numa abordagem processual. Ao mesmo tempo, os objetivos da criação de um sistema de gestão são reduzir os riscos da organização, bem como padronizar ações e economizar tempo na tomada de diversas decisões de gestão.

Componentes de um sistema de gerenciamento de contas a receber

A prática mostra que as dificuldades e problemas enfrentados pelas empresas modernas que concedem crédito aos seus clientes, independentemente do ramo de atividade, são bastante semelhantes.

Entre os mais comuns estão os seguintes:

Não existe informação fiável sobre o momento do reembolso das obrigações pelas empresas devedoras;
o trabalho com contas a receber vencidas não é regulamentado;
não existem dados sobre o aumento dos custos associados ao aumento da dimensão das contas a receber e do tempo do seu giro;
a qualidade de crédito dos compradores e a eficácia dos empréstimos comerciais não são avaliadas;
as funções de captação de recursos, análise de contas a receber e tomada de decisões sobre concessão de crédito estão distribuídas entre diferentes departamentos. Ao mesmo tempo, não existem regulamentos de interação e, consequentemente, não existem responsáveis ​​por cada etapa. Partindo do facto de o sistema criado de gestão de recebíveis e de tratamento de dívidas dever regular todos os processos associados à formação, documentação, análise de recebíveis e cobrança de dívidas, os problemas típicos acima elencados devem ser reformulados em tarefas, obtendo-se assim o seguinte conjunto de tarefas padrão:
realizar uma análise das contas a receber da organização no período anterior;
criar regras claras e compreensíveis para trabalhar com contas a receber para funcionários e contrapartes da empresa;
determinar o possível montante de capital de giro alocado para contas a receber de um empréstimo de commodities (comercial);
criar um sistema de condições de crédito aos clientes, incluindo sistema de descontos e multas;
criar padrões para avaliar compradores e diferenciar condições de empréstimo;
desenvolver esquemas de incentivos para o pessoal envolvido na cobrança de contas a receber;
criar procedimentos de cobrança de recebíveis, inclusive aqueles relacionados à cobrança de dívidas vencidas de forma independente, bem como judicial;
construir um sistema eficaz de monitoramento da movimentação e cobrança tempestiva de contas a receber.

A solução destes problemas é naturalmente realizada pelo pessoal da organização, mas em cada caso específico tem as suas especificidades, dependendo do número de funcionários. As grandes empresas têm a oportunidade de atrair uma ampla gama de diferentes especialistas, desde gestores ao departamento jurídico, bem como análises económicas e serviços de segurança. Nas pequenas empresas, a solução dos problemas descritos é normalmente realizada por funcionários do serviço comercial, do departamento de contabilidade e do gestor. No entanto, independentemente do número de colaboradores, é importante atribuir tarefas adequadas aos departamentos existentes e monitorizar a sua implementação. Na distribuição de competências e responsabilidades entre vários serviços, deve-se apostar no bom senso, nas características funcionais de cada serviço, bem como no profissionalismo dos colaboradores.

Entre outras coisas, ao criar um sistema de gestão de contas a receber e trabalhar com dívidas, é necessário resolver a questão da utilização de ferramentas de software para rápida troca de informações e documentação de processos regulamentados, bem como direitos e responsabilidades delegados atribuídos aos colaboradores.

Quanto aos recursos de informação, como mostra a prática, você pode parar no que está disponível, o principal é que todos os funcionários envolvidos no processo de gestão de contas a receber possam receber a tempo as informações de seu interesse. 1C:Enterprise, Excel ou Access são bastante adequados.

Se você tiver oportunidade e desejo financeiro, poderá adquirir e implementar um programa especializado.

No que diz respeito à consolidação documental do sistema criado de gestão de contas a receber e de tratamento de dívidas, importa referir que esta é uma medida muito desejável, no entanto, depende significativamente das especificidades de uma determinada organização. Nas grandes empresas, é claro, é necessário redigir e aprovar as ordens, procedimentos e regulamentos apropriados e familiarizar com eles todo o pessoal envolvido no trabalho com contas a receber. Quanto às pequenas empresas com 5 a 15 empregados, é possível prescindir da criação de um sistema de procedimentos e regulamentos, garantindo que o pessoal subordinado compreende e cumpre as normas relevantes para o tratamento de contas a receber e dívidas.

Trabalhando com contas a receber vencidas e dívidas

Por mais claro e simplificado que seja o sistema de avaliação da qualidade de crédito dos clientes na empresa, isso não proporcionará uma garantia total da ausência de contas a receber vencidas e dívidas incobráveis. Mesmo esses grandes e profissionais intervenientes no mercado - instituições bancárias e de crédito - lidam com atividades fraudulentas e reembolsos intempestivos de empréstimos. É por isso que a presença de contas a receber vencidas não indica que o sistema criado na empresa para trabalhar com contas a receber esteja funcionando, mas que é necessário regular com competência o seu módulo quanto à cobrança das dívidas existentes. Durante a vigência dos Códigos Civis, Criminais, de Processo Civil e de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa, bem como da Lei Federal “Sobre Processos de Execução”, acumulou-se prática suficiente para a cobrança eficaz de dívidas, que todo empresário pode usar. A quintessência desta prática é o chamado “Arsenal do credor”, ou seja, um conjunto de medidas que permitem influenciar eficazmente o devedor. Cada uma das ferramentas do “Arsenal do Credor” deve ser utilizada dependendo da situação (situação do devedor, número de dias de atraso, etc.). Em qualquer caso, independentemente das medidas escolhidas, é importante aderir a dois princípios: a manutenção constante do contacto, bem como a adequação da forma de influência sobre o devedor.

As medidas disponíveis no “Arsenal do Credor” podem ser divididas em três blocos principais:

Preliminares (medidas pré-julgamento)
Procedimentos judiciais
Processo de execução

Vamos examiná-los com mais detalhes. As medidas preliminares (pré-julgamento) incluem reuniões pessoais (negociações) com a administração do inadimplente, ligações telefônicas, envio de cartas e reclamações. É importante notar que medidas como negociações e ligações, em geral, devem ser aplicadas não apenas na fase pré-julgamento, mas também ao longo de todo o processo de cobrança de recebíveis. Permitem um acompanhamento contínuo do comportamento e do humor do devedor e, além disso, formam neste último a imagem de um credor persistente, com quem é necessário pagar o mais rapidamente possível.

Os procedimentos legais são iniciados mediante a apresentação de uma reclamação correspondente em tribunal. Ao apresentar um pedido de cobrança de dívida vencida, é também aconselhável apresentar um pedido de imposição de medidas provisórias, por exemplo, sob a forma de penhora de bens do devedor no valor dos créditos declarados. De acordo com as disposições da legislação processual em vigor (artigo 139 do Código de Processo Civil da Federação Russa e parte 2 do artigo 90 do Código de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa), as medidas provisórias são tomadas pelo tribunal em qualquer fase de o processo, se a não tomada dessas medidas puder complicar ou impossibilitar a execução de um ato judicial, bem como para evitar danos significativos ao requerente.

Na fase do processo de execução, são possíveis duas formas, a primeira das quais consiste na cobrança independente do montante da dívida, mediante apresentação de um título executivo a um banco ou outra instituição de crédito ao serviço do devedor, no âmbito do disposto no artigo 8.º do a Lei Federal “Sobre Processo de Execução”, e a segunda é apresentar o mandado de execução para execução à unidade competente do serviço de oficial de justiça.

Além destas medidas básicas, também pode utilizar uma série de medidas adicionais para incentivar o devedor a pagar a dívida.

Entre essas medidas estão:

Apresentar um pedido à divisão territorial do serviço de oficial de justiça para responsabilizar criminalmente o chefe da organização devedora por evasão maliciosa de reembolso de contas a pagar nos termos do artigo 177.º do Código Penal da Federação Russa e/ou por incumprimento de um decisão judicial nos termos do artigo 315 do Código Penal da Federação Russa.
Apresentar um pedido ao Departamento de Crimes Económicos para responsabilizar criminalmente o chefe da organização devedora por fraude nos termos do artigo 159.º do Código Penal da Federação Russa (se houver provas de que o devedor inicialmente não pretendia pagar ao credor) .
Início do processo de falência contra o devedor.
Publicação nos meios de comunicação social de material (com provas documentais adequadas) sobre a evasão do devedor ao reembolso da dívida e/ou informação às instituições bancárias (de crédito) e potenciais parceiros do inadimplente sobre a existência de um “incidente de dívida”.

As medidas listadas são eficazes como medidas adicionais. Ou seja, paralelamente ao processo de execução, é razoável tentar instaurar um processo criminal contra o chefe da organização devedora. Muitas vezes, apenas o próprio fato de apresentar tal declaração às agências de aplicação da lei torna possível exercer uma influência moderada sobre o devedor e resolver o problema do não pagamento. Quanto à instauração do processo de falência, esta medida só produz efeitos se a empresa devedora efetivamente operar e possuir ativos. Nesse caso, o proprietário da empresa, digamos, ao nomear a administração da falência, enfrenta a ameaça de a empresa deixar o controle. Quanto às publicações na mídia informando clientes e parceiros do devedor, esta medida é boa se a empresa devedora tiver boa reputação empresarial, e tais mensagens podem afetar negativamente a imagem do inadimplente. É claro que esta ação requer uma boa preparação documental. Caso contrário, corre-se o risco de ficar preso nos tribunais nas reivindicações da organização devedora para a proteção da reputação empresarial e a compensação por perdas causadas pela divulgação de informações falsas.

As contas a receber são uma ocorrência comum nos negócios. Acontece que o trabalho competente de cobrança de “contas a receber” ainda não se tornou, infelizmente, uma prática diária para as empresas russas. No entanto, durante o período de validade dos Códigos Civis, Criminais, de Processo Civil e de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa, bem como da Lei Federal “Sobre Processos de Execução”, foi acumulada experiência suficiente na cobrança eficaz de dívidas, que todo empresário pode usar.

A dívida é inevitável

Quase todas as empresas nacionais são forçadas de tempos em tempos a vender bens/obras/serviços (doravante denominados bens) com pagamento diferido e comprar matérias-primas ou outros produtos com pagamento antecipado com entrega diferida, o que leva ao aparecimento de contas a receber.

Este estado de coisas é bastante natural, uma vez que vender com pagamento diferido é muitas vezes uma jogada de marketing necessária, uma forma de contornar os concorrentes, de conquistar um novo mercado de vendas, e a compra de mercadorias com pré-pagamento com entrega diferida é uma prática comum de trabalhando com grandes fornecedores, que estão assim segurados contra o risco de não pagamento.

A formação de dívidas nas empresas é quase inevitável. No entanto, isso não significa que você possa desistir deles e dormir em paz. Muito pelo contrário: para ter um sono profundo e saudável, é preciso saber trabalhar com competência com as “contas a receber” - contando tanto com a experiência nacional como com a rica prática dos países ocidentais com um longo histórico de relações de mercado. Nos EUA, por exemplo, agências especializadas estão envolvidas na cobrança de dívidas vencidas ( agências de cobrança). Essas organizações que desenvolveram regulamentos normativos de trabalho ( Lei de Práticas Justas de Cobrança de Dívidas) e orientados pelos princípios da ética profissional, realizam todos os procedimentos de comunicação com o devedor - desde a negociação até a busca de bens.

• No Haiti, existe uma tradição curiosa mas eficaz: o devedor é seguido incansavelmente durante vários dias por um homem contratado pelo credor, vestido com o traje de um herói popular local, que se parece com o nosso Cheburashka e é famoso por fazer promessas vazias. e grandes dívidas. Por mais engraçada que esta acção possa parecer, a condenação pública obriga rapidamente o inadimplente a pagar ao credor.

Como trabalhar com contas a receber?

Depois que o planejamento soviético e o sistema administrativo de gestão econômica foram destruídos, as jovens empresas russas tiveram por muito tempo uma atitude extremamente negativa em relação ao planejamento. A maioria das grandes e médias empresas foi criada espontaneamente e a gestão financeira e de activos foi muitas vezes realizada por capricho.

Hoje a situação mudou radicalmente: as empresas definem claramente a sua estratégia e tácticas de desenvolvimento. Trabalhar com contas a receber também requer planejamento e um processo claramente estruturado para gerenciar o risco de inadimplência.

Em primeiro lugar, é preciso determinar qual o tamanho do contas a receber é crítico para a empresa e o que é normal e funcional. Estes indicadores planeados serão uma espécie de indicadores que sinalizam a necessidade de reforçar (ou, pelo contrário, enfraquecer ligeiramente) o trabalho com os não pagadores.

É aconselhável redigir regulamentos ou regulamentos para trabalhar com “dívidas”, que estipulem claramente quem tem o direito de assinar contratos com as condições de pagamento posterior, por quanto e em que prazo o parceiro recebe um lembrete para pagar a dívida , que organiza a proteção jurídica e é responsável pelo giro normal das contas a receber.

A prática das empresas de Volgogrado mostra que o trabalho sistemático com os recebíveis, via de regra, não é realizado e a administração não nomeia os responsáveis ​​​​pelo pagamento tempestivo das dívidas. Com isso, o gestor ou contador-chefe da empresa sempre reinventa a roda: dedica tempo ao estudo da situação de cada devedor específico, nomeia funcionários responsáveis ​​​​pela elaboração de uma reclamação, pela negociação do pagamento da dívida, etc. características próprias, mas ao mesmo tempo, a maioria dos casos são bastante padronizados e podem ser resolvidos de forma semelhante.

Por isso é importante organizar o trabalho com o contas a receber de forma que cada funcionário saiba exatamente o que precisa ser feito, como e em que prazo. Existem três opções possíveis aqui:

• distribuir responsabilidades pelo trabalho com as dívidas da empresa (monitoramento do tamanho e composição das contas a receber, condução de negociações, redação de cartas e reclamações, defesa jurídica, interação com oficiais de justiça) entre os funcionários;
• criar no quadro de pessoal uma unidade especializada ou unidade estrutural responsável pela interação com os inadimplentes;
• terceirizar todo o trabalho de cobrança de dívidas para um escritório de advocacia ou agência especializada nesse tipo de atividade. O custo de tais serviços depende do período de ocorrência da dívida, do seu tamanho, etc.

