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Kennen Sie den Namen des schlechtesten CRM-Systems der Welt? MS Excel. Dieser Witz kursiert unter westlichen und russischen Anbietern von Unternehmenssoftware. Excel, ein legendäres Produkt in im richtigen Sinne Um dieses Wort ranken sich Dutzende Mythen: Jeder kennt Excel, man kann alles darin machen, man braucht kein CRM-System damit usw. Immer wieder hören wir in Fachforen, von zukünftigen Kunden und von Unternehmen einen hartnäckigen Vergleich zwischen CRM und Excel. Aus Sicht des Entwicklers ist dies natürlich ein ungleicher Kampf, aber wir haben uns dennoch für einen detaillierten Vergleich entschieden.

Tabellenkalkulationen vs. DBMS

Was ist Excel? Seiner Klasse nach handelt es sich um einen Tabellenprozessor oder einfacher ausgedrückt um eine Tabellenkalkulation - Anwendungsprogramm zur Lösung von Rechenproblemen. Tabellenkalkulationen (und hier geht es nicht nur um Excel, sondern auch um viele Analoga und Konkurrenten) waren im Geschäftsleben und allgemein bei jeder Büroarbeit zum Erfolg verurteilt, da die meisten Berechnungen zunächst in tabellarischer Form durchgeführt wurden. Im wahrsten Sinne des Wortes konnte man in den 90er Jahren auf Tischen gedruckte Hauptbücher, Bilanzen, verschiedene Arbeitszeitnachweise, Kostenvoranschläge, Berichtsformulare, Berechnungen usw. sehen. Die gesamte Dokumentation bestand aus nichts weiter als Tabellen.

Tabellenkalkulationen in der Form, wie wir sie heute kennen, haben einen ziemlich großen Programmierblock ersetzt – was früher nur mit Code am Computer gelöst wurde, kann heute mit verschiedenen Formeln, Makros und Funktionen umgesetzt werden. Tabellen spiegeln Beziehungen wider, ermöglichen das Speichern und Wiederverwenden von Berechnungen, das Erstellen von Diagrammen usw. Einer der Hauptvorteile von Tabellenkalkulationen im Allgemeinen und Excel im Besonderen ist die „on-the-fly“ Neuberechnung von Formeln bei jeder Änderung der Eingabedaten. Dementsprechend stehen Modellierungs-, Prognose-, Planungs- und Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Darüber hinaus stehen alle oben genannten Funktionen Benutzern zur Verfügung, die weit von Informatik und Mathematik entfernt sind.

Ein Mehrwert von Excel ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Funktionen und Skripts in Visual Basic for Application zu erstellen. Der erforderliche Code wird in einem Drittanbieter-Editor geschrieben und dann in der Tabelle ausgeführt, wobei die Eingabedaten verarbeitet werden. Tatsächlich wird die Tabelle zu einer Schnittstelle zum VBA-Code. Um solche Funktionen zu erstellen, sind Programmierkenntnisse erforderlich – der durchschnittliche Benutzer wird dazu nicht in der Lage sein.

Aber wie Sie wissen, steckt der Teufel im Detail – und wenn Sie Tabellen überschätzen und anfangen, sie als einzige Informationsspeicherung oder, anders ausgedrückt, als Datenbank zu verwenden, kann die Hölle passieren. Auf den ersten Blick scheint alles in Ordnung zu sein: Daten können geschrieben und umgeschrieben werden, man kann nach den erforderlichen Bedingungen nach Informationen suchen, sortieren und mithilfe von Filtern eine Auswahl treffen. Im Vergleich zu relationalen DBMS, die den meisten CRM-Systemen zugrunde liegen, scheinen Datenmanipulationsvorgänge in Excel jedoch unbedeutend zu sein. Darüber hinaus sind Tabellen nicht so sicher wie ein DBMS.

Übrigens lohnt es sich, das Mastering von Tabellen gesondert zu erwähnen. Natürlich erleichtern sie vielen Managern, Buchhaltern und sogar Ingenieuren das Leben erheblich, aber wenn Ihnen jemand sagt, er sei ein „Excel-Guru“, dann irrt sich die Person höchstwahrscheinlich. Die Beherrschung von Excel auf fortgeschrittenem Benutzerniveau ist kaum einfacher als die Beherrschung einer neuen Programmiersprache. Aber dieses Vertrauen ist in den Reihen der Unternehmen vorhanden, und hier wachsen die Wurzeln der gesamten Gruppe typische Fehler Arbeiten mit Tabellenprozessoren.

Eine Geschichte aus dem Leben. In einem Unternehmen gab es denselben „Excel-Guru“. Er hatte eine Führungsposition inne und beschloss aufgrund dieses Privilegs, alle seine Untergebenen in die Automatisierung zu überführen. Das Budget, die Pläne, Arbeitsberichte und KPIs der Abteilung wurden ausschließlich in Excel berechnet. Solange er die Informationen selbst sammelte und dann aggregierte, war alles relativ gut. Als alle anfingen, mit Excel-Arbeitsmappen in freigegebenen Ordnern auf dem Server zu arbeiten, stiegen ungewöhnliche Daten wie KPI um 370 % Löhne oder ein sechsstelliges Umsatzziel. Woran sie sich verbrannt haben:

• auf Formeln – Formeln über Spalten verteilen, ohne an absolute und relative Zellbezüge zu denken
• zur Verbindung von Tabellen - ein Fehler in einer Tabelle führte zur Ausbreitung von Fehlern in der gesamten improvisierten Datenbank
• zu Datenformaten – obwohl versucht wurde, die Eingabe zu vereinheitlichen, haben Kopieren und Einfügen und krumme Hände ihren Zweck erfüllt, und infolgedessen erwiesen sich einige Berechnungen aufgrund unterschiedlicher Formate als falsch
• auf versteckten Zeilen und Spalten – jemand hat sie versteckt, während andere es nicht bemerkten und diese Bereiche in Berechnungen verwendeten
• Beim Sortieren wurde vergessen, das gesamte Array auszuwählen, und dadurch wurden die Werte eines Felds einem anderen zugewiesen
• auf Pivot-Tabellen - einige Manager hatten Probleme mit der Darstellung von Abhängigkeiten
• zum Runden - jemandem gefielen die Zahlen ohne Kopeken, er passte die Tabellen für sich selbst an und diese Kopeken begannen sich zu Diskrepanzen in Rubel zu addieren.

Im Allgemeinen richteten wir ein CRM-System ein, übertrugen die restlichen „überlebenden“ Daten und begannen ruhig zu arbeiten, denn Das Programm selbst wusste, welche Formeln es berechnen, welche Daten es akzeptieren und wie es sortieren sollte. Darüber hinaus erwies es sich als viel schwieriger, DBMS-Tabellen zu beschädigen und zu verlieren, und mit Backups ist dies im Allgemeinen unmöglich. So ein IT-Happy-End.

CRM von innen

Nun zum CRM-System, das aus Logik + DBMS + Schnittstelle besteht. Die in CRM verwendete relationale Datenbank besteht aus einer Reihe miteinander verbundener Tabellen. Jede Zeile (Datensatz genannt) beschreibt ein Objekt (z. B. einen Kunden) und jede Spalte enthält Attribute dieses Objekts (z. B. Kontakte, Konten, Einkäufe, Rabatte usw.). Um Datensätze (Zeilen) zu identifizieren, wird ein Primärschlüssel verwendet – eine Reihe von Feldern, deren Kombination einen Datensatz in der Tabelle eindeutig identifiziert.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwenden ein CRM. Wenn Sie einen Bericht darüber hochladen, welche Kunden im aktuellen Monat einen Kauf getätigt haben, passiert in CRM etwa Folgendes: Die Tabelle „Kunden“ ist durch eine eindeutige Kennung (Schlüssel) mit den Feldern „Käufe“, „Zahlungen“ und „Artikel“ verknüpft ”-Tabelle usw. ., je nachdem, welche Informationen Sie erhalten möchten Abschlussbericht. Gleichzeitig sollte das DBMS möglichst schnell arbeiten, sodass der Benutzer den Vorgang gar nicht bemerkt. Dank dieser Architektur kann CRM schnell und präzise Muster in jedem Kontext erstellen, sodass Sie Anrufe, Transaktionen und Dokumente im Zusammenhang mit dem Kunden sofort finden können. Es ist klar, dass eine solche Funktionalität in Excel nicht implementiert werden kann. Selbst eine Kombination aus zwei oder drei Tabellen führt bereits zu spürbaren „Bremsen“ bei der Arbeit mit Dokumenten, und online lässt sich der Vorgang oft einfach nicht abschließen.

