Tulong sa Tele2, mga taripa, mga tanong

Ang pagguhit ng cover letter ng isang partikular na sample kapag nagpapadala ng mga dokumento sa mga kumpanya o departamento ng gobyerno ay isang opsyonal, ngunit kanais-nais na hakbang. Tungkol sa kung paano maayos na bumuo ng tamang anyo ng naturang dokumento at ilan sa mga nuances ng pagtatrabaho dito - ngayon.

Ang dokumento ay iginuhit sa anumang anyo, dahil walang pinag-isang template. Ang pangunahing layunin ay bigyan ang tatanggap ng tamang ideya kung anong mga dokumento ang ipinadala at, higit sa lahat, kung ano ang layunin ng nagpadala.

Bagama't hindi pormal na kinakailangan ng kumpanya na magsulat ng mga cover letter, sa daloy ng dokumento ng negosyo ito ay isang medyo maayos na pamantayan na dapat sundin. Pinapayagan ka nitong malutas ang ilang mga problema nang sabay-sabay:

1. Una sa lahat, naglalaman ito ng mga pangunahing paliwanag ng nagpadala na nais niyang iparating sa addressee. Sa kasong ito, mahalaga ito, dahil ang pagsusulatan sa negosyo ay hindi direktang komunikasyon, na dapat ay lubos na malinaw sa magkabilang panig.
2. Ang cover letter ay naglalaman din ng isang listahan ng mga dokumento - sa katunayan, ang listahan mismo ay nadoble buong pangalan at ang bilang ng mga dokumentong ipinadala. Inaalis nito ang mga posibleng error sa panahon ng pagpaparehistro.
3. Sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang listahan ng mga dokumento, posible na maiwasan ang ilang mga paghihirap sa pagpapanumbalik ng mga ito kung sakaling mawala. Bilang karagdagan, ipinapahiwatig nito ang mga papalabas at papasok na numero ng dokumento, salamat sa kung saan madali mong mahahanap ang mga ito at makontrol ang direksyon ng paggalaw.
4. Sa wakas, ang addressee, na tinanggap hindi lamang ang mga dokumento, kundi pati na rin ang kasamang sulat, ay magagawang mabilis na maunawaan ang kakanyahan ng mga kagustuhan ng nagpadala at mabilis na tumugon sa kanila alinsunod sa sitwasyon.

Samakatuwid, maaari nating sabihin na ang mahusay na paghahanda ng isang cover letter para sa mga dokumento, ang paglikha ng iyong sariling mga pare-parehong sample upang gawing pare-pareho ang proseso ay nasa interes ng nagpadala mismo.

Halimbawa ng Cover Letter 2019

Sa kabila ng katotohanang walang inaprubahang form para sa naturang dokumento, at ang bawat organisasyon ay may karapatan na matukoy kung paano ito ibubuo, may mga karaniwang tinatanggap na panuntunan na dapat sundin.

1. Sa “header”, gaya ng nakasanayan, ang buong opisyal na pangalan ng addressee (“Kay…”) at nagpadala (“mula sa…”) ay ipinahiwatig.
2. Susunod ang isang tala tungkol sa numero kung saan nakarehistro ang sulat sa kumpanya ng nagpadala.
3. Pagkatapos ay darating ang aktwal na teksto ng dokumento. Napakahalaga na simulan ang isang parirala nang tama. Sa kasong ito, mayroong 3 mga pagpipilian:

• "Ipapadala namin sa iyo"– para sa mga kasong iyon kapag ang dokumentasyon ay ipinadala sa parehong mga kumpanya (halimbawa, mga katapat);
• "Ihahatid namin sa iyo"– ang liham ay ipinadala sa tanggapan ng buwis, mga korte, punong tanggapan – i.e. lahat ng institusyong may mas mataas na posisyon;
• "pinapadala ka namin"- Kung pinag-uusapan natin tungkol sa mga dokumento na ipinadala, sa kabaligtaran, sa mga subordinate na departamento (halimbawa, mga departamento, sangay ng parehong kumpanya).

1. Matapos ilarawan ang layunin ng pagpapadala, kailangan mong magbigay ng isang kumpletong listahan ng mga dokumento (imbentaryo), na maaaring maginhawang iharap sa form ng talahanayan. Dapat itong maglaman ng mga sumusunod na column:

• buong pamagat ng dokumento;
• bilang ng mga kopya;
• kung kinakailangan, ito ay ipinahiwatig din sa kung anong anyo ang dokumento ay ipinadala - orihinal o kopya (sertipikado o hindi sertipikado).

1. Sa dulo ng talahanayan, ang kabuuang bilang ng mga dokumento na ipinadala kasama ang sumasaklaw na sulat ay ipinahiwatig.
2. Sa wakas, ang isang apendiks ay ipinahiwatig, na naglilista ng mga karagdagang dokumento, kung mayroon man ay ipinadala din sa addressee. Mahalagang maunawaan na ang salitang "Appendix" ay nakasulat sa isahan lamang kapag mayroon lamang isang dokumento. Kung maramihan ang mga dokumento, isusulat ang "Mga Appendice". Kasama ang pamagat ng dokumento ay ibinigay:

• petsa ng pagtanggap ng dokumento;
• kabuuang bilang ng mga kopyang ipinadala;
• ang bilang ng mga pahina sa bawat dokumento (ang kabuuang bilang ng mga sheet para sa lahat ng mga kopya ay nakasulat);
• kung kinakailangan, ipahiwatig ang pangangailangan para sa firmware.

