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Todos sabemos que o empregador deve emitir carteira de trabalho. Mas como e onde posso obter o formulário? E começam as violações contínuas. O fato é que foi aprovado pela Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa nº 117n “O procedimento para fornecer aos empregadores formulários de carteira de trabalho e um encarte na carteira de trabalho” prevê o fornecimento de formulários especificamente aos empregadores, e não aos empregados.

Além disso, é necessário adquirir formulários de distribuidores licenciados de produtos de impressão de segurança, tendo celebrado com eles um acordo para o fornecimento de formulários. Os formulários adquiridos devem ser registrados em Livro de recebimentos e despesas para contabilização de formulários de carteira de trabalho e inserções nele. A forma deste Livro foi aprovada por despacho do Ministério do Trabalho da Rússia nº 69. Este livro é mantido pelo departamento de contabilidade.

Acontece que o empregador precisa ter uma determinada quantidade de formulários adquiridos antecipadamente para, se necessário, emitir carteira de trabalho (encarte) para o empregado. É claro que nem todos os empregadores seguem este procedimento. Muitas vezes o próprio funcionário compra o formulário em algum quiosque. É ilegal exigir que um funcionário compre ele mesmo uma carteira de trabalho. E a prática judicial sempre fica do lado do empregado. Se você não emitiu carteira de trabalho por falta de formulário em branco (que, na sua opinião, o funcionário deveria ter trazido), a culpa é de você (ou seja, do empregador) e será punido.

Procedimento correto.

1. Obtenha o formulário solicitado (livro ou encarte) no departamento de contabilidade.

O fato é que esses formulários são considerados documentos de relatórios rigorosos. Devem ser guardados em cofre no departamento de contabilidade. Se um funcionário de pessoal precisar de um formulário, ele será emitido mediante solicitação por escrito. Ao final do mês, o funcionário de RH deve apresentar um relatório ao departamento de contabilidade indicando quando e quais formulários foram recebidos, para quem foram emitidos, quantos formulários foram danificados e quantos permaneceram no departamento de RH.

Para empreendedores individuais, um funcionário de pessoal e um contador geralmente são uma pessoa. Nesse caso, não faz sentido escrever um pedido para você mesmo. Pulamos o primeiro ponto. Mas o relatório é elaborado de qualquer maneira. Se raramente se elabora nova documentação técnica, então os relatórios não podem ser elaborados todos os meses, mas apenas após a utilização do formulário.

2. Elabore a primeira página (título) do caderno de trabalho (inserir).

• A página de rosto deve ser lavrada na presença do próprio funcionário.
• No passaporte anotamos cuidadosamente o sobrenome, nome, patronímico do funcionário e sua data de nascimento.
• Com base em um diploma ou certificado de escolaridade, preencha as linhas “formação” e “profissão, especialidade”.
• Em seguida marcamos a data de preenchimento da caderneta de trabalho. Observe que a data de preenchimento da caderneta pode ser posterior à data de contratação do funcionário, pois a caderneta de trabalho pode ser preenchida em até uma semana a partir da data da contratação.
• Em seguida, o próprio funcionário assina na página de rosto, garantindo com sua assinatura que as informações sobre ele foram inseridas corretamente. Se for encontrado um erro, o formulário será considerado danificado. Você não pode corrigir entradas na página de título! Os formulários danificados são destruídos e é elaborado um relatório especial.
• Se a página de título estiver redigida corretamente, o funcionário do pessoal também a assinará. Recomenda-se escrever o sobrenome, pois a opção proposta “assinatura da pessoa (legível)” permite diversas interpretações. Além disso, uma assinatura no sentido que entendemos nunca é legível.
• E por último, todos os registros são certificados pelo selo da organização ou empresário individual (NÃO do departamento de RH, caso possua o selo desta unidade estrutural).

3. Cadastramos e colocamos o livreto preenchido (encarte) para armazenamento.

Agora você pode marcar uma consulta (como ler), cadastrar sua carteira de trabalho no K cadastro para registro da movimentação de carteiras de trabalho e inserções nas mesmas e coloque-o em um cofre para armazenamento. O encarte, caso seja emitido para funcionário, é registrado no livro separadamente, em linha diferente. No momento da demissão, o funcionário assinará tanto o recebimento do livro quanto o encarte. Se, na chegada, você receber de um funcionário um livro com encarte já costurado, apenas o livro será registrado.

