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Sie haben dringende Fragen an die Organisation, die erfasst werden sollen? In diesem Fall ist ein schriftlicher Einspruch unabdingbar. Allerdings ist nicht alles so einfach, wie es scheint. Einen kompetenten Geschäftsbrief zu schreiben ist eine ganze Wissenschaft. Und jedem schadet es nicht, die grundlegenden Fähigkeiten seiner Zusammenstellung zu lernen oder sich daran zu erinnern.

Lassen Sie uns zunächst entscheiden, wie es für Sie bequem ist, einen Brief oder eine Anfrage an die Organisation zu schreiben. Am häufigsten werden Online-Nachrichten über Internetressourcen verwendet. Wenn Sie einen Brief so schreiben, können Sie nicht darauf verzichten:

• Computer Laptop);
• Texteditor;
• Email.

Wenn Sie manuell schreiben, benötigen Sie auch einen Drucker zum Drucken.

Der erste Schritt beim Schreiben eines Briefes ist die Kopfzeile. Oben auf der Seite muss vorhanden sein:

1. Der Name der Organisation, bei der Sie sich bewerben;
2. Vollständiger Name des Direktors der Organisation oder der verantwortlichen Person;
3. Anschrift der Institution;
4. Datum der Bewerbung;
5. Stadt, in der die Beschwerde erstellt wurde.

Zu den gewünschten Punkten des "Headers" können auch die Koordinaten des Unternehmens gehören - Fax, Telefon, E-Mail-Adresse, OKPO, OGRN, INN / KPI. Hängt vom Thema des Aufrufs und der Organisation selbst ab.

Dann musst du dich vorstellen. Mitarbeiter der Einrichtung müssen verstehen, von wem der Brief stammt und haben Rückmeldung mit Ihnen. Daher ist es wichtig, nicht nur Ihren vollständigen Namen, sondern auch Ihre E-Mail-Adresse anzugeben, Handy, Privatadresse (für Korrespondenz per Post). Wenn Sie die Interessen eines Unternehmens vertreten, müssen Sie einen Briefkopf mit seinen Koordinaten verwenden. Verwenden Sie beim Senden einer E-Mail unbedingt den Betreff-Block, damit die Mitarbeiter ihre Dokumentation organisieren können.

Bereiten Sie den Hauptteil des Dokuments selbst vor - eine Überschrift und einen Inhaltskörper. Der wichtige Punkt hier ist der Zweck, für den Sie sich bei der Organisation bewerben. Es gibt folgende Arten von Einsprüchen:

• Werbebriefe;
• Empfehlungsschreiben;
• Informationsschreiben;
• Anschreiben;
• Danksagungsbriefe;
• Glückwunschschreiben;
• Lehrbriefe;
• Anfrageschreiben;
• Antragsschreiben;
• Briefe beantworten;
• Benachrichtigungsschreiben;
• Einladungsschreiben.

Je nachdem, welche Art von Appell Sie verwenden, formulieren Sie den Inhalt richtig. Wenn Sie beispielsweise eine positive Bewertung für eine Organisation abgeben, sollten Sie den Grund für Ihre Kontaktaufnahme detailliert beschreiben, was Ihnen genau gefallen hat usw.

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Ein wichtiges Element beim Schreiben eines Briefes an eine Organisation ist „Kein Wasser gießen“ und auf den Punkt schreiben. Formulieren Sie Ihre Gedanken so, dass Ihr Brief die Mitarbeiter des Unternehmens interessiert. Um dies zu tun, gemäß den Regeln Geschäftsetikette Verwenden Sie spezielle "faszinierende Worte". Sie sollten es jedoch nicht übertreiben, denn es handelt sich um ein Dokument und nicht um persönliche Korrespondenz. Beschreiben Sie die Situation prägnant, aber lesbar. Wenn es um die Einhaltung des Gesetzes geht, verweisen Sie unbedingt auf die Gesetze der Russischen Föderation. Bei der Beschreibung Konfliktsituation Vorschläge für eine Reihe von Maßnahmen zur Eskalation des Vorfalls werden begrüßt.

Halten Sie sich bei der Kontaktaufnahme mit einer Regierungsbehörde an das Gesetz der Russischen Föderation "Über das Verfahren zur Berücksichtigung von Einsprüchen von Bürgern". Hier werden die Rechte und Pflichten von Einzelpersonen in ihren Berufungen und den Bedingungen der Gegenleistung angegeben. Das Gesetz schreibt auch das Verfahren für Sammelbeschwerden vor staatliche Einrichtungen oder Kommunalverwaltungen. Die letzte Etappe jeder Geschäftsbrief - Datum und Unterschrift. Auf den ersten Blick ein unbedeutendes, aber sehr wichtiges Detail. Es ist wünschenswert, es auf dem gedruckten Dokument handschriftlich zu unterschreiben. Wenn Sie die Interessen des Unternehmens vertreten, verwenden Sie dessen Emblem oder Faksimile-Stempel.

Das kompetente Schreiben eines Briefes an die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Beschwerde. Studieren Sie alle oben beschriebenen Punkte sorgfältig und machen Sie sich an die Arbeit. Vergessen Sie nicht, dass der Brief keine Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Stilfehler enthalten sollte.

Hallo nochmal, meine lieben Abonnenten und Bloggäste. Wie stehen Sie zu offiziellen Dokumenten? Füllst du sie gerne aus? Ich wage zu vermuten, dass die meisten von Ihnen negativ antworten werden.

Der Brief muss gelesen werden

Es ist klar, dass offizielle Schreiben Dokumente sind, die nach einem bestimmten Muster erstellt wurden, manchmal auf einem speziellen Formular. Mindestens einmal in Ihrem Leben wurden solche Dokumente von jedem von Ihnen erstellt. Dies kann eine Begründung, eine Erklärung, ein Dankesschreiben, eine Garantiemitteilung, eine Reklamation etc. sein. Daher kennen Sie die Vorgehensweise zum Ausfüllen dieser Art von Meldungen.

Das Hauptziel Geschäftsbrief - Zustellung von Informationen unverändert an den Adressaten. Wenn Sie einen Dankesbrief schreiben, geben Sie unbedingt den Grund an, bei dessen Lösung Ihnen diese oder jene Person geholfen hat. Vergessen Sie nicht, seinen Nachnamen und seine Initialen anzugeben. Ein Brief an die Leere wird nie gelesen, vergessen Sie daher nicht, die Adressen des Empfängers und idealerweise des Absenders anzugeben.

Achten Sie darauf, wie E-Mails per E-Mail versendet werden:

• Sie drücken die Schaltfläche "Brief schreiben";
• eine Nachricht verfassen;
• Füllen Sie die Zeile mit der Adresse des Empfängers aus;
• klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden".

Natürlich kann die Reihenfolge der Aktionen geändert werden (zuerst Adresszeile ausfüllen, dann Brief erstellen), aber die letzte Aktion wird immer gesendet. Sind Sie einverstanden? Sagen Sie mir jetzt: "Ist es möglich, eine Nachricht zu senden, wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist?" Natürlich nicht. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Daten herausfinden, merken und aufschreiben, dank derer Sie jederzeit eine wichtige Person kontaktieren können.

Denken Sie daran, sich in die Lage des Empfängers Ihrer Nachricht zu versetzen. So können Sie die Fehler, die Sie bei der Erstellung gemacht haben, bemerken, die Nachricht selbst korrigieren, Wörter löschen, die eine doppelte Bedeutung haben und so weiter. Glauben Sie, der Adressat freut sich, den Umschlag zu öffnen, den Brief auszudrucken und zu sehen, dass diese Nachricht für ihn persönlich ist. Wie versteht er das? Ganz einfach: Jeder Brief sollte mit einer Nachricht und einem Gruß beginnen (dadurch wird der Absender beim Empfänger beliebt).

Wenn Sie aus irgendeinem Grund den Vor- und Nachnamen einer Person nicht herausfinden konnten, ersetzen Sie sie durch andere: Meister, Direktor, angesehen usw. Auf keinen Fall sollten diese Wörter abgekürzt werden. Andernfalls offenbart der Verfasser der Nachricht seine Unzufriedenheit, Wut und andere negative Charaktereigenschaften. Daher lohnt es sich nicht, über die Veranlagung des Empfängers zur Kommunikation und Wahrnehmung von Informationen zu sprechen.