Os fatores que determinam a escolha em cada situação específica incluem o porte da empresa, as especificidades do negócio, o tamanho e a composição dos recebíveis. Primeiro Esta opção é mais frequentemente utilizada por pequenas empresas que não têm a oportunidade de contratar um advogado ou gestor de sinistros. Segundo Esta opção é utilizada por empresas de médio e grande porte que possuem departamento jurídico e serviço de segurança. A terceirização da cobrança de dívidas em sua forma pura é bastante rara: esse método de resolução de problemas, via de regra, complementa os dois anteriores. Dívidas grandes ou problemáticas geralmente são terceirizadas.

Quanto à gestão do risco de inadimplência, ela pode e deve ser realizada no processo de preparação para a conclusão das transações. O principal é selecionar criteriosamente as contrapartes, analisando sua confiabilidade e estabilidade financeira. Para tal, em regra, são solicitados documentos constitutivos, balanços e informações sobre contas à ordem abertas. Com base nessa documentação, são analisados ​​​​o histórico da empresa, sua “impecabilidade jurídica”, a composição do patrimônio, a relação entre patrimônio líquido e recursos emprestados, o tempo de giro do contas a pagar e a receber. No futuro, isto permite-nos tirar uma conclusão sobre a conveniência de celebrar um acordo e utilizar certas medidas provisórias (multa, penhor, fiança, etc.). Informações sobre a contraparte obtidas através da mídia, de clientes ou fornecedores da contraparte, ou de outras fontes (Internet, etc.) também podem ser úteis.

Arsenal do credor

As empresas que trabalham constantemente com recebíveis desenvolveram métodos e abordagens especializadas, que juntas podem ser chamadas de arsenal do credor. A escolha de um ou outro instrumento depende da situação: as características do devedor, o valor da dívida, o número de dias de atraso, etc. Vejamos as formas mais comuns de trabalhar com os devedores.

Medidas preliminares (pré-julgamento). Esses incluem:

• reuniões pessoais (negociações) com a direção da organização inadimplente, ligações telefônicas;
• cartas lembrando a aproximação das datas de pagamento da dívida;
• reivindicações.

É importante notar que medidas como negociações e chamadas devem, em geral, ser aplicadas não apenas na fase pré-julgamento, mas também ao longo de todo o processo de cobrança de contas a receber. Permitem um acompanhamento contínuo do comportamento e do humor do devedor e, além disso, formam neste último a imagem de um credor persistente com quem deve pagar o mais rapidamente possível.

Proteção judicial efectuada mediante apresentação de declaração de crédito para cobrança de dívidas e - preferencialmente - garantia do risco, digamos, sob a forma de penhora de bens do devedor no valor dos créditos declarados. De acordo com as disposições da legislação processual em vigor (artigo 139 do Código de Processo Civil da Federação Russa e parte 2 do artigo 90 do Código de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa), as medidas provisórias são tomadas pelo tribunal em qualquer fase de o processo, se a sua não execução puder complicar ou impossibilitar a execução de um ato judicial, bem como para evitar a inflição de danos significativos ao requerente.

Processo de execução.

• Apresentação de mandado de execução ao banco que atende o devedor para cobrança da dívida da conta corrente do devedor, nos termos do art. 6 da Lei Federal “Sobre Processos de Execução”, as disposições da Seção VII do Código de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa, bem como a Resolução do Presidium do Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa datada de 29 de março de 2002 nº 10103 /01.
• Apresentação de mandado de execução ao serviço de oficial de justiça para condução do processo de execução, bem como busca independente dos bens do devedor e das contas à ordem por ele abertas; envio de solicitações à polícia de trânsito, polícia de trânsito, IPV, etc.

A prática mostra que a cobrança das dívidas é mais eficiente quando o credor atua em conjunto com o oficial de justiça, buscando paralelamente os bens do devedor e enviando solicitações aos órgãos e instituições estaduais e municipais competentes. Agindo desta forma, em alguns casos consegue-se obter informação mais rapidamente do que o oficial de justiça (que trata simultaneamente de vários processos e por vezes, devido à sua elevada carga de trabalho, envia pedidos mais tarde do que deveria), e ainda verificar a objectividade da informação que presta. . Infelizmente, por vezes o devedor suborna o oficial de justiça para que este não demonstre atividade e elabore um relatório sobre a impossibilidade de cobrança.

Os pedidos enviados deverão ser acompanhados de cópias devidamente autenticadas do mandado de execução, certidão de registro estadual e documento que comprove a autoridade do requerente (protocolo de eleição de diretor ou procuração).

Ao mesmo tempo, é importante referir mais uma nuance relativamente ao envio de pedido à repartição de finanças sobre contas à ordem abertas pelo devedor em instituições bancárias e outras instituições de crédito. Tal direito do requerente na presença de um mandado de execução com prazo de prescrição não expirado está expressamente previsto na Parte 3 do art. 46 da Lei Federal “Sobre Processos de Execução”, e o procedimento para fornecer informações é determinado pela ordem do Ministério de Impostos da Federação Russa de 23 de janeiro de 2003 nº BG-3-28/23. No entanto, algumas autoridades fiscais recusam-se a fornecer esta informação, alegando que constituem segredo fiscal. Neste caso, a recusa recebida, juntamente com a sua declaração sobre a ilegalidade da actuação da inspecção fiscal, deverá ser imediatamente enviada ao Ministério Público, que, como mostra a prática, explica rapidamente ao fisco que está errado.

Medidas adicionais para incentivar o devedor a pagar a dívida.

• Um pedido à divisão territorial do serviço de oficial de justiça para responsabilizar criminalmente o chefe da organização devedora pelo incumprimento de uma decisão judicial nos termos do art. 315 do Código Penal da Federação Russa.
• Um pedido ao Departamento de Crimes Econômicos para responsabilizar criminalmente o chefe da organização devedora por evasão maliciosa de reembolso de contas a pagar nos termos do art. 177 do Código Penal da Federação Russa.
• Pedido ao Departamento de Crimes Econômicos para responsabilizar criminalmente o chefe da organização devedora por fraude nos termos do art. 159 do Código Penal da Federação Russa (se houver provas de que o devedor inicialmente não pretendia pagar ao credor).
• Início do processo de falência contra o devedor.
• Publicação nos meios de comunicação social de material (com provas documentais adequadas) sobre a evasão do devedor ao reembolso da dívida e/ou informação às instituições bancárias (de crédito) e potenciais parceiros do inadimplente sobre a existência de um “incidente de dívida”.

As medidas listadas são eficazes como medidas adicionais. Ou seja, paralelamente ao processo de execução, é razoável tentar instaurar um processo criminal contra o chefe da organização devedora. Muitas vezes, o simples fato de apresentar tal declaração às agências de aplicação da lei deixa o inadimplente sóbrio e permite que o problema existente seja resolvido. Quanto à instauração de um processo de falência, esta medida só pode ser eficaz se a empresa devedora exercer atividades comerciais reais e possuir ativos. Neste caso, digamos, quando a administração da falência é nomeada, o proprietário enfrenta a ameaça de perder o controlo sobre a empresa. Publicações na mídia informando clientes e parceiros do devedor só trarão o resultado desejado se a empresa inadimplente tiver boa reputação e tais mensagens puderem afetar negativamente sua imagem. É claro que o uso de tal mecanismo de pressão requer uma preparação documental completa. Caso contrário, existe um grande risco de ficar preso em tribunal nas reivindicações da organização devedora para a proteção da reputação empresarial e compensação por perdas causadas pela divulgação de informações falsas.

Livrar-se de contas a receber problemáticas. Estamos falando de factoring(contrato de financiamento para cessão de crédito pecuniário). É claro que, nesta situação, o crédito pecuniário tem de ser vendido a um preço inferior ao valor nominal, mas em alguns casos esta medida é a melhor forma de recuperar pelo menos parte do seu dinheiro e livrar-se dos problemas associados à cobrança. Como se costuma dizer, “pelo menos um tufo de lã se perde de uma ovelha negra”.

A lei, e novamente a lei!

Um leitor experiente provavelmente notará que esta lista contém apenas métodos legais de trabalhar com inadimplentes e não menciona métodos de cobrança de dívidas com a ajuda de estruturas criminosas. Nesta ocasião gostaria de dizer o seguinte: Primeiramente, os serviços dos “cavalheiros da fortuna” são bastante caros - às vezes até 60-70% do valor da dívida, e Em segundo lugar, como mostra a prática das agências de aplicação da lei, a grande maioria das empresas e empresários que arriscaram recorrer a bandidos em busca de ajuda apenas duplicaram os seus problemas. Por exemplo, um caso tornou-se amplamente conhecido quando um certo empresário recorreu às autoridades criminais com um pedido de assistência na cobrança de uma dívida de um sócio negligente que se recusou a pagar por uma loja comprada em conjunto, e o devedor, entretanto, recorreu a outro grupo criminoso para assistência. Como resultado, os bandidos decidiram que era mais fácil para eles cooperarem entre si do que lutar, e “divorciaram-se” dos empresários. Tendo recebido uma grande soma de dinheiro de cada um dos ex-sócios para despesas operacionais, eles imitaram por muito tempo uma atividade vigorosa e depois, aproveitando a situação, privaram os empresários de sua loja.

Por isso é necessário trabalhar com o inadimplente dentro do marco legal. Isto aplica-se não apenas à recusa de procurar ajuda de estruturas criminosas, mas também à natureza geral da interação com o devedor. No âmbito da comunicação oral e escrita com representantes da empresa inadimplente, ameaças e insultos são inaceitáveis, uma vez que qualquer erro do credor pode ser usado contra ele. Por exemplo, não faz muito tempo, a mídia de Volgogrado publicou um material que falava sobre o início de um processo criminal contra o chefe do serviço de segurança de uma das empresas de Volgogrado, um ex-agente da lei. O motivo para iniciar um processo criminal foram as ameaças que fez ao chefe da organização devedora de cobrar a dívida a todo custo, inclusive contactando os colegas de ontem (para realizar verificações alfandegárias, buscas, etc.).

É necessário em qualquer situação manter um tom de comunicação profissional, ser persistente mas educado. Voltando à prática estrangeira, vale ressaltar que as regras normativas para o trabalho das agências de cobrança de dívidas nos Estados Unidos exigem que seus funcionários sejam contidos, não demonstrem emoções negativas, não insultem ou humilhem o devedor e não façam ameaças. .

Sortudo é aquele que tem “sorte”

A experiência mostra que o credor mais ativo e persistente tem uma carteira mais espessa. Há uma explicação bastante razoável para isso: o devedor procura pagar, em primeiro lugar, aqueles que regularmente se lembram de si mesmos e interferem na sua vida pacífica. Por isso, no processo de celebração de um contrato e durante a sua execução, é importante manter aos olhos do sócio a imagem de uma empresa que sabe defender os seus direitos e cobrar dívidas. Muitas vezes, o posicionamento competente por si só pode levar um inadimplente “duvidoso” às conclusões necessárias e, portanto, reduzir o risco de não pagamento. De referir que a imagem “correta” deve ser criada tanto a nível externo (em declarações oficiais de dirigentes da empresa, publicações, etc.) como a nível interno (aos olhos dos colaboradores da empresa). Afinal, na maioria das vezes a imagem de uma empresa é formada precisamente a partir da comunicação com os seus colaboradores: um papel importante é desempenhado pela forma como falam sobre o seu empregador e como o descrevem aos potenciais parceiros.

Também é importante que a própria empresa que atua como credora tenha reputação de boa pagadora.

Assim, podemos afirmar com segurança: se você será pago em dia ou com atraso depende muito de você e de seus funcionários.

Para resumir, é importante observar os seguintes pontos-chave:

• a formação de contas a receber é um componente natural dos negócios;
• é necessário planejar o tamanho e a composição dos recebíveis, organizar claramente o processo de trabalho com eles e gerenciar o risco de não pagamento;
• o devedor deve ser trabalhado estritamente dentro do quadro legal, utilizando a prática estabelecida e as capacidades da legislação em vigor. A escolha das medidas e métodos de influência sobre o inadimplente depende das características da situação específica;
• Uma condição importante para reduzir o risco de inadimplência, entre outras coisas, é a formação de uma imagem de empresa confiável, que cumpre regularmente suas obrigações financeiras, além de ser capaz de defender direitos e trabalhar de forma eficaz com os devedores.

Na situação económica actual, com o nível de concorrência actual, é muito difícil chegar ao consumidor sem lhe conceder um pagamento diferido (empréstimo comercial). Mas você precisa trabalhar com isso com cuidado e consistência.
Quando os gerentes de vendas usam as palavras “contas a receber” e escrevem sobre isso na documentação do contrato, eles esquecem que se trata de um termo contábil interno da organização. Tais palavras escritas em correspondências ou contratos podem levar a resultados irreparáveis. Mas “contas a receber” dentro da organização existiram e continuarão a existir. E é preciso começar a “brigar” com o contas a receber na primeira fase, ainda na conclusão do contrato.

