Folha de inventário (amostra). Formulários de pedidos, atos e inventários para inventário de bens e obrigações financeiras

O formulário INV-3 é elaborado após um inventário dos itens de estoque para comparar sua disponibilidade real com os dados contábeis.

Formulário em branco INV-3

Exemplo de preenchimento do formulário INV-3

Como preencher o formulário INV-3

Na primeira página do formulário INV-3, os responsáveis financeiros pela armazenagem dos itens do estoque assinam um recibo informando que, no momento do início do inventário, todos os materiais e mercadorias que lhes são responsáveis foram contabilizados e munidos de documentos.

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São inseridos o número e a data do pedido de estoque, são indicadas as datas de início e término do estoque (retiradas do pedido). O número e a data do próprio inventário são indicados. Os itens de estoque que serão verificados são indicados.

A segunda página é uma tabela na qual são anotados o número documental e real de bens e materiais inspecionados.

Se a mercadoria fiscalizada contiver metais ou pedras preciosas aos quais esteja anexado um passaporte especial, o seu número é indicado na coluna “Número” da coluna “Passaporte”.

As linhas não preenchidas são riscadas. No final de cada página do inventário (pode haver vários deles, se houver muitos bens e valores, e uma folha de papel não for suficiente para listá-los), o número de números de série e o número total de unidades de estoque são indicadas.

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O inventário inclui informações sobre todos os itens de inventário detectados, incluindo aqueles que não estão documentados. Se durante a inspeção forem identificados bens ou materiais deteriorados ou faltantes, isso deverá ser confirmado pelos atos pertinentes.

A terceira página resume o inventário de todas as páginas. O formulário é assinado por todos os membros da comissão, bem como pelos responsáveis financeiros que estiveram presentes durante a fiscalização e concordam com o seu resultado.

Os resultados são certificados pelo contador responsável pela verificação da lista de inventário.

Quem prepara o formulário INV-3

A lista de inventário é elaborada por uma comissão especialmente criada por despacho (instrução, resolução) do chefe da organização.

O formulário INV-3 é redigido em duas vias. Um é transferido para o departamento de contabilidade para elaboração do extrato de concordância (formulário INV-19), e o segundo fica com o responsável pela segurança dos itens de estoque.

Leia mais: Fazemos inventário de um armazém e loja

O formulário INV-19 é preenchido caso sejam reveladas inconsistências durante a fiscalização.

Contabilização de resultados de estoque. Documentação. Vídeo

Se houver muitos itens de estoque e não for possível compilar o formulário INV-3 em um dia, é elaborada uma etiqueta de estoque no formulário INV-2 para os itens de estoque já recalculados e verificados.

Ao final de todo o procedimento de inventário, com base nas etiquetas compiladas, é elaborado um documento geral INV-3.

O formulário de inventário INV-3 deve conter as assinaturas de todos os membros presentes da comissão e de todas as pessoas financeiramente responsáveis pelo armazenamento dos itens do inventário.

Os dados finais de todos os inventários realizados no ano de referência são registados na folha de resultados do inventário (formulário INV-26).

Um relatório de inventário de ativos fixos (ou uma lista de inventário) é elaborado por cada organização pelo menos uma vez a cada três anos. Explicaremos mais adiante neste artigo a que se destina este documento, como ele é preparado e onde encontrar uma amostra completa.

Por que um inventário é necessário?

Antes de compilar o relatório anual declarações financeiras todas as organizações têm a obrigação de verificar a presença de ativos e passivos com dados contábeis, ou seja, realizar um inventário (artigo 11 da Lei “Sobre Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 nº 402-FZ). Estas ações são realizadas de forma a refletir factos reais no balanço anual.

