Como fazer mais: dicas que funcionam. Como fazer tudo em um dia de trabalho

Maria Soboleva

Como fazer tudo em um dia de trabalho?

Como fazer tudo no trabalho - quem de nós não se fez essa pergunta, tentando lidar com um monte de coisas. Por que algumas pessoas conseguem completar todas as tarefas durante o dia de trabalho? Compartilharemos os segredos do planejamento eficaz - diremos por que priorizar tarefas, por que você precisa "comer o sapo" e quem são os "comedores do seu tempo".

É possível fazer tudo em um dia útil?

Para fazer tudo, você precisa dominar pelo menos o básico de gerenciamento de tempo, aprender a alocar racionalmente seu tempo, destacando o principal e não trocando pelo secundário.

É difícil? Vamos compartilhar os segredos do planejamento bem-sucedido e alguns truques, com os quais você aprenderá como fazer tudo no trabalho e com muito menos esforço.

"Comedores do Tempo"

Analise para onde está indo o seu tempo. Você está escrevendo um relatório, mas ao mesmo tempo está constantemente tentando controlar as mensagens recebidas e ainda responder às mensagens?

Focado em elaborar uma proposta comercial, e o chefe lançou um trabalho urgente, na opinião dele, e você está dividido entre duas tarefas?

Ou você apenas gosta de olhar para o feed de notícias no processo de trabalho - você precisa saber o que está acontecendo no mundo!

Correspondência no Skype, conversas com colegas, adiar as coisas para depois - aqui estão eles, os verdadeiros "devoradores do seu tempo". Depois de analisar em que você está desperdiçando minutos de trabalho, pense em como consertar a situação.

Faça uma tabela de três colunas: na 1ª, indique o horário (por exemplo, 8h30-9h30), na 2ª coluna - a tarefa que você conseguiu concluir durante esse período, na 3ª - suas anotações. No final do dia de trabalho, faça uma análise do seu trabalho e descubra com que eficiência você trabalhou.

Se estivessem muitas vezes distraídos, era possível confiar este trabalho a alguém ou mesmo adiá-lo em termos de importância para mais tarde. Analise pelo menos 3 dias úteis seguidos, o resultado vai te surpreender.

Você tem um plano?

Se você está pensando seriamente em como fazer tudo em um dia de trabalho, simplesmente não pode ficar sem planejamento.

É inútil fazer isso de manhã. Reserve um tempo no final do trabalho para avaliar o que você fez hoje, quais coisas você precisa terminar amanhã e a melhor forma de distribuí-las.

Aqui está um dos métodos de planejamento: dividimos as tarefas em rígidas e flexíveis. As tarefas difíceis estão estritamente vinculadas a um determinado horário - por exemplo, às 10h00 e às 16h00 você tem reuniões de planejamento obrigatórias com seu chefe.

E às 14h00 - um indispensável desenvolvimento profissional dos colaboradores - uma formação ou um seminário. E você também agendou uma reunião com um cliente com antecedência - às 12h.

Você deve concluir essas tarefas difíceis dentro do tempo especificado. Mas use os blocos entre eles para resolver tarefas flexíveis: trabalhar em um projeto, em relatórios, preparação Documentos exigidos, respostas à correspondência.

Especialistas em gerenciamento de tempo aconselham: se você não sabe como fazer tudo em um dia útil, planeje seus negócios para a próxima semana, porque nem todas as tarefas podem ser concluídas em um dia. E assim você verá a perspectiva e dividirá uma grande quantidade de trabalho em partes.

Mas o planejamento de cada dia de trabalho também ajudará a distribuir as tarefas de maneira ideal. Será mais específico. Isso ajudará não apenas a planejar, mas também a amar seu trabalho.

Sobre comer sapos e elefantes

Comer um sapo significa resolver uma questão rápida, mas não muito agradável. Defina uma meta todas as manhãs para "comer" pelo menos alguns anfíbios - isso pode ser uma ligação para um cliente antipático, revisando os documentos acumulados, conversando com um colega sobre sua parte inacabada de trabalho no projeto.

Lide com coisas desagradáveis pela manhã e você verá que o dia de alguma forma funcionará imediatamente.