Introdução

O termo “contas a receber” é um termo puramente contábil que se refere a dívidas de terceiros dentro de sua organização.
Mas a gestão de contas a receber é todo um processo que envolve um certo número de etapas e começa antes mesmo da assinatura do contrato.
Na introdução do artigo escrevi que as palavras “contas a receber” indicadas em correspondências ou contratos podem levar a resultados irreparáveis. Vejamos por que...
De acordo com o Código Civil da Federação Russa, nas relações de dívida existem duas partes: o Devedor (Devedor) e o Credor. Mas aqui está um paradoxo: de acordo com os estatutos (cartas, esclarecimentos, regulamentos e instruções das autoridades competentes), para o credor nestas relações a dívida é denominada “a receber”, e para o devedor “credor”.
Veja como, por exemplo, o Ministério da Justiça da Federação Russa interpreta as contas a receber: “os direitos (reivindicações) pertencentes à organização…. como credor por obrigações monetárias não cumpridas de terceiros para pagar por bens efetivamente entregues, trabalhos executados ou serviços prestados (doravante denominadas contas a receber).”
Por outro lado, de acordo com os regulamentos contabilísticos do Ministério das Finanças da Federação Russa, as contas a receber também incluem adiantamentos emitidos a fornecedores.
De acordo com o código civil, as contas a receber surgem em consequência da concessão de um “empréstimo comercial”. O artigo 823.º afirma: “Os contratos cuja execução esteja associada à transferência para a propriedade de outrem de quantias de dinheiro ou outras coisas determinadas por características genéricas, podem prever a concessão de um empréstimo, inclusive sob a forma de adiantamento , pré-pagamento, diferimento e parcelamento de bens, obras ou serviços (crédito comercial), salvo disposição legal em contrário.”
Isto também é confirmado pelo artigo 488 do Código Civil da Federação Russa: “1. No caso em que o contrato de compra e venda preveja o pagamento da mercadoria um determinado prazo após a sua transferência ao comprador (venda da mercadoria a crédito), o comprador deverá efetuar o pagamento no prazo estipulado no contrato...”
As disposições do artigo 489 do Código Civil da Federação Russa (Pagamento de mercadorias em prestações) aplicam-se apenas às relações que surgem com base no artigo 488 do Código Civil da Federação Russa, conforme claramente indicado no parágrafo 1 do artigo mediante pagamento parcelado.
Deve-se lembrar que este contrato pode ser remunerado e prever o pagamento de juros sobre o valor da mercadoria a partir do dia da sua transferência, ou pode ser gratuito e não prever juros até o dia do pagamento. É aconselhável indicar expressamente a compensação ou gratuidade no texto do contrato.
Portanto, a indicação nas cartas “devolva-nos seus recebíveis” é no mínimo infundada e, no máximo, ilegal. Por que diabos sua contraparte deveria lhe dar o que lhe é devido? Isso não está previsto no seu contrato.
Se você exigir a “devolução dos recebíveis da contraparte”, o tribunal poderá decidir que você devolveu os fundos transferidos em excesso pela sua contraparte e agora você entende que não foram fundos transferidos em excesso. Mas a transferência de dinheiro para a contraparte deve ser apoiada por provas escritas.
Mas as consequências mais graves esperam por você se você celebrar um acordo adicional para transferir dívidas de contrato para contrato. Nesse caso, se a contraparte solicitar a transferência de contas a receber, você deverá transferir contas a pagar (ou seja, sua dívida com a contraparte).
Para evitar confusão em correspondências e contratos com empresas contrapartes, evite as palavras “contas a receber” e “contas a pagar”. Simplificando, a dívida da sua empresa para com a nossa ou um empréstimo comercial emitido à sua empresa na forma de pagamento diferido. Além disso, quem deve dizer quem deve ser claramente indicado.
Porém, dentro da sua empresa, as palavras “contas a receber” são bastante aceitáveis ​​e naturais. Quem, senão você, é o responsável direto pelo não reembolso das “contas a receber” dos seus clientes...
Quando um gestor começa a trabalhar, ele assina uma descrição de cargo, na qual um parágrafo separado afirma “monitorar o cumprimento das obrigações contratuais por parte dos clientes”. Esta cláusula significa que até que seja tomada uma decisão que tenha consequências jurídicas, ele é responsável pela regularidade do trabalho dos clientes. E o correto trabalho dos clientes não inclui apenas tudo o que está descrito no contrato. Porque o que não está especificado no contrato é regulado pelo direito civil.
Muitos gestores dizem que além deles existe o controle financeiro e a contabilidade. O que eles farão então?
Eu responderei a esta pergunta. A função do controlador financeiro é controlar as “contas a receber”, mas, por razões de segurança, ele não pode comunicar com os clientes e não tem autoridade. Possui funções puramente técnicas de contabilidade operacional. Caso contrário, ele corre o risco de ser influenciado pelo cliente.
As responsabilidades do departamento de contabilidade incluem a manutenção de registros contábeis e fiscais. O contador-chefe tem o direito de não aceitar documentos executados incorretamente para fins contábeis. Assim, você pode levar sua empresa a multas pesadas por parte da administração fiscal.
E como você está empenhado em “monitorar o cumprimento das obrigações contratuais por parte do cliente” e não controlou esse processo, você pode ser demitido nos termos do artigo ou pode haver um processo criminal contra você por causar danos em grande escala por negligência .
Pessoalmente, estou inclinado a ver as contas a receber precisamente como um produto de crédito. Você investe dinheiro em um cliente e, assim, obtém lucro.
E de acordo com isso, é necessário, senão evitado, reduzir o possível número de riscos decorrentes do investimento de fundos.
Risco - (risco inglês, risque francês do italiano risico - remonta ao grego rixikon - penhasco: originalmente “risco” - manobra entre rochas) - 1) a probabilidade de eventos com consequências negativas; 2) o perigo de perdas imprevistas, danos, déficit de receitas, lucro em relação à opção planejada.
A organização enfrenta os seguintes tipos de riscos:
Risco de crédito (incluindo risco de reembolso).
Risco de mercado.
Risco de perda de liquidez.
Risco operacional.
Risco jurídico.
O risco de crédito é o risco de uma contraparte não cumprir integralmente as suas obrigações, quer na data exigida, quer em qualquer momento após essa data. Ao gerenciar riscos de crédito, a empresa pré-determina o valor aceitável de perdas que pode arcar (limite de perdas). Caso uma operação seja caracterizada por risco de perda superior ao limite estabelecido, ela é rejeitada. Assim, a empresa regula o nível de risco das transações.
Risco de mercado - risco de perdas registadas em posições patrimoniais e extrapatrimoniais devido a alterações nos preços de mercado; Trata-se do risco de alterações nos valores dos parâmetros de mercado, como taxas de juros, taxas de câmbio, preços de ações ou commodities, da correlação entre diversos parâmetros de mercado e da variabilidade (volatilidade) desses parâmetros. Os riscos de mercado, tal como os riscos de crédito, são geridos através de um sistema de limites. Ou seja, na venda de produtos, na formação de carteira cambial ou de investimentos, as prováveis ​​perdas máximas não devem ultrapassar os limites estabelecidos.
O risco de liquidez é o risco de uma empresa não conseguir pagar as suas obrigações com o capital disponível num determinado momento. A base para a gestão do risco de liquidez é a análise dos fluxos de caixa planejados da empresa. Os dados sobre os prazos e montantes dos recebimentos e pagamentos na elaboração de um orçamento de fluxo de caixa são ajustados tendo em conta os riscos identificados.
O risco operacional refere-se ao risco associado a deficiências nos sistemas e procedimentos de gestão, suporte e controlo. Os riscos operacionais estão indissociavelmente ligados às atividades da empresa e, em regra, são geridos pelos chefes das divisões estruturais.
O risco jurídico é o risco de, de acordo com a legislação em vigor, o parceiro não ser obrigado a cumprir as suas obrigações decorrentes da transação. A gestão do risco jurídico baseia-se na formalização do processo de registo legal e suporte às atividades da empresa. Para minimizar os riscos jurídicos, quaisquer processos de negócio da empresa que estejam expostos a esses riscos (por exemplo, celebração de contrato de fornecimento, emissão de faturas ou certificados de trabalhos executados (serviços prestados)) devem ser submetidos a auditorias jurídicas e contabilísticas obrigatórias.
Para minimizar os riscos jurídicos na realização de um grande número de operações idênticas, é aconselhável utilizar formulários padronizados de documentos desenvolvidos pelo departamento jurídico e o procedimento de processamento de documentos desenvolvido pelo departamento de contabilidade.
É por isso que o gestor de vendas deve registrar qualquer possibilidade de ocorrência desses riscos. Ajude os clientes a evitar riscos para sua empresa. Informar prontamente a administração sobre a possibilidade de riscos emergentes.
Nas condições modernas, basicamente quatro tipos de empréstimos comerciais são utilizados na prática:
1. empréstimo com prazo de reembolso fixo;
2. empréstimo com reembolso somente após o mutuário efetivamente vender a mercadoria entregue parcelada;
3. crédito em conta aberta, quando a entrega do próximo lote de mercadorias nos termos de um empréstimo comercial é efectuada até ao reembolso da dívida da entrega anterior;
4. Empréstimo de acordo com o limite de crédito, quando o próximo lote de mercadorias é entregue após o depósito do dinheiro na conta pessoal, com base no valor depositado, com possibilidade de novo fechamento gradual do limite de crédito.
Claro que é preciso motivar os colaboradores para evitar contas a receber vencidas. Essa motivação dará aos funcionários a meta de evitar tais dívidas. Algumas empresas também motivam você a assinar um acordo sem pagamento diferido.
O principal na gestão de contas a receber é a criação de regras claras e compreensíveis. E apresentá-los a clientes e funcionários.
O que precisa ser feito para garantir que não ocorra inadimplência nas contas a receber? Quais são os métodos de lidar com contas a receber?
Responderemos a esta pergunta neste artigo.

Etapas do trabalho com contas a receber.

O trabalho com contas a receber pode ser dividido em várias etapas. Cada etapa faz parte do trabalho com contas a receber. Em geral, um processo de negócio constituído por estas etapas permite minimizar os riscos associados à emissão de empréstimos comerciais.
1. Fase de celebração do contrato - nesta fase é necessário verificar a empresa compradora, redigir corretamente o contrato, levar em consideração a possível motivação do cliente para a devolução atempada dos fundos, estipular no contrato a possibilidade de posterior adiamento de pagamento com aprovação por escrito (contrato de empréstimo comercial), estabelecer penalidades para pagamento intempestivo de produtos, garantir o risco de não pagamento da contraparte, verificar a assinatura dos documentos pela contraparte e a quantidade de documentos.
2. Etapa de trabalho com a contraparte - nesta etapa é necessário classificar o cliente de acordo com o grau de risco, assinar um contrato adicional de empréstimo comercial, definir um limite de crédito, monitorar o correto preenchimento dos documentos primários, acompanhar o fatos do pagamento e, se necessário, lembrar à empresa compradora o momento do pagamento, cobrar multas por atraso no pagamento, monitorar a solvência atual da empresa cliente e novas compras dos administradores e fundadores da empresa.
3. Fase de formação de dívidas vencidas - nesta fase é necessário entender qual é o fato de atraso nos recebíveis, atraso ou inadimplência final, receber todos os documentos e, se necessário, trazê-los para a forma estabelecida, obter documentos confiáveis informações sobre a solvência do devedor, negociar a dívida de retorno. Se o devedor pagar a dívida, continue trabalhando com o devedor, reduzindo o limite de crédito e definindo-lhe um nível de risco diferente. Caso contrário, tome uma decisão que terá consequências jurídicas.
4. Tomar uma decisão com consequências jurídicas - nesta fase é decidida a forma de cobrança da dívida: em tribunal, em procedimento de seguro, no procedimento de cessão do direito de reclamação (cessão), no procedimento de transferência de dívida , no procedimento de contrato de autorização para cobrança de dívidas. Depois que uma decisão é tomada, são tomadas ações que têm consequências jurídicas.
Agora vamos examinar cada uma dessas etapas passo a passo, já que a sequência de etapas não é aleatória.

Primeira fase: celebração do contrato.

Nesta fase, é necessário assegurar-se contra todos os métodos conhecidos de engano por parte da contraparte da sua empresa. Preveja todos os riscos, se possível. E decida se vale a pena trabalhar com o comprador no pagamento diferido.

A. Verificando a contraparte
Ao verificar uma contraparte, são utilizadas todas as fontes possíveis, abertas e fechadas.
Os tópicos para revisão podem incluir o seguinte:
Verificar se há laços familiares e de amizade com os funcionários da empresa
Verificando quando a empresa foi fundada
Verificando os fundadores da empresa quanto ao envolvimento em litígios
Verificação dos documentos constitutivos da empresa
Verificando a autoridade dos funcionários para assinar documentos
Verificar a apresentação de relatórios e balanços da empresa
Outras verificações necessárias
Com base nesses parâmetros, é avaliada a integridade da empresa compradora.
Assim, a empresa está segurada contra conluio entre empregados e outras pessoas, contra empresas clandestinas, contra pessoas envolvidas em falsificação de documentos e contra assinatura de documentos por pessoas não autorizadas. Se o acordo foi assinado por pessoa não autorizada, então esta pessoa, de acordo com o Código Civil, agiu no seu próprio interesse. Isso significa que ao assinar um contrato e outros documentos por pessoas que não têm o direito de agir sem procuração, é necessário exigir uma procuração dessas pessoas. Caso contrário, você terá que processar o cidadão. Também são determinados os indicadores financeiros de solvência da empresa.
Além disso, é necessária uma avaliação do desempenho financeiro da empresa pelos funcionários do gabinete de acompanhamento financeiro. Ao decidir sobre a conveniência de realizar uma análise da situação financeira e confiabilidade do cliente, determinados funcionários obtêm os dados necessários (relatórios financeiros, certificados bancários e de auditoria, avaliações de outros fornecedores do cliente, classificações de crédito de agências de informação especializadas, dados de fontes informais, etc.). Em seguida, é realizada uma análise da atividade econômica da contraparte. Ao analisar, você precisa entender que:
o montante das reservas e do IVA sobre os activos adquiridos não excede o montante total dos fundos próprios e emprestados a longo prazo (estabilidade absoluta ou normal);
o valor total de caixa, aplicações financeiras de curto prazo, contas a receber e outros ativos circulantes - não inferior ao valor total de contas a pagar, outros passivos de curto prazo e empréstimos não reembolsados ​​no prazo (estabilidade atual), ou não inferior ao valor anterior aumentado pelo valor dos empréstimos e financiamentos de curto prazo (sustentabilidade no curto prazo), ou não inferior ao valor anterior, aumentado pelo valor dos empréstimos e financiamentos de longo prazo (sustentabilidade no longo prazo);
o valor do rácio dívida/capital próprio (rácio de solvabilidade de longo prazo) não é superior a 1,0;
o valor do coeficiente de autonomia não é inferior a 0,5*;
o valor do índice de liquidez corrente não é inferior a 2,0;
o valor do coeficiente de provisão com capital de giro próprio não seja inferior a 0,1**;
o rácio de liquidez global do balanço é de pelo menos 1,0;
índice de liquidez absoluta entre 0,2-0,7;
índice de liquidez rápida de pelo menos 1,0.