Ich werde gleich sagen, dass selbst ich ein Meer von dubiosen Briefen in meiner E-Mail erhalte, daher überwache ich deren Inhalt sorgfältig. Nachdem ich den erhaltenen Brief geöffnet habe, versuche ich ihn flüssig zu lesen, um die Wichtigkeit einzuschätzen. Machst du das gleiche? Während Sie auf einen speziellen Brief warten, können Sie stundenlang die erhaltenen Nachrichten studieren. Warum lernen Sie dann nicht, wie Sie sie schnell scannen?

Die gesendete Nachricht muss einen Titel enthalten (in elektronischer Form müssen Sie das Thema angeben). Diese einfache Formalität ermöglicht es dem Empfänger, die Bedeutung der Nachricht zu erkennen. Und wenn ein solches in das Verteilzentrum einer großen Organisation gelangt, kann es sicher und ohne unnötige Probleme an den Empfänger gesendet werden. Sie möchten, dass Ihre Nachricht so schnell wie möglich beim Empfänger ankommt?

Briefgestaltung und Inhalt

Jetzt wissen Sie, wie Sie sicherstellen, dass Ihr Brief den Adressaten in kürzester Zeit erreicht:

• seine Adresse kennen;
• den Betreff der Nachricht angeben;
• Beginnen Sie den Brief mit einem Gruß des Lesers.

Dies sind jedoch nicht alle Funktionen zum Erstellen von Geschäftsbriefen. Eine wichtige Rolle spielen: der Präsentationsstil, die Art und Weise, wie Informationen präsentiert werden, das Design dieser Art von Dokumenten und so weiter. Lassen Sie uns weiter herausfinden, wie Sie sicherstellen können, dass der Empfänger in den Weiten der E-Mail keinen Brief in den "Spam"-Ordner schickt und Ihre Nachricht nicht in den Papierkorb wirft.

Zuerst was soll - ein Gruß und ein Appell an den Adressaten. Beachten Sie, dass es schön wäre, den Leser zu befreien. Um dies zu tun, beginnen Sie einfach mit Komplimenten, bemerken Sie, wie beschäftigt es ist und so weiter. Verfassen Sie Ihre Nachricht so, dass der Empfänger mit jedem Wort einverstanden ist, denn in diesem Fall ist es ganz einfach, ihn zum Abschluss des Geschäfts zu führen.

Der letzte Kommentar ist vielleicht der wichtigste. Dies gilt für die Verwendung von Wörtern, Wendungen und Ausdrücken, die mehrdeutig sind. Die Sache ist, dass der Sender nicht in den Kopf des Adressaten eindringen und seinen Bekanntheitsgrad herausfinden kann. Aus diesem Grund müssen Sie eine Nachricht vor dem Versenden mehrmals lesen und gegebenenfalls korrigieren, indem Sie die Doppeldeutigkeit der Aussagen entfernen.

Der Aufbau des offiziellen Schreibens

Offizielle Briefe werden auf speziellen Formularen erstellt, die bereits eine Art Anwendung haben. Im oberen Teil des Formulars (rechte Ecke) befindet sich immer eine "Kopfzeile" mit allen Details (Name und Initialen des Empfängers, Firmenadresse, Telefonnummer, Abteilungsname, Wappen oder Firmensymbole usw.) .). Bitte beachten Sie, dass die Nachricht umso wahrscheinlicher zugestellt und gelesen wird, je klarer alle Felder ausgefüllt sind.

Bei mehreren Adressaten sollten deren Namen in hierarchischer Reihenfolge von höheren bis nachgeordneten Positionen aufgeführt werden. Es ist nicht ratsam, diese Regel zu brechen. Da oben links eine Stelle ist, wird dort vom Absender (deren Initialen und Datum) und vom Empfänger (gleich) eine Markierung gesetzt.

Wie Sie wissen, ein Geschäftsbrief, wie Schulaufsatz sollte haben 3 Abschnitte: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Nach dem Lesen des ersten Teils kann der Adressat nämlich feststellen, ob diese Nachricht dringend ist, oder Sie können mit dem Studium ein wenig warten. Bitte beachten Sie, dass die Einführung für die elektronische Version als Ergänzung zum Antrag erstellt wird. Um einen korrekt zu erstellen, benötigen Sie daher:

• hinterlasse eine Bitte und einen Gruß;
• eine Portion Komplimente zuteilen;
• erläutern Sie kurz den Grund der Anfrage.

Ein wichtiger Faktor Bei der Präsentation des Materials wird auf die Art der Präsentation, Vollständigkeit und Ehrlichkeit bei der Präsentation der Informationen geachtet (in keinem Fall den Adressaten täuschen). Denken Sie daran, dass der Empfänger beim Lesen Ihres Einspruchs die Beschreibung angeben muss, sodass Details erforderlich sind, aber vergessen Sie nicht, sie mit zusätzlichen Fakten, Daten usw.

Achten Sie auf Rede- und Präsentationsstil. Wenn es sich um ein offizielles Dokument handelt, ist das Schreiben in Geschäftsstil... Es ist zu vermuten, dass der Adressat viele solcher Briefe erhält und nicht genug Zeit hat, sich mit jedem im Detail vertraut zu machen. Daher sollte das Material kurz, kompakt, ohne unnötige Übertreibung und Farbe präsentiert werden. Nur in diesem Fall können Sie mit einer schnellen Antwort des Adressaten rechnen.

Abschließend müssen Sie Ihren eigenen Wunsch (manchmal mit einer Bitte) angeben und alles oben Gesagte zusammenfassen. Es stellt sich heraus, dass nach dem Lesen dieser Teil offiziellen Schreibens sollte der Adressat Ihren Vorschlag für einen Ausweg aus dieser Situation (Problem) sehen. Er kann einer solchen nur zustimmen oder seine eigene Version wählen.

Das offizielle Schreiben endet mit einer obligatorischen Unterschrift und dem Datum der Erstellung. Sie können dies erkennen, indem Sie mehrere Muster von offiziellen Briefen untersuchen.

Lesen Sie vor dem Senden das erstellte Dokument noch einmal durch, überprüfen Sie die Übereinstimmung der Details und die Richtigkeit der Nachricht. Vergessen Sie nicht, die Lesefähigkeit der Präsentation zu bewerten, welche Art von Text im Text gedruckt wird (ist er leicht zu lesen) usw.

Das ist alles. Es stellt sich heraus, dass das Schreiben eines offiziellen Dokuments nicht so schwierig ist. Dazu genügt es, das erforderliche Formular, bei dem bereits bestimmte Merkmale vorhanden sind, nach den oben beschriebenen Regeln auszufüllen und an den Adressaten zu senden. Wenn Sie Fragen haben, können Sie Antworten darauf erhalten, indem Sie sie in der Rubrik "Kommentare" posten.

Haben Sie Ihren Freunden und Bekannten schon erzählt, wie man offizielle Dokumente richtig erstellt? Wenn nicht, teilen Sie ihnen einen Link zu dieser Bewertung mit. Klicken Sie dazu auf die Tasten soziale Netzwerke bei der Sie registriert sind und der Aufnahme von Informationen auf Ihrer persönlichen Seite zustimmen. Nachdem Sie diese Manipulationen durchgeführt haben, können Sie diese Überprüfung sehen, sich damit vertraut machen und lernen, wie man alle Arten von Dokumenten richtig ausfüllt.

Ich verabschiede mich nicht von dir, sondern sage: "Auf Wiedersehen." Ich würde mich freuen, Sie als Leser meiner Kreationen zum Informationsgeschäft wiederzusehen. Ich hoffe, meine Bewertungen inspirieren Sie zu Leistung und helfen Ihnen dabei, es zu bekommen nützliche Informationen.

Mit freundlichen Grüßen Elena Izotova.

Ein Unternehmer muss sowohl mit Beamten (z. B. Vertretern staatlicher Stellen) als auch mit "halboffiziellen" - Partnern, Auftragnehmern, freiberuflichen Spezialisten usw. - aktive Korrespondenz führen. Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten entwickeln sich recht schnell, aber anfangs können Sie viele Fehler machen und bei Ihren Adressaten einen schlechten Eindruck machen. In diesem Artikel werden wir über die Besonderheiten beim Schreiben von normalen Geschäftsbriefen (auf Papier) und E-Mails sprechen.

