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As viagens de negócios em uma empresa são bastante comuns. É importante para um contador saber quais documentos devem ser solicitados a um trabalhador destacado no retorno e como registrar com precisão todas as despesas incorridas. Em 2017, o procedimento de tributação das diárias será alterado. Neste artigo falaremos sobre as próximas mudanças e regras para contabilização de viagens de negócios em 2017.

Documentos necessários ao solicitar uma viagem de negócios

Desde 2015, o procedimento de registro de viagens de negócios ficou muito mais simples. Agora não é necessário emitir um certificado de viagem e uma missão oficial - esses documentos foram cancelados pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 29 de dezembro de 2014 nº 1595. No entanto, várias empresas ainda usam esses documentos para ao controle. Isto não contraria a lei, mas a utilização destes formulários deve estar consagrada no documento interno da empresa.

Também em 2015, o diário de bordo dos trabalhadores destacados passou a ser facultativo.

Regras detalhadas para contabilização de viagens de negócios e despesas para elas estão consagradas no Decreto do Governo da Federação Russa datado de 13 de outubro de 2008 nº 749 “Sobre as peculiaridades do envio de funcionários em viagens de negócios”.

Quais documentos devem ser preenchidos ao enviar um funcionário em viagem de negócios? Existem apenas dois deles:

1. Decisão escrita do diretor (por exemplo, uma ordem).

2. Nota oficial do colaborador, mas apenas quando se deslocar em viagem de negócios em transporte pessoal, oficial ou alugado.

Acontece que o documento mais importante é a ordem do gestor. A nota de serviço é emitida apenas na utilização de automóvel ou outro transporte oficial (pessoal ou alugado).

Um funcionário tem o direito de escrever um memorando, independentemente do método de deslocamento de ida e volta para a viagem de negócios. Na nota, ele pode indicar as despesas previstas e pré-calcular o valor necessário. O procedimento para elaboração de tais notas geralmente também está registrado na legislação local da empresa.

Despesas de viagem e relatórios sobre elas

Em primeiro lugar, importa referir que o trabalhador, durante a viagem de negócios, continua a receber um salário. É calculado apenas com base no rendimento médio.

Despesas básicas de viagem (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa):

• diária;
• custos de viagem;
• alojamento;
• outras despesas razoáveis.

Per diem de uma nova maneira

Há muito tempo que não existe limite diário de subsídios na Rússia. Empresas comerciais e empreendedores individuais têm o direito de definir qualquer tamanho (OSNO - cláusula 12 cláusula 1 do artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa, USN - cláusula 13 cláusula 1. 346.16 do Código Tributário da Federação Russa), fixando isso em um ato regulatório local ou em um acordo coletivo.

Na maioria das vezes, as pequenas empresas definem o valor diário para viagens dentro da Rússia em 700 rublos. Isto se deve ao fato de que exatamente esse valor não está sujeito ao imposto de renda pessoal (cláusula 3 do artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa). Você pode definir o valor da diária em um valor maior, então o imposto de renda pessoa física deve ser retido do valor excedente. Para viagens de negócios ao exterior, há um limite de 2.500 rublos - as diárias dentro desses limites não estão sujeitas ao imposto de renda pessoal.

Neste momento, as diárias de qualquer valor não estão sujeitas a prémios de seguro. Ou seja, não importa o valor da diária - 700 rublos ou talvez 3.000 rublos por dia.

A partir de 01/01/2017, estão sendo feitas alterações no Código Tributário da Federação Russa, segundo as quais as diárias estarão sujeitas a contribuições de seguro dentro dos limites estabelecidos (cláusula 2, cláusula 1, artigo 422 do Código Tributário do Federação Russa). A regra aqui será a mesma da apuração diária do imposto de renda pessoa física. Isso significa que as diárias que excederem o limite (700 rublos ou 2.500 rublos) estarão sujeitas a contribuições de seguro.

Por exemplo, uma empresa paga diárias no valor de 1.000 rublos por dia. O funcionário esteve em viagem de negócios por 4 dias. Para todos os dias da viagem de negócios, ele deverá pagar 4.000 rublos por dia. No entanto, de acordo com a norma, apenas 2.800 rublos não são tributados (700 rublos x 4 dias). A diferença entre o pagamento efetivo e o limite (4.000 - 2.800 = 1.200) está sujeita ao imposto de renda pessoal e às contribuições de seguro.

Custos de viagem

As despesas de viagem de ida e volta ao local da viagem de negócios são compensadas integralmente ao funcionário, mas sujeitas à sua confirmação documental (artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa).

Caso o funcionário viaje de trem, também será ressarcido do custo da roupa de cama. E o custo do transporte será confirmado pela passagem de trem.

Ao viajar de avião, você precisará de passagem (recibo de itinerário) e cartão de embarque.

Caso perca seus documentos, você terá que solicitar à transportadora um certificado confirmando sua viagem.

Se o funcionário sair de carro, deverá anexar um memorando e guias de transporte. Além disso, para confirmar os custos de combustível, é necessário anexar ao relatório os recibos do posto de gasolina.

Os viajantes a negócios costumam usar serviços de táxi. Tais despesas também podem ser levadas em consideração se a viagem for de uma estação de trem (aeroporto) para um hotel/local de viagem de negócios ou vice-versa (cartas do Ministério das Finanças de 14 de junho de 2013 nº 03-03-06/1/ 22223 e datado de 8 de novembro de 2011 nº 03-03- 01/06/720).

Custo de vida

Na maioria das vezes, um funcionário mora em um hotel durante uma viagem de negócios. Para aceitar despesas, são necessários documentos comprovativos da sua estadia, emitidos pelo hotel. Se o pagamento for feito em dinheiro, você precisará de um recibo em dinheiro ou de um formulário de relatório rigoroso.

Se você alugou um apartamento para morar, precisará de um contrato de locação e cópias dos documentos de propriedade.

outras despesas

Durante uma viagem de negócios, um funcionário pode incorrer em despesas adicionais. Por exemplo, para conversas telefónicas, despesas de hospitalidade, processamento de vistos, reservas de quartos, etc. Uma condição importante para a aceitação de despesas adicionais é a sua necessidade de produção e a disponibilidade obrigatória de documentos comprovativos.

Ao retornar de uma viagem, o trabalhador destacado deve informar no prazo de três dias úteis as despesas realizadas (anexar documentos, devolver o restante do dinheiro) e assinar um relatório prévio.

Em 8 de janeiro de 2015, foram introduzidas alterações introduzidas pelo Decreto do Governo da Federação Russa datado de 29 de dezembro de 2014 nº 1.595 aos Regulamentos sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa datado de outubro Entrou em vigor a Portaria nº 749, de 13 de janeiro de 2008: foram excluídos do texto do Regulamento os conceitos de “certificado de viagem”, “atribuição oficial” e “relatório de trabalho realizado em viagem de negócios”.

Mudanças semelhantes foram feitas pelo Decreto do Presidente da Federação Russa de 12 de dezembro de 2014 nº 765 ao Procedimento e condições para o destacamento de funcionários públicos federais, aprovado pelo Decreto do Presidente da Federação Russa de 18 de julho de 2005 No. .813 (as alterações entraram em vigor em 1º de fevereiro de 2015).