Darüber hinaus gewährleisten relationale Datenbanken bei ordnungsgemäßer Verwaltung Informationssicherheit, Schutz vor unbefugtem Zugriff sowie Datenintegrität und -konsistenz. Sie unterstützen den Mehrbenutzerbetrieb ohne Kollisionen oder Konflikte. Alle Aktionen werden protokolliert und Sie können fast immer die Person finden, deren Schritte zu einem Fehler oder einer vorsätzlichen Schädigung geführt haben.

Auch hier bietet die Trennung der Zugriffsrechte Schutz vor Anfängern, Dummköpfen und sogar vor bösen Absichten. So kann beispielsweise einem Mitarbeiter (einem einfachen Manager) nur das Recht eingeräumt werden, Daten zu schreiben, das Bearbeiten und Löschen steht ihm jedoch nicht zur Verfügung. Daher besteht der größte Schaden für einen unerfahrenen Mitarbeiter darin, fehlerhafte Informationen einzugeben, nicht aber die wichtigen Informationen einer anderen Person zu löschen.

Skizzen auf Servietten

Im Allgemeinen gibt es in der Wirtschaft eine Vielzahl von Möglichkeiten, Informationen über Kunden zu sammeln und zu speichern, und alle davon existieren in unserer Realität nebeneinander, wenn auch nicht immer friedlich. Also die goldenen Top-„Informationsträger“ russischer kleiner und mittlerer Unternehmen.

Im Allgemeinen ist es kein Zufall, dass wir das Thema der Arbeit mit Daten und Kundenbeziehungen in CRM im Vergleich zu Tabellen angesprochen haben – es gibt zu viele Mängel bei Tabellenkalkulationsprozessoren, die ein CRM-System werden wollen.

Lasst uns einen ungleichen Kampf beginnen

Tabellenkalkulationen schränken den Zugriff von Mitarbeitern und Führungskräften auf Informationen ein. Und das ist ein erheblicher Nachteil. Man kann sagen, dass es Tabellenkalkulationseditoren mit Online-Collaboration-Funktionen gibt, allerdings sind erstens selbst solche Microsoft-Versionen schwächer in ihren Fähigkeiten und zweitens kann der Zugriff jederzeit durch einfaches Ändern des Links geschlossen werden.

Mit CRM-Systemen können Sie Zugriffsrechte auf der Ebene von Gruppen und einzelnen Benutzern feinabstimmen. Gleichzeitig kann der Manager problemlos das Arbeitsprofil jedes Kunden einsehen, Aufgaben festlegen, Berichte erstellen usw.

Es ist nahezu unmöglich, die gesamte Customer Relationship Journey in Tabellenkalkulationen zu verfolgen. Sie können keine Interaktionsschritte (die beliebteste Methode für Manager ist das Hinzufügen offizieller Notizen mit Notizen), Gesprächsaufzeichnungen oder Korrespondenzverlauf hinzufügen. Wenn einige Probleme per Post oder Verhandlungen gelöst wurden, können Informationen dazu in den Notizen enthalten sein oder überhaupt nicht.

Das CRM-System verfolgt die Reise des Kunden vom Cold Lead bis zum Upsale, ohne die geringste Interaktion zu verpassen. Zum Beispiel in RegionSoft CRM Alle Anrufe mit Anrufaufzeichnungen, die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden und alle Aktionen von Managern werden auf der Karte des Kunden gespeichert und auf diese Informationen kann fast sofort zugegriffen werden. Basierend auf den Ergebnissen der Kundenentwicklung können Sie einen Bericht über die Dynamik der Beziehung erstellen und ausdrucken, in dem alle Auswirkungen aufgeführt sind.

In Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen ist es unmöglich, die Arbeit von Managern zu verfolgen und angemessen auf Krisensituationen zu reagieren. KPI-Matrizen existieren natürlich in Tabellenform, über eine flexible Konfiguration muss man sich aber keine Gedanken machen – alles beschränkt sich auf ein paar geschriebene Formeln. Im CRM steht die Dynamik der Aufgabenerfüllung durch Manager für das Linien- und Senior-Management zur Verfügung, Mängel und Ausfälle sind sofort sichtbar, Sie können schnell darauf reagieren, ohne auf das Monatsende warten und die „Tabelle der Schlüsselkoeffizienten“ ausfüllen zu müssen.

- Ed, laut meiner Akte hast du einen schrecklichen Job gemacht.
- Weil Ihre Tabellen schlecht gestaltet sind und nichts mit Komplexität zu tun haben echte Welt. Und ja, ich möchte Sie daran erinnern, dass die Formel auf die falsche Zelle verweist.
- Die Zahlen lügen nicht.

Es ist schwierig, potenzielle Geschäfte, ins Stocken geratene Geschäfte und Phasen der Zusammenarbeit mit einem Kunden in Tabellen zu bewerten. Das Herzstück einer Kundenbeziehung aus kaufmännischer Sicht ist der Verkaufstrichter. Es kann in Excel gezeichnet werden; Dutzende Vorlagen dafür sind im Internet beschrieben, eine Analyse des Trichters in verschiedenen Abschnitten (nach Manager, Terminen, Firmen, Artikeln etc.) ist jedoch nur in CRM-Systemen möglich. Die größte Herausforderung bei der Arbeit mit Deals in Excel ist die Notwendigkeit, alle Daten manuell einzugeben, von den Auftragskosten bis hin zum Status und Entwicklungsstadium des Kunden. Natürlich stellt der Manager diese Arbeit früher oder später ein oder vergisst sie. Im CRM ändern sich nach korrekter Ersteinrichtung Status und Stufen automatisch und die Kosten werden beim Erstellen und Buchen einer Rechnung „angepasst“.

Excel gibt durchaus schwache Fähigkeiten Bei der Berichterstattung wird viel Zeit für die Datenverarbeitung, Probenahme und Analyse aufgewendet. Hier lohnt es sich, die reale Situation zu beschreiben. Der Kunde schickte einen Verkaufsbericht für diesen Zeitraum an die Zentrale. Die Dateigröße betrug etwa 50.000 Zeilen. Der Upload enthielt irrelevante und unnötige Daten. Das Sortieren und Bereinigen der Daten dauerte für den Manager genau einen Arbeitstag, und das mit speziellen Formeln und Makros. Mit CRM können Sie solche Auswahlen mithilfe flexibler Filter mit vielen Kriterien treffen. Darüber hinaus können benutzerdefinierte Filter gespeichert und nach Bedarf verwendet werden (auf jeden Fall ist diese Funktion in unserem so implementiert). RegionSoft CRM).

Im CRM können Sie mehrere Zugriffsebenen auf Kundendaten einrichten, in Excel ist dies jedoch nicht möglich. Die Pflege einer Kundendatenbank in Tabellenkalkulationen ist für ein Unternehmen mit Sicherheitsproblemen behaftet: Daten können sowohl aus technischen Gründen als auch beim Ausscheiden eines Mitarbeiters verloren gehen. Was Excel nicht nehmen kann, ist seine einfache „Transportation“ außerhalb des Unternehmens, auch in die Hände von Wettbewerbern.

Um Daten aus Desktop-CRM zu übernehmen, müssen Sie es versuchen. Alle betrieblichen Informationen über Kunden, Kontakte, Pläne, Projekte und Aufgaben sollten im CRM-System und nicht „im Kopf des Mitarbeiters“ liegen. Dieses CRM-System muss sicher sein, d.h. über technische Möglichkeiten verfügen, bei denen ein Mitarbeiter keine Informationen daraus entfernen kann (es sei denn, ihm wurden natürlich Administratorrechte für den Datenserver erteilt). RegionSoft CRM verfügt beispielsweise über ein tiefgreifendes Sicherheitsdesign, das mit der Integration in ActiveDirectory beginnt und mit der Kontrolle von IP-Adressen, MAC-Adressen, von denen aus der Benutzer eine Verbindung zum System herstellen darf, und Verbindungen zur Unternehmensdatenbank über Alias ​​(wenn der Benutzer dies tut) endet nicht den tatsächlichen Standort der Datenbank kennen) usw. Die Kombination dieser Maßnahmen bietet eine sichere Umgebung für Unternehmen. Aber es gibt immer einen menschlichen Faktor, der nicht vermieden werden kann. Heute ist ein Mensch loyal, aber morgen schlägt ihm der Teufel in die Rippen – und los geht’s – Ihre Konkurrenten verkaufen bereits an Ihre Kunden. Deshalb muss es genau sein Reihe von Maßnahmen Selbst wenn der Wunsch besteht, Daten preiszugeben, sollten Sie es technisch so schwierig wie möglich machen.