Briefkopf und Gestaltung

Verwenden Sie unbedingt Ihren Firmenbriefkopf. Das macht immer Eindruck und erhöht die Loyalität der „Gesprächspartner“. Die Art der Formulare, die Normen zum Ausfüllen und die Gestaltungselemente müssen in der Reihenfolge für die Organisation (oder Anweisungen für die Büroarbeit) festgelegt werden. Grundlegende Anforderungen an die Formen von Geschäftsbriefen finden Sie in GOST 2003 "Anforderungen an den Papierkram".

Es ist wünschenswert, grundlegende Informationen über das Unternehmen in das Formular zu "quetschen":

• Name (und abgekürzter Name);
• tatsächliche und postalische Adressen;
• E-Mail-Addresse;
• Telefonnummern kontaktieren;
• Webseitenadressse.

Dies ist keine Liste der erforderlichen Daten, sondern nur Beispielliste... Sie können etwas hinzufügen oder ausschließen, wenn Sie möchten.

Die allgemeinen Anforderungen an die Gestaltung des Briefes sind wie folgt:

• der Mindesteinzug beträgt 10 mm rechts und 20 mm links, oben und unten;
• wenn der Brief auf zwei oder mehr Blättern geschrieben ist, muss jedes von ihnen oben in der Mitte nummeriert werden;
• jeder Antrag wird separat nummeriert;
• in der linken obere Ecke die ausgehende Nummer des Briefes ist angegeben (vergessen Sie nicht, sie im Dokumentenregister zu vermerken);
• der Name der Organisation, die Position des Adressaten und sein Nachname mit Initialen sind in der oberen rechten Ecke angegeben;
• in der unteren linken Ecke - Ihre Position, Nachname mit Initialen und Unterschrift;
• Achten Sie darauf, das Datum des Schreibens des Briefes unten einzugeben.

GOST 2003 ermöglicht jedoch die Verwendung von Formularen nicht nur mit eckigen, sondern auch mit längs angeordneten Details (wenn sie in der Mitte angegeben sind). Das Ecklayout sieht vertrauter und leichter zu lesen aus, daher ist dies die beste Wahl.

Allgemeine Schreibregeln

Der klassische Aufbau des Textes eines Geschäftsbriefes umfasst drei Elemente:

• der einleitende Teil (eine kurze Beschreibung der Gründe, aus denen der Brief verfasst wurde, seines Zwecks);
• Inhalt (Beschreibung der Situation, Lösungsvorschläge, Präsentation von Schlussfolgerungen und Empfehlungen);
• einen zusammenfassenden Teil (eine kurze Zusammenfassung mit einer klaren Angabe, was Sie vom Adressaten erwarten).

Sie sollten immer verstehen, zu welchem ​​Zweck Sie einen Brief schreiben. Möchten Sie eine Zusammenarbeit anbieten? Nennen Sie Ihre Ansprüche? Zu einer Präsentation oder einer anderen Veranstaltung einladen? Schreiben Sie nur darüber und lassen Sie sich nicht von langen Argumenten und Annahmen ablenken, die für den Fall nicht relevant sind.

Jeder Geschäftsbrief sollte einen bestimmten Zweck haben. Wenn Sie darin mehrere Themen ansprechen, sollten diese eng miteinander verknüpft sein. Wenn Sie sich zu verschiedenen Themen an dieselbe Organisation wenden müssen, ist es besser, für jedes von ihnen einen separaten Brief zu schreiben.

Sprache des Schreibens

Der Stil der Geschäftskorrespondenz ist "leichtes" Amtsgeschäft. Es ist möglich und notwendig, Phrasen zu standardisieren, einige Klischees und Stempel zu verwenden, aber es wird nicht empfohlen, all dies zu trockener Klerikalität zu bringen. „Lebendige“ Sprache wird immer leicht und positiv wahrgenommen. Natürlich muss die schriftliche Geschäftssprache den Normen der Etikette entsprechen (auf die weiter unten eingegangen wird), aber das Wesentliche des Themas sollte klar und prägnant dargelegt werden.

Ein paar praktische Tipps:

• verwenden einfache Worte: „intelligente“ Begriffe werden schlecht wahrgenommen und irritieren oft eine Person, die gezwungen ist, sie zu lesen und zu entziffern;
• verwende häufiger Verben und weniger Adjektive;
• verbreiten Sie Ihre Gedanken nicht entlang des Baumes - nur Einzelheiten und nur im Rahmen eines bestimmten Themas, ohne viele Details und unbedeutende Details;
• vermeiden Sie nach Möglichkeit lange Aussagen, verwenden Sie keine Partizipien und adverbiale Wendungen;
• schreibe konkret: verschiedene „dazu“, „sie/er/sie“ sind nicht erlaubt;
• vermeiden Sie logische Inkonsistenzen und abrupte Übergänge von einem semantischen Block zum anderen;
• Überprüfen Sie alles nach Gehör geschrieben: Sprachfehler finden sich in fast jedem unbearbeiteten Text.

Eine der wichtigsten Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen lautet: Die Nachricht muss literarisch und stilistisch überprüft sein.

Merkmale der Adressatenansprache

Der Adressat wird in der Regel einmal am Anfang des Briefes angesprochen. Dies kann auf drei Arten erfolgen.

1. Wenn Sie eine Person zum ersten Mal ansprechen (oder wenn zwischen Ihnen und dem Adressaten ein rein dienstliches Verhältnis besteht), sollten Sie eine Anschrift mit einer gewissen Distanz verwenden. Beispiel: "Sehr geehrter Herr Ivanov!"
2. Wenn Sie sich an eine Person wenden, mit der Sie seit langem Vertrauen haben Geschäftsbeziehung, es ist besser, ihn mit seinem Vornamen und seinem Vatersnamen zu nennen. Beispiel: "Liebe Ekaterina Leonidovna!"
3. Verwenden Sie bei kollektiven Ansprachen die Standardformulierung "Sehr geehrte Damen und Herren!"

Im letzten Teil müssen Sie die sogenannte Schlussphrase verwenden. Hier gibt es bereits weitere Möglichkeiten:

• "Mit freundlichen Grüßen";
• "MIT Besten Wünsche»;
• "Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit";
• "Wir sind immer gerne bereit, Ihnen einen Service zu bieten";
• usw.

Kurz gesagt, die Wahl letzter Satz- eine Frage des Geschmacks.

Ethik des Geschäftsschreibens

Auch versteckte Verachtung in einem Geschäftsbrief bleibt nicht unbemerkt. Natürlich können Sie in diesem Fall nicht mehr mit einer positiven oder gar Einstellung zu sich selbst rechnen. Die Schlussfolgerung liegt auf der Hand: Geben Sie Emotionen nicht nach und halten Sie sich in Grenzen, auch wenn der Adressat Sie richtig sauer macht. Achten Sie immer auf den Ton der Nachricht.

Besondere Sorgfalt sollte darauf verwendet werden, ein Schreiben mit einer Ablehnung zu verfassen. Es ist äußerst unvernünftig, eine solche Nachricht in der einen oder anderen Form mit einem kategorischen "Nein" zu beginnen - dies wird in der Person das Gefühl erzeugen, dass sie einfach gesendet wurde. Versuchen Sie zunächst, überzeugende (nicht weit hergeholte) Erklärungen zu liefern. Nachdem die Gründe für die Ablehnung kurz dargelegt wurden, sollte man reibungslos mit ihrer Erklärung fortfahren. In diesem Fall können Sie die folgenden Formulierungen verwenden:

• „Leider sehen wir keine Möglichkeit, Ihrem Anliegen nachzukommen“;
• „Ihrer Anfrage kann aus folgenden Gründen nicht stattgegeben werden ...“;
• "Es tut uns zutiefst leid, aber wir sind gezwungen, Ihr Angebot abzulehnen."

Idealerweise wiederholen Sie noch vor der Begründung der Ablehnung – ganz am Anfang des Schreibens – die Bitte des Adressaten kurz. Er wird verstehen, dass Sie seine Anfrage oder seinen Vorschlag sorgfältig lesen, und er wird dies sicherlich zu schätzen wissen. Vielleicht arbeiten Sie in Zukunft noch zusammen - warum sofort das Negative ausstrahlen und die Person mit übertriebener Härte verscheuchen?

Gehen Sie niemals in das andere Extrem. Schmeicheleien und zahlreiche Zusicherungen aufrichtiger Gesinnung sind offensichtliche Zeichen von Unaufrichtigkeit. Unaufrichtigkeit hingegen führt immer zu Ablehnung.