Além disso, por despacho do Ministério das Finanças da Rússia nº 147n, do Ministério do Trabalho da Rússia nº 1.044 datado de 15 de dezembro de 2014, Instrução do Ministério das Finanças da URSS, do Comitê Estadual do Trabalho da URSS e o Conselho Central de Sindicatos de toda a Rússia, datado de 7 de abril de 1988, nº 62 “Em viagens oficiais de negócios dentro da URSS” foi cancelado.

Como essas mudanças afetarão os planos de viagem dos funcionários?

Estamos introduzindo alterações nos regulamentos sobre viagens de negócios para funcionários

Cada organização cujos funcionários são enviados em viagens de negócios deve ter um ato regulatório local aprovado pelo chefe da organização ou pessoa por ele autorizada (por exemplo, Regulamento sobre viagens de negócios de funcionários), regulamentando o procedimento para processamento de viagens de negócios, o momento das viagens de negócios, o procedimento e o montante da compensação pelas despesas associadas às viagens de negócios e outras questões relacionadas com viagens.

Agora é necessário fazer as devidas alterações neste documento ou aprovar sua nova edição.

Observação!

A fim de adequar os atos jurídicos regulamentares à legislação atual da Federação Russa, Instrução do Ministério das Finanças da URSS, do Comitê Estadual do Trabalho da URSS e do Conselho Central de Sindicatos de Todos os Sindicatos de 07/04 /1988 No. 62 “Em viagens oficiais de negócios dentro da URSS” declarado inativo no território da Federação Russa (Despacho do Ministério das Finanças nº 147n, Ministério do Trabalho da Rússia nº 1.044 de 15 de dezembro de 2014).

Motivos para enviar um funcionário em viagem de negócios

De acordo com a nova edição do parágrafo. 2 cláusula 3 do Regulamento sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa datado de 13 de outubro de 2008 nº 749 (doravante denominado Regulamento sobre Viagens de Negócios), os funcionários são enviados em viagens de negócios com base na decisão do empregador, por um determinado período de tempo, de cumprir uma missão oficial fora do seu local de trabalho permanente. A viagem de um funcionário enviado em viagem de negócios por decisão do empregador a uma unidade separada da organização remetente (escritório de representação, filial) localizada fora do local de trabalho permanente também é reconhecida como viagem de negócios.

No entanto, os Regulamentos de Viagem não determinam se a decisão do empregador deve ser tomada por escrito. A este respeito, notamos que se anteriormente o período pelo qual o empregador envia um empregado em viagem de negócios era indicado em três documentos - a missão oficial para envio em viagem de negócios, a ordem de envio em viagem de negócios e o certificado de viagem , agora, após o cancelamento do certificado de viagem e da missão oficial, o único documento que define a duração da viagem de negócios é a ordem de envio do funcionário em viagem de negócios, e só pode ser escrito. Portanto, em ato regulatório local, recomendamos formular esta disposição, por exemplo, assim:

Por falar nisso

A Receita Federal tem manifestado reiteradamente a opinião de que a presença e execução de ordem de envio de funcionário em viagem de negócios, atribuição oficial de envio em viagem de negócios e relatório sobre sua execução são determinados pelo fluxo documental interno da organização , e para confirmação documental para fins de tributação dos lucros das organizações, esses documentos não são obrigatórios (ver. , por exemplo, cartas do Serviço Fiscal Federal da Rússia datadas de 25 de novembro de 2009 No. MN-22-3/890@ e datado de 18 de agosto de 2009 nº 3-2-06/90, carta do Serviço Fiscal Federal de Moscou datada de 28 de outubro de 2010 nº 16-15/113462@ ).
No entanto, de acordo com o parágrafo. 4 parágrafos 1 art. 252 do Código Tributário da Federação Russa, despesas documentadas significam despesas confirmadas, em particular, por documentos que confirmam indiretamente as despesas incorridas, incl. pedido de viagem de negócios e documentos de viagem.
Acreditamos que o serviço fiscal passou a reconhecer tanto a obrigação de emissão de ordem de viagem de negócios como a possibilidade de comprovar o período de permanência em viagem de negócios com documentos de viagem sem emissão de certificado de viagem.

Determinamos o tempo real de permanência do funcionário em viagem de negócios

Antes das alterações ao Regulamento de Viagens de Negócios, o documento que comprovava a duração real da estadia do colaborador em viagem de negócios, de acordo com a cláusula 7 do Regulamento de Viagens de Negócios, era um certificado de viagem. Mas em alguns casos, foi impossível marcar a chegada aos pontos de viagem de negócios e a saída deles, e o Ministério das Finanças da Rússia, em carta datada de 16 de agosto de 2011 nº 03-03-06/3/7, esclareceu que nestas situações o facto de se encontrar no local da viagem de negócios no horário estabelecido pode ser comprovado por outros documentos, nomeadamente:

Ordem (instrução) para enviar funcionário em viagem de negócios;

Atribuição oficial para envio em viagem de negócios e relatório de sua execução;

Documentos de viagem, que indiquem as datas de chegada e saída do destino;

Fatura do hotel confirmando o período de permanência no local da viagem de negócios.

Observação!

De acordo com a nova edição da cláusula 7 do Regulamento de Viagens de Negócios, é determinado o período efetivo de permanência do funcionário no local da viagem de negócios de acordo com documentos de viagem, representado pelo empregado no retorno de viagem de negócios.

E isso é bastante lógico, porque... o pedido confirma apenas planejado prazo viagens de negócios, missão oficial cancelada, conta do hotel apenas confirmada duração da estadia e as passagens estão confirmadas toda a duração da sua estadia em viagem de negócios, incluindo viagens de ida e volta e acomodação no local da viagem de negócios.

Existe uma saída!

O Ministério das Finanças da Rússia, em carta datada de 05/02/2010 nº 03-03-05/18, explicou que em caso de perda dos documentos de viagem originais, uma segunda via do documento de viagem ou uma cópia de uma cópia do bilhete restante à disposição da organização de transportes que transportou o indivíduo, ou um certificado da organização de transportes indicando dados que permitam identificar um indivíduo, o seu itinerário de viagem, preço do bilhete e data da viagem.

De acordo com o parágrafo. 2 cláusula 9 do Procedimento e condições para destacamento de funcionários públicos estaduais federais, aprovado pelo Decreto do Presidente da Federação Russa datado de 18 de julho de 2005 nº 813 (conforme alterado em 12 de dezembro de 2014; doravante denominado Procedimento e condições de destacamento), na falta de documentos de viagem (bilhetes), o tempo real de permanência de um funcionário em viagem de negócios é determinado por outros documentos que comprovem o período de sua permanência em viagem de negócios, cuja lista é aprovada por o Ministério das Finanças da Federação Russa.

Acreditamos que esta lista será útil não apenas para agências governamentais federais, fundos extra-orçamentários estaduais da Federação Russa e agências governamentais federais, mas também para outras organizações não relacionadas ao setor orçamentário.