Die Tabellen geben nur Mindestsatz Funktionen zur Kundensegmentierung und Personalisierung von Einflüssen. Einer der Grundsätze erfolgreicher Interaktion mit Kunden ist die Personalisierung. Wahrscheinlich kann man dies sogar als den Hauptüberlebensfaktor im wachsenden Informationsrauschen bezeichnen. Mithilfe von Tabellenkalkulationen können Sie Auswahlen und Gruppierungen erstellen, es ist jedoch bereits schwierig, darauf basierende Mailings und andere Kommunikationen durchzuführen. In einem CRM-System treffen Sie einfach die gewünschte Auswahl, speichern das Segment und starten einen Newsletter speziell für die Gruppe, die Sie informieren möchten – über die Systemschnittstelle (in RegionSoft CRM kann der Newsletter mit Ihrem eigenen E-Mail-Client gestartet werden).

In Excel treten ständig Probleme bei der Datenvereinheitlichung auf – vom Dokumenteigentümer festgelegte Formateinstellungen werden verwechselt, geändert oder ignoriert. Das Ergebnis sind Kollisionen, die am häufigsten mit Währungs- und Textformaten sowie Prozentsätzen verbunden sind. In einem CRM-System tut der Entwickler alles, um die Vereinheitlichung der Daten zu maximieren: Beispielsweise kann man bei der Eingabe einen Wert aus der Liste auswählen (so dass es nur „Moskau“ und nicht „Maskva“, „Moskva“, „ MSK“ usw.) oder geben Sie einen Wert ein, der bei der Eingabe vom Programm überprüft wird. Bei fehlerhaften Eingaben gibt das CRM-System eine Fehlermeldung zurück.

Excel verfügt nicht über ausreichende Integrationen mit anderen Geschäftssystemen und -diensten, zum Beispiel Planung, Geschäftsprozessen, Telefonie, 1C. Jemand wird sagen, dass es in Excel vielleicht nicht der Fall ist, aber in Google Docs-Tabellen gibt es seit langem eine ganze Reihe von Anwendungen, Add-Ons und Add-Ons. Lassen Sie uns nicht streiten, Google bietet ein gutes Tool, aber für einen Privatanwender oder ein sehr kleines Einsteigerteam. Erstens blockiert eine mehr oder weniger geladene Datei die Anwendung (sie konnte das Budget eines der Unternehmen für 16.000 Formelzeilen nicht bewältigen). Zweitens sind wiederum keine Integrationen aufgeführt. Und der Grund liegt im selben Backend: Tabellenkalkulationen sind immer noch dieselben Taschenrechnertabellen.

CRM-Integrationen variieren stark von System zu System und können mithilfe von APIs, Konnektoren, spezieller Software und Plugins von Drittanbietern implementiert werden. Wir haben in unserem CRM-System die Integration mit der Website, Telefonie (einschließlich virtueller PBX Asterisk), Skype, 1C implementiert. Ein Teil der Integrationsarbeit fällt auf den RegionSoft Application Server, der feinere Einstellungen und zahlreiche Möglichkeiten für den automatischen Datenaustausch zwischen dem CRM-System und Anwendungen von Drittanbietern bietet.

Eine kompetente persönliche und kollektive Planung ist in Tabellenkalkulationen nicht möglich. Hier sind sogar Kommentare überflüssig – kein Planer, keine Erinnerungen, kein interaktives Arbeiten mit Aufgaben aus Tabellenkalkulationen. Während beispielsweise bei RegionSoft CRM-Kunden Planer und Aufgabenverwaltungstools vielleicht die beliebtesten Funktionen des Systems sind: Jeder nutzt sie, jeder schätzt die Möglichkeiten von Erinnerungen und der interaktiven Kalenderverwaltung. Unter diesen Tools ist der Dreiwochenplaner am beliebtesten, der Aufgabenverwaltung und Arbeitskalender vereint und gleichzeitig das Arbeiten mit dem Planungshorizont ermöglicht.

Es gibt Probleme beim Anhängen von Dateien in Tabellen. Die bequemste und sicherste Implementierung dieser Funktion für Excel und andere Tabellenkalkulationen ist das Schreiben von Links dazu Notwendige Dokumente. Im CRM-System werden alle Dokumente an die Kundenkarte angehängt, können einfach „abgeholt“ werden und gehen nicht verloren.

Kein Tisch kann einer schnellen Skalierung und einem schnellen Geschäftswachstum standhalten: Erstens werden die Bücher überlastet und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt erheblich, und zweitens kann das Hinzufügen neuer Zeilen, Spalten und Links einfach die sorgfältig zusammengestellte Datei beschädigen. Sie müssen schrittweise wachsen und gleichzeitig die Produktivität aufrechterhalten. Dies kann nur mit speziellen Automatisierungstools erreicht werden. Zum Beispiel CRM-Systeme. Für ein Programm jede Erweiterung oder Reduzierung der Anzahl der Benutzer, Namen, Hinzufügung von Abteilungen und sogar neue Struktur Das Geschäft läuft reibungslos.

Die Tabellen sehen kein automatisches Ausfüllen von Informationen, beispielsweise von einer Website oder zur Primärdokumentation, vor. Zwar gibt es eine PHPExcel-Bibliothek, mit der Sie Daten aus in PHP geschriebenen Informationssystemen für jede Plattform in Excel importieren und exportieren können, dies macht Excel jedoch nicht zu einem vollwertigen Buchhaltungssystem oder CRM.

Der Prozess der Aktualisierung von Informationen in Tabellen muss kontrolliert werden, während CRM eine einzige, aktuelle Informationsquelle ist. Im Allgemeinen ist der menschliche Faktor bei der Verwaltung von Tabellen, der Eingabe und Verarbeitung von Daten zu stark ausgeprägt. Es wird angenommen, dass alle Vertriebsleiter, Buchhalter, Vermarkter und andere Mitarbeiter im kaufmännischen Bereich Excel kennen. Das ist eine sehr illusorische Vorstellung: Wie wir bereits sagten, erfordert die Beherrschung von Excel „wie ein Erwachsener“ enorm viel Zeit.

Die Tabellen zeigen keine tiefen Verbindungen zwischen den Daten, da es sich nicht um ein relationales DBMS handelt, sondern um eine „flache“ Darstellung der Daten (wie ein Slice). Das Fehlen relationaler Tabellen und Schnittstellenbeschränkungen machen Tabellenkalkulationen daher lediglich zu einer Nachahmung eines Mittels zum Speichern und Verwalten eines Kundenstamms. CRM ist eine durchdachte Schnittstelle auf einem relationalen DBMS. Über die Schnittstelle werden Daten eingegeben, Prozesse verwaltet, Telefonie gepflegt usw. Alle Geschäftsinformationen werden sicher in einer Datenbank gespeichert, wofür es sich – wir möchten Sie noch einmal daran erinnern – lohnt, Sicherungskopien zu erstellen.

Wissen Sie, was Ihr Kunde in der Verkaufs- und Servicephase von Ihnen erwartet? Er glaubt, dass er sich an alle wandte, wenn er sich an einen Spezialisten Ihres Unternehmens wandte, und dass jeder Manager bereit ist, sein Problem zu lösen. Und der Manager muss über Kontaktkommunikation Bescheid wissen. Das bedeutet, dass Sie ein Tool benötigen, mit dem Sie die erforderlichen Informationen sofort anzeigen können – und CRM ist genau ein solches Tool. Excel und andere Tabellenkalkulationen wurden jedoch ursprünglich nicht für das Kundenbeziehungsmanagement erstellt, sondern für Berechnungen und die primäre Analyse von Informationen. Vielleicht sollten Sie also nicht auf Kundenbeschwerden warten und Risiken anhäufen, die früher oder später zum Zusammenbruch führen könnten. Darüber hinaus, nach dem Gesetz der Gemeinheit, im ungünstigsten Moment.

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Excel ist nicht das benutzerfreundlichste Programm der Welt. Der durchschnittliche Benutzer nutzt nur 5 % seiner Fähigkeiten und hat kaum eine Ahnung, welche Schätze seine Tiefen verbergen. H&F las den Rat eines Excel-Gurus und lernte, Preislisten zu vergleichen, geheime Informationen vor neugierigen Blicken zu verbergen und zu kompilieren analytische Berichte mit ein paar Klicks. (OK, manchmal sind es 15 dieser Klicks.)

Wechselkurse importieren

In Excel können Sie einen ständig aktualisierten Wechselkurs einrichten.

Wählen Sie im Menü den Reiter „Daten“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aus dem Internet“.

Geben Sie im angezeigten Fenster http://www.cbr.ru in die Zeile „Adresse“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Wenn die Seite geladen wird, werden schwarze und gelbe Pfeile auf Tabellen angezeigt, die Excel importieren kann. Durch Klicken auf diesen Pfeil wird die Tabelle zum Importieren markiert (Bild 1).

Markieren Sie die Tabelle mit dem Wechselkurs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“.

Der Tarif wird in den Zellen Ihres Arbeitsblatts angezeigt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine dieser Zellen und wählen Sie „Bereichseigenschaften“ aus dem Menü (Bild 2).

Wählen Sie im angezeigten Fenster die Häufigkeit der Tarifaktualisierung aus und klicken Sie auf OK.