Pumirma ng cover letter para sa mga dokumento, anuman ang sample nito, hindi lamang pangkalahatang tagapamahala, ngunit gayundin ang kaukulang awtorisadong tao. Ang pirma ay tradisyonal na inilalagay ng empleyado na ang mga aktibidad ay direktang nauugnay sa mga dokumentong ipinapadala:

1. Ang pangkalahatang direktor o ang pinuno ng isang sangay o dibisyon ay pumipirma ng mga pangkalahatang dokumento na may kaugnayan sa buong kumpanya, pati na rin ang mga dokumento na may espesyal na kahalagahan (halimbawa, taunang ulat, na ipinadala sa punong tanggapan).
2. Ang punong accountant ay pumipirma ng mga liham na kasama ng mga dokumento sa pananalapi - kadalasan ang mga ito ay ipinapadala sa tanggapan ng buwis.
3. Ang in-house na abogado ng kumpanya ay nagpapadala ng mga cover letter sa kaso ng mga dokumento na nauugnay, halimbawa, sa mga legal na paglilitis, sa pagtatapos ng mga kasunduan sa mga potensyal na katapat, atbp.

PAKITANDAAN. Sa mga kaso kung saan pinag-uusapan natin ang tungkol sa malawakang pamamahagi ng mga dokumento ng parehong uri (halimbawa, maraming mga invoice o kontrata ng parehong uri sa mga kontratista), maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang grupo at isulat ang kabuuang bilang ng mga sheet sa lahat ng mga kopya nang sabay-sabay .

Paano Magrehistro ng Cover Letter

Mahalagang obserbahan ang mga detalye etiketa sa negosyo mula sa punto ng view ng pagguhit ng mga pabalat na titik - una sa lahat, mas mahusay na gumamit ng parehong sample, template ng dokumento, at dapat itong pirmahan ng nagpadala ng parehong tao na ang pirma ay nasa sulat mismo.

Ipinadala ito gamit ang Russian Post o pribadong mail - bilang isang panuntunan, mas mahusay na gawin ito sa pamamagitan ng rehistradong mail. Ang bilang ng kargamento ay dapat ipasok, na naitala sa log ng daloy ng dokumento ng nagpadalang kumpanya. Sa ilalim ng numero ng address na ito inilalagay niya ang kanyang sariling numero - at sa gayon ang panganib ng pagkalito ay makabuluhang nabawasan.

Bilang isang patakaran, ang isang cover letter ay inihanda sa hindi bababa sa 2 kopya - 1 para sa addressee, 1 para sa nagpadala. Ang nasabing dokumento ay naka-imbak para sa isang tagal ng panahon, ang pagiging posible at tagal nito ay tinutukoy ng kumpanya mismo. Karaniwan, sa modernong daloy ng dokumento ng mga kumpanya, ang lahat ng mga dokumento ay mayroon mga backup V elektronikong anyo– nagbibigay-daan ito sa iyong mabilis na mahanap ang mga ito at mapagkakatiwalaang iimbak ang mga ito hanggang sa kinakailangan.

Oras ng pagtugon

Tulad ng para sa timing ng tugon, ito ay isang hindi gaanong malinaw na tanong. Sa isang banda, gumagana ito pangkalahatang tuntunin, ayon sa kung saan ang oras ng pagproseso para sa anumang apela sa mga katawan ng gobyerno, gayundin sa mga kumpanya, kumpanya, pampublikong asosasyon, ay hindi dapat lumampas 1 buwan, i.e. 30 araw ng kalendaryo . Ang countdown ng deadline ay magsisimula sa araw ng trabaho kasunod ng araw kung kailan maabot ng sulat ang addressee.

Sa kabilang banda, madalas na nangyayari ang mga kaso kapag inaasahan ng nagpadala ang addressee na tumugon sa kanyang kahilingan sa lalong madaling panahon. Pagkatapos ay kailangan mong isulat ang gayong kahilingan nang hiwalay, halimbawa: "Magiliw naming hinihiling sa iyo na pumirma mga kinakailangang dokumento at magbigay ng mahalagang sagot sa loob ng 7 araw ng trabaho.” Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang sangay, isang yunit ng istruktura na direktang nasasakupan ng nagpadala, ang mga salita ay mas kategorya: "Ang deadline para sa pagtugon ay 3 araw ng negosyo mula sa petsa ng opisyal na abiso ng pagtanggap ng cover letter na ito."

PAKITANDAAN. Kung ang isang kasunduan sa pagitan ng mga kumpanya sa simula ay nag-uutos ng isang tiyak na pamamaraan para sa paghawak ng mga paghahabol at pre-trial na pag-aayos ng mga posibleng hindi pagkakasundo, ang teksto ng naturang mga kasunduan ang dapat sundin. Ang isang halimbawa ng teksto ay ibinigay sa ibaba.

Pamamaraan sa pag-iimbak

Ang mga sumasaklaw na liham ay tumutukoy sa mga pribadong dokumento ng isang organisasyon, ang mga nilalaman kung saan maaari nitong ibunyag o maiuri ayon sa pagpapasya nito (ito ay naaangkop sa parehong papasok at papalabas na mga dokumento). Samakatuwid, ang pagpili ng isang tiyak na paraan ng imbakan ay nakasalalay sa desisyon ng pamamahala.