E-Mails verfassen

Nachrichten auf Papier sind bereits veraltet. Natürlich wird die Korrespondenz auf "Papier" nie ganz verschwinden, aber in ein paar Jahren werden Briefe, die auf klassischen Formularen geschrieben sind, eine Rarität sein. Verhandlungen werden zunehmend elektronisch geführt. Der moderne Unternehmer verschickt heute ein Vielfaches mehr Briefe per Post als per Post.

Geschäftsbriefe per E-Mail werden nach den gleichen allgemeinen Regeln verfasst. Anforderungen an Sprache, Stil und Ton, Einhaltung der Etikette - all diese obligatorischen Elemente ändern sich nicht. Elektronische Nachrichten haben jedoch ihre eigenen spezifischen Merkmale.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Login solide oder zumindest ausreichend aussieht. [E-Mail geschützt]- OK, [E-Mail geschützt]- schlecht.
2. Es ist sehr wichtig, das Feld Betreff immer auszufüllen. Von dieser Zeile hängt es ab, ob die Person die eingegangene Nachricht öffnet. Wenn du einer Person schreibst, die du nicht kennst, gib dir eine interessante Überschrift. Aber übertreiben Sie es nicht – Themen wie „Dringend!!! Sonderangebot, öffne es jetzt!" nur den Wunsch auslösen, schnell oben auf das Warenkorb-Symbol zu klicken. Der Titel sollte 3-5 Wörter lang sein und den Inhalt der Nachricht widerspiegeln.
3. Wenn Sie den Adressaten nicht kennen, beschreiben Sie kurz, wer Sie sind und wie Sie auf ihn aufmerksam geworden sind. Ohne diese notwendige Einführung kann die Nachricht mit Spam verwechselt und sofort gelöscht werden.
4. Deaktivieren Sie das Zitat in den Einstellungen nicht - lassen Sie die vorherige Korrespondenz unten unter dem Schnitt angezeigt werden.
5. Das Lesen von einem Bildschirm ist ein zweifelhaftes Vergnügen. Ein Papierbrief kann in die Hand genommen werden und wird schon deshalb unbewusst ernster wahrgenommen als ein elektronischer. Bedenken Sie.
6. Je kürzer die E-Mail-Nachricht, desto schneller wird sie beantwortet.
7. Verwenden Sie nur Standardschriftarten.
8. Verwenden Sie die Hervorhebung des Textes nicht zu oft wichtige Punkte Sie können "fett" verwenden, aber die Verwendung anderer Farben ist nicht akzeptabel.
9. Keine Kappen. Niemals. Auch in den Zwischenüberschriften. Gleiches gilt für doppelte Satzzeichen.
10. Teilen Sie den Text in Absätze mit Abstand dazwischen (lassen Sie einfach eine Leerzeile).
11. Sie können Bilder oder Textdateien an Ihre E-Mail anhängen. Zusätzliche Materialien und Klarstellungen, Kommentare, erweitert detaillierte Beschreibungen- all dies sollte in den angehängten Dateien enthalten sein, aber nicht im Hauptteil des Schreibens.
12. In der Geschäftskorrespondenz mit Personen, mit denen Sie eine vertrauensvolle Beziehung aufgebaut haben (wir sprechen von vertrauenswürdigen Partnern, zuverlässigen Auftragnehmern), können Sie gelegentlich Emoticons verwenden. Dies wird dazu beitragen, die Kommunikation zu "beleben" - Smileys auf dem Bildschirm (auch in einer Geschäftsnachricht) werden sehr positiv wahrgenommen. Natürlich können sie nicht in "Papier"-Briefen verwendet werden.
13. Unbedingt unterschreiben. In E-Mails besteht es in der Regel aus 3-6 Zeilen und enthält den Vor- und Nachnamen des Absenders, die Position, den Firmennamen, die Website-Adresse und die Kontakttelefonnummer.

Signaturbeispiel:

Mit freundlichen Grüßen,

Ivan Ivanov

[E-Mail geschützt]

http://site.com.

Wir bieten Ihnen ein Muster eines Geschäftsbriefes an.

Zusammenfassen

Obwohl es ziemlich einfach ist, gibt es nicht viele Beispiele für gut geschriebene Geschäftsbriefe. Unternehmer geraten regelmäßig in Verwirrung im Design, verwenden nicht ganz korrekte Adressen und vergessen wichtige Nuancen.

Hier sind einige der wichtigsten Merkmale guter Geschäftsbotschaften:

• Objektivität;
• Kürze (es ist wünschenswert, dass der Brief nicht mehr als eine Seite einnimmt);
• neutraler Ton der Präsentation;
• Mangel an Argumentation, Erzählung, übermäßige Details;
• Mangel an emotionalen Einschätzungen;
• klare logische Beziehung zwischen Textteilen und einzelnen Phrasen.

Dies ist eine Art Checkliste, mit der Sie zunächst prüfen können. Nach Hunderten von geschriebenen und gesendeten Geschäftsnachrichten wird die Notwendigkeit dafür verschwinden. Ignorieren Sie die oben genannten Regeln nicht und denken Sie daran: "Aufgepumpte" Geschicklichkeit der Geschäftskorrespondenz erhöht Ihr Ansehen und dementsprechend das Image des Unternehmens erheblich.

GOST 7.0.8-2013 „Standardsystem für Information, Bibliothekswesen und Veröffentlichung. Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen "konsolidierten die grundlegenden Bedeutungen der Konzepte, die wir weiter verwenden werden:

• Ziel- Variable, die Informationen über den Empfänger des Dokuments enthält;
• Dokumentdetails- ein Element des Dokumentendesigns.

Außerdem ist auf den neuen Begriff zu achten Attribut, das bei der Arbeit mit elektronischer wissenschaftlicher und technischer Dokumentation aktiv eingesetzt wird und als obligatorisch Komponente Requisiten dokumentieren. Die von GOST R 6.30-2003 festgelegten Regeln für die Registrierung der Variablen "Adressat" sehen vor verschiedene Optionen sein Design - in ihnen werden die Hauptattribute der Variablen "Adressat" auf unterschiedliche Weise formalisiert oder nicht.

Schließlich ist der Begriff Ziel muss vom veralteten Konzept unterschieden werden Adressat, die jedoch im Anhang zu den Regeln der Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 15. Juni 2009 Nr. 477) in der Bedeutung erwähnt wird Autor, d.h. Absender des Dokuments(und darüber hinaus Briefe).

Da die Korrespondenz in der Regel mehr als 80% des Dokumentenumlaufvolumens von Organisationen einnimmt, betrachten wir die Regeln zum Ausfüllen der Variablen "Adressat" am Beispiel von offiziellen Zustellungsschreiben, die in Papierform erstellt und an die Empfänger hauptsächlich per Post.

Bei der Korrespondenz sollten Manager, Mitarbeiter und das Büro der Organisation die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• technologisch, was bedeutet, dass die Organisation ihren Brief über Postämter versendet oder auf die Dienste von Unternehmen zurückgreift, die Korrespondenz ausliefern. Diese Unternehmen und die Russische Post agieren im Lieferprozess als unabhängige Dritte. Beim Verfassen eines Briefes müssen Sie berücksichtigen, wie er weitergeleitet und verpackt wird, dass die Reihenfolge und die Reihenfolge der Registrierung der Attribute der Postadresse durch die Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegt sind, die durch Dekrete genehmigt werden der Regierung der Russischen Föderation und werden regelmäßig aktualisiert;
• leitend schon seit der Brief kann aufzeichnen:
  • eine spezifische Managemententscheidung, ein Vorschlag, ein Bericht oder eine Forderung - sie kann an eine höhere Organisation oder einen gleichberechtigten Partner, Kunden, gerichtet werden;
  • verbindlicher Auftrag oder normativer Rechtsakt, der zur Ausführung oder zur Information an nachgeordnete Organisationen übermittelt wird.
    Das heißt, der Erstellungszweck und der Inhalt des Dokuments, der Platz der Verfasserorganisation im Managementsystem und die Beziehung zum Briefempfänger beeinflussen die Gestaltung der Variablen „Adressat“. Darüber hinaus ist das Schreiben an die Stelle (Organisation, Beamter, Spezialist, Struktureinheit) zu richten, an der die Befugnis zur abschließenden und punktuellen Klärung des im Dokument dargelegten Sachverhalts besteht. Wenn Sie mehrere Fragen/Anregungen an diese Organisation haben, die nicht miteinander verbunden sind und deren Lösung in der Kompetenz liegt verschiedene Personen dann ist es besser, jedem "Endempfänger" einen separaten Brief zu schreiben. Und wenn Sie nicht wissen, an wen sie für die Ausarbeitung Ihrer Fragen "unterschreiben", dann können Sie dies in einem Brief an Generaldirektor oder als Ganzes an die Organisation zu richten;
• Etikette-Faktor- die Notwendigkeit, die anerkannten Höflichkeitsregeln einzuhalten, unter Berücksichtigung spezifische Situation Unternehmenskommunikation, Status und Position des Adressaten (juristische Person oder natürliche Person, vorgesetzte oder untergeordnete Organisation, der Brief wird erstmalig oder an einen ständigen Korrespondenten usw. gesendet).