Existe também um método chamado "queijo suíço" - adequado para realizar tarefas em grande escala, onde a sequência de ações não é muito importante.

Escreva um relatório impressionante - comece com as seções mais fáceis de concluir, depois de um tempo, lide com as próximas. Assim, você meio que “rói” buracos em uma grande cabeça de queijo, aproximando-se gradualmente do final do processo.

Mas o “Método do Elefante” é adequado se a tarefa for grande, mas você precisa completá-la em uma sequência estrita. Em seguida, corte a carcaça em pedaços (“bifes”) e “coma” o gigante em pedaços.

Classifique as tarefas por importância

Todos os casos não podem ser igualmente importantes. É impossível colocar em uma lista em uma linha a tarefa de chegar até o indescritível diretor comercial, coloque as coisas em ordem na área de trabalho, encomende artigos de papelaria e prepare informações para o diretor para a reunião da noite.

Defina prioridades para hoje e continue com elas. A propósito, mesmo na era dos gadgets, é melhor escrever uma lista de tarefas em papel ou imprimi-la em uma impressora, colocando-a na frente dos olhos. A versão para computador pode tentá-lo ao longo do caminho para verificar seu e-mail, olhar para a rede social e responder a uma mensagem no Skype.

Não sabe o que priorizar? E você se pergunta - quais tarefas eu concluiria primeiro se soubesse que às 18h as luzes do escritório se apagam?

Organização do tempo de trabalho

Algumas dicas de profissionais de gerenciamento de tempo ajudarão você a responder à pergunta de como fazer tudo no seu dia de trabalho:

usar o estresse no trabalho para o bem, como motivação adicional, não permitindo que ele o inquiete;

tente iniciar um despertador regular que tocará exatamente em 100 minutos e, durante esse período, você deverá ter tempo para lidar com a compilação Documento Importante. E tente cumprir o tempo previsto;

diga a si mesmo: não vou verificar meu e-mail até uma hora e meia depois, quando terminar esta seção;

combinar tarefas semelhantes em blocos: ligar para clientes, trabalhar com documentos, discutir problemas ao trabalhar em um projeto com colegas;

defina prazos realistas para concluir as tarefas para evitar pressa e esforço excessivo. Mas também não vale a pena adiar, o relaxamento realmente amortece;

de manhã, quando a produtividade do trabalho é maior, planeje as coisas mais complexas e importantes;

siga a “regra dos 3 minutos”: não fique preso a pensamentos sobre como você não quer fazer algo, mas comece a fazer essa tarefa. Primeiro, faça como se estivesse na máquina, como se estivesse seguindo a ordem do comandante do exército (afinal, eles não discutem lá). Após 3 minutos, você será levado pelo processo e poderá encerrar o assunto;

tente usar cada minuto livre para um bom uso: organize documentos em pastas, faça uma bainha de relatórios, veja um artigo em uma revista;

muito tempo de execução trabalho importante desligue o telefone - uma ligação ou SMS levará de 10 a 30 segundos do seu precioso tempo, além de levar pelo menos um minuto para iniciar o processo novamente;

aprenda a concentração - imagine que em 2 semanas você precisa fazer uma viagem de negócios, mas antes disso você deve concluir uma certa quantidade de trabalho;

determine seus períodos de atividade - quando seu corpo é capaz de lidar com a carga de maneira ideal e planejar o trabalho mais difícil para esses períodos de tempo;

alterne descanso com trabalho - faça pausas, às vezes apenas mude o tipo de atividade.

Como fazer tudo no trabalho é uma tarefa viável se você definir esse objetivo e usar dicas testadas pela experiência sobre a organização do tempo de trabalho.

Pegue, conte para seus amigos!

Trabalho e família - vamos viver juntos: como remover o caos no trabalho

Como fazer tudo no trabalho?

isto questão complexa especialmente se você estiver em uma posição de responsabilidade. Atualmente, muitas vagas em casa surgiram, mas isso não resolveu o problema do desempenho acadêmico no ritmo frenético da vida.