Os ativos da empresa, seus passivos, fontes de financiamento, contas a pagar e a receber e demais transações relacionadas a receitas e despesas estão sujeitos a inventário. A reconciliação da disponibilidade de bens e responsabilidades pode ser voluntária ou obrigatória. E se as medidas para verificação voluntária da disponibilidade de ativos forem determinadas pelas próprias organizações, então a realização de inventários obrigatórios está consagrada na lei - cláusula 27 do Regulamento de contabilidade, aprovado por despacho do Ministério das Finanças da Rússia datado de 29 de julho , 1998 nº 34 n.

Os seguintes factos podem servir de fundamento a uma auditoria obrigatória:

mudança de pessoas financeiramente responsáveis;
transferência de bens sob contratos de arrendamento, compra e venda;
identificação de fatos de danos e furtos;
sob circunstâncias de força maior;
liquidação ou reorganização iminente;
preparação futura de relatórios contábeis;
outras circunstâncias de acordo com a lei.

Como elaborar um relatório de inventário de ativos fixos

A conciliação da disponibilidade real dos bens deve ser realizada para todos os objetos da empresa, inclusive o ativo imobilizado. Para o efeito, é emitida uma ordem de realização de inventário e são criadas comissões adequadas, constituídas por funcionários da empresa. Os dados reais são registrados na lista de inventário de ativos fixos, que pode ser compilada por meio do formulário unificado INV-1.

É aceitável o preenchimento de inventários manualmente ou por meios técnicos. Caso tenham sido cometidos erros durante a elaboração do documento, a sua correção é certificada pelas assinaturas dos membros da comissão.

Identificando discrepâncias durante contagens de estoque

Nos casos em que sejam detectadas inconsistências entre os dados contábeis e a real disponibilidade do ativo imobilizado, são elaborados demonstrativos de contrapartida no formulário INV-18. Os valores de sobra ou escassez são indicados com base na avaliação da organização. A comissão de inventário solicita explicações sobre as discrepâncias recebidas dos responsáveis financeiros e toma uma decisão sobre ações futuras.

Para informações sobre o formulário INV-18, consulte o material “Formulário unificado nº INV-18 - formulário e amostra” .

Os resultados das discrepâncias de dados são refletidos na contabilidade da seguinte forma:

os excedentes são capitalizados ao valor de mercado;
os valores inadimplentes dentro das normas são baixados como despesas da organização; se houver excesso de indicadores, são baixados às custas dos culpados;

As pessoas jurídicas que não realizam um inventário antes da preparação dos relatórios contábeis correm o risco de refletir dados contábeis não confiáveis, violando assim os requisitos legais. É impossível responsabilizar as pessoas pela falta de conciliação entre o estado real dos bens e das responsabilidades. No entanto, a responsabilidade administrativa está prevista para violações das regras de prestação de contas.

Resultados

Com base nos resultados do inventário de ativos, é sempre elaborado um relatório de inventário. Para registrar sobras e faltas, é elaborado um demonstrativo de contrapartida. Ambos os documentos podem ser preparados em formulários padronizados. Você pode encontrar exemplos de preenchimento usando os links que fornecemos no artigo.

Quase todas as organizações possuem itens de estoque (doravante também chamados de bens e materiais). Durante o inventário, a disponibilidade real dos itens do inventário é verificada inspecionando cada um deles. Como resultado de tal auditoria, a organização deve elaborar um relatório de inventário dos itens de inventário.

Estoque de bens e materiais

Os objetos da fiscalização em consideração são:

reservas produtivas;
produtos finalizados;
bens;
outros suprimentos.

O procedimento para a realização de um inventário está previsto nas Instruções Metodológicas do Ministério das Finanças da Federação Russa de 13 de junho de 1995 N 49.

Durante o inventário, além do ato, é elaborada uma folha de inventário (inventário) dos itens do inventário (o formulário deste documento é fornecido pelo Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa na Resolução nº 88 de 18 de agosto de 1998) .

Contém informações sobre a real disponibilidade de mercadorias e materiais nos armazéns da organização, bem como nos demais locais onde se encontram em todas as etapas.