Os funcionários costumam viajar em viagens de negócios em veículos próprios. De acordo com o novo - segundo - parágrafo da cláusula 7ª do Regulamento de viagens de negócios, no caso de funcionário que se desloque até o local da viagem de negócios e (ou) de volta ao local de trabalho em transporte pessoal (automóvel, motocicleta) o tempo real de permanência no local da viagem de negócios é indicado no memorando, que é apresentado pelo empregado ao retornar de uma viagem de negócios ao empregador, juntamente com documentos comprovativos que comprovem a utilização do transporte especificado para deslocamento de ida e volta ao local da viagem de negócios (guias de transporte, faturas, recibos, recibos de dinheiro, etc.) .

O memorando é elaborado em qualquer formato, mas se na organização de viagens de negócios em transporte pessoal for bastante comum, recomendamos o desenvolvimento de um formulário especial que permitirá ao colaborador indicar todas as informações necessárias e evitar erros.

O formulário do memorando e um exemplo de preenchimento (Exemplo 1) encontram-se no anexo ao Regulamento de viagens de negócios dos colaboradores.

As notas de escritório, juntamente com os documentos que comprovem a utilização do automóvel (guias de transporte, recibos de gasolina, recibos de estacionamento e viagens em estradas com portagem, etc.), juntamente com um relatório prévio, são transferidos para o departamento de contabilidade.

Como confirmar visitas a vários destinos de viagens de negócios?

Anteriormente, era possível colocar no documento de viagem anotações sobre chegada e saída de cada ponto de viagem de negócios. Na nova edição do Regulamento de Viagens de Negócios, não há regras sobre como indicar vários locais que um colaborador deve visitar durante uma viagem de negócios. Você pode, é claro, para confirmar despesas de viagem, listar todos os pontos de viagem de negócios visitados pelo funcionário em um memorando com documentos de viagem anexados, confirmando a movimentação do funcionário de um ponto de viagem de negócios para outro.
Contudo, uma vez que a nova edição do Regulamento de Viagens de Negócios não menciona a obrigação de indicar na nota todos os locais visitados pelo colaborador em viagem de negócios, acreditamos que a apresentação dos documentos de viagem será suficiente.

Refira-se que nas organizações orçamentais, nos termos da cláusula 21.1 do Procedimento e Condições de Destacamento, é concedido o reembolso de despesas associadas à utilização de transporte pessoal por funcionário público para deslocação ao local de afectação e regresso - ao local permanente do serviço público estadual federal é realizado na forma determinada pelo Governo Federação Russa.

Além disso, de acordo com a cláusula 22 do Procedimento e Condições para Viagens de Negócios, na ausência de documentos de viagem (bilhetes) ou documentos emitidos por organizações de transporte e confirmando as informações contidas nos documentos de viagem (bilhetes), nenhum pagamento de tarifa é feito, com exceção do reembolso de despesas associadas à utilização de transporte pessoal para deslocações de e para viagem de negócios.

Viagem de negócios ao exterior

A cláusula 15 do Regulamento sobre Viagens de Negócios perdeu força, portanto, os certificados de viagem não precisam ser emitidos no caso de uma viagem de negócios aos estados membros da Comunidade de Estados Independentes com os quais foram celebrados acordos intergovernamentais, com base dos quais, nos documentos de entrada e saída, as autoridades fronteiriças não fazem anotações sobre a travessia das fronteiras do estado.

De acordo com a nova edição da cláusula 19 do Regulamento sobre Viagens de Negócios, a data de travessia da fronteira estadual da Federação Russa ao viajar do território da Federação Russa para o território da Federação Russa é determinada pelos documentos de viagem ( ingressos).

A nova edição do Regulamento de Viagens de Negócios nada diz sobre as formas de confirmar a data da passagem da fronteira caso o funcionário tenha viajado a negócios, por exemplo, em carro da empresa. Acreditamos que as datas de travessia da fronteira estadual devam ser indicadas no memorando.

Emitimos uma ordem para enviar um funcionário em viagem de negócios

Se a sua organização decidiu usar os formulários padronizados nº T-9 “Ordem de envio de funcionário em viagem de negócios” e T-9a “Ordem de envio de funcionários em viagem de negócios”, aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 5 de janeiro de 2004 nº 1, você deve cumprir o Procedimento para uso de formulários padronizados de documentação contábil primária, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datado de 24 de março de 1999 nº 20 (doravante denominado Procedimento para Aplicação de Formulários Unificados).

De acordo com as partes dois e três do Procedimento para a Aplicação de Formulários Unificados, todos os detalhes dos formulários unificados aprovados pelo Comitê Estatal de Estatística da Rússia permanecem inalterados (incluindo código, número do formulário, nome do documento); a exclusão de detalhes individuais dos formulários unificados não é permitido.

A linha para indicação da base do pedido nos formulários unificados nº T-9 e T-9a não é um atributo separado, mas apenas parte do atributo “Texto”, elaborado em forma tabular, mas aconselhamos não alterar redação interlinear - podemos excluir as palavras “atribuição oficial”, apesar de essas palavras terem perdido completamente a relevância.

Caso a organização tenha aprovado formulários locais unificados de pedidos para envio de funcionário (trabalhadores) em viagem de negócios (Exemplos 2 e 3), tudo fica simplificado, pois nada o impede de fazer as alterações necessárias no formulário local e reaprová-lo. A linha para indicar a base do pedido pode ser assim:

Base: ___________________________________________________
nome, data e número do documento

Qual é agora a base para a emissão do pedido? Um empregador pode enviar um funcionário em viagem de negócios por vários motivos, por exemplo:

• se as viagens de negócios estiverem previstas em contrato de execução de trabalho (prestação de serviços) ou em contrato de atividades conjuntas, esse contrato é indicado como base para a emissão do pedido;
• se for necessária uma viagem de negócios para efeitos de coordenação e/ou assinatura de documentos, a base poderá ser um memorando interno do chefe do departamento;
• caso a organização possua um plano aprovado para viagens de negócios dos colaboradores durante um trimestre, meio ano ou um ano inteiro, a base para a emissão do pedido será este plano;
• se houver necessidade de resolver problemas específicos de atividades produtivas, económicas, financeiras e outras, a base também pode ser uma nota oficial (relatório), ou um plano de ação, ou um convite no âmbito de atividades conjuntas;
• se uma organização tiver recebido um convite para participar numa conferência, reunião, seminário ou outro evento com o objetivo de estudar, resumir e divulgar experiências, novas formas e métodos de trabalho, e o empregador considerar tal participação útil, este convite é indicado como base para a emissão de um pedido.

Como emitir uma missão oficial?

De acordo com a nova edição do parágrafo. 2 cláusula 3 do Regulamento de Viagens de Negócios, os funcionários são enviados em viagens de negócios com base na decisão do empregador por um determinado período de tempo para cumprir uma missão oficial fora do local de trabalho permanente. Ao mesmo tempo, no art. 166 do Código do Trabalho da Federação Russa fala sobre à disposição empregador.

O Regulamento de Viagens de Negócios nada diz sobre a necessidade de formalizar tal ordem por escrito. Consequentemente, a própria organização deve decidir se é necessário formalizar as atribuições oficiais por escrito, que forma escolher para tal e quem as assinará, bem como a forma como o colaborador pode confirmar o cumprimento das atribuições oficiais.