Muitas mães trabalhadoras perguntam: não tenho tempo no trabalho, o que devo fazer? Ao mesmo tempo, parece-lhes que são gênios, e os fracassos estão associados a outras pessoas. Ao trabalhar em casa, a disciplina é especialmente importante. muitas vezes têm muito trabalho a fazer, mas em casa sempre há algo que distrai. Então, como no trabalho, um chefe rigoroso dará um chute para o menor desvio dos negócios.

Como acompanhar uma mãe que trabalha em casa?

Antes de tudo, você precisa fazer uma lista de pequenas tarefas para o dia e começar a fazê-las. O mesmo conselho se aplica a Trabalhadores de escritório. Faça as pequenas coisas rápidas primeiro, como fazer ligações para o trabalho, discutir um projeto com colegas de trabalho, classificar e-mails de trabalho e responder aos importantes.

Depois de concluir as tarefas rápidas, você pode prosseguir para as mais globais. Grandes coisas precisam ser feitas em várias etapas, que devem ser refletidas em seu diário. Assim você não terá a ideia de que o projeto, que deve ficar pronto no dia 1º de novembro, pode ser iniciado no dia 30 de outubro.

Não tenha medo de grandes tarefas, porque depois de dividi-las em várias pequenas subtarefas, será mais fácil percebê-las.

Muitas pessoas dizem a frase "trabalhar menos, fazer mais". Claro, quando uma pessoa trabalha, ela praticamente não tem tempo para si mesma, para sua amada, para sua família. Se o trabalho desaparecesse, então ele construiria seu próprio negócio, completaria a garagem e assim por diante. Não, eu não construiria e não terminaria.

Porque uma pessoa que não sabe construir seu tempo com trabalho não o construirá sem ele.

Como você faz as coisas depois do trabalho?

A resposta a esta pergunta é simples - termine o trabalho a tempo! Segundo as estatísticas, as pessoas que deixam metade do trabalho para a segunda parte do dia têm duas vezes mais chances de se atrasar no trabalho do que aquelas que tentam fazer tudo na primeira parte do dia. Quer sair do trabalho mais cedo? Não seja preguiçoso durante o processo de trabalho e você terá mais tempo para sua família.

Como acompanhar tudo no trabalho e em casa, se trabalho e casa são o mesmo lugar?

Se você é mãe de um aluno ou aluno do jardim de infância, a melhor oportunidade de trabalho produtivo ocorre quando seu filho está no jardim de infância ou na escola. Aproveite esse tempo, não se distraia com assuntos secundários, comunicação com amigos e assim por diante.

Decida claramente quanto você vai trabalhar e quanto você vai fazer o trabalho doméstico. Identifique o que exatamente o distrai do trabalho e tente se livrar disso. Se você mora com a família, peça a eles que assumam algumas das responsabilidades, pelo menos por alguns dias por semana. E lembre-se, nada desacelera o fluxo de trabalho como uma bagunça.

Mantenha as coisas e os pensamentos em ordem, então você não terá que perder tempo precioso procurando coisas e lembrando os eventos certos.

Como conseguir viver e trabalhar?

O segredo é aprender a alocar corretamente o seu tempo, você precisa remover da sua vida tudo o que impede você de subir. Lembre-se de que os outros não são culpados pelo fato de você não ter tempo para fazer nada.

Aprenda a alocar seu tempo para que seja suficiente para amigos, trabalho e família. Há 24 horas em um dia, então pelo menos três horas delas podem ser dedicadas a uma família ou a um negócio favorito (pessoa).

Como ser o dono do seu tempo

Para finalmente se tornar um profissional em questão de gerenciamento de tempo, preste atenção ao curso do autor de Evgeny Popov "Mestre do Tempo".

Com o curso, você aprenderá a organizar adequadamente sua vida para que trabalho e família se tornem amigos para sempre. Tudo sobre planejamento de tempo, sua monetização e muito mais informação interessante contido no curso e esperando por você para estudá-lo.

Tendo passado bastante tempo, você aprenderá a construir sua agenda para que todos os dias lhe tragam lucro e um mar de emoções positivas.