Fórmulas para cálculo de coeficientes
(como uma mesa)

B. Redação competente do contrato.
Segundo muitos economistas, a correta elaboração de um contrato ajuda a evitar riscos jurídicos nas atividades de uma organização.
Ao redigir um acordo e continuar trabalhando sob o acordo, você deve se preparar imediatamente para um possível recurso ao tribunal arbitral. Por isso é preciso lembrar que os documentos apresentados ao tribunal arbitral e que comprovem a realização de ações juridicamente significativas (contratos, faturas, procurações, requerimentos, etc.) devem atender aos requisitos estabelecidos para este tipo de documento. E a organização deve manter os documentos originais e nenhum documento deve ser perdido. Uma vez que o Tribunal Arbitral não pode considerar provado um fato confirmado apenas por cópia de documento ou outra prova escrita se o documento original for extraviado ou não apresentado ao tribunal, e as cópias deste documento apresentadas pelos participantes do caso são não são idênticos entre si.
De acordo com o Código Civil, uma transação deve ser concluída por escrito, se exigido por lei. Você pode consultar os contratos previstos em lei na forma escrita no Código Civil.
O contrato também deve ser assinado por pessoa autorizada, por isso peça sempre documentos que comprovem autoridade.
A última coisa que quero dizer é que o contrato é considerado concluído se for alcançado um acordo sobre os termos essenciais do contrato. Caso contrário, o contrato é considerado não concluído, ou seja, insignificante. O que não lhe dá o direito de recorrer ao tribunal. Porém, se os demais documentos (ou seja, primários) forem preenchidos na forma prescrita, esses documentos podem servir de prova.
Ao final do acordo, é desejável a frase: Este acordo foi assinado voluntariamente. Isto irá protegê-lo contra a invalidade do contrato ao abrigo de outro artigo do Código Civil.
Caso contrário, a redação e os termos do contrato são regulamentados pelo Código Civil da Federação Russa.
Um contrato redigido de forma analfabeta pode servir de motivo para o não pagamento da dívida por parte do comprador.

B. Motivar os clientes a devolver o dinheiro no prazo.
O contrato ou acordo adicional pode prever bônus para pagamento pontual com base no resultado do mês. Esta é uma técnica puramente psicológica, que visa atrair o desejo do cliente de pagar por uma remuneração adicional.

D. Assinatura no contrato da possibilidade de posterior diferimento do pagamento mediante aprovação escrita (contrato de empréstimo comercial).
De acordo com o Código Civil da Federação Russa, qualquer diferimento ou parcelamento de produtos, trabalhos executados e serviços prestados é interpretado como um “contrato de empréstimo comercial” e, se não for assinado por escrito, é inválido. O mesmo se aplica a adiantamentos ou pré-pagamentos concedidos a você por um cliente. Mas se no primeiro caso o cliente lhe deve, no segundo caso você deve ao cliente. Você pode estipular no contrato que não é responsável pelos adiantamentos emitidos pelo cliente e pela sua utilização. Caso contrário, você terá que pagar juros pelo uso do dinheiro de outra pessoa.
O Código Civil estabelece que o contrato de mútuo comercial pode ser celebrado como condição do contrato principal, mas em qualquer caso deve ser celebrado por escrito.
Via de regra, o ambiente competitivo dita o desejo do comprador de receber um pagamento diferido. Portanto, você pode concordar com uma condição para um novo adiamento do pagamento por acordo das partes, e a não assinatura de um acordo adicional sobre um empréstimo comercial por sua administração será uma boa desculpa para o cliente.
E nunca confunda um empréstimo comercial com um empréstimo de commodities. No caso de um empréstimo comercial, os bens são entregues e o dinheiro recebido. E no caso de um empréstimo comercial, os bens são dados e os bens são recebidos.

D. Estabelecimento de multas por atraso no pagamento de produtos.
Caso você estabeleça no contrato multas por atraso no pagamento de produtos em valor superior ao previsto no código civil, isso não constituirá infração. Mas o comprador terá interesse em pagar pelos produtos mais cedo. Mas é melhor estabelecer uma ameaça, nomeadamente escrever: “O vendedor (a outra parte do contrato) tem o direito de cobrar ou não cobrar uma multa no valor de ...% por cada dia de atraso no pagamento”. Isso é feito para que você não seja obrigado a impor uma multa, de acordo com a legislação da Federação Russa, em cada caso de atraso no pagamento.

E. Seguro contra o risco de não pagamento da contraparte
Se você decidir segurar o risco de descumprimento de uma contraparte com suas obrigações, isso deverá ser feito nesta fase, pois os envios feitos antes do recebimento da apólice de seguro não constituirão um evento segurado. Você precisa entrar em contato com a seguradora, fechar um contrato, pagar e obter uma apólice de seguro. Ao segurar riscos, deve-se levar imediatamente em consideração o procedimento de declaração de um sinistro e o que constitui um sinistro. Via de regra, diferentes seguradoras têm termos contratuais diferentes.

G. Verificação da assinatura dos documentos pela contraparte e da quantidade de documentos.
Antes de começar a trabalhar, você deve lembrar que além dos documentos que lhe são trazidos, outros documentos podem ser assinados por uma pessoa autorizada que você não conhece. Portanto, você deve receber uma carta de fiança da contraparte com uma lista de documentos assinados para um determinado dia. A autoridade da pessoa também deve ser confirmada por procuração por um dia - o dia da assinatura dos documentos. Caso contrário, você poderá enfrentar multas da contraparte ou outros documentos discriminatórios. E as perdas com esses documentos podem chegar a dezenas de milhões de dólares.

Segunda etapa: Trabalhar com a contraparte.

Esta é a fase em que as “contas a receber” aparecem e são rastreadas, e são tomadas medidas para reduzi-las. O trabalho nesta fase deve ser construído ao nível do trabalho diário com dívidas.

A. Classificação dos clientes por nível de risco.
A classe de risco do cliente determina o risco potencial de não pagamento pontual dos produtos expedidos por parte do cliente e de ocorrência de dívidas de cobrança duvidosa.
A classe de risco do cliente é determinada com base nos seguintes fatores:
tempo que o cliente trabalha com a empresa
cumprimento pelo cliente da disciplina de pagamento
solvência potencial do cliente com base na análise das demonstrações financeiras atuais do cliente
Todos os clientes devem ser classificados de acordo com o seu nível de risco de acordo com a seguinte escala:
1. Muito alto.
2. Alto.
3. Média.
4. Baixo.
Na fase inicial, é atribuído um nível de risco baixo. Isso significa que no caso de pagamento constante e pontual por parte do comprador dos produtos, ele poderá receber um empréstimo comercial. A atribuição de um nível de risco deve ser regulamentada pelos seus documentos internos.
ABC - a análise da base de clientes do contas a receber permite alterações oportunas na política de crédito e na política de preços do empreendimento. Bem como as condições de crédito de contrapartes específicas.

B. Assinatura de um acordo adicional sobre um empréstimo comercial.
De acordo com o Código Civil, é celebrado um contrato de empréstimo comercial, cujas condições obrigatórias devem ser o valor do limite do empréstimo comercial e o número de dias de diferimento do pagamento. Além disso, o acordo adicional deve especificar os dados das partes, pessoas autorizadas a assinar documentos e a base da autoridade (a autoridade certificadora dos documentos deve ser anexada), local de assinatura, data de assinatura, número e data do documento principal, assinaturas de as partes (deve corresponder à procuração). Bem como as consequências do atraso no pagamento. Além disso, um acordo adicional sobre a concessão de um empréstimo comercial é regulamentado pelo Código Civil da Federação Russa.

B. Estabelecendo um limite de crédito.
O limite de crédito, como limitação, é definido programaticamente. O limite de crédito é calculado usando a seguinte fórmula.
Limite de crédito = quantidade de remessas do mês anterior/30 dias* número de dias de pagamento diferido.
Em caso de atraso no pagamento, o cliente é atribuído ao próximo nível de risco da escala e o limite de crédito é reduzido em 25%.
Talvez uma escala de risco mais detalhada. Isso geralmente fica a critério do CFO.
O possível montante de recursos aplicados em contas a receber (AR) pode ser determinado pela seguinte fórmula:
IDZ = ORK x KSC x (PPK + PR),
onde ORK é o volume planejado de vendas de produtos a crédito;
KSC - coeficiente de relação entre custo e preço do produto;
PPK - prazo médio de concessão de crédito aos compradores (em dias);
PR - prazo médio de atraso no pagamento do empréstimo concedido (em dias).
Do ponto de vista da análise de investimentos, os investimentos em contas a receber não diferem dos investimentos em instalações de produção. Portanto, todos os principais indicadores utilizados para avaliar a eficácia dos investimentos de capital são bastante aplicáveis ​​ao contas a receber: valor presente líquido (VPL), taxa interna de retorno (TIR) ​​e índice de rentabilidade (IP). No entanto, o seguinte problema impede o uso generalizado desta abordagem. O fato é que é muito difícil estimar com precisão os fluxos de caixa adicionais que serão gerados como resultado do fornecimento de pagamentos diferidos aos clientes. A forma mais confiável de avaliar tais mudanças é calculando o valor do indicador médio diário de lucro marginal. Para efeitos deste artigo, lucro marginal refere-se à margem de negociação, excluindo despesas variáveis.
O lucro marginal médio diário (Pn) é calculado usando a seguinte fórmula:
Pn = P:dn,
onde P é o lucro marginal recebido durante o período de giro das contas a receber;
dn - período de giro de contas a receber (em dias úteis3).
Com essas fórmulas em mãos, você sempre poderá avaliar a possibilidade de sua empresa conceder um empréstimo comercial ao seu cliente.
A autorização dos limites de crédito é realizada por órgão ou pessoa autorizada. As pessoas responsáveis ​​pela concessão de crédito comercial devem ser especificadas na política de crédito da empresa.
Exceções para remessas que excedam o limite de crédito só serão possíveis se aprovadas por escrito pelas pessoas autorizadas apropriadas.

D. Acompanhamento do correto preenchimento dos documentos primários.
Monitorar o correto preenchimento dos documentos de embarque é uma parte importante do trabalho com contas a receber. Uma vez que são os documentos primários que constituem a base das obrigações da contraparte e, no futuro, podem servir como prova escrita em tribunal.
Normalmente, os documentos são rastreados pelo departamento de contabilidade. Mas a reassinatura de documentos geralmente recai sobre os gerentes de vendas.
O que precisa ser verificado neste caso?
1. Assinaturas nas faturas e procurações (a assinatura da pessoa autorizada deve coincidir).
2. Decifrar a assinatura nas faturas.
3. As assinaturas do contador-chefe e do diretor geral devem coincidir com as assinaturas constantes do contrato.
4. Os documentos devem ser preenchidos na forma prevista na lei e nos regulamentos.
O mesmo deve acontecer com os certificados de trabalhos executados e serviços prestados.
Ao assinar um novo contrato ou acordos adicionais, lembre-se de quem pode atuar em nome da contraparte sem procuração e, dos demais, exigir procuração para assinatura.
Os atos de conciliação, nos termos da lei, não são documentos primários e podem ser preenchidos sob qualquer forma. No julgamento, eles só podem ser considerados em conjunto com os documentos primários. No entanto, existem requisitos para este tipo de documento.
1. Como qualquer documento, o relatório de reconciliação deve conter a data e o local da assinatura.
2. Deve ser determinado o período do relatório de reconciliação.
3. Para o período do relatório de reconciliação, devem ser indicados todos os documentos com números e montantes com base nos quais surgiram as obrigações da contraparte e com base nos quais as obrigações foram reembolsadas. Bem como o equilíbrio inicial e final. E a dívida da sua contraparte para com você deve ser escrita em uma linha separada.
4. O relatório de reconciliação deve conter as assinaturas do diretor-geral e do contabilista-chefe, ou das pessoas autorizadas.
5. Além disso, o Relatório de Conciliação deve ser elaborado para cada acordo separadamente, e não para todas as obrigações como um todo. Assim como a contabilização de diferentes contratos deve ser mantida separadamente.
Se os documentos forem assinados e elaborados incorretamente, não poderão ser aceitos pelo tribunal como prova da dívida da contraparte. Assim, você também monitora o cumprimento das obrigações contratuais.

D. Acompanhamento diário dos fatos do pagamento e, se necessário, lembrete à empresa compradora sobre o horário do próximo pagamento.
Na entrega da mercadoria ao comprador, são assinados os documentos de envio, é aconselhável que indiquem o horário de recebimento da mercadoria.
Normalmente, os funcionários de serviços financeiros levam em consideração os dados de remessa com base nas faturas, mas isso não é inteiramente verdade. Uma fatura não é um documento frente e verso que serve como prova de uma transação. A fatura é um documento unilateral que comprova a ocorrência de obrigações fiscais. Isto é evidenciado pela ausência da assinatura da contraparte no formulário da fatura. Portanto, as exigências de reembolso com base numa fatura não têm sentido.
O rastreamento é realizado com base na análise fatorial do plano dos recebimentos de caixa. Dinheiro a ser recebido e dinheiro efetivamente recebido na data do recebimento planejado.
Normalmente, os programas de preenchimento de documentação primária têm a função de acompanhar o momento do pagamento pela contraparte da mercadoria entregue. Na véspera do pagamento, ligue e lembre a contraparte sobre o pagamento. Isto não será percebido pela contraparte como pressão. A contraparte pode ter muitos fornecedores e tal lembrete é um procedimento padrão. No final, o fator humano pode entrar em jogo. Um cliente com um grande número de fornecedores pode esquecer. Além disso, você poderá entender se o comprador pretende pagar sua dívida em dia ou não. Você terá que exigir dele uma carta de fiança adicional, que indicará o valor do pagamento e o prazo de pagamento. Em caso de recusa de apresentação de carta de fiança, esta será uma base clara para recusar envios até que a dívida seja quitada. É aconselhável que essas cartas cheguem até você no original.
Alguns programas permitem o envio de e-mails com lembretes sobre próximos pagamentos, mas via de regra são modificações para uma empresa específica.
Além disso, os lembretes devem ser enviados especificamente às pessoas responsáveis ​​pelos pagamentos em organizações específicas.