Supergeheimes Blatt

Nehmen wir an, Sie möchten einige Excel-Tabellen vor anderen Benutzern verbergen, die an einer Arbeitsmappe arbeiten. Wenn Sie dies auf die klassische Art und Weise tun – klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Blattregisterkarte und klicken Sie auf „Ausblenden“ (Bild 1), dann ist der Name des ausgeblendeten Blatts weiterhin für eine andere Person sichtbar. Um es vollständig unsichtbar zu machen, müssen Sie Folgendes tun:

Drücken Sie ALT+F11.

Auf der linken Seite erscheint ein längliches Fenster (Bild 2).

Wählen Sie oben im Fenster die Blattnummer aus, die Sie ausblenden möchten.

- Suchen Sie ganz unten in der Liste die Eigenschaft „Visible“ und machen Sie sie zu „xlSheetVeryHidden“ (Bild 3). Jetzt wird niemand außer Ihnen von diesem Blatt erfahren.

Verbot rückwirkender Änderungen

Wir haben eine Tabelle (Bild 1) mit leeren Feldern „Datum“ und „Menge“. Manager Vasya wird heute angeben, wie viele Karotten er pro Tag verkauft hat. Wie kann ich verhindern, dass er in Zukunft rückwirkende Änderungen an dieser Tabelle vornimmt?

Platzieren Sie den Cursor auf der Zelle mit dem Datum und wählen Sie „Daten“ aus dem Menü.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datenprüfung“. Es erscheint eine Tabelle.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Datentyp“ die Option „Andere“ aus.

In die Spalte „Formel“ schreiben wir =A2=TODAY().

Deaktivieren Sie „Leere Zellen ignorieren“ (Bild 2).

Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Möchte nun eine Person ein anderes Datum eingeben, erscheint eine Warnmeldung (Bild 3).

Sie können auch verhindern, dass die Zahlen in der Spalte „Menge“ geändert werden. Platzieren Sie den Cursor auf der Zelle mit der Menge und wiederholen Sie den Aktionsalgorithmus.

Verbot der Eingabe von Duplikaten

Sie möchten eine Liste von Produkten in die Preisliste aufnehmen, damit diese nicht wiederholt werden. Sie können eine solche Wiederholung verbieten. Das Beispiel zeigt eine Formel für eine Spalte mit 10 Zellen, es können aber natürlich auch beliebig viele Zellen sein.

Wir wählen die Zellen A1:A10 aus, die dem Verbot unterliegen.

Klicken Sie im Reiter „Daten“ auf die Schaltfläche „Datenprüfung“.

Wählen Sie im Reiter „Parameter“ aus der Dropdown-Liste „Datentyp“ die Option „Andere“ (Bild 1).

Geben Sie in der Spalte „Formel“ =COUNTIF($A$1:$A$10,A1) ein.<=1.

Gehen Sie im selben Fenster auf die Registerkarte „Fehlermeldung“ und geben Sie dort den Text ein, der angezeigt wird, wenn Sie versuchen, Duplikate einzugeben (Bild 2).

OK klicken".

Selektive Summierung

Hier ist eine Tabelle, aus der Sie ersehen können, dass verschiedene Kunden für bestimmte Beträge mehrfach unterschiedliche Produkte bei Ihnen gekauft haben. Sie möchten den Gesamtbetrag wissen, für den ein Kunde namens ANTON Boston Crab Meat bei Ihnen gekauft hat.

In Zelle G4 geben Sie den Kundennamen ANTON ein.

In Zelle G5 - der Name des Produkts Boston Crab Meat.

Gehen Sie zu Zelle G7, wo Sie die Summe berechnen, und schreiben Sie die Formel dafür (=SUMME((C3:C21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)). Anfangs erschreckt es Sie mit seiner Lautstärke, aber wenn Sie nach und nach schreiben, wird seine Bedeutung klar.

Geben Sie zunächst (=SUM ein und öffnen Sie die Klammern, die drei Faktoren enthalten.

Der erste Multiplikator (C3:C21=G4) sucht nach Erwähnungen von ANTON in der angegebenen Kundenliste.

Der zweite Multiplikator (B3:B21=G5) bewirkt dasselbe für Boston Crab Meat.

Der dritte Faktor D3:D21 ist für die Kostenspalte verantwortlich, danach schließen wir die Klammern.

Übersichtstabelle

Sie haben eine Tabelle (Bild 1), die angibt, welches Produkt ein bestimmter Manager an welchen Kunden zu welchem ​​Preis verkauft hat. Wenn es wächst, ist es sehr schwierig, einzelne Daten daraus auszuwählen. Sie möchten beispielsweise verstehen, wie viele Karotten verkauft wurden oder welcher Manager die meisten Bestellungen abgewickelt hat. Um solche Probleme zu lösen, verfügt Excel über Pivot-Tabellen. Um es zu erstellen, benötigen Sie:

Klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ auf die Schaltfläche „Pivot-Tabelle“.

Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf „OK“ (Bild 2).

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie eine neue Tabelle nur mit den für Sie interessanten Daten erstellen können (Bild 3).

Kassenbon

Um den Gesamtbetrag der Bestellung zu berechnen, können Sie wie gewohnt vorgehen: Fügen Sie eine Spalte hinzu, in der Sie den Preis und die Menge multiplizieren müssen, und berechnen Sie dann den Betrag in dieser Spalte (Bild 1). Wenn Sie keine Angst mehr vor Formeln haben, können Sie es eleganter angehen.

Wählen Sie Zelle C7 aus.

Geben Sie =SUM( ein.

Wählen Sie den Bereich B2:B5.

Geben Sie ein Sternchen ein, das in Excel ein Multiplikationszeichen ist.

Wählen Sie den Bereich C2:C5 und schließen Sie die Klammer (Bild 2).

Anstelle der Eingabetaste müssen Sie beim Schreiben von Formeln in Excel Strg + Umschalt + Eingabetaste eingeben.

Preisvergleich

Dies ist ein Beispiel für fortgeschrittene Excel-Benutzer. Nehmen wir an, Sie haben zwei Preislisten und möchten deren Preise vergleichen. Im 1. und 2. Bild haben wir Preislisten vom 4. Mai und 11. Mai 2010. Einige der darin enthaltenen Waren stimmen nicht überein – hier erfahren Sie, um welche Art von Waren es sich handelt.

Wir erstellen ein weiteres Blatt im Buch und kopieren die Warenlisten der ersten und zweiten Preisliste hinein (Bild 3).

Um doppelte Produkte zu entfernen, wählen Sie die gesamte Produktliste einschließlich des Namens aus.

Wählen Sie im Menü „Daten“ – „Filter“ – „Erweiterter Filter“ (Bild 4).

Markieren Sie im erscheinenden Fenster drei Dinge: a) Kopieren Sie das Ergebnis an einen anderen Ort; b) Platzieren Sie das Ergebnis im Bereich – wählen Sie die Stelle aus, an der Sie das Ergebnis schreiben möchten, im Beispiel ist dies Zelle D4; c) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur eindeutige Datensätze“ (Bild 5).

Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ und ab Zelle D4 erhalten wir eine Liste ohne Duplikate (Bild 6).

Wir löschen die ursprüngliche Produktliste.

Geben Sie die Formel =D5-C5 in die Vergleichsspalte ein, um die Differenz zu berechnen (Bild 7).

Es bleibt nur noch, die Werte aus den Preislisten automatisch in die Spalten „4. Mai“ und „11. Mai“ zu laden. Dazu verwenden wir die Funktion: =SVERWEIS(Suchwert; Tabelle; Spaltennummer; Intervall_Suche).

- „Gesuchter_Wert“ ist die Zeile, nach der wir in der Preislistentabelle suchen. Am einfachsten ist es, Produkte anhand ihres Namens zu suchen (Bild 8).

- „Tabelle“ ist ein Datenarray, in dem wir nach dem benötigten Wert suchen. Es sollte auf eine Tabelle verweisen, die die Preisliste aus dem 4. enthält (Bild 9).

- „Spaltennummer“ ist die Seriennummer der Spalte in dem Bereich, den wir für die Datensuche angegeben haben. Für die Suche haben wir eine Tabelle mit zwei Spalten definiert. Der Preis ist im zweiten Teil enthalten (Bild 10).

Zeitrafferansicht. Wenn die Tabelle, in der Sie nach einem Wert suchen, in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert ist, müssen Sie den Wert auf TRUE setzen; wenn er nicht sortiert ist, schreiben Sie FALSE.

Ziehen Sie die Formel nach unten und denken Sie daran, die Bereiche zu sperren. Platzieren Sie dazu ein Dollarzeichen vor dem Spaltenbuchstaben und der Zeilennummer (dies kann durch Markieren des gewünschten Bereichs und Drücken der F4-Taste erfolgen).