Observe que na maioria dos casos não é necessária uma forma escrita separada de atribuição oficial, uma vez que a atribuição (finalidade) é formulada no pedido, e o resultado da viagem é confirmado pelos documentos trazidos pelo funcionário. Por exemplo, um funcionário foi instruído a realizar uma viagem de negócios, cujo objetivo é encontrar-se com a contraparte e obter a sua assinatura no contrato. Após retornar de uma viagem de negócios, o funcionário apresenta um contrato assinado à administração.

Nesses casos, formalizar uma missão oficial por escrito é simplesmente uma papelada desnecessária, assim como um relatório sobre o trabalho realizado em viagem de negócios.

No entanto, há frequentemente casos em que a missão atribuída a um trabalhador destacado é bastante complexa, consistindo em diversas tarefas, por vezes não relacionadas, repletas de dados numéricos, ou seja, algo que é impossível, por um lado, lembrar e, por outro, provar que existia tal ordem. É claro que, nesses casos, a missão oficial exige a forma escrita.

No Regulamento sobre viagens de negócios dos colaboradores da organização, os pontos relevantes podem ser formulados da seguinte forma:

Existe outra forma de formalizar uma missão oficial. Nos formulários unificados locais de pedidos de envio de funcionário (trabalhadores) em viagem de negócios, em vez das linhas “para a finalidade” (no formulário de assunto único) e “finalidade” (no formulário de assunto múltiplo), você pode forneça as linhas “Atribuição oficial”, nas quais você indica um breve conteúdo da atribuição oficial (ver Exemplos 2 e 3).

Observação: cláusula 6 do Regulamento de Viagens de Negócios, que afirmava sobre o propósito da viagem, que deveria ter sido indicado na descrição do cargo, tornou-se inválido.

Se o âmbito da missão oficial for grande, pode ser indicado não no próprio despacho, mas sim em anexo ao mesmo (Exemplo 4), não esquecendo de indicar no despacho que existe um apêndice.

Se a organização utiliza formulários unificados nº T-9 e T-9a, você também pode inserir linhas adicionais neles para indicar uma atribuição oficial ou elaborar uma folha solta “Atribuição oficial”, porque de acordo com a quinta parte do Procedimento para utilização de formulários unificados na produção de produtos em branco com base em formulários unificados de documentação contábil primária, é permitido fazer alterações em termos de expansão e estreitamento de colunas e linhas, levando em consideração a importância dos indicadores, inclusão de linhas adicionais (inclusive livres) e folhas soltas pela comodidade de colocar e processar as informações necessárias.

Em vez de uma folha solta, você pode emitir uma ordem de serviço na forma de um anexo ao pedido.

Parágrafo 2º da cláusula 26 do Regulamento de Viagens de Negócios, segundo o qual o empregado, ao retornar de viagem de negócios, era obrigado a apresentar ao empregador, no prazo de três dias úteis, um relatório escrito sobre o trabalho realizado em viagem de negócios, acordado com o chefe da unidade estrutural do empregador, tornou-se inválido desde 8 de janeiro deste ano.

Pode-se tirar a seguinte conclusão: tal como na questão da atribuição oficial, a organização deve decidir de forma independente se tal relatório é necessário, em que forma deve ser apresentado e quem deve assiná-lo, e, se a organização considerar necessário, concordar e/ou aprová-lo.

Por falar nisso

De acordo com sub. “b” cláusula 35 do Procedimento e condições para viagens de negócios, ao retornar de viagem de negócios, o servidor é obrigado a apresentar ao órgão estadual no prazo de três dias úteis relatório sobre o trabalho realizado durante o período de estadia em viagem de negócios, acordado com o chefe da unidade estrutural em que ocupa o cargo de servidor público estadual federal.

No Regulamento sobre viagens de negócios dos colaboradores da organização, os pontos relevantes podem ser formulados da seguinte forma:

Observe que em alguns casos não há necessidade de fornecer um relatório. Por exemplo, se um funcionário foi enviado em viagem de negócios para adquirir peças de reposição, após retornar de uma viagem de negócios ele só precisa entregá-las ao almoxarifado e enviar os documentos dessas peças de reposição ao departamento de contabilidade. Casos semelhantes podem ser previstos no Regulamento sobre viagens de negócios de colaboradores, por exemplo:

Contabilização de saída de trabalhadorese aqueles que vêm em viagens de negócios

De acordo com a cláusula 8 do Regulamento, o procedimento e os formulários para registrar os trabalhadores que saem em viagens de negócios da organização de envio e chegam à organização para a qual são enviados são determinados pelo Ministério do Trabalho e Proteção Social da Federação Russa.

O procedimento e os formulários de registro dos funcionários que saem em viagem de negócios da organização de envio e chegam à organização para a qual estão destacados são aprovados pela Portaria do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social de 11 de setembro de 2009 nº 739n (doravante denominada como Pedido nº 739n).

No formulário do diário de bordo dos funcionários que saem em viagem de negócios da organização remetente, constante do Anexo n.º 2 ao Despacho n.º 739n, é prevista uma coluna para indicar a data e o número do certificado de viagem. Antes de serem feitas alterações no Pedido nº 739n, você pode colocar um travessão nesta coluna.

Nosso conselho

Um travessão (em travessão) é produzido pressionando três teclas simultaneamente: Ctrl + Alt. + «-» no teclado numérico.

O formulário do diário de bordo dos trabalhadores que chegaram à organização para onde estão destacados, constante do Anexo n.º 3 ao Despacho n.º 739n, prevê a indicação do nome da organização que emitiu o certificado de viagem. Nesta coluna você deve indicar o nome da organização remetente.

Quanto aos servidores públicos federais, a cláusula 10 do Procedimento e Condições de Destacamento previa que os órgãos governamentais mantivessem registros das saídas e chegadas dos servidores públicos em viagens de negócios em diários especiais por meio de formulários, cujo procedimento de aprovação é determinado pelo Governo da Rússia Federação. O representante do empregador ou pessoa por ele autorizada por sua ordem (instrução) nomeia um funcionário responsável pela manutenção desses registros e pela anotação dos certificados de viagem.

Assim, até o momento da publicação deste artigo, a questão do registro dos servidores que viajam e chegam em viagens de negócios não foi resolvida.

Concluindo, gostaríamos de chamar a atenção para o fato de que a exclusão do texto do Regulamento de Viagens de Negócios de conceitos como “objetivo da viagem de negócios”, “atribuição de trabalho”, “certificado de viagem”, “relatório de trabalho realizada em viagem de negócios” não significa que o empregador não tenha que formular o objetivo da viagem de negócios e não impõe a proibição do uso dos documentos listados. Portanto, se uma organização considerar aconselhável utilizar certificado de viagem e outros documentos em formato que lhe seja familiar e conveniente, recomendamos indicá-lo no Regulamento de viagens de negócios dos funcionários da organização.
No entanto, não se pode ignorar que neste caso é possível um problema: o destinatário pode recusar categoricamente a marcação da chegada ao local da viagem de negócios e da saída deste, referindo-se à nova edição do Regulamento.