O inventário inclui informações para cada item de inventário:

Nome;
espécie, grupo;
quantidade;
variedade, etc

Se itens de estoque individuais chegarem à organização durante o período de inspeção, um extrato separado será criado em relação a eles.

Relatório de inventário de acordo com o formulário unificado INV-4

A documentação separada é mantida em relação aos itens de estoque enviados.

O estoque em relação a eles inclui o controle dos valores registrados nas contas contábeis.

Convencionalmente, tal verificação pode ser dividida em duas partes:

verificação de mercadorias e materiais expedidos cujo pagamento não está vencido;
verificação de mercadorias e materiais expedidos cujo pagamento do destinatário da remessa está vencido.

Ao verificar cada uma dessas partes, são elaborados atos INV-4 separados.

Para cada remessa individual “não vencida” de bens e materiais, a lei reflete:

nome dos bens e materiais;
número específico de itens de estoque;
preço;
dia do embarque;
documentos de suporte.

Para cada remessa individual “vencida” de bens e materiais, a lei reflete:

detalhes do comprador;
nome dos bens e materiais;
preço;
dia do embarque;
detalhes do documento de pagamento.

Formulário de relatório de estoque para itens de estoque enviados

O procedimento para preenchimento do formulário conforme formulário INV-4

O ato é elaborado pela comissão de inventário, cuja composição é aprovada por despacho do chefe.

A lei reflete as informações acima para cada remessa.

O ato contém a frente e o verso. As informações no verso são uma continuação das informações na frente. O verso deve conter o valor total do ato e as assinaturas de todos os membros da comissão de inventário.

Após a conclusão do inventário, o ato INV-4 deverá ser preenchido em duas vias (uma delas deverá ser enviada ao departamento de contabilidade e a outra ao responsável financeiro correspondente).

Exemplo de preenchimento de um relatório de inventário de itens de estoque enviados

Além do exposto, é importante ressaltar: a partir de 2013, as organizações não precisam utilizar formulários unificados (incluindo o ato de inventário de itens de estoque no formulário INV-4). Para ter em conta os resultados do inventário, a organização reserva-se o direito de desenvolver e aprovar os seus próprios formulários de documentação indicando todos os detalhes necessários a esta operação. Depois disso, a organização tem o direito de realizar o inventário dos itens de estoque utilizando seus próprios formulários de documentação.

Por que um inventário é necessário?

Antes de elaborar as demonstrações financeiras anuais, todas as organizações têm a obrigação de verificar a presença de ativos e passivos com dados contábeis, ou seja, realizar um inventário (artigo 11 da Lei “Sobre Contabilidade” de 6 de dezembro de 2011 nº 402- Lei Federal). Estas ações são realizadas de forma a refletir factos reais no balanço anual.

Os seguintes factos podem servir de fundamento a uma auditoria obrigatória:

mudança de pessoas financeiramente responsáveis;
transferência de bens sob contratos de arrendamento, compra e venda;
identificação de fatos de danos e furtos;
sob circunstâncias de força maior;
liquidação ou reorganização iminente;
preparação futura de relatórios contábeis;
outras circunstâncias de acordo com a lei.

Como elaborar um relatório de inventário de ativos fixos

Identificando discrepâncias durante contagens de estoque

Para informações sobre o formulário INV-18, consulte o material “Formulário unificado nº INV-18 - formulário e amostra” .

Os resultados das discrepâncias de dados são refletidos na contabilidade da seguinte forma:

os excedentes são capitalizados ao valor de mercado;
os valores inadimplentes dentro das normas são baixados como despesas da organização; se houver excesso de indicadores, são baixados às custas dos culpados;

Resultados

Relatório de inventário- um dos documentos mais importantes elaborados pela comissão de inventário em formulário especial estabelecido, aprovado pela respectiva resolução, e nada mais é do que a confirmação documentada da real presença de todos os bens materiais da empresa, seus Dinheiro e formas de registos existentes nos registos contabilísticos relevantes mantidos pela empresa.