Die resultierende Spalte spiegelt die Preisdifferenz für die Artikel wider, die in beiden Preislisten enthalten sind. Wenn in der resultierenden Spalte #N/A angezeigt wird, bedeutet dies, dass das angegebene Produkt nur in einer der Preislisten verfügbar ist und daher die Differenz nicht berechnet werden kann.

Investitionsbewertung

In Excel können Sie den Nettobarwert (NPV) berechnen, also die Summe der diskontierten Werte des bisherigen Zahlungsstroms. Im Beispiel wird der Barwert auf Basis einer Investitionsperiode und vier Ertragsperioden berechnet (Zeile 3 „Cashflow“).

Die Formel in Zelle B6 berechnet den Kapitalwert mithilfe der Finanzfunktion: =NPV($B$4,$C$3:$E$3)+B3 (Bild 1).

In der fünften Zeile wird die Berechnung des diskontierten Flusses in jeder Periode mithilfe zweier verschiedener Formeln ermittelt.

In Zelle C5 erhält man das Ergebnis dank der Formel =C3/((1+$B$4)^C2) (Bild 2).

In Zelle C6 erhält man das gleiche Ergebnis durch die Formel (=SUM(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))) (Bild 3).

Vergleich von Investitionsangeboten

In Excel können Sie vergleichen, welcher der beiden Anlagevorschläge rentabler ist. Dazu müssen Sie in zwei Spalten das erforderliche Investitionsvolumen und die Höhe ihrer gestaffelten Rendite aufschreiben und außerdem den Abzinsungssatz der Investition in Prozent separat angeben. Anhand dieser Daten können Sie den Nettobarwert (NPV) berechnen.

In die freie Zelle müssen Sie die Formel =npv(b3/12,A8:A12)+A7 eingeben, wobei b3 der Abzinsungssatz, 12 die Anzahl der Monate im Jahr und A8:A12 die Spalte mit den Zahlen ist Für die gestaffelte Kapitalrendite ist A7 der erforderliche Investitionsbetrag.

Mit genau der gleichen Formel wird der Kapitalwert eines anderen Investitionsvorhabens berechnet.

Jetzt können sie verglichen werden: Wer mehr Kapitalwert hat, desto profitabler ist das Projekt.

Vereinfachen Sie die Verfolgung Ihrer Projekte mit gebrauchsfertigen Projektmanagementvorlagen in Excel. Der Wert jeder Vorlage besteht darin, dass sie Ihr Ausgangspunkt ist und immer wieder verwendet werden kann. Sie müssen nicht jedes Mal ein Framework von Grund auf neu erstellen, wenn Sie einen Bericht an Stakeholder senden, eine Statusänderung mitteilen oder Aufgaben verfolgen möchten. Das Fundament ist bereits erstellt und Sie müssen nur noch Projektdaten hinzufügen.

In diesem Artikel finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Vorlagen für das Projektmanagement in Excel, die Sie kostenlos herunterladen können. Wir werfen auch einen Blick auf die verschiedenen Arten von Vorlagen und sagen Ihnen, wann Sie die einzelnen Vorlagen verwenden sollten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine Projektmanagement-Dashboard-Vorlage in Excel von Grund auf erstellen.

Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie Projektmanagementvorlagen in Smartsheet verwenden, einem Tool zur Verwaltung Ihrer gesamten Arbeit mit einer tabellenkalkulationsähnlichen Oberfläche. Smartsheet ermöglicht Ihnen mehr Zusammenarbeit als Excel und macht es einfacher, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten.

Projekt-Gantt-Diagramm-Vorlage

Die Projekt-Gantt-Diagrammvorlage ist eine der beliebtesten Vorlagen, die von Projektmanagern verwendet wird. Ein Gantt-Diagramm übernimmt die Daten, die Sie über Aufgabentitel, Startdaten, Fälligkeitsdaten und Aufgabendauer haben, und wandelt sie in ein kaskadierendes horizontales Balkendiagramm um. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen und wie die Aufgaben voneinander abhängen. Das Gantt-Diagramm ist besonders effektiv bei der Verwaltung komplexer Projekte mit Abhängigkeiten.

Die interaktiven Gantt-Diagrammfunktionen von Smartsheet erleichtern die Visualisierung Ihres Projekts. Sie können Ihr Diagramm mit verschiedenen Farben und Symbolen personalisieren, um den Status anzuzeigen, oder bedingte Formatierung verwenden, um Aufgaben hervorzuheben, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind. Aktivieren Sie die Funktion „Kritischer Pfad“, um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu identifizieren und herauszufinden, welche Aufgaben sich direkt auf das Projektabschlussdatum auswirken. Teilen Sie Ihr Gantt-Diagramm mit Ihrem Team oder Ihren Kunden, damit diese immer auf dem Laufenden bleiben.

Projekt-Tracker-Vorlage

Sammeln Sie alle Ihre Projektdaten, sodass jeder, der mit Ihrem Projekt zu tun hat, immer weiß, wo er wichtige Informationen finden kann. Mit einer Projekt-Tracker-Vorlage können Sie Aufgaben hinzufügen, Status und Priorität ändern, Liefergegenstände, Fälligkeitstermine, Kosten, aufgewendete Zeit und andere wichtige Daten für Ihr Projekt angeben. Wenn Sie ein großes Projekt haben, hilft eine Projekt-Tracker-Vorlage dabei, alles organisiert zu halten.

Durch die Verwendung von Smartsheet kann Ihr Team einfacher in Echtzeit zusammenarbeiten und über den Projektfortschritt informiert bleiben. Dank der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche können Sie Änderungen am Projekt vornehmen, neuen Personen Aufgaben zuweisen, Termine ändern und andere Aktionen durchführen.

Vorlage für einen agilen Projektplan

Ein agiler Projektplan basiert auf Funktionalität. Der Plan schätzt, wie lange es dauern wird, die einzelnen Funktionen zu implementieren, gibt jedoch keine detaillierten Angaben dazu, wie die einzelnen Funktionen implementiert werden. Da sich Projektpläne auf die Funktionalität konzentrieren, können Sie ähnliche Funktionen in Sprints gruppieren.

Der agile Projektplan verändert sich ständig. Sobald der Plan entwickelt ist, sollte das Projektteam ihn überwachen und den Status und die Zeitpläne bei Bedarf aktualisieren.

Mit dieser Vorlage (auch als Agile-Projektplan bekannt) können Sie Ihre Aufgaben hinzufügen, Verantwortung zuweisen, Start- und Fälligkeitstermine sowie den Status festlegen. Die Dauer für jede Aufgabe wird automatisch berechnet. Diese Vorlage enthält auch ein Gantt-Diagramm (eine visuelle Darstellung der Zeitleiste eines Projekts), dessen Größe sich automatisch ändert, wenn Sie Ihre Daten zur Tabelle hinzufügen.

Smartsheet bietet eine Projektvorlage für grundlegende agile Projekte. Planen und verwalten Sie Sprints, Produktfunktionen und Aufgaben und verwenden Sie das integrierte Gantt-Diagramm, um Ihr Projekt als Zeitleiste anzuzeigen. Ihr Team kann den Fortschritt aktualisieren, Ergebnisse verfolgen, Dateien speichern und Benachrichtigungen festlegen – alles in einer gemeinsamen Tabelle.

Vorlage für ein Projektbudget

Behalten Sie immer den Überblick darüber, wie Ihr Projekt im Budget liegt, indem Sie Arbeitskosten, Materialkosten, Festpreise und tatsächliche Kosten verfolgen. Eine Budgetvorlage gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ausgaben genau im Auge zu behalten und ermöglicht es anderen Teammitgliedern zu sehen, ob Sie innerhalb oder über Ihrem Budget bleiben. Diese Vorlage kann für jedes Projekt verwendet werden, unabhängig von seiner Größe.

Verfolgen Sie den Projektfortschritt und die Budgetverwendung an einem Ort in Smartsheet. Diese Projektvorlage enthält eine Projektstatuszusammenfassung, Budgetabweichung und Zeitplan sowie ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten. Sie können geschätzte und tatsächliche Arbeits-, Material- und andere Kosten problemlos vergleichen.

Vorlage für eine Aufgabenliste

Da es in jedem Projekt so viele sich ständig ändernde Komponenten gibt, können Sie sich mit einer Aufgabenliste auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Sie können Fälligkeitstermine täglich oder sogar stündlich ändern und Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität für die kommende Woche anzeigen. Verwenden Sie eine Aufgabenlistenvorlage, wenn Sie einzelne Aufgaben organisieren müssen.

Erstellen Sie mit dieser Aufgabenliste in Smartsheet eine zentrale Möglichkeit, alle Ihre Verantwortlichkeiten über mehrere Projekte hinweg gleichzeitig anzuzeigen. Teilen Sie die Tabelle mit Ihrem Team, um das erforderliche Maß an Transparenz zu schaffen, den Aufgabenstatus mit benutzerdefinierten Symbolen zu verfolgen und Elemente mit hoher Priorität zu kennzeichnen, damit nichts übersehen wird.