Você pode baixar o manual “Livro de trabalho sem erros” no site http://slavianna.ru

Em um dos locais de trabalho anteriores do funcionário, em vez de um encarte na carteira de trabalho, foi emitida uma nova carteira de trabalho. Ao ser contratado por nossa organização, o funcionário recebia esta carteira de trabalho específica, contendo os registros do último local de trabalho, para. contabilidade, manutenção e armazenamento O funcionário, já trabalhando em nossa organização, preencheu um encarte na primeira carteira de trabalho, que agora contém informações sobre locais de trabalho anteriores, semelhantes às informações da segunda carteira de trabalho. Os registros foram elaborados de acordo com o procedimento estabelecido pelas organizações onde o funcionário trabalhava após o registro da nova carteira de trabalho. Agora o funcionário pede para aceitar a primeira carteira de trabalho com encarte para registro, manutenção e armazenamento. , em caso afirmativo, como fazê-lo corretamente?

Responder

Resposta à pergunta:

A legislação trabalhista não prevê a possibilidade de o empregado ter duas carteiras de trabalho. Em geral, as marcas de tempo de serviço devem ser refletidas em um documento. Ao mesmo tempo, a lei não estabelece sanções para os trabalhadores que possuem mais de uma carteira de trabalho.

Não perca: o principal material do mês dos principais especialistas do Ministério do Trabalho e Rostrud

Enciclopédia sobre registro de carteiras de trabalho chave na mão do Sistema de Pessoal.

Conseqüentemente, pelo fato de você já ter feito o lançamento sobre a admissão do empregado na segunda carteira de trabalho, e também registrado no Livro de Contabilidade da Movimentação de Cadernetas de Trabalho, então neste caso você tem todos os motivos para continue a mantê-lo.

Ressaltamos ainda que a legislação em vigor não prevê a possibilidade de inscrição do empregado em dois locais de trabalho, que seriam os seus principais, em qualquer hipótese.

Se, no ato da contratação, o empregado apresentou diversas carteiras de trabalho de uma só vez, o empregador deverá utilizar a caderneta que contenha o registro mais recente da demissão.

Material do Sistema de Pessoal
Soluções prontas para serviços de pessoal em www.1kadry.ru
Data da cópia: 20/01/2016

Com respeito e votos de um trabalho confortável, Ekaterina Zaitseva,

Especialista em Sistemas de RH

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Freqüentemente, os oficiais de pessoal se deparam com a questão de como, caso a carteira de trabalho tenha terminado, como continuar o registro corretamente. Neste caso, use um encarte especial. Mas é importante aderir a diversas regras para sua conduta.

Para um cidadão que trabalha muito, pode acontecer que as páginas da carteira de trabalho onde estão indicadas as informações sobre o trabalho se esgotem muito rapidamente. Isso acontece por vários motivos, incluindo os seguintes:

• mudança de local de trabalho;
• crescimento na carreira;
• muitos incentivos incluídos no documento.

Para evitar começar um novo livro, use um encarte especial protegido contra falsificação. Neste caso, as seguintes regras são seguidas.

1. Um empregador que tenha esgotado uma seção deve criar um encarte.
2. O título é preenchido com a data de criação, ou seja, diferente da data de criação da carteira de trabalho.
3. A inserção contém informações sobre o funcionário atualmente válido.
4. O título é assinado pelo oficial de pessoal que mantém o registro e o selo da organização é afixado.
5. O número de inserções pode ser quantas forem necessárias. A sua forma e secções são determinadas por decretos governamentais. O documento é mantido na mesma ordem do livro. Além disso, separadamente deste último, é considerado inválido.

De costura

Além de fazer uma gravação, você também precisa saber costura. Começa quando as seções de informações sobre o trabalho e/ou prêmios terminam. Não existem atos jurídicos especiais que regulem as regras de costura em um documento. Também não há instruções sobre o local onde o documento deve ser colocado, qual linha é usada para costurá-lo e quantos furos são necessários para isso. As autoridades de controle não encontrarão falhas nesses detalhes.

Se abordarmos a questão do lado técnico, é mais conveniente costurá-la no meio. Porém, neste caso alguns registros serão separados. Portanto, mais frequentemente o encarte da caderneta de trabalho é costurado no final, fazendo de 4 a 5 furos entre a capa e a última página do documento.

A fixação deve ser feita com costura. Simplesmente investir não será suficiente. Colar, fixar com grampeador ou outros métodos também é incorreto, pois todos eles não preservarão o documento da mesma forma que a costura.

Por lei, cada empresa deve ter seu próprio selo. E se estiver faltando, você precisa fazer o pedido. Assim como no caso da mão de obra, o encarte é emitido mediante pagamento de taxa. O funcionário pode pagar por meio da caixa registradora ou transferir dinheiro. Mas, além disso, estes papéis podem ser emitidos gratuitamente, desde que tal procedimento esteja previsto no ato jurídico pertinente.