Todos os ativos e passivos da empresa estão sujeitos a inventário; é realizado para saber se a disponibilidade real dos objetos no empreendimento corresponde ao indicado nos registros contábeis. Em alguns casos, é necessário inventário: na mudança de responsável financeiro, antes da elaboração do balanço anual, durante a reorganização, liquidação, etc. (cláusula 22 da ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa de 28 de dezembro de 2001, nº 119n).

O inventário deve ser documentado. Para tanto, são elaborados pedidos apropriados, atos de inventário, inventários de itens de estoque, folhas de correspondência, certificados diversos e diários contábeis. Todos os documentos sobre os resultados do inventário são elaborados em pelo menos duas vias. A comissão deve verificar a disponibilidade de bens apenas na presença de pessoas financeiramente responsáveis.

Formulários de inventário

Formulários de inventário- algo que nenhum inventário pode prescindir, realizado de acordo com as regras e padrões modernos, e cada etapa de sua implementação possui formulário próprio com formulário de documento próprio aprovado.

Exemplo de relatório de inventário

Relatório de inventário

Empresa de Responsabilidade Limitada "SoyuzPromTech"

Divisão separada em Novokuznetsk

Motivos para realização de inventário: despacho nº 49 de 06/07/2018.

Data de início do inventário: 07/07/2018

Data final do estoque: 07/07/2018

Data de lavratura do ato: 07/07/2018

RECIBO

No início do inventário, todos os documentos de despesas e recebimentos de recursos foram submetidos ao departamento de contabilidade e todos os recursos, valores diversos e documentos recebidos sob minha responsabilidade foram capitalizados, e os que foram sacados foram baixados como despesas.

Pessoa financeiramente responsável: caixa Parkhomenko Ekaterina Vladimirovna

O ato foi elaborado por uma comissão que estabeleceu o seguinte:

1) dinheiro 42.000 rublos. 37 copeques

2) marcas - esfregue. - policial.

3) papéis valiosos- esfregue. - policial.

4) - esfregue. - policial.

Disponibilidade real total no valor de 42.000 rublos. 37 copeques

_quarenta e dois mil esfregar. ____ cobre.

De acordo com dados contábeis no valor de 44.000 rublos. 00 copeques.

__quarenta e quatro mil _esfregar. ____ cobre.

Resultados do estoque: excedente ___ - ___ esfregar. _ - __cop.

falta __ 1999 ___ esfregar. _ 63 _kop.

Últimos números de ordem de pagamento:

Número do Recibo ___ 121 _____,

consumível nº ___ 137 ________

Presidente da comissão:

Diretor Executivo Adjunto Polishchuk P.R.

Membros da comissão:

contador-chefe Prokopenko M.V.

Vice-Chefe do Departamento de RH V.S.

especialista sênior do departamento financeiro Raskopova D.V.

Confirmo que os fundos listados na lei estão sob minha custódia. Pessoa financeiramente responsável: caixa Parkhomenko E.V. 07 de julho de 2018

Explicação dos motivos do excedente ou da escassez: desatenção.

A pessoa financeiramente responsável é o caixa E.V.

Decisão do chefe da organização: ordenar uma investigação interna

Diretor Geral Surtaeva U.P.

Quando é elaborado um relatório de inventário?

Muitos gestores assumem que têm o direito de realizar ou não um inventário de acordo com à vontade. Isso não é inteiramente verdade. De acordo com as normas da legislação atual da Federação Russa, tal procedimento é obrigatório nos seguintes casos:

antes da elaboração das demonstrações financeiras anuais, enquanto um inventário de ativos fixos pode ser realizado uma vez a cada 3 anos, coleções de bibliotecas - uma vez a cada 5 anos
quando uma organização transfere propriedade para aluguel, resgate, venda
ao mudar de responsáveis financeiramente (demissão, transferência, etc.)
identificação de fatos de roubo, abuso ou dano à propriedade
durante a reorganização (mudança de forma organizacional e jurídica) ou liquidação da organização
em caso de fogo, desastre natural e outras situações de emergência
se a organização introduziu responsabilidade coletiva (de equipe), deve ser realizado um inventário quando o líder dessa equipe mudar, quando mais de 50% de seus membros deixarem a equipe, a pedido de um ou mais membros.