Talvez você goste de sentar no computador e sonhar que seu hobby lhe trará renda? "Mestre do Tempo" lhe dirá como mesmo a atividade mais inútil pode lhe trazer dividendos. As abordagens de planejamento descritas abrirão seus olhos para muitas coisas.

Ao estudar cuidadosamente as informações e colocá-las em prática, você esquecerá o que é falta de tempo. Isso não será ensinado na escola ou instituto. Você não encontrará tais informações na Internet. Todos os segredos, todos os truques de gerenciamento de tempo são descritos neste curso e estão ansiosos para quando você os usar.

Amigos, este é o fim da nossa conversa de hoje. Caros leitores, compartilhem suas regras e segredos, como vocês conseguem fazer tudo? Aguardo suas respostas.

Vejo você em breve!

Ekaterina Kalmykova estava com você,

Antes de tudo, você precisa planejar tudo de forma que saiba exatamente quanto tempo é dedicado ao trabalho e quanto resta para a família. Não é tão fácil fazer isso, porque há trabalhos em que você tem que ficar acordado até tarde. Uma situação semelhante pode se desenvolver em casa: uma criança adoece, você precisa conhecer ou se despedir de parentes, visitar um amigo no hospital e assim por diante.

A lista de afazeres é sempre interminável e às vezes as mãos simplesmente caem da impossibilidade de fazer tudo de uma vez. Claro, sempre há uma saída, então, para reduzir os níveis de estresse, é melhor levar um pouco de tempo para desenvolver a estratégia ideal.

Etapa 1: lista de tarefas

Não é necessário comprar um diário grosso para esses fins. Você pode usar qualquer caderno e até adesivos de cores diferentes. Além do propósito funcional, a lista também vai te animar, pois é sempre agradável riscar o próximo item. Além disso, é muito útil avaliar visualmente o escopo de seus planos. Em movimento, você pode riscar tarefas menos importantes, liberando tempo para as realmente importantes.

Etapa 2. Lembretes

A organização do local de trabalho beneficia muito ações simples. Parecia que poderia ser mais fácil do que escrever em um lugar bem visível "não se esqueça ...". Essas dicas ajudarão você a ajustar o trabalho atual, coletar todos os documentos principais para o próximo relatório a tempo e também a não perder prazos realmente importantes.

A propósito, adesivos com lembretes datas importantes, reuniões e aniversários de entes queridos funcionam bem em Vida cotidiana. Versão moderna- um lembrete no telefone pode não funcionar se naquele momento, por exemplo, você estiver no transporte ou muito ocupado no trabalho. Um pedaço de papel brilhante na frente de seus olhos cumprirá esse papel muito melhor.

Etapa 3. Faça o pedido na mesa

O local de trabalho de um contador é uma mesa, literalmente repleta de papéis para a maioria dos trabalhadores dessa profissão. Somente o dono pode encontrar algo neste caos, e mesmo assim com variados graus de sucesso. Essa é uma abordagem fundamentalmente errada, porque essa confusão gera ansiedade e incerteza sobre as metas estabelecidas. Além disso, um documento ou carta urgente pode ser perdido, o que é simplesmente inaceitável para um profissional.

Ao reservar um pouco de tempo para organizar e manter a ordem em seu local de trabalho, você pode garantir o sucesso com antecedência. Todos os tipos de sistemas de armazenamento, incluindo os caseiros, são ideais para esses fins. Você pode criar várias pastas, definindo documentos nelas de acordo com o grau de importância e urgência de execução. Definitivamente vale a pena alocar uma prateleira separada de “arquivamento” com documentos para que os relatórios antigos não sejam misturados com aqueles que ainda não foram feitos. Clareza em tudo é a chave para o sucesso do trabalho das profissões contábeis.

Etapa 4. Anote o algoritmo de trabalho

Uma palavra separada deve ser dita sobre a ordem de execução das ações de trabalho. Para não perder tempo lembrando constantemente o procedimento de emissão de relatórios trimestrais ou semestrais, você deve definitivamente manter um caderno com descrição detalhada o que e como foi feito da última vez. Com a experiência, algumas ações se tornam automáticas, mas não são incomuns situações em que até uma simples pergunta pode confundir. Ao anotar todas as nuances importantes e o procedimento para processar esses documentos, você pode evitar excesso de estresse. Isso é muito conveniente ao alterar qualquer dado, pois você sempre pode corrigir seus registros.