Alguns tipos de trabalho podem exigir que os funcionários percorram distâncias longas ou curtas que estão diretamente relacionadas ao desempenho das funções essenciais do trabalho. Por Arte. 166 do Código do Trabalho da Federação Russa, viagem de negócios é qualquer saída de um empregado durante o horário de trabalho fora da empresa relacionada ao desempenho de tarefas laborais. A duração mínima de uma viagem de negócios pode ser de um dia útil, mas a máxima não é limitada. A duração de uma viagem de negócios é determinada pela necessidade de cumprimento da tarefa atribuída, tendo em conta a sua complexidade e volume. O empregador deverá formalizar formalmente a saída dos empregados em viagem de negócios, definindo previamente suas metas e objetivos.

Em viagens de negócios de longo prazo que envolvam a saída da sua cidade natal, os funcionários têm direito a um subsídio diário – fundos adicionais para despesas de subsistência. Eles também podem contar com indenização por despesas de viagem e aluguel de moradia.

É importante compreender as diferenças entre uma viagem de negócios e um trabalho que exige viagens constantes. Vamos apresentar as semelhanças e diferenças em forma de tabela:

Viagem de negócios: papelada 2019

Como resultado das alterações introduzidas pelo Decreto Governamental n.º 771, de 29 de julho de 2015, apenas dois documentos são atualmente utilizados para registar oficialmente uma viagem de negócios:

1. Um pedido no formulário T-9 ou T-9a é o formulário principal que determina a direção, objetivo da viagem, sua duração, etc.
2. O relatório prévio no formulário AO-1 é o documento com o qual o funcionário comprova as despesas por ele incorridas com a anexação de documentos comprovativos.

De acordo com as alterações que entraram em vigor, não é mais necessário o preenchimento de atribuição oficial e certificado de viagem, bem como o registro da saída em diário especial. Ao mesmo tempo, as organizações habituadas a este método de registo não podem recusar a lavratura dos documentos acima referidos, até porque tal não é proibido por lei. Neste caso, o procedimento para documentar uma viagem de negócios deve ser prescrito nos regulamentos locais internos da organização.

Fazendo um pedido

O diretor de pessoal da organização elabora ordem para enviá-lo em viagem de negócios. Existem dois tipos de formulários: formulário T-9 - para um funcionário e formulário T-9a - para um grupo de funcionários ao mesmo tempo. O pedido pode ser elaborado de forma livre, sem utilização de formulário aprovado, mas deve indicar:

• detalhes da organização empregadora;
• NOME COMPLETO. e a posição do funcionário;
• ponto de partida;
• destino;
• tempo de permanência na viagem;
• propósito da viagem;
• valor da diária.

O chefe da empresa assina o documento e o devolve ao departamento de RH. O viajante conhece o pedido e o assina. Se a viagem for planejada para ser longa e longa, o funcionário, de forma independente ou com a ajuda de pessoas autorizadas pela organização, encomenda passagens e reserva um quarto de hotel para hospedagem. Com base no pedido e em uma estimativa preliminar das próximas despesas, o departamento de contabilidade da empresa calcula o valor do adiantamento, que deve incluir diárias, verbas para viagens e hospedagem (caso não tenham sido pagas antecipadamente). Um adiantamento pode ser concedido a um funcionário de duas maneiras:

• dinheiro do caixa da organização;
• não em dinheiro, por meio de transferência de fundos para o cartão do funcionário.

O prazo para pagamento do adiantamento é determinado pela regulamentação local da organização. Ao viajar, você deve recolher todos os cheques e recibos, pois na elaboração do relatório de despesas eles são utilizados como confirmação das despesas incorridas.

Se um prazo curto foi alocado para a conclusão de trabalhos ou tarefas, mas há muito a ser feito e você tem que trabalhar mais do que em dias normais, isso também precisará ser refletido no boletim escolar usando o código que é adotado para isso na organização. O trabalho será remunerado com horas extras.

Viagem de negócios de um dia: papelada, 2019

A duração mínima da viagem pode ser de um dia. Consiste na deslocação do trabalhador até um ponto de onde seja possível regressar ao seu local de residência no mesmo dia. O procedimento de registro de viagens curtas de trabalho praticamente não difere das viagens de vários dias. As diferenças estão no procedimento de pagamento. O empregador deve reembolsar os custos de transporte se o empregado possuir documentos de viagem. Quanto às diárias, elas não são pagas para viagens de trabalho curtas, de acordo com o parágrafo 10 do Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749. A exceção são as viagens de negócios de um dia ao exterior. A diária, neste caso, é a metade da norma estabelecida. Esses números devem ser especificados nos regulamentos locais da organização.

Viagem de negócios local: papelada, 2019

É costume chamar uma viagem local de viagem de negócios que não exige que o funcionário se desloque para fora da localidade onde a organização empregadora está localizada. A viagem de negócios de um funcionário em viagem curta é documentada por meio de memorando para que sua ausência ao local de trabalho não seja considerada absenteísmo. As despesas não são reembolsadas de forma alguma, pois simplesmente não existem (mas se o trabalhador ainda conseguir gastar o seu dinheiro em viagens, o empregador será obrigado a reembolsar as suas despesas com base nos documentos fornecidos).

Viagem de negócios em dia de folga: papelada, 2019

Acontece que um funcionário tem que iniciar viagem de trabalho nos finais de semana ou feriados. Por exemplo, sair mais cedo para passar uma semana inteira de trabalho no destino, necessário para resolver a tarefa. Nessas situações, é devido acréscimo salarial por trabalho nos finais de semana ou, a pedido do empregado, é concedido afastamento em qualquer outro dia do ano, conforme art. 153 Código do Trabalho da Federação Russa. Isto também é verdade se você retornar em um fim de semana. As viagens e outras despesas de viagem são reembolsadas de acordo com as regras habituais.

Viagem de negócios durante férias, características de 2019

Ocasionalmente, é necessário enviar um especialista que está de férias em viagem de negócios para solucionar um problema urgente. Faça isso por Arte. 125 do Código do Trabalho da Federação Russa, só é possível com o consentimento do funcionário. Durante a viagem de negócios, o empregado deve ser oficialmente retirado das férias por ordem especial do empregador, assinada sob qualquer forma. O despacho indica os motivos do recall, indica a data de retorno ao trabalho e a quantidade de dias de férias não gozados. O funcionário deve indicar seu consentimento por escrito. Então tudo é feito de acordo com as regras padrão. Os demais dias de férias deverão ser concedidos ao empregado para descanso em qualquer horário por ele escolhido. Ou podem ser adicionados ao feriado do próximo ano.

Numa situação tão excepcional, o contador precisa lembrar que se o período de férias do funcionário mudar, o valor das férias recebidas também deverá mudar. Como o pagamento das férias é pago antes do início das férias, o empregado demitido pode ter uma conta a pagar ao empregador correspondente ao valor das férias pagas a maior pelos dias de férias não utilizados. O contador da organização deve decidir o que fazer com esse valor: creditá-lo novamente ou devolvê-lo à conta da organização.