Além desses casos, o inventário é realizado por decisão do gestor. O objetivo do evento é identificar a real disponibilidade do imóvel e compará-la com os dados contábeis. Paralelamente, quando há mudança de responsáveis financeiros, além do Relatório de Inventário, é elaborado um ato de aceitação e transferência dos bens confiados.

Qual imóvel está sujeito a inventário? Ativos fixos, investimentos financeiros, produtos acabados, bens, ativos intangíveis, caixa e outros ativos financeiros, empréstimos, financiamentos e reservas.

Como elaborar um relatório de inventário

O procedimento é realizado por decisão do chefe da comissão, cuja composição é obrigatoriamente aprovada por despacho. Além disso, a composição dessa comissão, via de regra, é permanente. Inclui representantes da administração da organização, contabilidade, economistas, técnicos, etc., incl. É possível envolver organizações de auditoria independentes. A ausência de pelo menos um membro da comissão durante o inventário pode ser motivo para invalidar seus resultados.

Dependendo da finalidade do inventário, seja ele planejado ou não, os atos de inventário podem ter Formas diferentes e conteúdo:

ato de inventário de dinheiro,
ato de inventário de mercadorias expedidas, etc.

A forma de cada ato de aprovação por ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa. Esses formulários são aproximados, mas muito convenientes de usar.

O relatório de inventário é elaborado em pelo menos 2 vias; não são permitidas rasuras, correções ou manchas. A efetiva disponibilização dos bens é efetuada exclusivamente com a participação dos responsáveis financeiros, aos quais poderão ser solicitadas explicações durante o procedimento.

O documento deve ser assinado por todos os membros da comissão e pelo responsável financeiro, que ao final do relatório de inventário entrega um recibo indicando que não há reclamações contra os membros da comissão.

Formulário INV-1. Lista de inventário de ativos fixos

Esta forma de lista de inventário é formada com base nos resultados do inventário dos responsáveis financeiros da organização pela conformidade da disponibilidade real e das características declaradas dos ativos fixos com os dados contábeis. A lista de inventário é elaborada em duas vias e assinada pelos membros da comissão e pelos responsáveis financeiros separadamente para cada local de armazenamento. Para os ativos fixos arrendados, é elaborado um inventário em triplicado separadamente para cada arrendador.

Formulário INV-1a. Lista de inventário de ativos intangíveis

Esta forma de inventário é formada com base nos resultados de um inventário dos responsáveis financeiros da organização para determinar se a presença real de ativos intangíveis corresponde aos dados contábeis. Ao fazer um inventário de ativos intangíveis, verifica-se a disponibilidade de documentos que comprovem os direitos da organização de utilizá-los e a exatidão de seu reflexo no balanço da organização. A lista de inventário é elaborada em duas vias e assinada pelos membros da comissão e pelos responsáveis financeiros.

Formulário INV-3. Lista de inventário de itens de inventário

Esta forma de inventário é formada com base nos resultados de um inventário de itens de estoque nas áreas de armazenamento da organização (relatados aos responsáveis materialmente) para garantir que a disponibilidade real dos ativos corresponda aos dados contábeis. A lista de inventário é elaborada em duas vias e assinada pelos membros da comissão e pelos responsáveis financeiros. São elaborados relatórios relevantes para materiais inutilizáveis ou danificados e produtos acabados identificados durante o inventário.

Formulário INV-10. Relatório de inventário de reparos inacabados de ativos fixos

Esta forma de ato é formada com base nos resultados de um inventário de reparos inacabados de ativos fixos (edifícios, estruturas, máquinas, equipamentos, etc.) para cumprimento dos custos reais e dos dados contábeis. O relatório de inventário é elaborado em duas vias e assinado pelos membros da comissão e pelos responsáveis financeiros. Uma via é transferida para o departamento de contabilidade, a outra – para os responsáveis financeiros.