Projektzeitleistenvorlage

Mithilfe einer Zeitleiste können Sie komplexe Informationen bequem und leicht verständlich visualisieren. Sie können den Fortschritt verfolgen, potenzielle Verzögerungen identifizieren, die tatsächlich verbleibende Zeit für die Erledigung jeder Projektaufgabe überwachen und vieles mehr. Eine Zeitleiste eignet sich hervorragend für Projekte jeder Größe, insbesondere wenn Sie Statusänderungen externen Mitarbeitern oder Stakeholdern mitteilen müssen.

Smartsheet bietet eine Zeitleistenvorlage für einfache Projektpläne mit Aufgaben, Unteraufgaben und einer Zeitleiste in einer Gantt-Diagrammansicht. Ihr Team kann jederzeit und überall problemlos den Fortschritt aktualisieren, Ergebnisse verfolgen und den Status überprüfen.

Vorlage für die Problemverfolgung

Potenzielle Probleme in Projekten können oft lange Zeit unentdeckt bleiben. Wenn diese Probleme jedoch ungelöst bleiben, können sie letztendlich den Abschluss des gesamten Projekts verzögern und sich negativ auf die Endergebnisse auswirken. Zur Projektverfolgung kann Ihnen die Verwendung einer Problemverfolgungsvorlage dabei helfen, Probleme schnell zu identifizieren und zuzuweisen, wer für deren Lösung verantwortlich ist, sodass Sie Probleme beheben können, sobald sie auftreten. Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie ein mittleres bis großes Projekt mit vielen sich ändernden Daten haben.

Verfolgen Sie Probleme und Fehler mit der Smartsheet Issue and Error Tracker-Vorlage. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Webformular für Wartungspersonal, Tester oder Kunden, um Probleme zu protokollieren und den Fehlerverlauf an einem zentralen Ort zu verwalten. Dann priorisieren und schließen Sie Anfragen.

Projekt-Stundenzettel-Vorlage

Erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Ressourcenzuteilung mit einer Arbeitszeittabellenvorlage, die es allen Teammitgliedern sowie Stakeholdern ermöglicht, den Grad des Engagements jedes Teammitglieds für das Projekt anzuzeigen. Verfolgen Sie die Ressourcenverfügbarkeit für die kommende Woche, damit Sie immer wissen, wer freie Zeit für die Arbeit am Projekt hat und wer sehr beschäftigt ist. Stundenzettel sind eine effektive Methode zur Verwaltung einer großen Anzahl von Ressourcen in einem großen Projekt.

Verwalten Sie Ihre Belegschaft in Echtzeit mit der einfachen Ressourcenmanagement-Projektvorlage von Smartsheet. Weisen Sie bestimmten Ausführenden Aufgaben zu und erkennen Sie leicht Engpässe oder Überschüsse an Arbeitsressourcen.

Projektrisiko-Tracker

Projekte bergen naturgemäß viele versteckte Risiken. Die Gründe für das Eintreten von Risiken sind unterschiedlich: Der Arbeitsumfang ist falsch bestimmt, Abhängigkeiten sind falsch festgestellt usw. Der Schlüssel besteht darin, solche Risiken in den frühen Phasen des Projekts zu erkennen, bevor sie sich auf die Kosten und den Zeitpunkt der Fertigstellung auswirken können. Project Risk Tracker sammelt alle potenziellen Risiken in einer Tabelle und ist somit für jeden mittleren bis großen Projektmanager von Vorteil.

Dashboard für das Projektmanagement

Mithilfe der Smartsheet Sights-Dashboards können Sie ein Dashboard erstellen, um Ihr Projekt in Smartsheet zu verwalten. Sights-Dashboards bieten Teams einen beispiellosen Einblick in die geleistete Arbeit, indem sie Daten aus zentralen Projekttabellen konzentrieren. Teilen Sie Ihr Smartsheet-Dashboard mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens oder teilen Sie es mit externen Stakeholdern, um ihnen einen zusätzlichen Einblick in wichtige Kennzahlen und Status zu verschaffen.

So erstellen Sie ein Projektmanagement-Dashboard in Excel

So erstellen Sie ein Projektmanagement-Dashboard in Excel.

Erstellen Sie Ihre Excel-Tabelle

Ein Projektmanagement-Dashboard enthält in erster Linie grafische Bilder, aber gleichzeitig sollten die vollständigen Daten, aus denen diese Bilder erstellt werden, auch irgendwo in Ihrer Excel-Datei gespeichert sein. Dazu müssen Sie gleichzeitig in zwei Registerkarten Ihrer Excel-Tabelle arbeiten. Eine Registerkarte enthält die Grafikbilder, während die zweite Registerkarte alle Daten enthält, aus denen diese Bilder erstellt werden. Eine Registerkarte enthält die Grafikbilder, während die zweite Registerkarte alle Daten enthält, aus denen diese Bilder erstellt werden.

1. Doppelklicken Sie unten in Ihrer Datei auf die Registerkarte "Blatt1" um die Tabelle umzubenennen. Wir empfehlen, den Namen in zu ändern „Projekt-Dashboard“.
2. Klicken Sie dann auf das Pluszeichen (+) rechts neben der Registerkarte, um eine weitere Registerkarte hinzuzufügen.
3. Doppelklicken Sie auf die Registerkarte „Blatt2“ und benennen Sie die Tabelle in um "Anmerkungen".

Fügen Sie Ihre Designdetails hinzu

Sie können jetzt Ihre Designdaten (alle Ihre „Nummern“) zur Registerkarte „Notizen“ hinzufügen. Diese Daten werden zum Erstellen von Diagrammen verwendet, die Sie dann in die Registerkarte „Projekt-Dashboard“ verschieben können.

Erstellen Sie eine Projektaufgabentabelle und ein Gantt-Diagramm

1. Erstellen Sie auf der Registerkarte „Notizen“ eine Aufgabentabelle. Spaltenüberschriften hinzufügen „Aufgaben“, „Ausführender“, „Startdatum“, „Bis zur Fertigstellung“, „Anzahl der Tage“ Und "Status".
2. Fügen Sie Ihre Designdaten zur Tabelle hinzu. Listen Sie alle Aufgaben in Ihrem Projekt auf, die Person, die für deren Erledigung verantwortlich ist, das Startdatum, das Fälligkeitsdatum, die Anzahl der für die Erledigung jeder Aufgabe vorgesehenen Tage und den Status (verwenden Sie die Optionen). „Abgeschlossen“, „Überfällig“, „In Bearbeitung“ Und "Nicht angefangen").

1. Verwenden Sie diese Daten dann, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen.
2. Nachdem Sie ein Gantt-Diagramm erstellt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie es aus "Ausgeschnitten". Gehen Sie zur Registerkarte „Projekt-Dashboard“, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Aus“. "Einfügen". Sie können auch bestimmte Teile Ihres Aufgabennamens ausschneiden und einfügen, wenn Sie diese in Ihrem Dashboard anzeigen möchten.

Notiz. Wir haben der Aufgabentabelle eine Spalte hinzugefügt "Eine Priorität" und verwendeten Sternsymbole, um darauf hinzuweisen, wie wichtig es ist, Aufgaben zu erledigen. Um Symbole hinzuzufügen, klicken Sie auf die Zelle und auf die rechte Seite der Registerkarte "Einfügen" wählen „Symbole“.

Fügen Sie Diagramme für den Aufgabenstatus, das Projektbudget und ausstehende Elemente hinzu.

Überlegen Sie nun, welche weiteren Informationen Sie gerne in Ihr Projekt-Dashboard aufnehmen würden. In unserem Beispiel fügen wir ein Diagramm für den Gesamtstatus von Aufgaben, Budget und ausstehenden Elementen hinzu.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Notizen“ und erstellen Sie eine Minitabelle für jeden Datensatz, den Sie visualisieren möchten. Wir wollten beispielsweise anzeigen, wie viele Aufgaben den Status „Abgeschlossen“, „Überfällig“, „In Bearbeitung“ und „Nicht gestartet“ haben. Wir haben diese Status in einer Spalte nebeneinander platziert. Wir haben auch angegeben, wie viele Projekte sich in Prozent oder Anteil in diesem Status befinden. Auf dem Budgetdiagramm haben wir gezeigt, wie viel Geld budgetiert war und wie viel tatsächlich ausgegeben wurde.

1. Nachdem Sie Ihre Daten hinzugefügt haben, wählen Sie dann die Tabelle aus und wechseln Sie zur Registerkarte "Einfügen". In einer Gruppe „Diagramme“ Wählen Sie die Diagrammtypen aus, die Sie verwenden möchten (Kreisdiagramme, Balkendiagramme, Blasendiagramme usw.).

1. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für alle anderen Datensätze.
2. Nachdem Sie Diagramme für alle Datensätze erstellt haben, schneiden Sie diese aus und fügen Sie sie in die Registerkarte „Projekt-Dashboard“ ein.

Richten Sie Ihr Projekt-Dashboard ein

1. Um die Hintergrundfarbe Ihrer Aufgabentabelle zu ändern, klicken Sie auf die Zelle und auf die Registerkarte "Heim" Im Kapitel "Schriftart" Klicken Sie auf das Farbeimer-Symbol, um die gewünschte Farbe auszuwählen.
2. Um die Farben Ihres Gantt-Diagramms zu ändern, doppelklicken Sie auf die Taskleiste und wählen Sie die Option aus „Diagrammbereich formatieren“. Klicken Sie auf das Farbeimer-Symbol und wählen Sie aus "Füllen" und wählen Sie dann unten im Fenster die gewünschte Farbe aus.
3. Um die Farbe Ihrer Diagramme zu ändern, doppelklicken Sie auf das gesamte Diagramm oder einen Teil davon. Auf der Seite erscheint ein Fenster „Datenreihenformat“. Klicken Sie auf das Farbeimer-Symbol und wählen Sie die Option aus "Füllen" Klicken Sie dann unten im Fenster erneut auf das Farbeimersymbol, um die gewünschte Farbe auszuwählen.

Treffen Sie bessere Entscheidungen mit Smartsheet Sights-Dashboards

Das Smartsheet Sight-Dashboard hilft Ihnen, wichtige Aspekte Ihrer Arbeit, wie den Projektstatus oder den Aufgabenfortschritt, anhand von Key Performance Indicators (KPIs) zu visualisieren, zusammenzufassen und zu teilen. Das Dashboard von Sight hilft Teams auch dabei, organisiert zu bleiben, indem es ihnen einen zentralen Ort für Ressourcen wie Tabellensammlungen oder Berichte bietet.

• Dashboards bieten Echtzeit-Einblick in wichtige Informationen aus Projekttabellen.
• Anpassbare Benutzeroberfläche, die für den Einsatz in jeder Abteilung Ihres Unternehmens geeignet ist
• Einfache Widgets erleichtern den schnellen Einstieg.

Sights-Dashboards bieten eine verbesserte Sichtbarkeit für eine beliebige Anzahl von Projekten, Aktivitäten und Informationen im gesamten Unternehmen. Durch die Zentralisierung von Workflow-Informationen in Sights-Dashboards erhalten Benutzer zusätzliche Einblicke in komplexe Prozesse, können Lücken in einem Projekt besser antizipieren und gelangen schneller zu kritischen Informationen.

Verwenden Sie Smartsheet, um die Details einzelner Projekte zu verwalten, und greifen Sie dann auf Sights-Dashboards zu, um einen allgemeinen Überblick über den Status Ihres Projektportfolios zu erhalten und Kollegen und Managern einen beispiellosen Einblick in die laufende Arbeit zu bieten. Kontaktieren Sie das Smartsheet-Team, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen von Sights-Dashboards profitieren kann.

Excel-Vorlagen für das Projektmanagement: Für große und kleine Projekte

Eine Projektmanagement-Vorlage ist ein effektives Werkzeug für die Verwaltung jedes Projekts: ob groß oder klein, einfach oder komplex. Es gibt ein weit verbreitetes Missverständnis, dass ein Projekt groß und sehr detailliert sein muss, um Vorlagen verwenden zu können. Tatsächlich kann die Vorlage auch für kleinere Projekte nützlich sein. Auch wenn die zu liefernden Leistungen klein und nicht sehr arbeitsintensiv sind, müssen Sie dennoch abschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, die benötigten Ressourcen ermitteln und jedem Teammitglied Aufgaben zuweisen.

Smartsheet ist ein tabellenbasiertes Arbeitsmanagement-Tool mit leistungsstarken Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit einer breiten Palette intelligenter Ansichten – Raster, Kalender, Gantt, Sehenswürdigkeiten und Karten – funktioniert Smartsheet genau so, wie Sie es möchten. Erfahren Sie, wie Sie ganz einfach eine Projektmanagement-Vorlage erstellen. Testen Sie Smartsheet 30 Tage lang kostenlos.

Möchten Sie mehr über Best Practices und grundlegende Richtlinien für das Projektmanagement erfahren? Besuchen Sie unsere, um auf die neuesten Artikel, Vorlagen, Videos und mehr zuzugreifen.

Erfahren Sie mehr über die Premium-Projektmanagementlösungen von Smartsheet

Verwalten Sie Hunderte von Projekten? Die Premium-Projektportfoliomanagementlösung von Smartsheet hilft projektorientierten Unternehmen und Abteilungen, den Projektdurchsatz zu steigern, die Echtzeittransparenz zu verbessern und das Projektrisiko zu reduzieren.

Nutzen Sie die Smartsheet-Projektportfoliolösung für Folgendes:

• Sparen Sie Zeit, indem Sie die Einrichtung eines neuen Projekts automatisieren.
• Richten Sie die Projektmanagementleistung an Ihren Geschäftszielen aus.
• Sorgen Sie für konsistente Projektmanagementrichtlinien.
• Verbessern Sie die Echtzeiteinsicht in die Leistung des Projektportfolios.
• Führen Sie eine detaillierte Analyse eines Projektportfolios mit Microsoft Power BI durch.

Projektmanager können die Projektportfoliomanagementlösung von Smartsheet nutzen, um einfach und schnell einen Standardsatz an Sights-Tabellen, Berichten und Dashboards für ihre neuen Projekte zu erhalten. Jedes neue Projekt erbt standardmäßig bereits vorhandene Berechtigungen, die vom Projektmanagement-Manager festgelegt wurden, um die Sichtbarkeit aller Projekte in seinem Portfolio sicherzustellen. Schließlich konsolidiert die Lösung Projektmetadaten automatisch in einer einzigen Datendatei, auf die über das Smartsheet Sights-Dashboard oder Microsoft Power BI für portfolioweite Berichte zugegriffen werden kann.

Arbeitszeitplanung, Zeitmanagement(Englisch) Zeiteinteilung), effektive Organisation und Verwaltung Ihrer Arbeitszeit

Es gibt viele unterschiedliche Herangehensweisen an das Thema Arbeitszeitplanung und Zeitmanagement in Excel, auf Papier oder in speziellen Programmen,

Nachfolgend finden Sie einen solchen Ansatz, der in der Praxis erfolgreich getestet und in den Alltag eingeführt wurde. Um zu verstehen, ob es das Richtige für Sie ist, testen Sie es an Ihren eigenen Angelegenheiten und Aufgaben.

Zeitmanagement in Excel und auf einem normalen Blatt Papier sowie einem kostenlosen Timer für Ihren Laptop oder Ihr Smartphone, das ist alles, was Sie brauchen, um Ihre Zeit effektiv zu organisieren, und Sie können alles Notwendige auf unserer Website finden, ansehen und herunterladen Die Links finden Sie auf dieser Seite. Beginnen wir detaillierter mit der Organisation des Zeitmanagements in Excel.

Zeitmanagement in einer Excel-Datei, wir tragen Dinge für die Woche ein,
Wir schauen uns unsere täglichen Aufgaben in Excel an und es ist bequemer, sie in einem Notizblock aufzuschreiben

Als Grundlage Arbeitszeitplanung und alle Fälle wurden eine Woche lang aufgenommen, d.h. flexible Planung je nach Woche. Die Woche ist ein Schlüsselindikator in Arbeitszeiten planen: Jahr-Monat-Woche-Tag.

Beginnen wir mit dem Monat:
Am letzten Wochenende des Monats wird eine Ergebnisliste erstellt (nennen wir jedes Ergebnis ein Projekt). Dies sind die gewünschten Ergebnisse am Monatsende, die Sie im neuen Monat erreichen möchten. (Definieren Sie für sich selbst 3-5 Hauptergebnisse des Monats).

Es ist notwendig, die erreichten Ziele und Fehler des letzten Monats bei der Planung für den neuen Monat zu berücksichtigen, die Ziele und Vorgaben bei der Planung für den neuen Monat anzupassen, zu verbessern und die erforderlichen Verbesserungen zu berücksichtigen nennen Sie diese Aktionen zur Verbesserung des AC (Adjustments to Action). Zum Beispiel: Du musstest ein Buch lesen, du konntest das Buch nicht lesen, du hast es vergessen, du hast es nicht jeden Tag gelesen. Wir haben die CD auf diese Aufgabe eingestellt: Ich lese jeden Tag 10 Seiten.

Die Ergebnisliste für den nächsten Monat stellt Ihre Ziele für den Monat dar. Wenn Sie diese für sich selbst festgelegt und formuliert haben, können Sie mit der Planung beginnen, diese zu erreichen.