E. Acumulação de multas por atrasos nos pagamentos.
Caso o acordo não preveja o direito de acumulação, mas sim a acumulação de multas, sua empresa é obrigada a acumulá-las. As penalidades são calculadas de acordo com os termos do acordo. Se não houver taxa correspondente no contrato, as penalidades podem ser calculadas usando a taxa de refinanciamento de acordo com as disposições do Código Civil da Federação Russa
Taxa x Dívida x Dias Vencidos
360
Caso contrário, serão avaliados pela administração fiscal na próxima auditoria.

G. Acompanhamento da solvência atual da empresa contraparte e de novas compras por parte da administração e fundadores da empresa.
Até agora, os devedores acreditam que “pegam o que é de outra pessoa por um tempo, mas doam o que é para sempre”. É claro que essa afirmação tem uma certa lógica, mas para você, descartar seu dinheiro não é usá-lo para o fim a que se destina. Além disso, a diminuição da competitividade da empresa devedora pode servir como sinal de não reembolso dos recebíveis. É por isso que você deve acompanhar os fatos:
1. Início de processo judicial com a participação do devedor como réu.
2. Queda acentuada nos saldos de estoque no armazém do devedor.
3. Compras financeiramente intensivas por parte do devedor ou administradores e fundadores.
4. Maus hábitos dos funcionários e fundadores do devedor.
5. Quaisquer problemas que possam afetar a não cobrança de recebíveis.
6. Outros problemas atuais do cliente.
Além disso, é necessário monitorar outros fatores que contribuem para o aumento do endividamento.
Dessa forma, você pode detectar o inadimplência de recebíveis na primeira etapa e tomar todas as providências para devolvê-los.

Terceira etapa: formação de dívida vencida.

O que fazer quando as contas a receber vencidas já foram formadas? Nesse caso, os jovens gerentes geralmente começam a entrar em pânico. No entanto, é muito cedo para fazer isso. Porque o pânico pode levar a ações incorretas de sua parte, o que levará ao rompimento definitivo do relacionamento entre você e o cliente.

R. É necessário entender se o fato do atraso nos recebíveis é um pagamento diferido ou um não reembolso final.
Neste caso, o atraso pode ser:
1. Pagamento diferido por um curto período com pagamento posterior.
2. Atraso no pagamento por um longo período com pagamento posterior.
3. Não reembolso final de contas a receber.
O adiamento do pagamento por um curto período de tempo com pagamento posterior pode ser causado por uma violação de curto prazo das obrigações contratuais por parte dos clientes do devedor. Normalmente, esse problema é resolvido dentro de dois a três dias.
O atraso no pagamento por um longo período de tempo com pagamento posterior pode ser causado por uma violação completa das obrigações contratuais dos clientes do devedor, pelas peculiaridades das obrigações de crédito do devedor, bem como por processos judiciais ou grandes compras para necessidades de produção.
O não pagamento definitivo dos créditos pode ser causado pelos motivos especificados no parágrafo G da etapa anterior da obra. Nesse caso, o litígio envolve uma grande quantidade de reclamações.
A decisão deve ser escondida do devedor.

B. Receber todos os documentos primários e, se necessário, trazê-los na forma estabelecida.
Esta é a última tentativa de trazer os documentos para a forma estabelecida. Caso contrário, você não poderá litigar.
Você recebe todos os documentos, avalia-os e, se necessário, traz-os na forma prescrita.
É por isso que a decisão sobre o que constitui uma conta a receber vencida deve ser escondida do devedor.

B. Obtenção de informações confiáveis ​​sobre a solvência do devedor.
Esse tipo de trabalho geralmente é realizado por agências especializadas. O custo de tais serviços é insignificante, mas isso lhe dará argumentos adicionais para utilizá-los nas negociações. E mais tarde no tribunal.

D. Negociações sobre o reembolso da dívida.
Nas grandes empresas, as negociações costumam ser divididas em várias etapas:
1. Negociações com o gestor
2. Negociações com o chefe do departamento
3. Negociações com o serviço de segurança.
As negociações com o gestor geralmente são realizadas para finalmente entender o que é o atraso no pagamento e para confirmar ou refutar suposições.
As negociações com o chefe do departamento de vendas são geralmente realizadas para desenvolver um esquema de reembolso da dívida ou obter uma recusa final de pagamento.
As negociações com o serviço de segurança são realizadas para pressionar o devedor e tomar uma decisão que tenha consequências jurídicas.
A primeira e a segunda etapas são geralmente conduzidas a partir de uma posição ganha-ganha. Durante a terceira fase, são utilizadas técnicas de pressão (negociações de stress) e uma posição de “ganhar-perder”.
Detenhamo-nos na segunda fase, nomeadamente o desenvolvimento de um esquema de retorno, com mais detalhes.
Existem atualmente muitos esquemas de reembolso de dívidas. No entanto, só existe uma eficaz: a redução gradual do limite de crédito de acordo com o calendário de reembolso assinado.
Este esquema é aplicável porque permite que você não perca um cliente e permite que o cliente ganhe dinheiro com seus produtos para saldar obrigações de dívida.
O Código Civil da Federação Russa prevê os seguintes métodos para rescindir obrigações por parte de um devedor:
1. Extinção da obrigação por cumprimento
2. Rescisão de obrigações por compensação (transferência de dinheiro, bens, etc.)
3. Extinção da obrigação por compensação.
4. Extinção de uma obrigação por novação (ou seja, prestação de serviços ou venda pelo devedor)
5. Perdão da dívida por parte do credor
6. Extinção de obrigação por impossibilidade de cumprimento (circunstâncias alheias ao controle das partes).
7. Extinção de obrigação com base em ato de órgão estatal
8. Extinção de obrigação por liquidação da pessoa jurídica – o devedor.

Na fase de constituição do crédito vencido, é necessário lembrar que: “Se o incumprimento ou o cumprimento indevido de uma obrigação ocorreu por culpa de ambas as partes, o tribunal reduz consequentemente o montante da responsabilidade do devedor. O tribunal também tem o direito de reduzir o montante da responsabilidade do devedor se o credor contribuiu intencionalmente ou negligentemente para um aumento no montante das perdas causadas pelo incumprimento ou cumprimento impróprio, ou não tomou medidas razoáveis ​​para reduzi-las. Isto é afirmado no artigo 404 (culpa do credor) do Código Civil da Federação Russa.

Estágio quatro: Tomar uma decisão que tenha consequências jurídicas.

Nesta fase, você deve decidir de que forma exercerá seus direitos legais como credor.
Se todos os documentos forem elaborados corretamente e todas as ações de devolução voluntária de contas a receber tiverem sido concluídas, a lei fornece os seguintes métodos:
1. Procedimento judicial
2. Procedimento de seguro
3. Cessão do direito de reclamação (cessão).
4. Transferência de dívida para devedor solvente.
5. Contrato de cessão para cobrança de dívidas.
O que você deve considerar ao escolher cada método?

A. Processo judicial
Você pode aplicar procedimento judicial em qualquer caso se o devedor se recusar a pagar a dívida e você tiver em mãos todos os documentos primários que comprovem a dívida. Neste caso, você precisa levar em consideração:
1. O prazo de prescrição durante o qual você pode reivindicar a dívida. No momento, é definido como três anos a partir da data de ocorrência das obrigações. Aqueles. dentro de três anos a partir da data de surgimento da dívida, você deve enviar uma declaração de reivindicação ao tribunal de arbitragem no formato previsto no Código de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa. O dia da entrega nos correios ou na sede do tribunal arbitral será o dia do depósito do pedido.
2. Quem executou as ações de importância jurídica? Se foram executadas pelos empregados do devedor, o devedor é responsável pelas ações dos seus empregados, caso tenham sido posteriormente aprovadas pelo devedor. A aprovação pode ser expressa em ações. Caso contrário, se as ações dos funcionários não forem aprovadas, a dívida poderá ser recuperada diretamente do funcionário. Se se tratarem de terceiros (funcionários de organizações terceiras), o devedor é responsável pelos seus atos no âmbito das funções que lhes são atribuídas.
3. O credor não praticou ações que contribuíssem para o aumento das perdas e a impossibilidade de cumprimento das obrigações.
4. Mesmo que não tenha especificado multa no contrato, poderá reivindicá-la com base no Código Civil. Neste caso, os prejuízos serão indenizados na parte não abrangida pela penalidade.
5. Você tem todas as provas da dívida. A prova da dívida deve ser feita por escrito, conforme previsto na legislação da Federação Russa. A prova é: um acordo que regula a ordem das relações; faturas ou certificados de trabalhos (serviços) executados; procurações para assinar tais documentos; bem como outras evidências indiretas de dívida.
6. Você deve estar preparado para o fato de que o julgamento se prolongará pelo período especificado pelo Código de Procedimento de Arbitragem da Federação Russa. A decisão do tribunal arbitral pode ser revista pelo tribunal de recurso. Recurso de cassação no Tribunal do Distrito Federal. Recurso a título de supervisão no Supremo Tribunal de Arbitragem da Federação Russa.
7. Em caso de divergência de documentos, o tribunal só pode tomar uma decisão com base nos documentos originais.
8. Se o contrato for reconhecido como não concluído ou nulo, você ainda tem o direito de prová-lo com base em documentos primários. Mas aqui é preciso levar em conta que cada documento primário terá seu próprio prazo de prescrição.
9. Em caso de recurso a tribunal, o devedor pode apresentar pedidos reconvencionais. Portanto, antes de ir à Justiça, procure saber se você tem alguma dívida de outras relações com o devedor.

B. Procedimento de seguro.
O procedimento de seguro aplica-se se este contrato estiver abrangido pela apólice de seguro e você, dentro do prazo estipulado no contrato, declarar um sinistro. É imprescindível monitorar o cumprimento das obrigações decorrentes do contrato de seguro na forma de trabalhar com os devedores. Lembrar:
1. Antes de assinar um contrato de seguro, deve ler atentamente os termos e condições do contrato. Você deve compreender quais eventos se qualificam para a ocorrência de um evento segurado e o momento de seu anúncio.
2. É necessário notificar o devedor da ocorrência do sinistro e anunciar a transferência do direito de reclamação para a seguradora. A seguradora, a título de sub-rogação, tem o direito de exigir do devedor apenas o valor que lhe pagou.
3. Outras ações decorrerão das obrigações da seguradora especificadas no contrato de seguro.

B. Cessão do direito de reclamação (cessão).
Na cessão do direito de reclamação, os recebíveis são avaliados quanto à recuperabilidade. A avaliação geralmente é feita pelo adquirente do recebível.
1. A cessão do direito de reclamação pode ocorrer com base em acordo ou lei. Com base na lei, o direito de reclamação pode ser transferido:
Como resultado da sucessão universal nos direitos dos credores
Por decisão judicial de transferência dos direitos de um credor para outra pessoa, quando a possibilidade estiver prevista na lei
Em virtude do cumprimento da obrigação do devedor pelo seu fiador ou pignoratício, que não é devedor desta obrigação
Quando a seguradora sub-roga os direitos do credor ao devedor responsável pela ocorrência do sinistro.
Nos demais casos previstos em lei.
2. Sem o consentimento do devedor, não é permitida a cessão do crédito de uma obrigação em que a identidade do credor tenha importância significativa para o devedor.
3. O credor cessionário responde perante o novo credor se não houver dívida do devedor provada judicialmente.

D. Transferência de dívida para devedor solvente.
A transferência de dívida só pode ser efectuada a um devedor solvente por iniciativa da sua contraparte, pelo que, antes de celebrar um acordo de transferência de dívida, é necessário verificar a solvência financeira do novo devedor. Ao mesmo tempo, lembre-se:
1. É celebrado um acordo de transferência de dívida entre o devedor e outra empresa que tenha obrigações para com o devedor.
2. O acordo de transmissão da dívida só é permitido com o consentimento do credor.
3. O novo devedor pode reclamar os mesmos créditos que o antigo devedor.

D. Acordo de autoridade para cobrança de dívidas.
Um contrato de agência de cobrança de dívidas é escolhido apenas para obter serviços de cobrança de dívidas mais qualificados. Você terceiriza a cobrança de dívidas. Não esqueça:
1. O contrato de agência implica uma acção de cobrança de uma dívida em seu nome mediante procuração. Para fazer isso, você deve ter certeza da legalidade dos métodos de reclamação. Porque se forem utilizados métodos ilegais, a responsabilidade pode recair sobre você.
2. Nos termos do contrato de agência, a pessoa que cobra a dívida por você usará os mesmos métodos que você.

Depois de tomar uma decisão, prossiga com ações sequenciais.

Análise de alguns produtos do mercado de crédito referentes ao trabalho com recebíveis.