Passo 5. Não se esqueça de descansar

Um verdadeiro especialista deve sempre responder rapidamente a possíveis situações de força maior, e o descanso é necessário para manter a clareza de pensamento. Para isso, basta se distrair e mudar o tipo de atividade. Depois de um longo trabalho no computador - olhe pela janela ou apenas sente-se com os olhos fechados. Depois de sentar em uma cadeira por meio dia - caminhe pelo corredor. Não sobrecarregue seu cérebro neste momento informação adicional então a fofoca e a navegação do colega chato redes sociais não pode ser atribuído a um bom descanso.

Etapa 6. Use conquistas modernas

Em comparação com anos anteriores, o sistema de contabilidade das empresas melhorou significativamente. Muitas opções já estão disponíveis em em formato eletrônico, por isso não há necessidade de ficar em filas por horas, desperdiçando um tempo precioso. Você deve definitivamente descobrir a possibilidade de enviar denúncias por meio de canais de comunicação eletrônica, bem como receber solicitações e outras informações dessa maneira.

Etapa 7. Auto-aperfeiçoamento obrigatório

Mesmo na agenda mais lotada, você precisa encontrar tempo para participar de seminários, conhecer as mudanças na legislação e aprender novos programas. É fácil ficar atolado no trabalho de contabilidade, e novos conhecimentos não apenas ajudarão você a concluí-lo mais rapidamente, mas também farão com que seu cérebro se desenvolva constantemente. Além disso, isso pode ser um começo de carreira, porque um contador competente sempre acompanha os tempos e está no controle da situação.

Planejamento doméstico

Ao voltar do trabalho, muitos começam a se perder no abismo das intermináveis tarefas domésticas. Você já está cansado e sonha com um jantar tranquilo e sem fazer nada, e depois lavando - limpando - cozinhando sem fim. Aulas em família com crianças estão chegando, os solteiros estão esperando por amigos, então simplesmente não há tempo para relaxar. Para não passar o fim de semana inteiro no trabalho rotineiro, você precisa organizar adequadamente o seu tempo em casa.

Gaste 15 minutos no seu retorno do trabalho para descansar. Parece uma regra simples que realmente funciona. Não faça nada neste momento, não planeje e apenas deite-se. Esse mini-descanso dá um resultado incrível e coloca você no clima de trabalho.
Todos os casos são divididos por prioridade. Não se apresse em fazer tudo de uma vez, comece com as tarefas mais importantes e necessárias.
Use ajudantes. A melhor maneira lidar com as tarefas domésticas - atrair entes queridos e dar a todos uma tarefa. Mesmo pequenas tarefas, como regar flores, tirar o lixo e separar os alimentos comprados na geladeira, ajudarão a liberar muito tempo.

NO mundo moderno também há muitas oportunidades para adquirir "ajudantes" automatizados. Máquinas de lavar e lava-louças, um novo ferro funcional ou um fogão lento - todos esses dispositivos economizam tempo pessoal. Você não deve ignorar as tarefas domésticas, mas isso não significa que, após o trabalho, você deva esperar o “segundo turno” na cozinha.

Conclusão

É muito importante encontrar um compromisso razoável entre o trabalho e a vida pessoal. Ao planejar com antecedência e seguir essas dicas, você pode reduzir o estresse no trabalho e ser uma boa dona de casa. Há muitas alegrias na vida, então você não deve desistir delas por causa de uma carreira.

O ritmo de vida moderno de alta velocidade dita suas próprias regras, a principal das quais é fazer o máximo de coisas possível. Mas como fazer tudo quando você precisa trabalhar e cuidar da casa e, além disso, ainda quer reservar um tempo para seus hobbies e hobbies, e apenas relaxar? Devido ao fato de que nem tudo o que foi planejado é frequentemente obtido, surge a decepção, a insatisfação consigo mesmo e, depois de um tempo, a fadiga crônica se acumula.