Viagem de negócios ao exterior: regras 2019

Se um funcionário for para o exterior e para uma viagem de negócios ao exterior precisar obter um passaporte estrangeiro e pagar uma taxa de visto, a organização remetente deverá compensar essas despesas. Nesse caso, o adiantamento pode ser emitido em rublos ou em moeda estrangeira. Se um funcionário recebeu um adiantamento em rublos e trocou moeda de forma independente, é importante guardar e anexar um certificado da casa de câmbio ao relatório de adiantamento. Alterações nas taxas de câmbio na data da troca e na data de aprovação do relatório podem afetar o reembolso de despesas de viagem. Sem um certificado que indique a taxa de compra e venda, o recálculo em rublos será realizado à taxa vigente no dia da aprovação do relatório prévio e, dependendo da situação econômica, o valor devido para reembolso poderá diminuir.

Como já mencionado, são necessários subsídios diários aumentados para viagens ao exterior. Os dias em que as diárias são acumuladas com taxa acrescida são limitados pelas marcas de passagem da fronteira do estado. De acordo com o Decreto do Serviço Fiscal Federal da Rússia para a cidade de Moscou de 08.08.2008 nº 28-11/074505, no caso em que o departamento de contabilidade não possua passaporte internacional de viajante, a base de cálculo da diária subsídio é a ordem do gerente para viajar, impressão ou fotocópia da passagem ou cartão de embarque e fatura de hospedagem em hotel. Se houver um longo caminho a percorrer desde a fronteira ou se a viagem de negócios continuar por algum tempo no território da Federação Russa, os dias restantes serão pagos à taxa nacional. É importante que todos os documentos comprovativos em língua estrangeira sejam anexados ao relatório de despesas com tradução linha por linha para o russo.

Relatório de viagem de negócios

Uma tarefa importante para um viajante de negócios é coletar e armazenar cuidadosamente todos os documentos que comprovem o gasto de fundos relacionados à organização de uma viagem de trabalho. No regresso, no prazo de três dias, o colaborador deverá fornecer ao departamento de contabilidade da organização um relatório prévio detalhado da viagem e das despesas em dinheiro, cuja informação deverá ser comprovada mediante anexação de documentos comprovativos. O relatório prévio é um documento de estrita responsabilidade e é executado em formulário frente e verso conforme Formulário nº AO-1. A frente do papel indica os dados pessoais do funcionário, informações sobre a viagem, a emissão de fundos e os resultados da verificação das informações por pessoas autorizadas. O verso contém informações específicas sobre despesas, datas, valores e documentos que comprovam as transações.

Exemplo de preenchimento do formulário de relatório antecipado

De acordo com as regras existentes, antes de serem submetidos ao departamento de contabilidade, todos os documentos (cheques, recibos, bilhetes) devem ser colados cuidadosamente, um após o outro, em folha A4. Caso o valor do adiantamento não tenha sido gasto integralmente, o funcionário devolve o restante ao caixa da organização, ou o déficit pode ser deduzido à força de seu salário. Caso a despesa ultrapasse o valor do adiantamento, o custo poderá ser reembolsado após aprovação da administração e acordo com o contador-chefe da organização.

Contabilidade

Após a apresentação do relatório antecipado, termina a viagem de negócios do funcionário e inicia-se o trabalho principal do contador, relacionado ao reflexo do fluxo de recursos no balanço e à preparação da contabilidade tributária. Mais precisamente, o trabalho do contador começou mais cedo. Mesmo quando o funcionário recebeu um adiantamento, o primeiro passo foi dado e apareceu o primeiro lançamento: Dt 71 Kt 50 - se o adiantamento foi pago em dinheiro no caixa da organização. Paralelamente, o caixa lavrou uma ordem de pagamento na qual o viajante assinou o recebimento do valor do adiantamento. Se o adiantamento foi transferido para a conta à ordem do empregado ou para o seu cartão de vencimento, o lançamento é o seguinte: Dt 71 Kt 51. A confirmação do adiantamento neste caso é o extrato bancário.

Recorde-se que quaisquer despesas de viagem cobertas pelos fundos da organização devem, em primeiro lugar, ser justificadas:

1. O valor das despesas deve ser documentado. Os bilhetes de viagem (para viagens aéreas - cartão de embarque) são considerados documentos comprovativos; recibos de vendas; recibos de caixa indicando o que foi comprado; formulários de relatórios rigorosos (recibos, faturas, etc.).
2. A necessidade de despesas é confirmada e justificada pela atribuição da viagem de negócios.
3. A atribuição de viagens tem ligação direta com as atividades da empresa.

Se as condições acima forem atendidas, o contador tem o direito de reduzir a base de cálculo do imposto de renda para o relatório antecipado em termos de viagens e pagamento de aluguel de moradia.

O valor do IVA é normalmente escrito numa linha separada nos documentos comprovativos, pelo que não é difícil determiná-lo. Os custos, a imputação do IVA e a sua apresentação para dedução devem ser refletidos em lançamentos contabilísticos separados. Em primeiro lugar, as despesas com passagens e alojamento são amortizadas sem IVA (Dt 20 Kt 71), depois o IVA é lançado separadamente (Dt 19 Kt 71) e o último lançamento é para dedução do imposto (Dt 68. IVA Kt 19). O custo dos bilhetes de ida e volta não inclui IVA, pelo que não há nada a reclamar para dedução. O IVA pago diretamente no exterior no valor do custo dos bilhetes de viagem ou pagamentos de hotel e destacado no recibo como uma linha separada não pode ser reclamado para dedução no território da Federação Russa.

Viagens de negócios e impostos 2019

Os prêmios de seguros e o imposto de renda pessoal não incidem sobre as diárias se o seu valor não ultrapassar os limites oficialmente aprovados. No preenchimento dos relatórios, o valor da diária paga, caso não ultrapasse o limite, é indicado duas vezes. Em primeiro lugar, como parte dos valores de pagamentos e recompensas acumulados a uma pessoa física e, a segunda vez, como parte de valores não sujeitos a prêmios de seguro. Via de regra, não são necessários documentos adicionais para confirmação, mas para total clareza, você pode justificar os valores com um demonstrativo contábil.

Observe que para viagens de negócios de um dia, o pagamento de diárias não é reconhecido como tal, portanto o valor total está sujeito a impostos.

Em relação à viagem de negócios ao exterior, se o funcionário foi reembolsado pelos custos de obtenção do passaporte estrangeiro e da taxa de visto, essas despesas são levadas em consideração para reduzir a base de cálculo do imposto de renda (claro, se a viagem ocorreu).

Aqui está um exemplo dos principais lançamentos contábeis utilizados no processamento de viagens de negócios:

As situações são diferentes e acontece que um viajante de negócios não consegue, por algum motivo, fornecer documentos comprovativos de despesas. Em tal situação, você deve primeiro tentar solicitar cópias dos documentos ao vendedor ou prestador de serviços. Se isso não for possível, a empresa reserva-se o direito não de reembolsar as despesas de viagem, mas de exigir do empregado o reembolso integral do adiantamento. Se a administração cooperar, o relatório emitido e o valor não confirmado serão considerados rendimentos do funcionário. Será necessário reter o imposto de renda pessoal e fazer contribuições para o seguro.