Briefkopf der Organisation

Für die Korrespondenz entwickelt und genehmigt fast jede Organisation ihren eigenen Briefkopf. Die Zusammensetzung seiner Details und Designbeispiele finden Sie unter:

• in GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram "(Abbildungen B.2 - B.4) und
• Methodische Empfehlungen zur Erarbeitung von Weisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen, genehmigt durch mit Beschluss von Rosarkhiv vom 23. Dezember 2009 Nr. 76 (Ziffer 3.3.1 mit Anlagen).
  Unternehmen schenken der Entwicklung von Briefpapier große Aufmerksamkeit und nehmen es sogar in das Buch des "Corporate" -Stils auf, was ziemlich fair ist, da er ist das "gesicht" juristische Person, prägt das Bild des Verfassers des Briefes und den Eindruck über ihn. Aber es ist nicht nur die Qualität des Papiers und die Farben der Farbe, die für die Herstellung des Briefkopfes verwendet werden. Auf dem Formular sind die vollständigen und abgekürzten Namen der Organisation, der Organisations- und Rechtsform sowie der Unterordnung angegeben. Das Wichtigste ist, darauf zu achten, dass die darauf angegebenen Informationen zum Autor richtig formatiert sind, Auflistung aller Möglichkeiten, den Autor zu kontaktieren... Nach außen vermittelt dies Zeichen von Stabilität, Kontaktbereitschaft, Offenheit und „Wohlwollen“ der Organisation.

Die Position der Details im Formular kann sein:

• längs(wie in Beispiel 1) entweder
• eckig:
  • zentriert(wie in Beispiel 2) oder
  • Flagge(Die Attribute befinden sich in derselben Seitenzone, aber der Text jeder Zeile beginnt am Rand des linken Rands).

Die Längs- und Winkelformen haben unterschiedliche Positionen für das Attribut "Adressat", es wird durch eine orangefarbene Füllung angezeigt (vergleiche Beispiele 1 und 2).

Attribute der Variablen "Adressat"

Außerdem ist die Antwort auf die Frage "Wo?" Registrierung des Attributs "Postadresse", GOST betrachtet optional... Wenn es passt, werden seine Elemente in der Reihenfolge geschrieben, die in den Regeln für die Erbringung von Postdiensten vorgesehen ist (dies ist festgelegt Methodische Empfehlungen zur Erarbeitung von Weisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen, Anlage Nr. 11). Die Angabe der Postanschrift auf dem Brief selbst wird bei Verwendung eines Umschlags mit Fenster praktisch, in dem alle Daten des Empfängers sichtbar sind (an wen und wo der Brief zugestellt werden soll), dann müssen diese Informationen nicht dupliziert werden den Umschlag manuell oder durch Aufkleben von "Etiketten". Bei großen Korrespondenzmengen spart dieser Ansatz deutlich Zeit und Geld.

Wenn der Brief adressiert ist staatliches Organ, lokales Selbstverwaltungsorgan, oberste Behörde, Mutterorganisation, dann wird das Attribut "Postadresse" immer noch nicht ausgegeben (es ist nur auf dem Umschlag angegeben). Siehe Beispiele 3 und 4.

Wenn der Brief zuerst geht an den Kopf dieser "übergeordneten Organisation", dann ist der Name der Organisation in der Position enthalten, siehe Beispiele 5 und 6. Sowohl die Position als auch der vollständige Name werden in geschrieben Dativ.

Beispiel 1

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Beispiel 2

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Beispiel 3

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Beispiel 4

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Beispiel 5

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Beispiel 6

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Wenn der Brief adressiert an eine dritte gleichgestellte oder untergeordnete Organisation, dann kann das Attribut „Adressat“ des Briefes die Postanschrift enthalten, die besser im Abstand von 1,5–2 Zeilen vom Namen der Organisation getrennt und mit einem Kleinbuchstaben gemäß GOST R 6.30-2003 (zum Beispiel , „Straße“ oder „usw.“):

Beispiel 7

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Wenn der Brief adressiert ist zum kopf Organisation, dann enthält die Position den vollständigen Namen der Organisation mit Angabe der Organisations- und Rechtsform:

Beispiel 8

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Wenn der Brief an den Leiter einer Organisation adressiert ist, mit der nicht zum ersten Mal kommuniziert wird, ist es besser, die Postanschrift nicht anzugeben.

Wenn der Brief adressiert ist stellvertretender Leiter oder anderer Beamter (und nicht der erste Leiter), dann sind Optionen erlaubt (mit oder ohne Zusatz einer Postanschrift), und man sollte auf Fälle, Zeilenabstand achten. Ein Beamter wird immer im Dativ angesprochen; Wenn der Name der Organisation von ihrer Position getrennt ist, wird er im Nominativ geschrieben:

Beispiel 9

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Beispiel 10

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Wenn der Brief adressiert ist strukturelle Einheit der Organisation, dann im erforderlichen "Adressaten" zuerst den Namen der Organisation angeben (eingeführte Abkürzungen sind zulässig), und erst dann - diese Struktureinheit im Nominativ.

Der Zeilenabstand in den Beispielen 7, 10 und 11 zum Trennen der Attribute der Variablen "Adressat" ist wünschenswert, um die Wahrnehmung und Trennung von Informationen durch den Empfänger zu beschleunigen, aber dies ist keine strenge Anforderung.

Beispiel 11

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Beispiel 12

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Ist der Brief an den Leiter einer Struktureinheit adressiert, so wird der Name der Organisation (im Nominativ) in die Adressatenvariable und der Name der Einheit in den vollständigen Namen der Position im Dativ aufgenommen Fall:

Beispiel 13

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GOST R 6.30-2003 etabliert Methode der generalisierten Adressatengestaltung beim Versenden von Briefen an mehrere homogene Organisationen oder ein paar Struktureinheiten eine Organisation. Diese Methode beinhaltet:

• auf dem Brief selbst die Gestaltung des verallgemeinerten Namens der Adressaten;
• zusätzliche Ausarbeitung eine separate Mailingliste, die ihre spezifischen Namen und Postanschriften enthält.

Beispiel 14

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Beispiel 15

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Lesen Sie den Artikel "Umschläge in MS Word erstellen", um zu erfahren, wie Sie Ihre Absenderadresse anpassen, schnell viele Umschläge nach einer vorgegebenen Vorlage und Mailingliste formen, mit einem Hintergrund oder einem Muster dekorieren (Ideen für die Umschlaggestaltung bis 23. Februar und März 8

Mailingliste oder Mailingliste wird vom Ausführer des Schreibens auf der Grundlage des Klassifikators der Organisationen und ihrer Adressen gebildet, die normalerweise im Büroverwaltungsdienst als Ergebnis von Dokumentenregistrierungsvorgängen (im EDMS oder in Word, Excel-Tabellen) gesammelt werden. Jeder Umschlag, in dem jede Kopie des Briefes versiegelt ist, enthält den spezifischen Namen und die Adresse der Organisation gemäß der Mailingliste. Basierend auf dieser Liste kann der Druck von Informationen auf Briefumschlägen auch über Word automatisch konfiguriert werden.

Es ist zu beachten, dass diese Methode normalerweise von einer höheren Organisation verwendet wird, wenn sie Briefe an ihre untergeordneten Stellen sendet.

aber wenn es nicht mehr als 4 Empfänger eines Briefes gibt, dann werden alle Adressaten auf dem Dokument selbst erstellt, dann kann auf eine Mailingliste verzichtet werden (das Wort "Kopie" passt nicht vor den 2., 3. und 4. Adressaten). Diese Beschränkung der Anzahl der Adressaten in einem Brief wird durch GOST R 6.30-2003 und den gesunden Menschenverstand festgelegt. In diesem Fall ist die Adressierung in der oberen rechten Ecke als Auflistung der „Adressaten“-Angaben für jede Körperschaft / Organisation angegeben, aber alle Kopien eines solchen Schreibens sind im Original unterschrieben und jede Kopie wird in einem separaten Umschlag versiegelt auf die die entsprechende konkrete Postanschrift erstellt wird.