Além disso, segundo as estatísticas, quase 30% das mulheres trabalhadoras adultas são obrigadas a ficar no escritório mais de três vezes por semana ou terminar seus assuntos atuais em casa. É claro que isso prejudica outras áreas da vida, e não importa o quanto o trabalho seja amado, mais cedo ou mais tarde esse estado de coisas ficará entediado ou até causará depressão. No entanto, os especialistas dão várias recomendações, graças às quais você pode aprender a planejar adequadamente seu tempo e reduzir ao mínimo os problemas com sua escassez.

Como você começa é como você termina

Solução do problema como fazer tudo, segundo os psicólogos, é preciso começar prestando atenção em como começa a jornada de trabalho. Percebeu-se que aquelas pessoas que se atrasam para o trabalho não têm mais tempo para cumprir suas obrigações oficiais. O atraso matinal é quase inevitavelmente seguido por longas pausas para fumar, atrasos no retorno de uma pausa para o almoço... Mas o ponto aqui não é apenas a competência. Mesmo que a própria pessoa esteja ciente de sua culpa, ela procura repará-la aos olhos da administração e dos colegas, agarrando-se a várias coisas ao mesmo tempo, ou tentando fazê-las com tanta diligência que, pelo contrário, faz um grande número de erros.

Como fazer tudo: alocar tempo

Um dos maiores segredos para fazer as coisas no trabalho é o planejamento. É melhor planejar com antecedência a cada dia o que precisa ser feito à noite. Isso pode ser feito em casa ou chegando ao escritório no início da manhã. Também é desejável analisar quanto tempo (até minutos) é gasto diariamente em conversas, telefonemas não relacionados ao trabalho e outros assuntos pessoais. Ao mesmo tempo, recomenda-se adicionar não mais que 6-7 itens à lista de tarefas importantes que devem ser concluídas, avaliando sua força racionalmente. E para aqueles que têm mais grande importância, a primeira metade do dia deve ser retirada, pois é por volta da hora do almoço que as pessoas têm maior capacidade de trabalho.

Organização adequada

Você também pode notar que muitas mulheres não conseguem organizar adequadamente seu fluxo de trabalho. Eles abrem uma dúzia de programas no computador de uma vez, cuja necessidade eles não têm dúvida, bem como o fato de que eles simplesmente, por definição, não podem ter poucas responsabilidades. traço psicológico tais meninas podem ser chamadas de responsabilidade excessiva, assim como a incapacidade (ou falta de vontade) de delegar suas tarefas. Então, este problema freqüentemente observado em gerentes, gerentes de nível médio e sênior e é principalmente o resultado de uma dúvida banal. Na verdade, nada de terrível acontecerá se ela transferir parte de suas funções, ainda que com conhecimento, para outra pessoa.

Trabalho de imitação

Outra situação comum é quando uma pessoa cria apenas a aparência de seu próprio emprego, quando na verdade não tem muito trabalho. Também tem um fundo psicológico e é uma expressão do desejo de demonstrar a própria importância e indispensabilidade. Uma séria desvantagem desses trabalhadores, principalmente se ocupam cargos de liderança, é que eles tendem a mudar suas decisões e tarefas, e também podem avaliar o resultado de sua implementação não pela qualidade, mas pelo tempo que o subordinado despendeu nela. . Como resultado, eles podem manipular os colegas, forçando-os a trabalhar demais e se sentir culpados. Na verdade, um funcionário que consegue cumprir suas funções no tempo determinado é apenas um bom trabalhador que em nenhum caso deve sacrificar seu tempo para satisfazer as ambições de alguém.

Em geral, podemos dar algumas recomendações curtas, mas muito importantes, como fazer tudo tanto no trabalho como em casa.

1. Acima de tudo, você deve colocar seu próprio bem-estar e, se a fadiga for muito forte, mas houver um desejo, por exemplo, de cozinhar algo saboroso para o jantar, é melhor limitar-se a um prato simples, mas vá dormir cedo e descansar mais.

2. O sono é geralmente um dos principais segredos do bem-estar e.

4. Entre a execução de diferentes casos, é imperativo fazer pausas de vários minutos. Durante este tempo, você pode dar um passeio ou simplesmente sentar-se com os olhos fechados.