Para emitir um empréstimo comercial, se não houver fundos disponíveis, você deverá refinanciar em algum lugar. O mercado de produtos de crédito é agora grande.
Como mostra uma análise dos produtos do mercado de crédito, a maioria dos produtos só consegue amenizar o golpe da formação de contas a receber vencidas, ou seja, garantir a ausência de escassez de capital de giro, mas em nenhum caso eliminá-la. Como diz o ditado, “o banco dá um guarda-chuva quando o sol está brilhando e leva embora quando começa a chover”. Só recentemente surgiram produtos de crédito que permitem trabalhar de forma eficaz com contas a receber. Mas consideraremos todos os produtos possíveis.
1. Fatoração.
2. Perda.
3. Serviços de financiamento garantidos por recebíveis.
4. Linha de crédito.
5. Empréstimo bancário simples.
Factoring - revenda do direito de cobrança de dívidas; transações comerciais por procuração; um serviço relacionado ao recebimento de dinheiro por vendas a crédito. A grande vantagem do factoring como sistema é que ele informa sobre casos de falta de pagamento por parte de empresas fornecedoras para seus clientes.
O factoring com garantia de fornecedor, pela sua natureza, não o isenta dos riscos associados à ocorrência de contas a receber vencidas, uma vez que atua como fiador do cliente. Os serviços de Factoring são caros, pelo que o serviço de Factoring com garantia do fornecedor não é uma ferramenta eficaz de gestão de risco.
O factoring com cobertura de risco de crédito é mais caro que o serviço de factoring-garantidor, mas transfere os riscos de crédito para a empresa de factoring. Isso significa que você terá que aumentar o custo de produção em uma porcentagem dos serviços bancários.
Forfaiting é a compra de uma dívida expressa em um instrumento negociável de um credor em uma base não negociável. Isso significa que o adquirente da dívida (forfaiter) assume a obrigação de recusar - forfaiting - a apresentação de ação regressiva contra o credor caso seja impossível obter satisfação do devedor. A compra de um passivo negociável ocorre, naturalmente, com desconto.
Forfaiting (do francês forfait - valor total) é uma forma específica de empréstimo aos exportadores, comprando-lhes notas comerciais aceitas pelo importador (ou outros créditos de dívida para transações de comércio exterior), sem direito de regresso ao vendedor em caso de não pagamento de uma fatura. O forfaiting é utilizado principalmente como forma de refinanciar um empréstimo comercial no comércio exterior; é uma forma de transformação de um empréstimo comercial em empréstimo bancário;
O mecanismo de forfaiting é utilizado em dois tipos de transações:
em transações financeiras - para cumprir rapidamente obrigações financeiras de longo prazo;
nas transações de exportação - para facilitar o fluxo de dinheiro ao exportador que concedeu crédito ao comprador estrangeiro.
Os principais instrumentos negociáveis ​​utilizados como instrumentos de caducidade são as letras de câmbio. No entanto, outros tipos de títulos também podem estar sujeitos a perda. É importante que estes papéis sejam “limpos” (contendo apenas uma obrigação abstrata).
Os serviços de financiamento de contas a receber aumentam o custo do risco, mas reduzem a possibilidade de arcar com o valor total. E deste ponto de vista são ineficazes. Além disso, você não é responsável pelo descumprimento ou cumprimento indevido por parte do devedor do crédito objeto da cessão se este for apresentado para execução pelo agente financeiro, salvo disposição em contrário do acordo entre você e o financeiro agente. Você precisa ler o contrato com muita atenção sobre esse assunto. Mas há uma vantagem em tal acordo: não prevê o consentimento obrigatório do devedor.
O custo de uma linha de crédito é alto, mas isso não elimina a possibilidade de atrasos nos recebíveis e inadimplência do devedor. Além disso, é necessária a coleta de muitos documentos para obtê-lo.
O empréstimo tem a menor taxa de juros para utilização de recursos, mas atenua a escassez de capital de giro, mas não exclui a possibilidade de formação de contas a receber vencidas. E neste caso, você arcará com as consequências do possível risco de não pagamento.
Em qualquer caso, o banco sempre tem a oportunidade de encerrar o programa. E neste caso, você ficará sozinho com “contas a receber”.

Política de crédito empresarial.

Como qualquer política empresarial, a política de crédito não é apenas um documento interno da empresa, mas também um conjunto de medidas destinadas a trabalhar com o contas a receber. Esta política define o procedimento de gestão de recebíveis e a tomada de decisões relacionadas a essa gestão. A política de crédito é um dos principais documentos de qualquer empreendimento comercial.
Os objetivos de uma política de crédito eficaz são:
aumentar os volumes de vendas de produtos no curto e longo prazo para atingir a rentabilidade necessária;
maximizar o efeito (receita) da aplicação de recursos financeiros em contas a receber;
alcançar o giro necessário de contas a receber;
limitar o crescimento relativo do contas a receber vencido, incluindo créditos de liquidação duvidosa e inadimplentes na estrutura do contas a receber.
As seguintes medidas ajudarão a limitar o aumento das contas a receber:
O conceito básico de um sistema de condições de crédito eficazes é a orientação para o cliente. Assim, são criadas todas as condições para que cada comprador cumpra a disciplina financeira: são disponibilizados um limite de crédito efetivo, um prazo de crédito efetivo, calculado em função da fase do ciclo de vida do canal de distribuição conforme opção n.º 1 ou n.º . 2, descontos e aumentos de preços que incentivam o comprador a reduzir as condições de pagamento dos bens fornecidos. Obviamente, nesta situação, a ocorrência de contas a receber vencidas é consequência de falta de vontade de pagar ou de verdadeiros casos de força maior (o que acontece muito raramente). Neste caso, o credor tem motivos não só jurídicos, mas também económicos para iniciar imediatamente o procedimento de resolução pré-julgamento do litígio económico;
o tamanho do empréstimo é limitado pelo tamanho do limite de crédito efetivo, o que limita o risco de diminuição do giro de contas a receber;
As normas de avaliação de compradores e as condições de concessão de crédito reduzem o risco de contas a receber vencidas e de desaceleração do seu volume de negócios devido a: inclusão apenas de compradores solventes no sistema de distribuição; concentrar esforços nos compradores mais atraentes com base no critério do lucro marginal líquido; avaliação mensal da solvência atual de cada cliente e atribuição de estatuto de crédito associado a condições de crédito mais restritivas em caso de desvio negativo do giro de contas a receber em relação ao valor exigido; uma ligação inequívoca entre a situação creditícia do devedor e a correspondente norma de concessão de crédito.
identificação precisa e coordenação das ações de todos os especialistas envolvidos na cobrança de recebíveis em todas as etapas do processo de empréstimo;
a automação do processo de rastreamento de recebíveis permite interromper remessas em caso de descumprimento de obrigações do cliente;
ações para prevenir a ocorrência de contas a receber vencidas na fase de atendimento ao cliente reduzirão o risco de sua ocorrência.
As condições obrigatórias do documento sobre a política de crédito da empresa são:
1. Procedimento para celebração de acordo e responsáveis
2. Procedimento para estabelecimento de limite de crédito, metodologia e responsáveis
3. O procedimento para motivar o cliente a evitar dívidas vencidas, critérios e responsáveis.
4. Procedimento de revisão do limite de crédito, fundamentação e responsáveis
5. Procedimento para determinação da classe de risco do cliente, fundamentos e responsáveis
6. Procedimento para autorização de limite de crédito e responsáveis
7. Procedimento de controle de crédito e responsáveis
8. Condições especiais de ultrapassagem do limite de crédito, procedimento, fundamentos e responsáveis.
9. Procedimento de cobrança de dívidas vencidas, fundamentos e responsáveis
10. Emissão de penalidades, fundamentos e responsáveis.
Por vezes, a política de crédito também especifica possíveis fontes de financiamento.
Os responsáveis ​​​​pela política de crédito são cadastrados por cargo, de acordo com o quadro de pessoal da empresa, para não fazer alterações na política de crédito sempre que houver mudança de gestão.
A política de crédito deve ser clara e precisa, além de obrigatória para todas as divisões estruturais da empresa. Deve ser consistente com a legislação, padrões contábeis e políticas de preços. Deve ser comunicado a todas as pessoas envolvidas no procedimento de controlo de crédito.
Normalmente, uma política de crédito em uma empresa é introduzida após a formação de uma certa massa de recebíveis, mas eu introduziria uma política de crédito com a emissão do primeiro empréstimo comercial. Isso evitará que você tenha que inseri-lo no futuro e determinará inicialmente as condições do empréstimo comercial às empresas clientes. Essa transparência ajudará a evitar a formação de contas a receber vencidas ou reduzir a possibilidade de sua ocorrência. O que certamente afetará a estabilidade financeira do empreendimento.

Vale a pena emitir empréstimos comerciais?

Neste caso, as opiniões dos especialistas estão divididas. Alguns consideram as contas a receber uma vantagem competitiva, outros dizem que não há necessidade de emitir empréstimos comerciais.
Observando essas opiniões, percebi que tudo depende dos costumes empresariais de cada tipo específico de atividade.
Vejamos a consultoria, por exemplo. O pagamento é por hora e o faturamento é baseado em horas específicas trabalhadas. Assim, o pagamento é possível com base na conclusão da obra e dos serviços prestados. Não há outra maneira de fazer isso.
Se você estiver vendendo um produto conhecido e adquirido, não há necessidade de pagamento diferido.
O valor das contas a receber é influenciado por fatores que podem ser chamados aproximadamente de internos e externos
Fatores externos incluem:
o estado da economia do país - a queda na produção certamente aumenta o tamanho das contas a receber;
a situação geral dos pagamentos no país - a crise de inadimplência leva claramente a um aumento das contas a receber;
a eficácia da política monetária do Banco Central da Federação Russa, uma vez que a limitação das emissões provoca a chamada “fome de dinheiro”, o que acaba por complicar os pagamentos entre empresas;
o nível de inflação no país, portanto, com inflação elevada, muitas empresas não têm pressa em saldar suas dívidas, guiadas pelo princípio de que quanto mais tarde a dívida for vencida, menor será o seu valor;
tipo de produto - se for um produto sazonal, o risco de crescimento do contas a receber é determinado objetivamente;
capacidade de mercado e o grau de sua saturação, portanto, no caso de uma pequena capacidade de mercado e sua saturação máxima com este tipo de produto, surgem naturalmente dificuldades com sua venda e, consequentemente, aumento de contas a receber.
Fatores internos:
Uma política de crédito equilibrada de uma empresa significa um estabelecimento economicamente justificado de termos e condições para a concessão de empréstimos, uma determinação objetiva de critérios de solvabilidade e solvência dos clientes, uma combinação hábil de concessão de descontos para pagamento antecipado de contas e levando em consideração outros riscos que têm um impacto prático no crescimento das contas a receber da empresa. Assim, o estabelecimento incorreto dos termos e condições de concessão de empréstimos (concessão de empréstimos), a não concessão de descontos para pagamento antecipado de faturas por parte dos clientes (compradores, consumidores), a não consideração de outros riscos podem levar a um aumento acentuado das contas a receber.
Disponibilidade de sistema de controle de contas a receber.
Qualidades profissionais e empresariais da administração da empresa envolvida na gestão das contas a receber da empresa.
Outros fatores.
Basicamente, a decisão de conceder um empréstimo comercial ainda será tomada pela empresa que o emite. E em muitos aspectos será baseado na situação competitiva do mercado e na solvência dos clientes.
Ao emitir seu primeiro empréstimo comercial você deve:
Lembre-se que o procedimento para trabalhar com contas a receber não deve depender da fama da empresa compradora. Houve casos em que empresas conhecidas criaram empresas de fachada por falta de pagamento de bens, trabalhos executados e serviços prestados.
Lembre-se que o reembolso tempestivo dos recebíveis depende apenas da atuação tempestiva e correta da administração da empresa credora.
Lembre-se que os riscos de mercado da empresa devedora são difíceis de prevenir, pois dependem do acerto das decisões desta empresa. Mas esses riscos podem ser abordados em tempo hábil.
Antes de organizar um programa de crédito comercial, é necessário definir claramente a “Política de Crédito” da empresa e regular o procedimento para trabalhar com empréstimos comerciais.
É necessário garantir a contabilidade gerencial operacional na empresa
É necessário garantir a independência do trabalho técnico com empréstimos da influência dos clientes, ou seja, separar as partes técnica e de cliente do trabalho. Além disso, os trabalhadores técnicos não devem, em circunstância alguma, comunicar com os clientes.
Muitas empresas, ao começarem a trabalhar com contas a receber, não prestam atenção ao procedimento de trabalho com elas e pulam algumas etapas na sequência de trabalho com elas. Isto é especialmente verdadeiro quando se trata de verificações caras de contrapartes e de trabalho com documentos primários. Ressalta-se que as contas a receber não cobradas são perdas diretas na operação da empresa. Ou seja, o procedimento de trabalho com contas a receber ajuda a evitar todos os riscos nas relações com as contrapartes.

Conclusão

A tendência atual de opiniões sobre empréstimos comerciais transfere esses empréstimos da categoria de vantagens competitivas para a categoria de riscos de trabalhar com uma empresa. E as contas a receber são consequência de um empréstimo comercial.
Vários especialistas consideram que o montante máximo possível de investimento em empréstimos comerciais e contas a receber varia entre 10 e 30%. Na avaliação dos recebíveis das empresas, também é avaliada a qualidade do trabalho com empréstimos comerciais.
Porém, as contas a receber sempre foram um ativo da empresa. Em caso de não pagamento de impostos ou de instauração de processo de falência, poderá ser apreendido. Pode ser abandonado. Mas um ativo líquido é considerado apenas aquela dívida que pode ser reivindicada com rapidez suficiente.
Portanto, somente o trabalho adequado com o contas a receber é a chave para o sucesso da empresa. Caso contrário, os empréstimos comerciais não deveriam ser permitidos.
Este artigo é uma tentativa de combinar métodos de gestão de risco, análise financeira, métodos de serviços de segurança, serviços jurídicos e métodos de trabalho do departamento de vendas no âmbito do trabalho com contas a receber para criar uma imagem geral de como trabalhar com ele.
Neste artigo não abordamos a metodologia de negociação no trabalho com recebíveis. Mas falaremos sobre isso na próxima vez.

Vendas sem problemas: 10 maneiras de fechar negócios Nezhdanov Denis Viktorovich

Capítulo 11 Trabalhando com contas a receber

Trabalhando com contas a receber

Não abuse da dívida. Afinal, você sempre fica com a propriedade de outra pessoa por um tempo, mas tem que doar a sua para sempre.

Este capítulo é dedicado a questões sobre como prevenir adequadamente as contas a receber e o que precisa ser feito para recuperar o dinheiro que parecia esquecido.

As condições empresariais modernas ditam a necessidade de relações de trabalho especiais com parceiros, que muitas vezes criam sérios riscos para a segurança económica dos seus projetos empresariais. Um dos principais motivos de dor de cabeça para os representantes do mundo empresarial moderno são as contas a receber vencidas. E a questão se torna mais séria quanto mais difícil for para você influenciar seu retorno. A situação é ainda mais complicada pelo fato de que os métodos tradicionais de negociação só funcionam aqui se você tiver estratégias e táticas especiais, bem como métodos individuais de influência que fortaleçam suas mensagens principais para alcançar o objetivo desejado.