Diese Adressierungsmethode ist bequem zu verwenden, wenn es erforderlich ist, über Tatsachen von Verstößen, über bedeutende Ereignisse, vor allem übergeordnete, Kontroll- und Aufsichtsbehörden zu informieren. Dadurch können alle Empfänger sehen, an wen der Brief noch gesendet wurde.

Beispiel 16

Show einklappen

Wenn ein Brief gleichen Inhalts (z.B. ein Angebotsbrief) an mehrere "unabhängige" Organisationen verschickt werden soll, ist es besser, jeden Brief im Originalzustand, d.h. geben Sie jeweils einen individuellen Adressaten an. Darüber hinaus werden die Registrierungsnummern für diese Briefe unterschiedlich sein.

Registrierung der Variablen "Adressat" während der Wartung Korrespondenz mit Einzelpersonen hat seine eigenen Eigenschaften. Das erste Attribut ist der Nachname im Dativ, dann die Initialen und dann die Postanschrift:

Beispiel 17

Show einklappen

Wenn ein Brief an einen Beamten mit Angabe seiner Position gerichtet wird, werden die Initialen erstellt Vorderseite Nachname (siehe Beispiele 9, 10, 13), da die Hauptidentifikation des Empfängers über den Namen der Stelle erfolgt. Wenn Sie einen Brief an eine Privatperson adressieren, werden dessen Initialen angegeben hinter Nachnamen (Beispiel 17), da unsere Identifizierung als Bürger in erster Linie über den Nachnamen erfolgt. Bei der Gestaltung von Nachname und Initialen werden diese durch ein Leerzeichen getrennt, die Initialen werden nicht durch ein Leerzeichen getrennt, d.h. „I.I. Ivanov ", aber nicht" ich. I. Iwanow".

So kürzen Sie in der Geschäftskorrespondenz richtig Doppelnamen und doppelte zweite Vornamen des Adressaten, geschrieben mit einem Bindestrich, zum Beispiel Khozh-Akhmed Sultanovich, Halimat Abrek-Zaurovna? Siehe die Antwort auf die Frage „Wie kürzt man doppelte Namen und doppelte Vatersnamen des Adressaten mit Bindestrich in der Geschäftskorrespondenz ab? "

Um sich bei der Adressierung nicht zu irren, ist es auf den Websites von Organisationen erforderlich, die genauen Postanschriften, vollständigen Namen und Namen der Managerpositionen sowie andere hilfreiche Informationen zu erfahren die beste Weise Kommunikation in der ersten Phase der Dokumentenwahrnehmung aufbauen. Sie können versuchen, solche Informationen von der Sekretärin zu erhalten, die aus den von dieser Organisation erhaltenen Dokumenten stammen.

Achten Sie besonders auf die Verwendung von Groß- und Kleinschreibung bei Namen von Organisationen und Positionen. Die Normen der russischen Sprache schlagen vor, eine Position mit Kleinbuchstaben (Kleinbuchstaben) zu schreiben, aber eine bestimmte hohe Position kann auch mit Großbuchstaben geschrieben werden, wenn dies in den Gründungsdokumenten und lokalen Vorschriften der Empfängerorganisation vorgesehen ist. Achten Sie auf diese Feinheiten.

Der Etikette-Faktor

Appellieren- eine bedingte Etikette, eine Redeformel, die Respekt und eine wohlwollende, höfliche Haltung gegenüber dem Adressaten ausdrückt. Es wird empfohlen, es zu beenden Ausrufezeichen, wobei die Bedeutung sowohl der Frage als auch des Appells an diese Person betont wird.

Meistens nach Namen und Patronym(Beispiel 18), viel seltener - nach Position(Beispiel 20). Die zweite Option ist rein geschäftlicher Natur und wird verwendet, wenn Sie eine Person kontaktieren, die eine hohe offizielle Position in staatlichen und kommunalen Einrichtungen innehat, einer großen Organisation. Noch seltener nach Nachname ohne Initialen(Beispiel 19) - dies betont die "Distanz", die Förmlichkeit der Beziehung zwischen Autor und Adressat, eher typisch für den Briefwechsel mit einer Privatperson.

Beispiel 18

Name-patronymische Adresse

20 . minimieren

Vor allem anders respektvolle Haltung an den Adressaten erscheint im "Etikette-Rahmen": "Lieb ...." – "Mit tiefem Respekt", die bei der Anrede an eine vorgesetzte Person (Verwaltungsratspräsident, Vorsteher einer höheren Behörde oder Geschäftsführung etc.)

Appellieren "Teuer..." auch bei Glückwünschen des Adressaten ist es mit Vorsicht zu genießen, denn v offizielle Beziehungen es ist noch eine gewisse Managementdistanz zu beachten.

Appellieren "Lieb" derzeit als veraltet, überflüssig angesehen - nicht relevante Normen moderner Geschäftsstil des Russischen literarische Sprache.

Nach und nach haben sich besondere Zirkulationsregeln gebildet bei der Arbeit mit Bürgeranrufen... Als Antwort auf ihre Briefe "Best Practices" Regierungsbehörden und lokale Regierungen empfehlen die folgenden Redeformeln:

Beispiel 22

Show einklappen

Aber unabhängig von der Frage, die in der Bürgerbeschwerde angesprochen wurde, von der Situation (Konflikt, Beschwerde oder Berufung zu einem persönlichen Thema, zum ersten Mal oder erneut usw.), immer noch universelle Formel appelliert an die Bürger ist eine Adresse mit Namen und Patronym (wie in Beispiel 18).

Handelsunternehmen können bei der Kommunikation mit Kunden und bei der Bearbeitung von Beschwerden dieselben Richtlinien befolgen.

16April

Hallo! In diesem Artikel werden wir geschäftliche E-Mails behandeln.

Heute lernst du:

1. Warum Geschäftskorrespondenz nicht an Relevanz verloren hat;
2. Was sind Geschäftsbriefe und wie sie erstellt werden;
3. So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig.

Jetzt vor unseren Fenstern ist es soweit Hightech und das Internet. Aber die Geschäftskorrespondenz hat ihre Bedeutung und Relevanz nicht verloren, sie hat sich einfach auf andere Medien verlagert. Warum es wichtig ist, Geschäftsbriefe verfassen und ausführen zu können, lassen Sie uns heute darüber sprechen.

Warum brauchen Sie Geschäftskorrespondenz

In erster Linie ist es eine Gelegenheit, Meinungen, Anregungen und Gedanken mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auszutauschen. Mit Hilfe der Korrespondenz stellen sie Forderungen, Anträge, klären Missverständnisse zwischen Unternehmen auf.

Geschäftskorrespondenz ist eine der offiziellen Arten.

Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und anderen

Die Hauptunterschiede sind wie folgt:

• Präsentationsstilistik;
• Wortschatz, der keinen lebendigen Ausdruck von Emotionen erlaubt;
• Auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens erstellt;
• Die Schrift ist nicht zu klein, aber auch nicht zu groß, während sie im gesamten Text gleich ist;
• Nehmen Sie selten mehr als 1 Seite ein;
• Das Vorhandensein einer strengen Servicekette.

Arten von Geschäftsbriefen

Alle Geschäftsbriefe lassen sich grob in mehrere Gruppen einteilen. Wir werden auf jeden genauer eingehen und eine kurze Beschreibung geben.

E-Mails, die Sie nicht beantworten müssen.

• Garantieerklärung;
• Begleitet;
• Informativ;
• Verwarnungsbrief;
• Erinnerungsschreiben.

Briefe, auf die eine Antwort benötigt wird.

• Appellieren;
• Angebot;
• Anfrage;
• Erfordernis;
• Petition.

Nicht-kommerzielle Briefe.

• Einladungsbrief;
• Kondolenzschreiben;
• Dankesbriefe;
• Briefe, die über etwas informieren;
• Briefe mit Empfehlungen;
• Garantieerklärungen;
• Bestätigungsschreiben über den Erhalt der Ware, die Erbringung der Dienstleistung usw.;
• Glückwunschschreiben zu verschiedenen Anlässen;
• Bittschreiben;
• Briefe mit Anweisungen;
• Anschreiben.

Handelsbriefe.