5. A organização adequada do espaço de trabalho também ajuda a aumentar a produtividade, quando todos os itens e documentos necessários estão à mão e podem ser encontrados rapidamente.

6. Para tornar o trabalho rotineiro, mas necessário, não tão cansativo, você pode adicionar algum entretenimento: por exemplo, faça um pequeno exercício, abra uma janela e deixe o ar fresco entrar na sala, ou apenas ouça uma música positiva agradável (melhor, é claro , em fones de ouvido para que ninguém interfira).

UMA FOTO Imagens Getty

Oliver Burkeman é um publicitário britânico e autor de The Antidote. Um antídoto para uma vida infeliz” (Eksmo, 2014).

Todos os especialistas e gurus da gestão do tempo não se cansam de repetir o mesmo conselho principal. Separe o importante do sem importância. Ótima ideia, mas mais fácil falar do que fazer. Mesmo porque, no calor dos assuntos, tudo parece ser extremamente importante. Bem, ou, digamos, você de alguma forma milagrosamente separou o importante do sem importância. E então seu chefe liga e pede para você fazer algum trabalho urgente. Tente dizer a ele que este projeto não está na sua lista de prioridades. Mas não, não tente.

Abrace a imensidão

Autor do best-seller Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey1 recomenda reformular a questão. Assim que o sem importância no fluxo dos assuntos não é encontrado, é necessário separar o importante do urgente. O que, pelo menos teoricamente, não pode ser feito, pelo fato de ser simplesmente impossível não fazê-lo.

Em primeiro lugar, realmente dá a chance de priorizar adequadamente. E em segundo lugar, ajuda a prestar atenção a outro problema importante - a falta de tempo. Muitas vezes, a priorização serve como um disfarce para o fato desagradável de que é simplesmente impossível fazer todo o trabalho necessário simplesmente por definição. E você nunca chegará aos sem importância. Se for esse o caso, o melhor a fazer é ser honesto com sua gerência e explicar que sua carga de trabalho está além de sua capacidade.

“Para a maioria de nós, o período mais eficaz é a manhã. Comece o dia e planeje as coisas mais difíceis.”

Energia em vez de importância

Outro Conselho útilé deixar de considerar os casos em termos de sua importância. Mudar o próprio sistema de avaliação, colocando em primeiro plano não a significância, mas a quantidade de energia que sua implementação exigirá. Para a maioria de nós, o período mais eficaz é a manhã. Portanto, no início do dia, você deve planejar coisas que exigem muito esforço e alta concentração. Então, à medida que o “aperto enfraquecer”, você pode passar para tarefas que consomem menos energia, seja classificar correspondências ou fazer as chamadas necessárias. É improvável que esse método garanta que você terá tempo para tudo. Mas, pelo menos, vai salvá-lo de situações em que você precisa assumir assuntos responsáveis em um momento em que simplesmente não está pronto para isso.

Olho do pássaro

Outra recomendação interessante vem do psicólogo Josh Davis 2 . Ele propõe um método de "distanciamento psicológico". Tente imaginar que você está olhando para si mesmo do ponto de vista de um pássaro. Feche os olhos e imagine. Vê aquele homenzinho lá embaixo? É você. E o que você acha do alto: no que esse homenzinho deve focar agora? O que fazer primeiro? Certamente soa estranho. Mas é de fato um método eficaz.

E por fim, o último. Esqueça a confiabilidade. Se colegas (ou líderes) pedirem (ou mandarem) deixar tudo de lado e participar de alguns de seus projetos importantes, não se apresse em ser heróico. Primeiro, certifique-se de que os funcionários e a gerência estejam totalmente cientes do que será deixado de fazer como resultado de sua mudança. A longo prazo, ser capaz de dizer sim à primeira ligação às custas do trabalho que você está fazendo não melhorará nem um pouco sua reputação. Muito pelo contrário.

1 S. Covey “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Poderosas ferramentas de desenvolvimento pessoal” (Alpina Publisher, 2016).

2 J. Davis “Duas horas incríveis: estratégias baseadas na ciência para aproveitar seu melhor tempo e realizar seu trabalho mais importante” (HarperOne, 2015).