Há mais uma característica nas negociações de reembolso da dívida: o efeito de andar no fio da navalha é mais agudo do que nunca. O facto é que as negociações sobre recebíveis têm sempre duas opções: ou a criação gradual de acordos em termos mutuamente aceitáveis, ou a recusa aqui e agora, mesmo que não tenha havido recusa. Existe sempre o risco de a decisão do seu oponente não ser tomada a seu favor, mesmo com aparente concordância externa com os seus argumentos.

Portanto, se um sócio tomou uma decisão inequívoca de não lhe pagar, ele não pagará. Ao contrário de outros tipos de negociações, em que a decisão pode ser revista ao longo do tempo, numa situação com um devedor, as decisões são revistas extremamente raramente, mesmo quando surge a capacidade financeira do parceiro para pagar a dívida. Portanto, o princípio fundamental das comunicações para o reembolso da dívida é a aposta no aumento do valor do reembolso da dívida em relação ao valor do próprio dinheiro, que se tem nas mãos.

É por isso que nas negociações sobre contas a receber o monitoramento constante das emoções do oponente é de particular importância. Essas emoções devem ser sempre intensas, mas não “ultrapassadas”. Este último pode resultar na recusa do reembolso. Como diz a antiga sabedoria oriental: “Não seja muito doce para não ser comido, não seja muito amargo para não ser cuspido”.

Muitas vezes, a simples ofensa que você causa à contraparte será o motivo para se recusar a pagar o dinheiro. “Fui injustiçado e ainda devo isso. De jeito nenhum”, pode pensar a contraparte. Portanto, o parceiro deve sempre ter a oportunidade de salvar a face, mesmo quando temporariamente não tem dinheiro e o destinou para outros fins. A rigor, o sócio sempre tem dinheiro. O problema do contas a receber é diferente: o sócio escolhe suas prioridades para o pagamento dos recursos. E se você não receber o pagamento, provavelmente estará no final da lista de credores. Portanto, sua tarefa é utilizar argumentos racionais, contato emocional, persistência e confiança, demonstrando os benefícios de pagar a dívida em dia, para convencer o cliente de que o pagamento a você deve estar em primeiro lugar na mente do parceiro de negócios.

Às vezes, os benefícios também podem ser emocionais. Principalmente se o seu parceiro tiver um status significativamente superior e você pedir a ele que pague a dívida, oferecendo-se para aceitar o papel de seu salvador, pois se ele não pagar, você será punido pelo seu salário, privado do seu cargo na sua empresa, etc. Nesta situação, o montante da dívida deve ser inferior às ambições emocionais do parceiro de agir como “árbitro dos destinos”. Mas mesmo neste caso não se pode ir longe demais. Às vezes, o método do recorde quebrado funciona bem, quando é mais fácil para seus oponentes devolver o dinheiro do que ouvir você ou seus gerentes reclamarem sobre o pagamento do dinheiro. Mas essa tática também é limitada e funciona com parceiros muito grandes, quando um lembrete ajuda a atingir o objetivo sem correr o risco de causar uma explosão de emoções.

Se você não selecionar seus argumentos com precisão suficiente e a força, a autoconfiança e a confiabilidade de sua posição de seu parceiro forem muito altas, você poderá acabar em uma situação engraçada.

Anedota sobre o tema

O fornecedor liga para o cliente pela quinta vez e diz: “Gostaria de resolver a questão do pagamento com você”. “Você me ligou pela quinta vez esta semana. Deixe-me contar como pagamos nossas dívidas. Na minha mesa há uma pilha de notas com 30 centímetros de espessura. Uma vez por dia retiro uma fatura aleatoriamente, assino e entrego ao departamento de contabilidade. Então, se você não se acalmar, suas contas não participarão do nosso sorteio.”

Para evitar que isso aconteça, vamos entender as etapas das negociações para o pagamento da dívida. São cinco etapas principais no total, mas você deve estar sempre pronto para mudar todas as etapas das negociações: estabelecer relacionamento, esclarecer posições, argumentar, contra-argumentar e, principalmente, criar acordos firmes. Na verdade, para pagar a dívida com você, você precisa vender ao seu parceiro o benefício de pagar o dinheiro, que na cabeça dele deveria ser pelo menos comparável ao valor da dívida e, no máximo, ultrapassá-lo.

Em geral, se estamos falando de uma quantia significativa, não há necessidade de forçar. É muito importante que o seu parceiro reconheça o fato da dívida e comece a saldá-la pelo menos em partes, para que cada contato que você tenha com ele termine com uma decisão construtiva conjunta. Começando aos poucos, uma vez que seu parceiro tenha embarcado no caminho da “retribuição” com a sua ajuda, depois de tomar uma decisão, será muito mais fácil para você incentivá-lo a fazer novos pagamentos de tempos em tempos. O principal é derreter o gelo da incompreensão e da alienação na interação interpessoal de suas empresas ou empreendimentos.

Observe que os negociadores dos serviços de segurança sempre tentam, antes de tudo, encontrar contato emocional com terroristas ou extremistas que fizeram reféns, fingindo até que compartilham os valores individuais dos criminosos. Tudo isso é feito para influenciar a tomada de decisão do adversário nas negociações ao longo do tempo.

Proponho começar a análise da prática negocial com um exemplo simples. Ele ilustra que nas negociações de recebíveis é preciso “conversar menos” com os oponentes, ir direto ao ponto e estar muito menos interessado na situação deles, e focar nos próprios objetivos para a devolução dos recebíveis (Tabela 5) .

Tabela 5. Etapas das negociações sobre devolução de recebíveis

Aqui, como você entende, o diálogo é conduzido de forma rápida e proposital. E podemos permitir-nos comportar-nos desta forma, porque o nosso parceiro fez algo errado. É o sentimento de culpa a ferramenta mais importante que permite chegar ao cerne da questão com relativa rapidez.

O primeiro passo é cumprimentar.

Naturalmente, sempre cumprimentamos primeiro a pessoa e a chamamos pelo nome. Manter o contato afetivo, mesmo que em forma de fio tenso, é necessário, pois se sem uma saudação passarmos imediatamente ao cerne do assunto, desrespeitaremos nosso parceiro e ele poderá nos responder da mesma forma.

O segundo passo é expor o problema.

Como você entende, aqui não especificamos particularmente o tempo disponível para o oponente (a menos, é claro, que se trate de uma pessoa com um status significativamente superior ao nosso status oficial pessoal). Passamos imediatamente ao problema que temos, e é aconselhável que o cliente não pense que só ele é o nosso problema. Você precisa mostrar que está resolvendo o problema de forma sistemática: “Começamos agora a reestruturar o sistema de segurança económica da empresa”.

Normalmente, frases complexas selecionadas corretamente criam o efeito de consequências desconhecidas, e o desconhecido é sempre emocionante (parece um tanto assustador, mesmo devido à sua incerteza). Isto estimula a lógica da contraparte: “É melhor pagar, caso contrário não está claro o que esta reestruturação pode significar para mim”. Melhor estar em situação regular.

Assim, antes de muitos outros fornecedores cobrarem dívidas alegando “reestruturação da sua rede de segurança económica empresarial”, você tem a oportunidade de subir do final da lista de pagamentos prioritários para o topo dela.

Experiência pessoal

Uma vez tivemos uma sessão de treinamento de vendas no âmbito do programa “Vendas Progressivas”. 2ª etapa." E foi levantada a questão sobre como trabalhar com contas a receber vencidas.

Um gestor expressou preocupação pelo facto de uma grande cadeia retalhista não ter efetuado o pagamento de bens entregues anteriormente durante três meses. O gerente categórico ignorou todos os argumentos e simplesmente não atendeu o telefone. Tendo em conta que se esgotaram todas as possibilidades de persuasão racional, decidiu-se jogar com o estatuto estatal do fornecedor. O comprador da rede foi informado de que a dívida existente prejudica a economia da nossa empresa estatal unitária, e foi questionado sobre quem seria o responsável pelas perdas. Vale ressaltar que o gerente, com meu sensível apoio, teve que ensaiar esse discurso inflamado por telefone de 3 a 4 vezes. Porém, uma semana depois, durante o segundo bloco do programa, o gestor afirmou que a situação com a contraparte foi resolvida, a dívida, que não era movimentada há quase 4 meses, foi devolvida e a reputação de fornecedor rigoroso havia sido restaurado.

O terceiro passo é o esclarecimento.

Fazemos esclarecimentos de forma a manter a máxima atenção da nossa contraparte às nossas palavras. O fato é que se fizermos perguntas, o parceiro mantém o tom intelectual em nossas palavras, e ninguém gosta de perguntar de novo, para não parecer estúpido.

A quarta etapa é o estabelecimento de metas.

Tudo deve seguir um padrão estrito: quem, para quem, quando, quanto, etc. A clareza é importante aqui e a compreensão mútua deve dominar. Não peça imediatamente mais do que deveria, mas nunca peça menos. Se você pedir menos, seu parceiro pensará que quanto mais ele puxa, menos dívida ele deve. Se você pedir mais, ele pode considerar isso um atrevimento de sua parte, e isso geralmente é respondido com atrevimento.

O quinto passo é uma pergunta “complicada” sobre ações: “O que você acha que precisa ser feito para efetuar o pagamento?”

Aqui mantemos a posição de “você e a contraparte contra a dívida”, em vez de “você contra a contraparte e a sua dívida”. A segunda opção só é possível se a contraparte for altamente dependente de você ou de sua empresa.

Para aprofundar a prática de negociações de recebíveis, proponho que você se familiarize com o exemplo a seguir e analise o uso de ferramentas de influência nele.

Comecemos já pela 5ª etapa da negociação de recebíveis (M - gestor, K - cliente, entre colchetes em itálico - explicação para cada observação).

K: Isso é impossível agora – não há dinheiro e não se sabe quando haverá dinheiro.

(Resposta normal. Fingimos que esta afirmação não significa nada para nós.)

M: Ou seja, você não tem dinheiro nenhum e está planejando a falência.

(Mostramos ao oponente o absurdo da objeção.)

K: Não, há apenas uma escassez de fundos neste momento.

(Fazemos com que o oponente compreenda o absurdo da sua própria objecção relativamente à falta de dinheiro.)

M: Entendo que nos negócios raramente há muito dinheiro de graça. No entanto, precisamos resolver a questão do pagamento da sua dívida para que até 1º de junho todos os documentos de encerramento sejam assinados por ambas as partes. O que você propõe fazer para isso?

K: Posso lhe enviar 20 mil esta semana, mas é o máximo que posso fazer.

(O gelo quebrou, o cliente começou a pensar na direção certa, mas ainda está fraco.)

M: Bom, mas isso não é suficiente, pois falta uma semana para o dia 1º de junho e nesse ritmo você só conseguirá pagar menos da metade da dívida. A partir de 1º de julho, pela legislação vigente, já serão seis meses de violação das obrigações contratuais, e isso já faz seis meses que você está utilizando capital de giro. Já a taxa média de juros pela utilização de recursos emprestados varia de 16 a 20% ao ano. Assim, o valor da sua dívida com requisitos adicionais pode aumentar de 64 para 80 mil rublos. É por isso que é necessário resolver a questão do pagamento integral da dívida antes de 1º de junho.

(Voltamos novamente ao objetivo das negociações, para que nosso objetivo se torne o objetivo da contraparte - o método do “recorde quebrado”, ou seja, repetir o “refrão”. Imediatamente repetimos a pergunta sobre ações. Muitas vezes é inútil oferecer suas opções de pagamento da dívida até que o sócio comece a pensar nessa direção. Nós o encorajamos, mostramos uma avaliação positiva de que ele começou a pensar na direção certa. Ao mesmo tempo, mostramos o cumprimento incompleto de sua decisão. a meta que traçamos Começamos a formular a necessidade de pagar integralmente, enfatizando que com o tempo suas obrigações só crescerão e não diminuirão. Mostramos o quanto suas obrigações crescerão. prazo.)

K: E se não, o que você fará?

(O cliente quer avaliar se é mais lucrativo pagar ou esperar.)

M: Pessoalmente, não posso fazer nada para resolver esse problema. É possível que a partir de 1º de junho ele seja transferido para o serviço de segurança ou terceirizado, e não se sabe quais métodos poderão ser aplicáveis. Portanto, proponho que você e eu paguemos 100 mil rublos por semana em pagamentos iguais. Então, em 1º de junho, o problema será encerrado.

(Não estamos ameaçando de forma alguma, mas estamos falando da possibilidade de uma ameaça imprevisível que não podemos influenciar. Levamos nosso parceiro à ideia de que “é melhor pagar agora do que esperar um tapa na cara mais tarde .” Sugerimos imediatamente uma opção para resolver a situação e, sem esperar até que ele avalie todos os prós e contras, novamente nos concentramos no objetivo comum: devolver os fundos integralmente no prazo.)

K: Este é um dinheiro inacessível.

(A resistência é natural.)

M: Existe uma opção de fazer diferente: dividir o pagamento da dívida em duas parcelas de 200 mil cada.

(Para impedir novas tentativas de resistir às suas propostas, você pode aumentar a taxa de 100 para 200 mil rublos, demonstrando sua firmeza, mas mantendo uma expressão de disposição emocional para com a contraparte.)

K: Isto é completamente irrealista.

(Ok, tudo está conforme o planejado.)

(Damos à contraparte a oportunidade de mostrar a sua actividade e vontade e dar a sua opção.)

K: Posso pagar, por exemplo, 50 mil rublos.

(Ótimo, a taxa aumentou de 20 para 50 mil.)

(Demonstramos insatisfação e inconsistência da decisão do parceiro com o objetivo.)

K: Mas isso é o máximo que posso fazer.

(A contraparte confirma que, muito provavelmente, foi alcançado o máximo que está disposta a aceitar sem prejudicar a si mesma.)

M: Em princípio, isso pode atrasar a transmissão da sua pergunta ao serviço de segurança. No final, a nossa tarefa é restaurar a segurança económica da empresa e, idealmente, manter uma interação construtiva com cada parceiro, apesar das dificuldades temporárias de interação. Para a segunda parte da sua dívida, proponho uma reunião no final de junho, nos dias 27 e 28, quando a primeira parte da dívida for paga. Esclareçamos então qual dia de liquidação será ideal para um pagamento mensal de 50 mil rublos para pagar a primeira parte da dívida.