Possíveis erros

Às vezes acontece que os funcionários que preenchem os documentos pertinentes cometem erros. As correções são então inaceitáveis. Se estamos falando do liner, é melhor reciclá-lo. Como existe um número único, ele é recortado e colado no diário de bordo. Um erro comum é observado quando decidem fazer um lançamento na seção “Informações sobre prêmios”, ao invés de inseri-lo nos dados do trabalho.

Esse erro é cometido quando as “Informações do Trabalho” estão totalmente preenchidas e o departamento de RH ficou muito desatento. Então, de acordo com Regras especiais, são permitidos tachados nas páginas. A entrada correta com o próximo número de série será feita no encarte. Ao mesmo tempo é proibido:

• utilizar novo formulário de livro em vez de preencher o encarte;
• riscar uma palavra da frase da seção “Informações sobre prêmios” para substituí-la por “trabalho”;
• fixando folhas em branco de diferentes maneiras.

Ao preencher o encarte, você deve observar os seguintes pontos:

• o documento continua sendo mantido, assim como o livro;
• ele não tem pessoa jurídica. força de trabalho sem apresentação de força de trabalho;
• se o nome de um funcionário mudou durante seu trabalho, essa informação será refletida tanto no documento de trabalho quanto no encarte.

Quando não sobra espaço na página e a gravação ainda não terminou, ela é transferida para o encarte, a partir do local onde foi interrompida.

Caso o encarte não tenha iniciado e o selo não tenha sido afixado, mas o empregado trabalhe em caráter permanente, deverá entrar em contato com o empregador solicitando a correta manutenção do encarte.

Mudança de sobrenome

O empregador deve informar o empregado sobre as nuances que devem ser levadas em consideração na alteração do nome completo. As regras são armazenadas nos documentos pessoais e contábeis relevantes. O funcionário com mudança de sobrenome tem o direito de apresentar ao diretor o requerimento correspondente, indicando a mudança de sobrenome. Então é feito o seguinte:

• o gestor endossa a candidatura do funcionário;
• com base neste documento, o oficial de pessoal faz o lançamento correspondente nas fichas de trabalho;
• depois disso, é emitida ordem de alteração do sobrenome;
• No final, o trabalhador de mudança executa as ações restantes.

O sobrenome no título foi alterado. Para isso, risque aquele que estava ali e escreva outro. A gravação é feita por dentro. lado, geralmente na capa, e indicam links para outros artigos. O certificado de conclusão desta ação é a assinatura e o selo da empresa. As alterações são feitas no cartão pessoal do funcionário de maneira semelhante.

Nota sobre inserção

Importante! O melhor é primeiro inserir todos os dados no encarte, só depois preencher a planilha e fazer um fichário. Então, se você cometer erros, não terá que corrigir o livro. Vale lembrar que o título tem espaço limitado. Portanto, as correções podem ser difíceis.

Atenção! Devido às recentes alterações na legislação, as informações legais contidas neste artigo podem estar desatualizadas!

Nosso advogado pode aconselhá-lo gratuitamente - escreva sua dúvida no formulário abaixo:

Preencher páginas de uma das seções da carteira de trabalho pode pegar de surpresa um funcionário de RH inexperiente. O fim dos lençóis no trabalho de parto não é uma raridade! O que fazer se sua carteira de trabalho expirou? Há uma provisão para este caso - você precisa iniciá-lo, arquivá-lo, arquivá-lo e numerá-lo, e não iniciar um novo, como alguém pode pensar.

Outras situações

Vejamos situações comuns que surgem com fones de ouvido:

• A entrada é inserida na seção errada - então é numerada, depois inserida, o nome completo e o cargo da pessoa que a escreveu são indicados e uma assinatura é colocada. Depois disso, ele é inserido novamente na seção onde está seu verdadeiro lugar.
• Mudança de sobrenome de funcionário - o registro desse fato deve ser feito tanto na própria carteira de trabalho quanto no encarte. Documentos como certidão de nascimento, passaporte, certidão de casamento serão exigidos caso o sobrenome tenha sido alterado por motivo de casamento. O nome anterior é riscado e o novo nome é certificado com o selo da empresa.
• As correções foram feitas diretamente no texto - como já mencionado, isso não pode ser feito e, caso isso aconteça, é lavrado um ato a respeito, após o qual o encarte é destruído. Antes disso, seu número é recortado e colado no registro contábil para confirmar o fato do descarte.