Sa pangkalahatan, ang mga sumusunod na patakaran ay sinusunod:

1. Dahil ang pangunahing ligal na kahalagahan ay hindi ang cover letter mismo at ang sample nito, ngunit sa halip ang mga dokumento na nauuna nito, ang pangunahing atensyon ay binabayaran sa kanilang kaligtasan.
2. Matapos masamsam ang lahat ng mga kalakip (i.e. ang mga dokumento mismo), ang panahon ng pag-iimbak ay indibidwal na tinutukoy.
3. Sa ilang mga kaso, ang mga kumpanya ay gumagawa ng isang espesyal na folder na "Mga Covering Letters" kung saan inilalagay nila ang nauugnay na dokumentasyon. Ang pagpipiliang ito ay angkop para sa maliliit na kumpanya na may maliliit na daloy ng dokumento.
4. Kung ang daloy ng dokumento ay masyadong malaki, at ang kumpanya ay may ilang mga sangay, pagkatapos ay ang mga espesyal na nomenclature ng mga kaso ay iginuhit - i.e. mga listahan ng mga dokumentong nakapangkat na may pangkalahatang layunin, halimbawa, "Mga kasunduan sa suplay", "Mga kasunduan sa pagrenta", "Hudisyal", atbp.

Kaya, ang pinaka pinakamahusay na pagpipilian- ay gumawa ng iyong sarili nag-iisang sample mga cover letter para sa mga dokumento at ayusin ang isang sistema para sa kanilang imbakan na sapat sa dami ng daloy ng dokumento ng kumpanya.

Ang isang mahalagang at mahalagang bahagi ng modernong sulat sa negosyo ay ang liham ng kahilingan. Ang mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita na ipinakita sa artikulo, pati na rin ang ipinahiwatig na mga patakaran para sa pagsulat nito, ay makakatulong sa iyo na maayos na mabuo ang kinakailangang teksto at i-format ito alinsunod sa mga kaugalian ng trabaho sa opisina. Nag-aalok kami sa iyo ng sunud-sunod na gabay sa pagsulat ng ganitong uri ng apela.

Pangkalahatang impormasyon

Ang isang sulat ng kahilingan ay may kaugnayan sa mga kaso kung saan ang may-akda nito ay kailangang kumuha mula sa ibang mga tao ng anumang impormasyon, mga dokumento, gumawa ng isang transaksyon o iba pang mga aksyon sa negosyo. Maaari itong ipadala sa isang partikular na tao (manager, direktor, pinuno ng departamento, atbp.) o sa buong organisasyon sa kabuuan. Ang iyong kahilingan para sa tulong ay dapat sumunod sa karaniwang tinatanggap na mga tuntunin sa pakikipagtalastasan sa negosyo.

Ang isang liham ay ang mukha ng isang kumpanya; I-print ito sa letterhead ng kumpanya na nilagdaan ng isang awtorisadong tao at may selyo (kung mayroon). Maging responsable sa pagpili ng font, laki nito at pagkakalagay ng text sa page. Huwag pabayaan ang mga margin, pulang linya, at talata. Kadalasan ang unang impression ay nabuo sa pamamagitan lamang ng pagtingin sa isang dokumento.

Hakbang 1: Pagtukoy sa tatanggap

Kung sumulat ka ng isang impersonal na liham sa isang partikular na kumpanya, malamang na mapupunta ito sa pagtanggap o opisina, pagkatapos ay sa tagapamahala at, sa huli, sa direktang tagapagpatupad. Ipahiwatig ang tamang buong pangalan ng organisasyon sa "header" ng teksto, pinakamahusay na idagdag din ang legal na address.

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pinakamainam na opsyon ay magpahiwatig ng isang partikular na addressee, iyon ay, isang personal na tinutugunan na kahilingan para sa tulong. Palaging subukang tawagan ang iyong sarili sa pamamagitan ng iyong pangalan at apelyido. Halimbawa, "Mahal na Alexander Viktorovich!" o “Mahal na Ginoong Schwartz!” Sa ganitong paraan, una, ipinapahayag mo ang iyong paggalang sa tao, at pangalawa, ang kahilingan na naka-address sa sa isang tiyak na tao, nagpapataw sa kanya ng ilang mga obligasyon, responsibilidad para sa pagsasaalang-alang at pagpapatupad nito.

Sa ilang sitwasyon, lohikal na gumamit ng grupo ng mga tao, isang partikular na pangkat o bahagi nito bilang addressee. Ito ay may kaugnayan din sa mga kaso kung saan ang sulat ng kahilingan ay ipinadala sa ilang mga address. Gumamit ng wika tulad ng: " Mahal na mga kasamahan!”, “Mahal kong mga accountant!” atbp.

Stage 2: Papuri

Mabuti kung ang opisyal na liham ng kahilingan ay naglalaman ng papuri sa addressee nito. Sa paggawa nito, tila sinasagot mo ang kanyang natural na tanong: "Bakit mo ako tinatanong ng tanong na ito?" Maaari mong tandaan ang mga nakaraang merito at personal na katangian ng isang tao, ang katayuan ng kumpanya, atbp. Gamitin sa partikular ang mga sumusunod na pormulasyon: "Ang iyong kumpanya ay isang nangungunang supplier...", "Marami kang natulungan sa paglutas ng mahirap na tanong sa lugar na ito...”, “Ang iyong organisasyon ay isang nangungunang eksperto sa merkado sa larangan...”, atbp. Huwag kalimutan na ang isang papuri ay magiging angkop kapag ang liham ng kahilingan (mga halimbawa at mga halimbawa sa teksto) ay isang hindi karaniwang katangian at ang addressee ay kailangang pumunta sa iyo ayusin. Ituon ang kanyang pansin sa mga katangian at merito na nauugnay sa pagtupad sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hindi namin inirerekomenda ang overstepping pinong linya sa pagitan ng mabuti at tamang papuri at bastos na pambobola.