(Mostramos que a contraparte, por sua decisão, empurrou para trás a ameaça que pairava sobre ela na direção certa, mas não completamente. Mostramos que a ameaça permanece e está ligada precisamente às suas ações e só ele é capaz de eliminá-la por pagando integralmente. “Aperte os parafusos” conforme acordos de 50 mil rublos, demonstrando que tudo o que a contraparte disse pode ser usado contra ela. Fixamos a data do próximo contato.)

Experiência pessoal

Certa vez, enquanto ajudava um sócio, tive que pagar a dívida de uma pessoa de alto escalão que recorreu aos serviços de nossa agência de consultoria política. Os acordos foram elaborados por meio de seu responsável, que, após a conclusão da obra, decidiu que era possível economizar com tal projeto e pegou o dinheiro com as próprias mãos. Não houve acordo, mas o principal cliente sabia da dívida. A tarefa surgiu para tornar mais lucrativo para o cliente nos dar dinheiro do que não devolvê-lo.

Conseguimos apurar que o cliente tinha como objetivo a venda chave na mão de um dos seus projetos políticos. Aí meu sócio teve a ideia de atuar como intermediário nessa transação diante do cliente, oferecendo uma série de potenciais clientes. Naturalmente, antes de assinar o contrato de agência, o cliente foi solicitado a pontuar os i's e, para evitar desconfiança mútua, quitar a dívida do período anterior, o que foi feito. O dinheiro foi recebido.

É claro que existem situações mais complexas. Nos treinamentos, as pessoas muitas vezes me mostram que sua situação é completamente desesperadora. Dizem que já fizeram tudo o que podiam e só falta o tribunal arbitral.

Qual você acha que é realmente a situação? Na verdade, em 3 minutos de treinamento, após entrevistar todos os insiders, fica estabelecido que de fato, argumentos eficazes não foram utilizados nem uma vez durante 6 meses de trabalho. Os gestores não se responsabilizam pelo pagamento da dívida, principalmente se as dívidas não forem deles e tiverem sido herdadas de outro gestor ou do próprio diretor comercial.

Vejamos um dos exemplos mais recentes.

O cliente deve há mais de 6 meses a quantia de 500 mil rublos pelo fornecimento de tintas e vernizes para tratamento anticorrosivo de estruturas metálicas. A conversa com o gerente é assim:

- Olá.

– Anton Petrovich, estou falando de pagamento, quando você vai quitar a dívida?

- Não sobrou dinheiro. Se o fizerem, começaremos a pagar.

- Esta não é uma resposta.

“Eu sei, mas o que podemos fazer, nossos clientes ainda não nos pagaram.”

“Teremos que processar você.”

- Sirva, estou falando sério. Faremos uma reclamação contra eles e, com a sua reclamação, receberemos o dinheiro mais rapidamente.

Como esse caso pode ser comentado? Desculpe, mas isso não é bom. Vamos começar a entender a situação. Acontece que o envio a crédito foi autorizado pelo Diretor Geral Adjunto de Assuntos Comerciais como um antigo cliente que, em lágrimas, pediu para ser colocado no seu cargo. Então é isso que você precisa pressionar, criando uma necessidade de pagar, e não um julgamento efêmero!

- Olá, Anton Petrovich. Empresa PMV, Dmitry Mikhailov.

- Olá.

“Anton Petrovich, tenho uma conversa séria com você”, e uma pausa.

– O fato é que na próxima semana estaremos analisando a carteira de crédito comercial. Sua empresa tem uma dívida de 500 mil rublos há mais de 6 meses. Precisamos urgentemente tomar uma decisão sobre como trabalhar com você.

- Não há dinheiro, eu te avisei.

“Eu entendo tudo, mas o problema deve ser resolvido de qualquer maneira.” Tento cobrir vocês nas reuniões de planejamento, mas desta vez a situação é muito difícil. Você precisa começar a pagar com urgência.

- Não sobrou dinheiro.

– Agora não estamos falando da necessidade de reembolsar todo o valor de uma só vez. Preciso demonstrar que está sendo feito progresso em sua dívida. Você sabe que os produtos chegaram até você apenas por palavra de honra do Diretor Geral Adjunto. Esta situação poderá ter o impacto mais desfavorável na nossa parceria. Quando você tem uma nova necessidade de um empréstimo de commodities, entende que será dada prioridade às contrapartes responsáveis ​​por suas obrigações. Portanto, é necessário reembolsar 100 mil rublos antes de 10 de setembro. Caso contrário, você perderá seu status de cliente regular.

Quero chamar a vossa atenção para o facto de que as negociações da dívida, tal como outras negociações importantes, exigem uma estratégia ponderada e a utilização de tácticas especiais que, no contexto da situação, serão muito mais eficazes do que em quaisquer outras negociações. Durante as negociações de devolução de recebíveis, é muito importante que a cada novo caso de negociação com um inadimplente seus argumentos aumentem.

A primeira conversa deve ser sobre motivos simples e transparentes: “Anton Petrovich, seu prazo de pagamento foi ontem, vamos resolver a questão do pagamento. O que aconteceu com você?"

A segunda conversa deveria ser mais significativa: “Anton Petrovich, você é meu único cliente com essa dívida. Você está me decepcionando."

No terceiro caso, a firmeza na voz deve ser ouvida não só no texto, mas também na entonação: “Anton Petrovich, você está criando uma situação de conflito. É necessário resolver a questão do pagamento, caso contrário serei obrigado a transferir a sua questão para o serviço de segurança (agência de cobrança).”

Pela quarta vez, apelamos à motivação do sócio para preservar a sua reputação: “Anton Petrovich, é preciso definir um prazo e pagar a dívida antes de 1 de junho”. A esta conversa, você anexa uma carta dirigida ao diretor geral ou presidente do conselho de administração, na qual especifica que se o pagamento do valor da dívida X não for feito em sua conta, todos os empreiteiros e fornecedores do seu devedor irão ser notificado por escrito sobre o valor da dívida e a violação dos prazos de pagamento estabelecidos por seu cliente inescrupuloso.

E somente na 5ª a 6ª etapa você se submete ao tribunal arbitral, naturalmente, se tiver todos os documentos necessários e tiver tomado essa decisão.

Infelizmente, muitas vezes acontece que você tem um acordo de pagamento com uma pessoa e o problema é resolvido por outra pessoa.

Portanto, é sempre necessário lembrar que para obter um resultado qualitativamente novo nas negociações de recebíveis é necessário trazer argumentos qualitativamente novos ou alcançar tomadores de decisão qualitativamente novos por parte da contraparte.

Muitas pessoas hesitam em ignorar um nível de tomadores de decisão e passar para um nível superior. Eu recomendo que você aborde desta forma: você não tem resultado, você não tem nada a perder, portanto, conquistas qualitativamente novas em sua questão só podem ser alcançadas com decisões e opções de comportamento qualitativamente novas.

Em geral, é melhor evitar contas a receber. Para isso, é necessário estruturar as negociações iniciais do contrato de forma que pareça sempre mais lucrativo ao cliente pagar antecipadamente. Para tal, no âmbito dos contratos com a sua empresa, deverão ser aprovados documentos especiais como o “Sistema de Preços Preferenciais” (estes sistemas serão descritos mais detalhadamente no próximo capítulo, “Métodos de ativação de vendas”).

Além disso, é importante prevenir a ocorrência de contas a receber vencidas, monitorando gradativamente os prazos de pagamento e lembrando antecipadamente ao cliente o dia do pagamento, seu volume e obrigações. Quanto mais cedo você começar a rastrear os pagamentos, mais cedo entenderá que o cliente está te guiando pelo nariz e entenderá quais ações qualitativamente novas precisam ser tomadas para pagar a dívida.

Deve-se ter em mente que quanto maior o período de não pagamento da dívida, menor a probabilidade de ela ser reembolsada ou, inversamente, maior a probabilidade de não reembolso (Fig. 8).

Arroz. 8. Esquema de avaliação de risco de não reembolso de contas a receber vencidas

Outra ferramenta importante para evitar atrasos no contas a receber é o mecanismo de recebimento de cartas de fiança para pagamento.

Uma carta de fiança, em certa medida, protege-o de atrasos no pagamento, uma vez que a sua elaboração, via de regra, requer o envolvimento de vários decisores: a pessoa que celebra o acordo consigo e a pessoa que assina a carta de fiança. garantia.

Caso se trate da mesma pessoa, a carta de fiança registra seus acordos em papel. Ao mesmo tempo, porém, é necessário levar em conta que para fixar acordos não efêmeros, mas firmes, recomenda-se a elaboração de uma carta de fiança de acordo com o seu formulário. Deve indicar o número da carta emitida pela empresa contraparte, a data da sua assinatura, o prazo de pagamento, bem como o valor e a posição com transcrição do assinante do documento. Naturalmente, imprima. Em alguns casos, é necessário que a assinatura com transcrição também seja fornecida pelo chefe do serviço financeiro ou pelo contador-chefe. Este conjunto de requisitos para a elaboração de uma carta de fiança elimina o risco de dívida vencida.

Trabalhar com contas a receber.

O principal é não perguntar logo sobre o pagamento (“Para economizar seu precioso tempo, quero ir direto ao ponto...”) (Tabela 6).

Tabela 6. Trabalhar com contas a receber (em respostas de clientes e gerentes)

Os clientes geralmente têm muitos argumentos para não pagar. É por isso que um especialista em vendas precisa ter seu próprio arsenal de argumentos para o cliente a favor do pagamento.

Em cada etapa do trabalho com contas a receber, você pode utilizar vários métodos para estabelecer contato, mantê-lo e discutir.

“Final do trimestre, vamos encerrar nossos pagamentos.”

“Já se passou uma semana, vamos voltar à questão do pagamento.”

“Vamos terminar de pagar o feriado.”

“Você já viu uma empresa que não está disposta a pagar em dia conforme combinado?”

“Clientes respeitáveis ​​como você geralmente sempre cumprem seus prazos.”

“Veja, o índice NASDAQ está crescendo rapidamente. Temos que reagir a isso. Você precisa pagar nos próximos 7 dias?"

“Eu sei que o dólar está caindo, então preciso pagar antes do dia 10?”

“Queremos manter os padrões de serviço, como frete grátis. Você mesmo sabe como isso é conveniente para você, mas não podemos deixar de monitorar nossos carros; isso exige o dinheiro que recebemos de nossos clientes. Contamos com o seu pagamento até 14 de fevereiro.”

“Nossos fornecedores não poderão nos oferecer o tipo de condições preferenciais que nos permitem vender produtos com desconto se não pagarmos por eles em dia. Você pode pagar amanhã?

“Estamos passando por mudanças organizacionais significativas para expandir nossas ofertas e melhorar a experiência do cliente.”

“Sabe, nosso sistema de relatórios está mudando, é importante para nós que você pague as contas dos produtos entregues até o final da semana.”

Link para o contrato: “Eu entendo você, mas já se passaram duas semanas, e você está oferecendo mais duas semanas, ou até mais, vamos apenas definir uma data exata de pagamento para que você possa planejar tudo por si mesmo dentro de um prazo razoável prazo para nós.”

Coerção de papéis:

Opção 1: perseguidor - “Sergey Gennadievich, você está violando os termos contratuais e seremos forçados a notificar seus fornecedores sobre seu possível descumprimento dos termos do contrato...”

Opção 2: salvador - “Anton Andreevich, hoje tentei ao máximo defender o carregamento da sua empresa junto ao chefe, mas não tenho mais argumentos para alocar mercadorias para você...”

Opção 3: vítima - “Angelina Matveevna, por favor resolva a questão do pagamento à nossa empresa, caso contrário serei multado em valor elevado. E você e eu ainda precisamos nos preparar para a temporada...”

Link para outra pessoa da empresa pagadora: “Nikolai Petrovich me prometeu que o pagamento seria feito ainda esta semana. Ele disse que depois das férias você tem bons resultados de vendas, então não há problemas especiais.”

Referência a “exclusivo” (a acordos de exclusividade com o seu cliente): “Você sabe que lhe oferecemos um serviço que apenas 5 das 120 lojas com as quais nossa empresa trabalha recebem. Nós nos preocupamos com você. Ficaremos felizes se você cuidar de nós."

Referência a semelhanças: “Veja, estamos fazendo a mesma coisa - eu vendo o produto para você e você vende para o consumidor final. Você nos paga e nós pagamos aos nossos fornecedores de matérias-primas, e quanto mais rápido você fizer isso, mais lucrativa se tornará a cooperação para você. Dado que nos são oferecidas as melhores condições de pagamento atempado, também lhe oferecemos condições interessantes de pagamento atempado. Somos muito parecidos e nossos interesses coincidem.”

Nas negociações sobre a devolução de recebíveis, também é muito importante respeitar as posições de papel nas negociações. É ideal negociar na posição “adulto – adulto”. Mas alguns participantes começam a assumir a posição de “pai” e a repreender os seus parceiros, alguns começam a perguntar a partir da posição de “criança”, etc. Para determinar com que frequência você negocia a partir de uma posição específica, faça um pequeno teste que lhe permitirá tire certas conclusões e entenda o que é mais importante na sua posição empresarial: criança, adulto ou parental.

Teste "Pai, adulto ou criança".

Conte os pontos nas colunas a seguir para somá-los e descobrir qual posição nas negociações é mais típica para você:

“Pai” – 3, 6, 9, 12, 15, 18, 21.

“Adulto” – 2, 5, 8, 11, 14, 17, 20.

“Criança” – 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19.

É importante lembrar que se você negociar a partir de uma posição de “pai-pai” com acusações mútuas e desejo de reeducar, esta é uma tática inicialmente perdedora. A posição “criança - criança”, quando a conversa está alinhada com “e eu quero”, “e eu preciso”, também não levará a nada de bom. Sua tarefa é transferir a contraparte da posição “criança” ou “pai” para a posição “adulta”, então a tecnologia de negociação passo a passo será mais eficaz.