Ao preparar os encartes de acordo com todas as regras, você economiza tempo tanto para você quanto para seus funcionários, por isso vale a pena segui-los. Se você, como funcionário, descobrir uma imprecisão, com certeza deve chamar a atenção dos especialistas do departamento de RH para isso, caso contrário terá que registrar novamente os documentos.

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Formulário de documento

Às vezes você pode se deparar com o fato de que as páginas da caderneta de trabalho onde são mantidos os registros do local de trabalho se esgotam. E isso não significa que você precise mudar de emprego e começar um novo. Para tanto, foi desenvolvido um formulário especial - um encarte, que continua a contabilizar o tempo de serviço do funcionário.

A forma de inserção na caderneta de trabalho é estabelecida na esfera legislativa. A página de título é preenchida da mesma forma que uma pasta de trabalho. Para registros sobre local de trabalho, o encarte possui 9 spreads, para prêmios - 8 spreads.

O encarte é costurado na ficha de trabalho e preenchido de acordo com as normas regulamentadas (Resolução do Ministério do Trabalho da Federação Russa nº 69 de 10 de outubro de 2003).

Comprando um encarte

Onde você consegue o formulário? O encarte da carteira de trabalho, assim como os próprios livros, devem ser adquiridos diretamente pelo empregador na empresa unitária Goznak. O empregador não pode:

• aceitar um encarte em branco de um funcionário;
• exigir que você mesmo traga o encarte.

Qualquer funcionário de carreira sabe que o encarte na carteira de trabalho é, portanto, deve ser adquirido apenas nas empresas que firmaram convênio com a empresa Goznak. A empresa que atua na distribuição de encartes e mão de obra deve possuir licença, bem como certificado que comprove autoridade para venda.

O adquirente dos encartes deverá possuir procuração especial. Além disso, após a aquisição, os encartes são armazenados no departamento de contabilidade. O contador deve registrar todos os números dos formulários adquiridos no livro de receitas e despesas e transferi-los contra assinatura para o departamento de pessoal.

O empregador deve sempre ter disponível o número necessário de documentos de relatórios rigorosos. A emissão de encarte em carteira de trabalho só pode ser realizada de acordo com as regras estabelecidas pelo governo da Federação Russa.

A taxa do formulário de inserção é cobrada pelo empregador nos seguintes casos:

• ao registrá-lo pela primeira vez (ou seja, esgotaram-se as páginas da seção obrigatória da carteira de trabalho);
• ao emitir uma segunda via da carteira de trabalho.

O encarte também poderá ser emitido gratuitamente se este item estiver previsto na regulamentação local. A lei também prevê vários outros casos em que o formulário de encarte é emitido gratuitamente:

• na emissão de segunda via em caso de extravio do documento principal por culpa do empregador;
• ao preencher novamente um formulário de encarte que foi danificado por culpa de um funcionário do pessoal (responsável pela manutenção dos registros de trabalho).

Se no momento do lançamento no encarte da carteira de trabalho o seu preço tiver aumentado, o empregador não poderá cobrar do empregado uma compensação monetária que exceda o preço de compra deste formulário específico. Caso contrário, isso será uma violação legal. O custo da inserção hoje é de aproximadamente 180 rublos.

Regras de costura

O funcionário do departamento de RH deve cuidar de forma independente de costurar o encarte na carteira de trabalho, pois é uma continuação direta do documento de trabalho principal. Costurar o forro consiste em várias etapas:

1. O oficial de pessoal anota na página de rosto do relatório de trabalho a emissão do encarte. Ao lado da marca estão escritos o número da série e do encarte, que devem corresponder aos indicados no próprio formulário.
2. A primeira folha é preenchida de acordo com os documentos fornecidos pelo funcionário. A data de conclusão pode coincidir com a data de contratação do funcionário.
3. Costurando o forro na peça de trabalho. Isso deve ser feito em tempo hábil para evitar penalidades.

Não existem regras fixas sobre como redigir um encarte em uma caderneta de trabalho. Mas, na prática, trabalhadores experientes provaram que a melhor opção para costurar um forro é o seguinte algoritmo:

• é preciso ampliar o trabalho entre a última página e a capa;
• abra o formulário de inserção no meio;
• faça dois furos com furador - na obra e no forro;
• Usando agulha e linha branca, costure o encarte no livro (as pontas dos fios devem ficar dentro do encarte).

Erros ao costurar

Embora costurar um encarte não pareça ser particularmente difícil, oficiais de pessoal inexperientes ainda cometem erros.