Stage 3: I-justify ang kahilingan

Ang anumang kahilingan ay dapat na makatwiran, dahil ang addressee ay dapat malaman kung bakit ka nakikipag-ugnayan sa kanya. Samakatuwid, makatuwirang ipakilala ito sa puso ng bagay. Sa yugtong ito, inirerekumenda namin na piliin mo ang tatlo sa pinakamarami nakakumbinsi na argumento, na dapat ayusin sa teksto ng liham ayon sa sumusunod na pamamaraan: katamtamang lakas, mahina, pinakamalakas.

Ang kahilingan ay maaaring may iba't ibang antas ng pagiging kumplikado, at kailangan mong maging handa sa katotohanan na ang addressee ay hindi palaging magiging interesado sa pagtupad nito. Kaugnay nito, dapat siyang kumbinsido na ang pagpapatupad nito ay nagdadala ng mga potensyal na benepisyo para sa kanya. Kunin ang tatanggap na interesado upang seryosohin niya ang iyong dokumento.

Ang isang sulat ng kahilingan ay maaaring maglaman ng isang panukala upang ipatupad ang isang tiyak na pagkakataon na kaakit-akit sa kanya.

Mga halimbawa ng mga salita

• "Sa lahat ng oras, ang mga negosyante at negosyante ay nagsikap hindi lamang para sa materyal na tagumpay, kundi pati na rin para sa personal na paglago na maaalala ng mga tao magpakailanman mabubuting gawa, upang makuha ang kanilang paggalang."
• "Siyempre, ang iyong pangunahing layunin ay mapabuti ang antas ng pamumuhay ng mga mamamayan ng lungsod." Maaari mong gamitin ang salitang ito sa partikular kapag sumusulat ka ng isang liham ng kahilingan sa isang kinatawan, halimbawa, upang magbigay ng lugar para sa kindergarten, pag-aayos ng isang palaruan, atbp.

Maaari mo ring sabihin ang isang problema na may kaugnayan sa addressee, ipakita sa kanya kung paano makakatulong sa kanya ang iyong kahilingan sa paglutas nito o sa pagsasakatuparan ng ilang mga pagkakataon.

Ito ay nangyayari na wala kang maiaalok sa kabilang partido, o ito ay hindi naaangkop sa kontekstong ito. Sa kasong ito, ang pinakamahusay na paraan ay ang pag-usapan ang kahalagahan ng iyong kahilingan. Ilarawan ang sitwasyon nang tumpak at ganap hangga't maaari, upang maantig nito ang iyong kaluluwa. Kung walang nakakabagbag-damdamin na sandali sa iyong kwento ng isang priori, magbigay ng mga katotohanan at tumuon sa mga ugnayang sanhi-at-bunga. Sabihin sa amin kung ano ang mangyayari kung tatanggihan ka nila o, sa kabaligtaran, sumang-ayon na tumulong.

Hakbang 4: Sabihin ang iyong kahilingan

Kapag ang tinutugunan ay handa sa pag-iisip na tanggapin ang iyong kahilingan, maaari itong sabihin. Panatilihing maigsi ang iyong teksto, pag-iwas sa mahaba o gusot na mga pangungusap, pati na rin ang kalabuan o innuendo. Ang liham ng kahilingan (mga halimbawa at halimbawa ng mga salita sa teksto) ay dapat na maikli at malinaw sa kahulugan. Kaya, kung humihiling kang bumili ng anumang kagamitan para sa isang kumpanya, pagkatapos ay ipahiwatig ang pagkakumpleto, presyo at dami:

"Para masangkapan ang emergency department, kailangan ng ospital bagong sasakyan, ang halaga nito ay 3.5 milyong rubles. Hinihiling namin sa iyo na tulungan mo kaming bilhin ito."

O, halimbawa, ang isang kahilingan na bawasan ang upa ay dapat na tiyak: "Hinihiling namin sa iyo na bawasan ang upa para sa lugar sa antas na 500 rubles. bawat sq.m hanggang sa maging matatag ang sitwasyon sa ekonomiya.”

Stage 5: Recap

Sa dulo ng liham, kailangan mong ibuod ang iyong kahilingan. Ulitin itong muli at tumuon sa katotohanan na ang tatanggap ay tumatanggap ng mga benepisyo kung bibigyan ka niya ng hiniling na tulong. Gayunpaman, ang teksto ng kahilingan ay dapat bahagyang mabago. Pagbabalik sa parehong halimbawa ng pagbabawas ng upa, iminumungkahi namin ang sumusunod na pormulasyon:

"Kung sumasang-ayon ka na bawasan ang upa sa 500 rubles. bawat sq.m., habang ang kasalukuyang sitwasyon sa ekonomiya ay nagpapatatag, makakatulong ka sa pagpapanatili ng higit sa 20 mga trabaho, at hindi rin magkakaroon ng mga pagkalugi dahil sa isang kumpletong kakulangan ng pagbabayad.