Sie werden in der Regel vor Vertragsabschluss sowie während der Vertragslaufzeit verwendet.

Diese beinhalten:

• Briefe mit Antworten auf Anfragen;
• Direkt anfordern;
• - ein Schreiben, in dem vorgeschlagen wird, eine Transaktion abzuschließen oder eine Vereinbarung abzuschließen;
• Anspruch;
• Erinnerung;
• Ein Schreiben mit einer Abmahnung über die Beendigung von Vereinbarungen oder die Notwendigkeit der Erfüllung von Verpflichtungen usw.

Wenn wir über die Klassifizierung nach Struktur sprechen, gibt es 2 Arten von Geschäftsbriefen:

• Den Text des Autors enthalten und in freier Form verfasst;
• Nach einem strengen Muster zusammengestellt.

Von Adressaten.

• Rundschreiben - ein Brief, der an mehrere Adressaten gesendet wird;
• Normal - im Namen einer Person an einen Empfänger gesendet;
• Kollektiv - an einen Adressaten gesendet, jedoch von mehreren Personen.

Außerdem werden Briefe nach der Form unterteilt, in der sie gesendet wurden:

• Als Faxnachricht gesendet;
• Per E-Mail gesendet;
• Die in normalen Umschlägen verschickt.

Es gibt Brieftypen, die aus ethischen Gründen handgeschrieben und nicht getippt werden sollten. Dies gilt für Beileid und Glückwünsche.

Geheimnisse des richtigen Designs

Der Text des Briefes ist in einleitenden, Haupt- und Schlussteil gegliedert. Sie sind logisch miteinander verbunden. Der einleitende Teil umfasst die Umstände, die zur Entstehung des Briefes geführt haben, und der Hauptteil ist der Inhalt selbst. Im letzten Teil werden die Ergebnisse zusammengefasst, die die Bitte, Ablehnung usw. ausdrücken.

Im Allgemeinen kann Geschäftskorrespondenz mit aller Verantwortung als Kunst bezeichnet werden, weil es notwendig ist, zu lernen, wie man sie unter Einhaltung aller Anforderungen richtig führt. Schließlich denken wir meistens nur daran, dass die Informationen klar präsentiert werden, und vergessen dabei, dass der Brief als das Gesicht des Unternehmens angesehen werden kann.

Stilistik.

Jeder Brief ist in einem strengen Geschäftsstil gehalten, wobei die für offizielle Dokumente typischen Sprachmittel verwendet werden.

Anforderungen an die Präsentation von Informationen.

Alle in dem Schreiben enthaltenen Informationen werden wie folgt dargestellt:

• Gezielt, für eine bestimmte Person bestimmt;
• Zum Zeitpunkt des Schreibens müssen alle Informationen aktuell sein;
• Zuverlässig;
• Unparteiisch;
• Begründet;
• So viel wie möglich, damit auf dieser Grundlage eine Entscheidung getroffen werden kann.

Form.

Zunächst wird der Brief auf einem für das Unternehmen korporativen Briefkopf erstellt.

• Zum Schreiben eines Geschäftsbriefes werden A4-Blätter verwendet;
• Der linke Rand des Briefbogens sollte mindestens 3 cm betragen, da er nach einiger Zeit an den Binder übergeben wird;
• Geben Sie den Namen des Unternehmens, seine rechtliche und tatsächliche Adresse, E-Mail-Adresse an;
• Verwenden Sie besser die Standardschrift Times New Roman, Größe 12. Sie ist die optimalste und am besten lesbare;
• Es ist erlaubt, Geschäftsbriefe ohne Briefkopf zu gestalten, dann müssen Sie noch Angaben aus dem Formular machen.

Wenn der Brief fraglichüber größere Transaktionen im Zusammenhang mit Finanzen oder vertrauliche Informationen anderer Art, senden Sie solche Briefe per Fax oder an in elektronischer Form Nicht empfohlen. Besser auf die altmodische Weise, in einem normalen Papierumschlag.

Nummerierung.

Besteht der Brief aus mehreren Seiten, werden diese ab der zweiten nummeriert. Die Zahlen sind in der oberen Mitte in arabischen Ziffern beschriftet. Neben der Zahl werden keine Punkte gesetzt.

Aufteilung in Teile.

Das bedeutet, den Brief in Absätze zu unterteilen. Der Text sollte nicht in einen kontinuierlichen Strom gehen, damit er einfach nicht wahrgenommen wird. Dank der Aufteilung in Absätze können Sie sehen, wo ein Gedanke endet und ein anderer beginnt.

Verfügbarkeit von Fixes.

Es ist unerwünscht, Korrekturen und Tippfehler sowie Löschungen vorzunehmen. Der Brief sollte richtig verfasst sein und der Text sollte in Abständen von 1,5 - 2 getippt werden.

Gebrauchte Requisiten.

Wir werden nur die wichtigsten angeben, da wir bereits etwas früher kurz darüber gesprochen haben:

• Wenn das Unternehmen in Staatsbesitz ist, wird das Emblem der Russischen Föderation verwendet. Es befindet sich in der Mitte des offiziellen Briefkopfes;
• Vollständiger Name des Unternehmens;
• Fax- und Telefonnummern;
• Kontonummer;
• Empfänger - außerdem wird der Name des Unternehmens des Empfängers im Nominativ verwendet, um die Position und den Nachnamen des Empfängers anzugeben, verwenden Sie den Dativ.
• Wenn der Adressat einen akademischen Grad oder Titel hat, geben Sie diesen vor dem Nachnamen der Person an;
• Alle Requisiten werden in einer neuen Zeile und mit einem Großbuchstaben geschrieben.

Geschäftsbrief nach dem Meeting

Sie hatten ein Geschäftstreffen, für das ein bestimmter Interessent skizziert wurde. Wie dies in einem Brief zum Ausdruck kommt, wird weiter besprochen.

1. Nennen Sie am Anfang des Briefes zunächst das Datum und die Uhrzeit Ihrer Kommunikation mit einem potenziellen Partner, auch wenn seit dem Treffen einige Tage vergangen sind.
2. Vermeiden Sie Fehler oder zu komplexe Formulierungen: Schreiben Sie den Brief kurz und klar, aber so, dass der Empfänger Lust hat, ihn zu lesen.
3. Erwähnen Sie, worum es in dem Gespräch ging. Z.B: " Wir haben besprochen, wie viel eine Vase im venezianischen Stil kosten würde."
4. Ermutigen Sie den Empfänger der E-Mail, seine Ansichten zum Thema des Treffens zu äußern.
5. Geben Sie die Zeit an, zu der Sie telefonisch sprechen oder sich persönlich treffen können.
6. Sagen Sie dem Empfänger, dass Sie auf eine Zusammenarbeit mit ihm warten: „ Hoffnung auf weitere Geschäftsbeziehung mit Ihnen«.
7. Beende den Brief mit folgendem oder einem ähnlichen Satz: „ Beste Grüße an dich...».

Elektronische Geschäftsbriefe

Die Voraussetzungen für ihre Registrierung sind nicht zu übersehen, da immer mehr Briefe in elektronischer Form ausgestellt werden als in Papierform. Trotzdem steht das 21. Jahrhundert auf dem Hof.

Bereiten Sie einen E-Mail-Geschäftsbrief vor harte Arbeit nicht ausmacht, sind die Gestaltungsanforderungen identisch mit herkömmlichen Buchstaben. Nur sollte ein solches Schreiben immer einen Titel (oder Betreff) haben, damit es nicht einfach im Dokumentationsfluss untergeht.

Wenn ein solcher Brief beantwortet wird, ist es außerdem besser, den Betreff des Briefes nicht zu ändern, damit Sie schnell verstehen, worum es geht, wenn Sie viele E-Mails erhalten.

Verwenden Sie auch keine hochmoderne Software bei der Gestaltung von Anhängen zu solchen Briefen, das hat Ihr Adressat bei weitem nicht. Wenn es nicht da ist, wird der Brief einfach nicht geöffnet.

Verwenden Sie keine Emoticons, wenn Sie einen Geschäftsbrief elektronisch schreiben. Technologie ist großartig, aber verwenden Sie beim Schreiben Geschäftssprache.

Wie lange dauert die Beantwortung des Briefes?