Os principais erros incluem:

1. Costurando o formulário até que esteja preenchido. Isso pode fazer com que as informações nas capas dos dois documentos sejam diferentes. A consequência disso será o desbloqueio da forma e correção dos dados. Neste caso, é elaborado um relatório especial sobre o encarte danificado após a sua destruição.
2. Rasgando a tampa da inserção. Isto não é apenas um erro, mas uma violação grosseira. O formulário é um documento aprovado por lei e qualquer modificação do mesmo, além de multa para o empregador, acarreta a recusa de concessão de pensão ao empregado que forneça tal autorização de trabalho com encarte danificado.

Para um novo formulário de inserção, conforme mencionado acima, o gestor deverá cobrar uma taxa do funcionário. Mas se o encarte for danificado por culpa do departamento de RH, uma segunda via do formulário é fornecida gratuitamente.

Algoritmo de preenchimento

Oficiais de pessoal experientes sabem que os encartes são preenchidos da mesma forma que uma carteira de trabalho. No entanto, você pode manter diante de seus olhos amostras de lançamentos na caderneta de trabalho para não fazer correções desnecessárias. O algoritmo de preenchimento é o seguinte:

1. O encarte passa a ser preenchido pela organização que, durante seu trabalho, ficou sem campos para lançamento na caderneta de trabalho.
2. A data do encarte é colocada de acordo com o fato de conclusão e não de acordo com a data de início da experiência profissional.
3. O encarte deve conter apenas os dados relevantes no momento.
4. A página de rosto deve conter a assinatura do emissor do encarte e o selo da organização.
5. Podem existir quantas formas de inserção na carteira de trabalho você desejar; a legislação não limita seu número;

Nuances de preenchimento

O preenchimento do encarte exige o cumprimento de uma série de princípios:

• o formulário de inserção é mantido da mesma forma que a própria caderneta de trabalho;
• sem inserção trabalhista não é válido;
• a numeração no formulário continua aquela iniciada na ficha trabalhista;
• se a marca da caderneta de trabalho estiver quebrada, ela continua na primeira página do encarte;
• na mudança de sobrenome, as correções são feitas tanto na carteira de trabalho quanto no novo formulário;
• caso o encarte não contenha o selo da entidade onde está inscrito e o cidadão já tenha mudado de local de trabalho, deverá contactar o seu antigo empregador para a sua afixação.

Como corrigir o erro?

Um funcionário de pessoal pode cometer um erro inadvertidamente ao preencher a página de título do formulário. Neste caso, deverá ser baixado, lavrando ato especial.

Se você cometer um erro ao escrever a série ou inserir o número na caderneta de trabalho, deverá anotar a entrada errada e inserir os dados novamente.

Caso tenha ocorrido erro no preenchimento dos campos sobre o local de trabalho, as correções serão feitas da mesma forma que no trabalho. A entrada não está riscada ou corrigida. Abaixo dele é feita uma anotação sobre a invalidade do lançamento, um número de série é colocado e um novo lançamento é feito.

Em qualquer caso, isso não significa que possam ser cometidos erros nos documentos. Para garantir a segurança, você pode manter à sua frente exemplos de entradas em sua pasta de trabalho.

O que você não pode fazer?

Está claro como preencher um encarte em uma caderneta de trabalho e como manter registros. Vejamos o que é estritamente proibido fazer ao manter o formulário de inserção:

1. Utilize um novo documento trabalhista em vez de preencher o formulário de encarte.
2. Faça bainha ou cole folhas de papel em branco em vez de forros.
3. Faça as correções na seção “Informações sobre prêmios”, ou seja, troque a última palavra pela palavra “sobre o trabalho”.

Por ações de qualquer natureza não especificadas nas instruções, o empregador poderá ser multado.

O formulário é válido sem carteira de trabalho?

O Código do Trabalho regula claramente a utilização da carteira de trabalho e seus encartes. E se os primeiros são válidos por si só, o que dizer das inserções? Podem ser apresentados separadamente dos documentos trabalhistas?

De acordo com as Normas e instruções básicas de manutenção e preenchimento desses documentos, o encarte separadamente é inválido e, mais ainda, é impossível utilizá-lo sem carteira de trabalho.

Tendo em conta o Código do Trabalho da Federação Russa, um empregador ou especialista de RH não tem o direito de tomar medidas da seguinte natureza se um cidadão apresentar apenas um encarte:

• cadastrar este cidadão para trabalhar;
• demitir um cidadão de determinado local de trabalho;
• fazer quaisquer lançamentos nesse formulário de inserção;
• execute outras ações com o formulário.

Um documento tem peso e só pode ser levado em consideração quando é costurado na caderneta de trabalho de acordo com todas as regras estabelecidas, e na página de rosto há um registro indicando o registro deste documento.