Tandaan, mahalagang ulitin hindi lamang ang kahilingan, kundi pati na rin ang benepisyong makukuha mula sa pagpapatupad nito, at hindi ito kailangang maging materyal. marami malalaking kumpanya kusang kumilos bilang mga sponsor, namumuhunan at nakikibahagi sa gawaing kawanggawa.

Sa tingin namin na ngayon, pagkatapos na pag-aralan ang proseso nang hakbang-hakbang, hindi ka magkakaroon ng tanong tungkol sa kung paano magsulat ng isang liham ng kahilingan. Ito ay sapat lamang na isaalang-alang ang lahat ng mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo at ilang mga nuances. Iminumungkahi namin na pag-aralan mo rin ang isa pang halimbawa.

Halimbawa

Mahal na Felix Petrovich!

Sa loob ng ilang taon na ngayon, ang iyong kumpanya ay nag-oorganisa ng praktikal na pagsasanay para sa mga mag-aaral sa negosyo, na tinutulungan silang maisabuhay ang kaalaman na kanilang nakuha sa unibersidad.

Ikaw, bilang pinuno ng departamento ng HR, ay isang taong interesado sa pag-akit ng mga bagong empleyado, kabataan at promising na mga inhinyero, at mataas na kwalipikadong mga espesyalista. Hanggang ngayon propesyon na ito ay isa sa pinakasikat. Maraming mga mag-aaral ang gustong malaman ang tungkol sa mga kakayahan, subtleties at kahalagahan nito.

Kaugnay nito, hinihiling namin sa iyo na ayusin ang isang pagpupulong ng punong inhinyero kasama ang mga aplikante at mga mag-aaral sa ika-1 hanggang ika-2 taon sa Abril 25 sa 17:00 sa iyong negosyo.

Sa pamamagitan ng pakikipag-usap tungkol sa mga pakinabang at lihim ng propesyon ngayon, naglalagay ka ng isang maaasahang pundasyon para sa mga espesyalista sa pagsasanay at mga propesyonal ng bukas. Marahil, pagkatapos ng ilang taon, isa sa kanila ang magdadala sa iyong negosyo bagong antas pag-unlad.

Sa paggalang at pasasalamat,

Rektor ng Unibersidad I.Zh.Bychkov

Ang pagkakaroon ng pag-aaral ng impormasyon tungkol sa kung anong mga kinakailangan ang dapat matugunan ng isang sulat ng kahilingan, mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita, madali mong makayanan ang pagsulat nito sa pagsasanay.

Ang isang nakasulat na kahilingan na naka-address sa mga kinatawan ng isang organisasyon (karaniwang ipinadala sa manager) o sa isang partikular na tao, na iginuhit para sa layunin ng pagkuha ng impormasyon, pagbibigay ng access sa mga papeles ng negosyo, o paghiling na magsagawa ng ilang trabaho, ay tinatawag na isang sulat ng kahilingan . Ayon sa mga patakaran ng trabaho sa opisina, ang addressee ng sulat ay dapat magbigay ng tugon sa naturang sulat.

Halimbawang liham ng kahilingan

Ang mga patakaran para sa pagbuo ng isang liham ng kahilingan ay naaayon sa mga karaniwang tinatanggap na mga canon ng mga liham ng negosyo. Ang anyo ng isang liham na naglalaman ng isang kahilingan ay ang pinakakaraniwan sa mga sulat sa negosyo, at samakatuwid ay nagbibigay ng iba't ibang mga pagpipilian sa pagsulat. Ang pinaka-pangkalahatang rekomendasyon na maaaring ibigay upang matulungan ang manunulat ng naturang liham ay manatili sa simple at maikling istilo mga pahayag na may mandatoryong pagtitiyak ng mga aksyon na kailangang isagawa, halimbawa: "Humihingi ako ng tulong...", "Hinihiling ko sa iyo..." (ipinahiwatig ang partikular na aksyon), "Umaasa ako sa iyong suporta sa pagkuha...”, atbp.

Bilang isang tuntunin, opisyal na liham Nakasaad ang kahilingan sa letterhead ng nagpadala at kasama sa istruktura nito ang mga sumusunod na seksyon:

• mga detalye na nagpapahiwatig ng numero ng pagpaparehistro ng papalabas na sulat at ang petsa ng paglikha ng liham;


• personal na data ng may-akda ng sulat (posisyon at buong pangalan);


• ang pamagat ng liham na nagpapakilala sa kakanyahan ng kahilingan;


• isang magalang na address sa addressee ng mensahe, na kadalasang nagsisimula sa "Mahal...";


• ang kakanyahan ng kahilingan na may pagbanggit ng aksyon na gustong simulan ng nagpadala sa kanyang kahilingan;


• sa teksto ng liham, sa ilang mga kaso ay angkop na gumamit ng isang parirala tungkol sa isang diumano'y matagumpay na paglutas ng kaso, halimbawa, "Salamat nang maaga para sa iyong pakikilahok...";


• pirma ng may-akda ng liham ng kahilingan na nagsasaad ng kanyang datos.