Formulário INV-11. Ato de inventário de despesas futuras

Esta forma do ato é formada com base nos resultados de um inventário de despesas futuras para garantir que os custos reais, confirmados por documentos contábeis primários, correspondam aos dados contábeis. O relatório de inventário é elaborado em duas vias e assinado pelos membros responsáveis da comissão. Uma via é transferida para o departamento de contabilidade, a outra fica com a comissão.

Formulário INV-15. Relatório de estoque de dinheiro

Esta forma do ato é formada com base nos resultados de um inventário do caixa da organização para garantir o cumprimento da real disponibilidade de fundos, selos, talões de cheques, etc. com dados contábeis. O ato é redigido em duas vias (exceto nas situações de mudança de responsáveis financeiros) e assinado por todos os membros da comissão e responsáveis pela segurança de valores.

Formulário INV-16. Lista de inventário de títulos e formulários de documentos de relatórios rigorosos

Esta forma de lista de inventário é formada com base nos resultados do inventário dos responsáveis financeiros da organização pela conformidade da disponibilidade real, títulos e formulários de documentos de reporte rigorosos com os dados contábeis. O inventário é compilado em duas vias e assinado pelos membros da comissão de inventário e pelos responsáveis financeiros. Quando há mudança de responsáveis financeiros, o inventário é elaborado em triplicado.

Formulário INV-17. Ato de inventário de liquidações com compradores, fornecedores e demais devedores e credores

Esta forma do ato é formada com base nos resultados de um inventário de liquidações com compradores, fornecedores e demais devedores e credores para cumprimento de contas a receber e a pagar reais, confirmados por documentos contábeis primários e dados contábeis. O relatório de inventário é elaborado em duas vias e assinado pelos membros da comissão. Uma via é transferida para o departamento de contabilidade, a outra fica com a comissão.

Formulário INV-18. Demonstrativo comparativo dos resultados do inventário de ativos fixos

Esta forma de demonstração comparativa é formada para refletir os resultados do inventário de ativos fixos e intangíveis para os quais foram identificados desvios dos dados contábeis. O extrato de contrapartida é elaborado em duas vias pelo contador. Uma via fica guardada no departamento de contabilidade, a segunda é transferida para o responsável financeiro.

Formulário INV-19. Folha de comparação de resultados de inventário de estoque

Uma declaração de correspondência no formulário INV-19 é gerada para refletir os resultados do inventário de itens de estoque para os quais foram identificados desvios dos indicadores reais (quantidades, valores) dos dados contábeis. O extrato de contrapartida é elaborado em duas vias pelo contador. Uma via fica guardada no departamento de contabilidade, a segunda é transferida para o responsável financeiro.

Formulário INV-22. Ordem de estoque

Um pedido no formulário INV-22 é trabalho escrito, especificando o conteúdo, volume, procedimento e momento do inventário do objeto fiscalizado, bem como a composição pessoal da comissão de inventário. O pedido é assinado pelo chefe da organização e entregue ao presidente da comissão de inventário.

Formulário INV-23. Diário de bordo para acompanhamento da implementação de pedidos de estoque

O diário no formulário INV-23 é usado para documentar o inventário e controlar as verificações da exatidão do inventário. Este diário registra pedidos de estoque, elaborados no formulário INV-22

Formulário INV-24. Atuar na verificação de controle da exatidão do inventário de valores

Os resultados das verificações de controle da regularidade do inventário são lavrados em ato no formulário INV-24 e registrados no Diário de verificações de controle da regularidade do inventário no formulário INV-25.

Formulário INV-25. Diário de bordo para verificações de controle da exatidão dos estoques

Este diário registra os resultados das verificações de controle da exatidão do inventário realizadas por meio de atos no formulário INV-24.