So wird einmal pro Woche, zum Beispiel jeden Sonntag, im Rahmen jedes Projekts eine Aufgabenliste erstellt - Das ist Wochenplanung. Diese Aufgaben sind grundlegende Handlungsschritte für die nächste Woche. Diese Handlungsschritte werden in einer Excel-Datei über die Wochentage verteilt.

Bei der Planung der Aufgaben der kommenden Woche müssen Sie auch 3-5 Hauptergebnisse der Woche festlegen, das sind die wichtigsten Aufgaben der Woche, anhand derer Sie am Ende der Woche verstehen, wie effektiv Ihre Woche verlaufen ist.

Die Arbeitsplanung für die Woche erfolgt in einer Excel-Datei.
Jeden Abend vor dem Verlassen der Arbeit wird diese Excel-Datei geöffnet und der Plan für den nächsten Tag angepasst und ergänzt ( Das ist die Planung des Tages).

Danach werden die Aufgaben für den kommenden Tag aus der Excel-Datei auf Papier geschrieben (Planungs-To-Do-Liste für den Tag), das ist Ihre genehmigte To-Do-Liste für morgen.

Arbeitszeitplanung – Zeitmanagement in Excel und auf Papier – wichtige Punkte:

1. Arbeitszeitplanung Zeitmanagement basierend auf der Woche- Das ist eine flexible Planung, Sie können und sollten Aufgaben innerhalb einer Woche anpassen und verschieben, dies schadet nicht dem Plan und den erwarteten Ergebnissen, es ist bequem, dies in einer Excel-Datei zu tun.

2. Machen Sie am Vorabend einen Plan für den nächsten Tag- ein wichtiger Punkt bei der Organisation der Zeit. Morgens muss man nicht überlegen, was man tun soll, alles ist geplant, den Kopf ausschalten, einfach machen. Wenn es morgens keinen klaren Plan gibt, meist weil man morgens darüber nachdenkt, was man tun soll, ist der ganze Tag durcheinander und es wird nichts getan. Es ist praktisch, den Plan für den nächsten Tag aus dem Excel-Wochenplan auf ein normales Blatt Papier zu schreiben.

3. Schreiben Sie Aufgaben für den kommenden Tag auf ein Blatt Papier Es ist sehr wünschenswert, dies ist Ihr unterschriebener Vertrag mit sich selbst, Ihr materielles Versprechen an sich selbst, und dann ist es sehr angenehm, die erledigten Dinge auf einem Blatt Papier zu streichen.

4. Bei der Planung Tag, Woche, Monat, Jahr priorisieren Markieren Sie die drei wichtigsten Ihrer geplanten Aufgaben: Planen Sie die drei wichtigsten Ergebnisse des Tages, die drei wichtigsten Ergebnisse der Woche, die drei wichtigsten Ergebnisse des Monats und die drei wichtigsten Ergebnisse des Jahres. Dies sind Ihre wichtigsten Ziele, auf die Sie zusteuern.

Verwenden Sie bei der Planung der wichtigsten Ergebnisse (Tag, Woche, Monat, Jahr) die folgenden Fragen:

• WARUM müssen Sie Ergebnisse erzielen?
• WAS BEDEUTET ERFOLGREICHES ERGEBNIS (Was sind die Kriterien für ein erfolgreiches Ergebnis)
• WIE MAN ES ERREICHT (Schritt-für-Schritt-Plan: einmal machen, zwei machen, drei machen)

Erwartetes Ergebnis: Kriterien für den Erfolg Ihres Zeitmanagements

Wir führen die Aufgaben selbst aus, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sonst sind die Aufgaben Unsinn.

Es ist besser, die Ergebnisplanung mit den „Kriterien für die erfolgreiche Erzielung des Ergebnisses“ zu beginnen.

Zum Beispiel, erwartetes Ergebnis ohne Kriterien für das erfolgreiche Erreichen des Ergebnisses: Lesen Sie das Buch „Buch“, dann die Aufgabe: 30 Seiten am Tag lesen

Und mit einer solchen Aufgabenstellung kann das erwartete Ergebnis erreicht werden (das Buch wird gelesen), aber die Qualität des Ergebnisses darf sich nicht verdreifachen.

Deshalb legen wir bereits in der Planungsphase fest Kriterien für den Erfolg des gewünschten Ergebnisses:
1. Buch vor Monatsende lesen
2. Nach der Lektüre wurde eine Rezension mit einer Ideenliste zur Umsetzung erstellt
3. Nützliche Ideen werden umgesetzt

Aufgabe zu Punkt 1. Lesen Sie für das Projekt mindestens 3 neue Ideen zum Thema „Neukundensuche“.
Aufgabe für Schritt 1: Verwenden Sie beim Lesen einen Marker, um nützliche Ideen hervorzuheben
Aufgabe zu Punkt 1. 30 Seiten am Tag lesen
Aufgabe für Schritt 2: Markerextrakte analysieren, Bewertung auf 1 Blatt schreiben

Warum zum Teufel brauchen Sie einen Task-Manager, der mit Standard-Excel-Tools implementiert wird? Gute Frage. Der berühmte IDidier Stevens musste etwas Ähnliches tun, als er mit einem System konfrontiert wurde, in dem buchstäblich alles verboten war. Die Interaktion mit dem Betriebssystem erfolgte über eine spezielle Shell, die den Start der meisten Anwendungen verhinderte, einschließlich des Standard-Task-Managers (über den er leicht unterbrochen werden konnte), und lokale Richtlinien schränkten die Verwendung ein. Da Excel eine der Anwendungen war, die ausgeführt werden durften, dachte Didier: Warum nicht die integrierten VBA-Makros von Office verwenden, um laufende Prozesse auf dem System zu verwalten? Ich dachte und dachte und machte einen vollwertigen Task-Manager.

Wie sieht es aus?

PoC ist eine normale Excel-Datei – TaskManager.xls. Die Idee ist einfach: Wenn das System beim Starten eines Task-Managers eingeschränkt ist, es aber möglich ist, Excel-Tabellen mit Makros zu öffnen, können Sie Prozesse über ein einfaches Makro verwalten, das in VBA (Visual Basic for Applications) implementiert ist. Sobald Sie die Datei öffnen, sehen Sie zwei Schaltflächen: Prozesse auflisten und Befehle ausführen. Tatsächlich klicken wir auf den ersten und sehen, wie die Tabelle schnell mit Informationen über die Prozesse gefüllt wird (Name der ausführbaren Datei, Prozess-ID, Pfad zur Binärdatei, Benutzer, unter dem der Prozess ausgeführt wird, Uhrzeit). Prozess erstellt wurde, und die Bittiefe -32 oder 64 Bit). Jeder der Prozesse kann entladen, angehalten und entsprechend wieder aufgenommen werden. Dazu müssen Sie in der Befehlsspalte gegenüber dem Prozess das Flag des gewünschten Befehls setzen (z. B. entspricht der Prozessbeendigung dem Buchstaben t) und auf die Schaltfläche Befehle ausführen klicken. Es stellt sich als eine wirklich nützliche Sache heraus. Sie müssen nicht einmal über Pentests und begrenzte Umgebungen fantasieren, um sich vorzustellen, warum dies erforderlich sein könnte. Denken Sie nur an Winlocker – jeder solche Mist blockiert den Start des Task-Managers.

Wie es funktioniert?

Alle Makros sind komplett in reinem VBA geschrieben. Zur Manipulation von Prozessen werden WIN32-Funktionen aus den entsprechenden Systembibliotheken aufgerufen. Die notwendigen Funktionen werden zunächst durch Laden aus der DLL deklariert, was etwa so geschieht:

Private Deklarationsfunktion OpenProcess Lib „kernel32.dll“ (ByVal dwDesiredAccessas As Long, ByVal bInheritHandle As Boolean, ByVal dwProcId As Long) As Long

Danach können sie ohne Einschränkungen verwendet werden. Die folgende Funktion entlädt beispielsweise einen Prozess aus dem Speicher:

Private Sub TerminateProcessByID(ByVal lProcessID As Long) hProcess = OpenProcess(PROCESS_TERMINATE, 0, lProcessID) Wenn hProcess<>0 Then TerminateProcess hProcess, 0 CloseHandle hProcess End If End Sub

Die neueste Version von TaskManager.xls funktioniert sowohl auf 32- als auch auf 62-Bit-Systemen, funktioniert hervorragend in jedem Office (bis zur 64-Bit-Version von Office 2010) und ist digital signiert.

Beachten Sie den Download-Link: blog.didierstevens.com/2011/11/30/signed-taskmanager. Bleibt nur noch, Didier für den coolen PoC zu danken, der sicherlich vielen bei der Lösung konkreter Probleme nützlich sein wird.