Kapag binubuo ang teksto, ang pangunahing kahilingan ay maaaring maunahan ng isang preamble, kung saan kinakailangan na maikli na balangkas ang mga dahilan para sa pakikipag-ugnay sa addressee. Kung ang sample ay naglalaman ng ilang kahilingan, pinahihintulutang gumamit ng mga salita tulad ng: "Tinatanong ko rin...", "Kasabay ng kahilingan sa itaas, ako ay bumaling sa iyo ng...". Bawat bagong tanong dapat iharap sa isang hiwalay na talata para sa pagsasaalang-alang. Ayon sa mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo, ang isang tugon sa isang kumplikadong kahilingan ay maaaring ipadala sa isang liham, na may mga komento sa bawat kahilingan. Ang ganitong uri ng sulat ay binabawasan ang dami ng mga papeles at oras na ginugol sa pagbabasa at pagproseso ng mga papasok na dokumentasyon.

Kung sakaling ang likas na katangian ng sulat ay nagpapahintulot para sa pagtatalaga ng isang tagal ng panahon para sa pagsasaalang-alang ng kahilingan at pagkuha ng isang resulta, ang teksto ng liham ay dapat na ipahayag nang tama ang pagnanais na makatanggap ng tugon sa loob ng itinakdang panahon.

Ang isang liham ng negosyo ay dapat maglaman ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng nagpadala. Ang data na ito ay ipinahiwatig upang, kung kinakailangan, ang tatanggap ng liham ay may pagkakataon na direktang makipag-ugnay sa nagpadala ng kahilingan.

Ang liham ng pagtatanong ay isang uri ng liham pangnegosyo. Ang kahilingan ay ipinadala sa mga kasosyo, kontratista, mga ahensya ng gobyerno... Minsan magagawa mo nang wala ito (halimbawa, sa pamamagitan ng pasalitang pagtatanong sa isang kapwa negosyante na magbigay ng ilang impormasyon), ngunit sa pangkalahatan, ang mga naturang mensahe ay hindi dapat pabayaan. Hindi bababa sa para sa kapakanan ng pagpapanatili ng itinatag na kaayusan.

Ano ang maaari mong hilingin?

• Impormasyon (tungkol sa mga katangian ng produkto at pagkakaroon nito, tungkol sa mga paraan ng paghahatid at oras ng paghahatid, tungkol sa mga dahilan ng pagkaantala sa pagpapadala, atbp.).
• Mga dokumento o item (mga papel para sa pagtatapos ng isang kontrata, mga sample ng produkto, atbp.).

Sa madaling salita, kung hindi mo alam ang isang bagay o hindi mo lubos na naiintindihan, kung kailangan mo ng mga dokumento o listahan ng presyo, magpadala ng sulat ng kahilingan.

Istraktura ng liham

Ang mga naturang mensahe ay isinulat ayon sa parehong pamamaraan tulad ng iba pang mga liham pangnegosyo:

• Una, ang mga detalye ng tatanggap at nagpadala ay ipinahiwatig;
• pagkatapos - ang petsa ng paghahanda at ang papalabas na numero ng dokumento;
• isang pamagat na sumasalamin sa kakanyahan ng tanong;
• pagtugon sa tatanggap (karaniwan ay sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, maliban kung sumusulat ka sa mga opisyal na awtoridad);
• kakanyahan ng isyu;
• isang kanais-nais na pagpapahayag ng pag-asa para sa kooperasyon;
• Pasasalamat;
• posisyon, buong pangalan at pirma ng nagpadala.

Dahil ang liham ng kahilingan ay isang opisyal na dokumento, dapat itong isulat sa letterhead ng kumpanya. Maaaring ma-download dito ang isang sample na liham ng kahilingan.

Paano magsulat?

Mas mainam na simulan ang iyong kahilingan sa isang maikling paliwanag ng mga dahilan para sa iyong kahilingan. Ang simpleng paghingi ng impormasyon nang hindi nagbibigay ng mga dahilan (at maging sa anyo ng ultimatum, gaya ng ginagawa ng ilan) ay masamang anyo. Sumulat ng literal ng isang panimulang parirala, halimbawa:

• "batay sa aming mga paunang kasunduan";
• "upang maiwasan ang mga posibleng kontrobersyal na isyu";
• "alinsunod sa natapos na kasunduan";
• "upang tapusin ang isang kontrata."

Kung kinakailangan, maaari kang sumangguni sa mga gawaing pambatasan. Halimbawa, kung hinihiling ng batas na basahin mo ang anumang mga papeles bago tapusin ang isang kontrata, maaari mong isulat sa liham: “Alinsunod sa artikulo Pederal na Batas napetsahan noong Hulyo 24, 2012 No. 397-FZ...” Makakarating ka sa punto nang walang paunang paliwanag lamang sa mga kaso kung saan ang dahilan ng kahilingan ay halata (halimbawa, kung sumusulat ka ng sulat ng kahilingan sa komersyal na panukala ayon sa sample). Ngunit kung ang dahilan para sa iyong kahilingan ay hindi pamantayan, dapat mong ilarawan ang sitwasyon at sabihin ang iyong mga motibo nang detalyado upang ang tatanggap ay walang anumang mga katanungan.

Sa bahagi ng nilalaman, kailangan mong bumalangkas (bilang maikli hangga't maaari) ng isang partikular na kinakailangan. Hindi kanais-nais na humingi ng paglilinaw sa ilang mga paksa sa parehong mensahe. Gayunpaman, ito ay opsyonal - kung magsulat ka ng isang liham sa bawat maliit na isyu (kung saan mayroong 5-10 sa kabuuan), ito ay hahantong lamang sa hindi kinakailangang pormalismo. Hindi rin masyadong matutuwa ang tatanggap na mapasailalim sa naturang "papel" na pambobomba. Nagsisimula ang nilalaman sa mga karaniwang panimulang konstruksyon:

• “mangyaring ipaalam sa amin ang tungkol sa...”;
• "Kami ay lubos na nagpapasalamat kung ikaw ay...";
• “Pakipadala...”