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Ao desenvolver um negócio, uma organização tem que expandir a sua área de atuação. Nesse sentido, há necessidade de envio de colaboradores da empresa em viagens de negócios a outras cidades e regiões. O procedimento de encaminhamento é regulamentado por lei. No entanto, para ter em conta todos os aspectos da actividade e finalmente regular as relações com os colaboradores, é preferível desenvolver um Regulamento sobre viagens de negócios. Você pode baixar um exemplo de posição para 2019 abaixo.

O Regulamento de Viagens de Negócios é um ato normativo de uma empresa no qual considera os principais pontos e questões que surgem no envio de seus colaboradores em viagens de negócios.

O regulamento sobre viagens de negócios especifica a legislação no âmbito de uma entidade económica, refletindo os documentos e procedimentos utilizados na própria organização.

Ao mesmo tempo, as normas nele consagradas não devem, em caso algum, contrariar a lei e não agravar a situação de quem trabalha na empresa.

As pequenas empresas podem não desenvolver os seus próprios regulamentos locais, mas resolver questões entre os trabalhadores através de disposições reflectidas nos contratos de trabalho. No entanto, se o número de trabalhadores for bastante significativo, então é mais racional introduzir uma disposição separada e fazer referência a ela nos contratos de trabalho.

Atenção! O principal objetivo do Regulamento de Viagens de Negócios é resolver questões entre a administração da empresa e os funcionários empregados na empresa em caso de situações controversas e sua resolução. Este ato visa também justificar os custos incorridos e incluí-los nas despesas na tributação dos lucros.

Quem deve ocupar o cargo

O regulamento sobre viagens de negócios não é um ato regulatório obrigatório do empreendimento. Portanto, os sujeitos podem desenvolvê-lo de forma voluntária.

Isto se deve ao fato de que as normas discutidas neste documento podem estar refletidas em outros Regulamentos da empresa (Acordo Coletivo, Regulamento de Remuneração, Regulamento Interno).

A principal exigência da lei é que sejam consideradas questões relacionadas à regulamentação de viagens de negócios. As pequenas empresas têm o direito de incluir estes pontos mesmo em todos os contratos de trabalho com um empregado. Mas isto exige muita mão-de-obra se houver um número suficientemente grande de funcionários na empresa.

Atenção! Se uma empresa envia frequentemente funcionários em viagens de negócios, é recomendável desenvolver esta disposição e utilizá-la como uma disposição separada na resolução de problemas com pessoal nesta área.

Download de amostra de regulamentos sobre viagens de negócios 2019

Baixe em formato Word.

O que está estipulado nos regulamentos sobre viagens de negócios

Disposições gerais

Todos os principais pontos relacionados com viagens de negócios estão consagrados na lei no regulamento n.º 749. Portanto, neste documento é necessário estipular aqueles pontos que ficam ao critério dos empregadores. Por exemplo, uma viagem de um empregado que trabalha em casa até o empregador é considerada uma viagem de negócios ou por que motivos uma viagem dentro de um dia será classificada como uma viagem de negócios?

Regras para viagens de negócios

As novas regras para viagens de negócios não exigem que um funcionário receba e. Agora tornou-se o documento fundamental. Porém, caso seja necessário que o funcionário ainda possua esses formulários, isso deverá ser informado nesta seção.

Aqui você precisa discutir o procedimento para reduzir ou estender a duração da viagem - em que condições cada ação pode ser realizada.

É imprescindível discutir o princípio pelo qual a duração da viagem é determinada para calcular corretamente o valor da diária com base nisso.

Atenção! Outro ponto que pode ser refletido nesta seção é o procedimento para atrair funcionário destacado para trabalhar em dia de folga.

Remuneração e garantias para funcionários destacados

A empresa tem o direito de determinar por si quais valores serão reembolsados ​​após a viagem, bem como a forma como o funcionário deve confirmar a elegibilidade das despesas incorridas.

A empresa reserva-se o direito de estabelecer diferentes valores de despesas reembolsáveis ​​para diferentes cargos.

Nesta seção é aconselhável instalar:

• Que tipo de transporte os funcionários de diferentes cargos devem utilizar para fazer uma viagem e retornar dela?
• Em que condições um funcionário tem direito de usar avião?
• Qual o valor máximo de pagamento de alojamento por dia (também pode ser definido para cada posição);
• Funcionários de quais cargos podem utilizar serviços de luxo - classe executiva, quartos de hotel de luxo, etc.
• É possível utilizar transporte pessoal para viagem de negócios e em que condições;
• É possível utilizar serviços de táxi em viagem de negócios?
• Quais documentos o funcionário deve apresentar para cada tipo de despesa?

Esta seção deve incluir as seguintes informações:

• Quanto tempo leva para um funcionário receber os fundos necessários para uma viagem de negócios?
• Como e em que prazo após o retorno de uma viagem deverá apresentar um relatório das despesas incorridas durante a mesma.

Procedimento para aprovação do regulamento

Como as disposições sobre viagens de negócios podem ser classificadas como regulamentos locais, elas não são obrigatórias para desenvolvimento e uso. No entanto, se você ainda decidir usá-lo, precisará seguir um determinado procedimento para colocá-lo em prática.

Os projetos de regulamento deverão ser enviados ao órgão sindical da empresa e aprovados na forma prescrita. Se isso não for formado, esta etapa poderá ser omitida.

Depois disso, ele é colocado em operação; isso pode ser feito de duas maneiras:

• Coloque um carimbo especial “Aprovo” no cargo, com a assinatura do gestor. Caso a disposição também tenha sido acordada com funcionários autorizados, também será necessário fornecer colunas para eles.
• Emitir um documento administrativo separado - um despacho aprovando os regulamentos para viagens de negócios. Deve indicar em que condições e a partir de que data a disposição começa a ser aplicada. A capa do regulamento também vem marcada como “Aprovado”, e em seguida são anotadas as informações sobre o pedido.

Atenção! Após a entrada em vigor da regulamentação, seu texto deverá ser disponibilizado a todos os colaboradores da empresa para revisão. O fato da familiarização deve ser registrado em diário separado ou especial, mediante aposição de assinatura.

O passo a passo para registrar uma viagem de negócios em 2019 inclui três etapas - documentação, pagamento de adiantamento ao funcionário pela viagem e contabilização das despesas de viagem.

Passo 1. Organize uma viagem de negócios

No regulamento, especifique o procedimento de documentação das viagens de negócios na empresa, o momento da viagem, as novas regras de contabilização de despesas com viagens de negócios dos funcionários, o procedimento de pagamento das viagens e as garantias que você oferece aos funcionários.

A base para o envio de um funcionário em viagem de negócios é a decisão do diretor de enviá-lo em viagem de negócios. O documento pode ser elaborado em qualquer formato ou no formulário unificado T-9 ou T-9a (aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 5 de janeiro de 2004 nº 1). Isso deve ser feito antes de enviar o funcionário em viagem de negócios.

Os dias de viagem devem ser anotados na folha de horário de trabalho no formulário T-12 ou T-13 (aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 5 de janeiro de 2004 nº 1). Digite o código da letra “K” ou o número “06”.