Wenn das Schreiben zu der Kategorie gehört, die eine Antwort erfordert, hängt der Zeitpunkt der Antwort von den im Schreiben enthaltenen Informationen ab:

• Wenn Sie eine Anfrage erhalten haben, bestätigen Sie innerhalb der nächsten drei Tage ab dem Datum des Eingangs, dass diese eingegangen ist. Und die endgültige Antwort kann innerhalb eines Monats gegeben werden;
• Wenn es um Beileid geht, kann es innerhalb von zehn Tagen nach dem traurigen Ereignis gesendet werden;
• Es ist zulässig, innerhalb von 8 Tagen ab dem Zeitpunkt, an dem Sie von dem feierlichen Datum erfahren haben, Glückwünsche zu senden;
• Wenn wir über allgemeine Regeln sprechen guter Geschmack, dann ist es besser, E-Mails innerhalb von sieben Tagen zu beantworten.

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief: in einfacher Sprache über schwierig

Unterscheiden Sie zwischen Geschäftsbrief und privater Korrespondenz. Wir haben heute schon mehr als einmal darüber gesprochen, was diese Unterschiede sind, wir sollten sie nicht vergessen. Betrachten wir nun das schrittweise Verfassen eines Briefes.

Stufe 1. Wir geben den Adressaten an.

Schreiben Sie in die obere rechte Ecke des Formulars den Nachnamen, die Initialen und die Position der Person, an die wir den Brief adressieren. Handelt es sich bei dem Adressaten um eine Organisation, geben wir deren rechtliche Anschrift an.

Stufe 2. Appellieren.

Wir platzieren es in der Mitte des Formulars. Es wird respektvoll, ohne Abkürzungen und Flecken durchgeführt.

Beispiel: Liebe (Name, Patronym)! Auch die Ansprache des Adressaten kann mit Angabe seiner Position erfolgen. Aber wenn man eine Person namentlich nennt, reduziert dies den psychischen Stress, zeigt an, dass die Geschäftsbeziehung stabil und gut etabliert ist.

Stufe 3. Absichtserklärung.

Erklären Sie den Zweck des Briefes, sein Wesen und die wichtigsten Punkte. Dieser Teil ist der wichtigste. Schreiben Sie, was Sie sagen möchten, was der Grund für die Berufung ist. Aber vergessen Sie nicht den formalen und neutralen Stil.

Stufe 4. Vorschläge machen, Empfehlungen abgeben.

Fast jeder Geschäftsbrief impliziert, dass der Adressat darauf reagiert. Lediglich Informationsschreiben erfordern dies grundsätzlich nicht. Beschreiben Sie daher nicht nur das Problem, sondern schlagen Sie auch vor, wie Sie es lösen können.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, bitten Sie um bestimmte Maßnahmen, wenn Sie eine Zusammenarbeit anbieten, teilen Sie uns mit, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Einfach ausgedrückt, die Person, die den Brief erhält, muss sehen, dass sie nicht nur etwas von ihm will, sondern auch verstehen, wie dies getan werden kann.

So beenden Sie einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief muss perfekt geschrieben sein. Die Nichtbeachtung der Schreibregeln kann sich negativ auf das Ansehen des Unternehmens insgesamt auswirken. Daher schlagen wir nun vor, näher auf die Gestaltung des letzten Teils eines Geschäftsbriefes einzugehen.

Fassen Sie am Ende des Briefes alles zusammen, was zuvor gesagt wurde. Aber es lohnt sich nicht, die Schlussfolgerungen in 10 Sätzen zu dehnen, dennoch werden Kürze und Lakonismus in Geschäftsbriefen geschätzt. Beschränken Sie sich besser auf einfache Sätze.

Wir werden 2 Indikatoren in die Basis des Endes setzen: Es sollte so höflich und korrekt wie möglich sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, es zu bauen.

Hier sind einige Beispiele:

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit oder Hilfe: Dankeschön! (Lassen Sie mich Ihnen danken ...);
• Hoffnungen für die Zukunft ausdrücken: Wir freuen uns auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit (Wir hoffen, in naher Zukunft eine Antwort zu erhalten ...);
• Sie können einen Satz erstellen, um dem Adressaten etwas zu versichern: Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten;
• Eine Anfrage stellen: Wir bitten Sie, uns über die Ergebnisse zu informieren;
• Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten: Ich entschuldige mich für die unerwartete Zahlungsverzögerung für das Material.

So verabschieden Sie sich vom Adressaten.

Trotz der Tatsache, dass die Korrespondenz offiziell ist, können Sie sich auf verschiedene Weise verabschieden.

Hier sind mehrere Optionen:

• Hochachtungsvoll ...;
• Ich wünsche Ihnen viel Erfolg ...;
• Mit besten Grüßen…

Wir setzen die Signatur richtig.

Geben Sie bei der Unterzeichnung eines Briefes Ihren Titel, Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie Zweifel an der Angemessenheit eines Satzes haben wie: „ Mit freundlichen Grüßen" - benutze es einfach nicht.

Sie können in der Signatur Ihre Kontakte, zusätzliche Telefonnummer oder . angeben E-Mail, auf diese Weise zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie bereit sind, mit ihm zu kommunizieren und zu kooperieren.

Im nächsten Teil unseres Artikels möchte ich über Geschäftsbriefe auf Englisch sprechen.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Es gibt keine geregelte Form der Erstellung solcher Schreiben. Alles hängt vom Zweck des Schreibens ab und wer der Adressat ist. Hier sind einige kurze Richtlinien für die Erstellung.

Datum des Schreibens.

Wenn wir in den USA schreiben, dann setzen wir bei der Datumsangabe zuerst den Monat, dann den Tag und erst dann das Jahr. Wenn nach Großbritannien, wird das Datum wie in der Russischen Föderation eingegeben. Schreiben Sie in diesem Fall den Monat in Buchstaben, vermeiden Sie Verwirrung.

Empfängerdetails.

• Wenn Sie einem Mann schreiben, wenden Sie sich an diese: Herr (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• Wenn eine verheiratete Frau: Frau (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• An eine unverheiratete Dame: Fräulein (Geben Sie Ihren Nachnamen ein);
• Wenn Sie den Status einer Dame nicht kennen: Frau (fügen Sie Ihren Nachnamen ein).

Angabe der Adresse.

Die Reihenfolge ist der in der Russischen Föderation entgegengesetzt: Büro, Hausnummer, Straßenname, Postleitzahl, Staatsname (wenn wir in den USA schreiben), Landkreisname und Ländername (wenn wir nach Großbritannien schreiben).

So erreichen Sie den Empfänger.

Standardanrufe:

• Sehr geehrte Frau;
• Lieber Herr;
• Sehr geehrte Damen und Herren;
• Sehr geehrte Frau;
• Lieb.

Setzen Sie nach der Adressierung ein Komma (wenn wir nach Großbritannien schreiben) oder einen Doppelpunkt (wenn in den USA). Ausrufezeichen put wird nicht akzeptiert.

Gegenstand.

Geben Sie unbedingt den Betreff des Briefes sowie in der Russischen Föderation an.

Haupt Text.

Teilen Sie es in Absätze auf. Oder schreiben Sie jeden Satz in eine neue Zeile.

Wie sagt man Auf Wiedersehen.

Zum Beispiel so: „ Wir danken Ihnen für Ihre Hilfe und verbleiben aufrichtig "- Danke, treu zu Ihnen ... obwohl es weniger förmlich sein könnte.

Unterschrift Registrierung.

Wir setzen die Unterschrift unter den Absatz mit dem Scheitel, geben unseren Nach- und Vornamen, Firmennamen und Position an.

Anwendungsdesign.

Wenn Sie Unterlagen beifügen, vermerken Sie dies am Ende des Schreibens: „ Enc." und Anwendungen auflisten.

Was schreibe ich mit einem Großbuchstaben.

• Nachnamen und Initialen;
• Firmennamen;
• Namen von Städten, Bundesstaaten usw.;
• Alle Wörter, die die gehaltene Position angeben;
• Erste Worte zum Abschied;
• Einführende Adressen.

Bevor Sie das Gespräch beenden, finden Sie hier Beispiele von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch.

Muster von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch

Abschluss

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ein Geschäftsbrief ein Kommunikationsmittel in jedem Tätigkeitsbereich ist. Richtig geschrieben wird es Ihr Unternehmen sicherlich positiv präsentieren.

Auf der anderen Seite kann ein nachlässig geschriebener Brief mit Fehlern die sehr zerstören vielversprechendes Geschäft... Schreiben Sie Ihre Briefe richtig, und wir haben versucht, Ihnen zu erklären, wie es geht.