Passo 2. Pague a viagem de negócios

Em 2019, a organização deve reembolsar um funcionário enviado em viagem de negócios por:

• pagamento de viagens;
• custos de aluguel de moradia;
• diária;
• outras despesas que o funcionário incorreu com autorização do gestor.

As despesas de viagem e outras despesas semelhantes são reembolsadas na forma estabelecida no acordo coletivo ou outro ato local da organização (artigo 168 do Código do Trabalho da Federação Russa). O procedimento pode variar para diferentes funcionários. Por exemplo, pode depender do cargo, tempo de serviço, qualificações ou departamento do funcionário (cláusula 3 da carta do Ministério do Trabalho da Rússia datada de 14 de fevereiro de 2013, nº 14-2-291). Especialistas do sistema Glavbukh falaram com mais detalhes sobre quais despesas precisam ser compensadas para um funcionário que fez viagem de negócios.

A empresa decide de forma independente como processar despesas de viagem (normas e procedimentos para reembolso de despesas), e em 2019 pode ser aplicado o procedimento de 2018 (cláusula 11 do Regulamento, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 Nº 749).

Como pagar a viagem de negócios de um freelancer

Quando uma pessoa trabalha ao abrigo de um contrato civil, as suas relações com a organização não são reguladas pela legislação laboral (artigo 11.º do Código do Trabalho). Portanto, é necessário levar em consideração os gastos com viagens de negócios das contratadas de forma especial.

A legislação contém apenas disposições relativas a subsídios diários. E apenas em termos de imposto de renda pessoal e contribuições. Portanto, para não contar impostos e contribuições do subsídio diário, devem ser pagos 700 rublos por dia para viagens pela Rússia e 2.500 rublos para viagens ao exterior. Se você pagar mais, terá que reter o imposto de renda pessoal da diferença e pagar contribuições. Caso contrário, as viagens de negócios ao exterior e as viagens nacionais serão processadas e pagas igualmente.

A confirmação das despesas de viagem será o relatório antecipado do funcionário. O funcionário anexa ao relatório documentos referentes às suas despesas de viagem. Como preparar um relatório antecipado após o retorno de um funcionário de uma viagem de negócios, leia outro artigo.

Durante uma viagem de negócios, um funcionário em tempo integral retém seu salário médio (artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa). É pago por todos os dias em que um funcionário trabalha de acordo com o horário desse funcionário. Incluindo os dias em que o viajante de negócios esteve a caminho ou foi forçado a permanecer (cláusula 9 do Regulamento, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008 nº 749).

Passo 3. Leve em consideração as despesas da viagem de negócios

Para amortizar despesas de viagens de negócios em 2019, prepare um relatório prévio. Para tal, o trabalhador destacado deve apresentar todos os documentos primários que comprovem as despesas. Os documentos e o dinheiro restante devem ser apresentados no prazo de três dias úteis (subcláusula 6.3 da Diretiva nº 3210-U do Banco da Rússia de 11 de março de 2014).

Os contadores destacados geralmente apresentam problemas para o contador. Ou eles vão trazer para você uma passagem paga com milhas, ou uma conta enorme pelos serviços das salas VIP.

Os funcionários estabeleceram a contabilização das despesas de viagens de negócios no artigo 264.º do Código Tributário. Normalmente, os custos incluem ajudas de custo diárias, despesas de viagem e alojamento (artigo 168.º do Código do Trabalho da Federação Russa). Vamos dar uma olhada mais de perto na tributação das despesas de viagem em 2019.

Especialistas alertam

31 por cento dos contadores confundem os cálculos das viagens de negócios de um dia e das regulares.Eles acham que as viagens de negócios de um dia devem ser pagas da mesma forma que as normais.

Subsídio diário

As diárias são pagas por cada dia de viagem de negócios. Suas datas de início e término podem ser determinadas por meio de passagens. Além disso, não há necessidade de exigir documentos que comprovem o gasto de diárias.

Se um funcionário estiver dirigindo um carro de sua propriedade ou alugado, também será necessário um memorando. Você também precisará dele ao viajar em um carro da empresa. O documento preenchido é anexado ao relatório de despesas. E para confirmar gastos com gasolina, use recibos de postos de gasolina e guias de viagem.

Despesas de viagem

Para reembolso Para cobrir despesas de viagem, você precisará de passagens (artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa). Para confirmar um voo de avião, você precisa de uma passagem (recibo de itinerário) e um cartão de embarque (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 18 de maio de 2015 nº 03-03-06/2/28296). Bilhetes eletrônicos também podem ser aceitos para inscrição.Um cartão de embarque sem carimbo de segurança não confirma o custo de aquisição de uma passagem aérea. O Ministério das Finanças chegou a esta conclusão desfavorável para as empresas (carta de 6 de junho de 2017 nº 03-03-06/1/35214).

A viagem de trem é confirmada por um bilhete de trem. Para bilhetes eletrônicos, você precisa de um cupom de controle (carta do Ministério das Finanças da Rússia datada de 25 de agosto de 2014 nº 03-03-07/42273).

A empresa reserva-se o direito de amortizar o custo dos serviços de táxi utilizados pelos colaboradores (carta do Ministério das Finanças de 20 de outubro de 2017 n.º 03-03-06/1/68839). Mas você terá que comprovar o caráter oficial da viagem. Além disso, você pode amortizar despesas se um funcionário fizer uma viagem de negócios em seu próprio carro.

Caso precise amortizar essas despesas, faça um estoque de documentos que comprovem o caráter oficial das viagens. Uma ordem de serviço e um recibo de pagamento de táxi bastarão. Deve-se concluir desses documentos que o funcionário utilizou o carro para fins de trabalho. Durante a fiscalização, os fiscais analisarão o trajeto e o tempo de viagem. Se o funcionário for à Receita Federal durante o horário de trabalho, não haverá dúvidas desnecessárias. E se não estiver claro para onde você vai à noite, esse fato provavelmente alertará o fisco.

Além da documentação do táxi, prepare outros documentos que confirmarão indiretamente sua viagem de negócios. Por exemplo, pode ser um acordo com uma contraparte, assinado com base nos resultados da viagem de um funcionário. Se você duvida que possa justificar o caráter oficial da viagem, então é mais seguro amortizar o custo do táxi em detrimento do lucro líquido.

Custo de vida

Os custos de alojamento são confirmados por documentos dos hotéis.Se o trabalhador destacado residisse em apartamento alugado, os custos podem ser confirmados por contrato de arrendamento assinado. Anexe cópias dos documentos de propriedade a ele.

Contabilização de despesas de viagem em 2019

Após a aprovação do relatório antecipado da viagem de negócios, as transações comerciais devem ser refletidas nos lançamentos contábeis. A contabilização das despesas de viagem é efectuada através da conta 71 “Acordos com responsáveis”. Especialistas do sistema Glavbukh falam mais sobre como refletir as despesas de viagens de negócios na contabilidade.

Listamos todos os lançamentos para despesas de viagem na tabela abaixo.

Lançamentos para contabilização de despesas de viagem em 2019