Ang isang liham ng pagtatanong ay palaging nangangailangan ng isang sulat ng tugon. Kung ang tanong ay apurahan at apurahan, mataktikang banggitin na gusto mong makatanggap ng sagot sa lalong madaling panahon. Para sa layuning ito, maaari mong gamitin ang mga sumusunod na parirala:

• "mangyaring tumugon sa lalong madaling panahon";
• "Hinihikayat ka naming tumugon sa loob ng limang araw";
• "Hinihiling namin sa iyo na tumugon sa loob ng dalawang linggo";
• "Inaasahan namin ang iyong sulat";
• "Pakipadala ang mga dokumento sa lalong madaling panahon sa pamamagitan ng email."

Sa karamihan ng mga kaso, ang mensahe ng kahilingan ay napakaikli. Hindi na kailangang ikalat ang iyong mga saloobin sa puno at ipahayag ang iyong mga saloobin sa paksa at sa labas ng paksa.

Nasa ibaba ang mga halimbawa ng mga pinakakaraniwang kahilingan.

Halimbawang liham ng kahilingan para sa pagkakaloob ng mga dokumento

"Mahal na Vladimir Alexandrovich!

Upang tapusin ang isang kasunduan sa pagitan ng Artemis LLC at Schwarzenspiegel JSC, hinihiling ko sa iyo na ibigay ang sumusunod na listahan ng mga dokumento:

• charter ng organisasyon;
• Mga sertipiko ng OGRN at TIN;
• sertipiko ng pagpaparehistro ng estado ng kumpanya (natanggap mula sa Federal Tax Service sa paraang inireseta ng batas);
• order ng appointment sa posisyon ng General Director.

Mangyaring ipadala ang parehong orihinal na mga dokumento (sa pamamagitan ng Russian Post o courier service) at ang kanilang mga kopya ( sa pamamagitan ng email sa [email protected])».

Halimbawang liham ng kahilingan para sa impormasyon

"Mahal na Pyotr Vladimirovich!

Mangyaring ipaalam sa akin ang tungkol sa posibilidad ng pagbibigay ng E-100 na mga makina ng barko (catalog code SRK-1738-8476) sa halagang 10 yunit bago ang Disyembre 10, 2015, at ipaalam din sa akin ang tungkol sa mga tuntunin ng paghahatid at pagbabayad. Salamat nang maaga para sa iyong mabilis na pagtugon!”

Halimbawa ng liham na humihiling ng paglilinaw

"Mahal na Alexander Petrovich!

Upang maiwasan ang mga posibleng kontrobersyal na isyu, hinihiling ko sa iyo na ilarawan nang detalyado hangga't maaari ang pamamaraan para sa paghahatid ng mga rhesus monkey mula sa teritoryo ng Northern Vietnam. Alin mga sasakyan ay ginagamit sa bawat yugto, kung may panganib sa buhay at kalusugan ng mga indibidwal, sa ano pinakamataas na termino dapat ba akong magbilang? Inaasahan ko ang iyong tugon."

Bumuo ng isang liham ayon sa ibinigay na mga halimbawa at huwag kalimutan ang tungkol sa pagiging magalang at etika sa negosyo. Ang kahilingan ay hindi dapat maglaman ng mga pananakot na parirala, ultimatum o pangako na maghahatid ng reklamo sa mga opisyal na awtoridad kung walang tugon. Ipahayag ang iyong kahilingan nang tama hangga't maaari, kahit na malinaw na ayaw itong tuparin ng tatanggap. At kung ang sagot ay hindi kailanman dumating (o kung ikaw ay pinadalhan ng isang opisyal na pagtanggi na magbigay ng data), kailangan mong gumamit ng mas seryosong mga hakbang - halimbawa, pagsulat ng isang babala.

LETTER OF REQUEST

Ang isang sulat ng kahilingan ay marahil ang pinakakaraniwang anyo ng pagsusulatan sa negosyo. Ang bilang ng mga sitwasyon na nangangailangan ng paghiling sa ngalan ng isang legal o indibidwal, hindi mabibilang. Ito pagkuha ng impormasyon, mga sample ng produkto, koordinasyon ng mga aksyon, pagganyak na gumawa ng anumang aksyon, atbp.

Ang komposisyon at istraktura ng isang liham ng kahilingan ay hindi gaanong naiiba sa mga pamantayan (tingnan ang mga liham ng negosyo. Mga panuntunan sa pag-format. Ang istraktura ng liham). Bilang isang tuntunin, teksto ng liham ng kahilingan ay binubuo ng dalawang bahagi:

1. Panimulang bahagi, kung saan ang kakanyahan ng bagay ay nakasaad sa isang salaysay na anyo, ang mga motibo at mga dahilan sa paggawa ng kahilingan. Ang mga sumusunod na karaniwang expression ay kadalasang ginagamit dito:

• dahilan para makipag-ugnayan
  • Dahil sa hindi natanggap...
  • Isinasaalang-alang ang kahalagahan sa lipunan...
  • Isinasaalang-alang (ang ating pangmatagalang kooperasyon)...
  • Isinasaalang-alang (ang pangmatagalan at mabungang katangian ng ating mga ugnayan sa negosyo)...
  • Dahil sa pagkakaiba sa pagitan ng iyong mga aksyon at mga dating tinanggap na kasunduan...
  • Dahil sa pagkaantala sa pagtanggap ng kargamento...
  • Batay sa resulta ng negosasyon sa...
    atbp.
• layunin ng apela
  • Para makasunod sa utos...
  • Upang malutas ang isyu sa lalong madaling panahon...
  • Upang ayusin ang mga isyu...
  • Upang matiyak ang kaligtasan ng pagdaan ng mga kargamento...
  • Upang maiwasan ang mga sitwasyon ng conflict...
    atbp.
• mga sanggunian sa mga batayan para sa apela
  • Alinsunod sa naunang napagkasunduan...
  • Kaugnay ng apela sa amin...
  • Batay sa isang verbal na kasunduan...
  • Base sa pag-uusap namin sa phone...
  • Ayon sa kautusan ng gobyerno...
  • Ayon sa protocol sa mutual supplies...
    atbp.

Ang lahat ng mga expression sa itaas ay dapat gamitin na isinasaalang-alang ang konteksto at sitwasyon sa pagsasalita.

Halos lahat ng karaniwang expression ay nagsisimula sa derivative preposition o mula sa kumbinasyong pang-ukol. Dapat mong bigyang pansin ang wastong paggamit ng mga pang-ukol na ito sa mga pangngalan, na pangunahin sa mga kaso ng genitive at dative.

2. Talagang isang kahilingan. Dito kasama sa susing parirala ng liham ang mga salitang nabuo mula sa pandiwa magtanong . Ang paggamit nito ay ipinaliwanag ng mga kinakailangan sa etiketa para sa mga teksto ng negosyo at mga sikolohikal na batas komunikasyon sa negosyo

- ang isang tao ay mas kusang sumang-ayon na magsagawa ng isang aksyon na ipinahayag sa anyo ng isang kahilingan kaysa sa anyo ng isang kahilingan. Sa ilang mga kaso, ang mismong kahilingan, na ipinahayag nang deskriptibo, ay maaaring hindi naglalaman ng pandiwang ito, halimbawa:.

Umaasa kami na isasaalang-alang mo na posible na isaalang-alang ang aming panukala sa loob ng tinukoy na panahon Ang kahilingan ay maaaring gawin sa unang tao ("isahan pakiusap... "), unang panauhan na maramihan (" pakiusap... "), mula sa pangatlong panauhan na isahan (sa kasong ito, ang mga pangngalan na may kolektibong kahulugan ay ginagamit: " ", "Tanong ng management... ", "Tanong ng administrasyon... Tanong ng Labor Council... ", atbp.), mula sa pangatlong panauhan na maramihan, kung maraming pangngalan na may kolektibong kahulugan ang ginamit ( ).

Tanong ng administrasyon at ng Konseho ng Paggawa...

Kung ang liham ng kahilingan ay multidimensional, kung gayon ang komposisyon ng pangalawang bahagi ng naturang liham ay maaaring magmukhang ganito (ang mga bahagi ng komposisyon ay dapat tumugma sa dibisyon ng talata ng teksto):
...
Please... (Please...) sabay tanong ko...
...
(Tinatanong din namin...) tanong ko din... ()
...
Tanong din namin...

atbp. Kapag nag-draft ng isang sulat ng kahilingan, dapat mong isaalang-alang:

1. Kapag humihiling, bigyang-diin ang interes mo o ng iyong organisasyon sa pagtupad nito.
2. Sa anumang pagkakataon, magsimula ng isang liham na may salitang "Pakiusap..." - mas mataktika na ipaliwanag muna ang mga dahilan ng iyong kahilingan (kahit na ang lahat ng mga detalye ay napagkasunduan na sa addressee).
3. Huwag magmadaling magpasalamat sa tatanggap nang maaga. Sa paggawa nito, inilalagay mo ang iyong sarili at ang tatanggap sa isang mahirap na posisyon.

Subukang magpasalamat kapag nalaman mong pinagbigyan ang iyong kahilingan.

• Kapag bumubuo ng isang kahilingan, madalas na ginagamit ang mga sumusunod na karaniwang expression:
  Bumaling kami sa iyo na may kahilingan...
  ...tungkol sa pagpapadala sa aming address...
  ...tungkol sa direksyon sa aking address...
  ...tungkol sa pagpapatapon sa aming organisasyon...
• ...tungkol sa pagbibigay sa akin...
  Hinihiling namin (itanong) sa iyo (ikaw)...
  ...sabihin mo (sa amin)...
  ...ipadala (sa akin)...
  ...mamadaling ipakilala...
  ...report agad...
  ...abisuhan (pamamahala ng kumpanya) ang tungkol sa...
• ...ipaalam sa akin ang tungkol sa...
  Hinihingi ko ang iyong (iyong) pahintulot sa...
  ...nagpapadala sa...
  ...nagbibigay sa amin...
  ...kakilala... kasama...
• ...paglipat... ng mga sumusunod na kagamitan...
  Humihingi kami ng iyong (iyong) tulong sa...
  ... tumatanggap ...
  ...ipadala sa lalong madaling panahon... ...nagbibigay karagdagang impormasyon
  medyo...
• ...nagsasagawa...
  Hinihiling ko ang iyong (iyong) mga tagubilin...
  ...upang magtapos ng kasunduan sa...
  ...para sa paghahatid mula sa enterprise warehouse... sa isang kinatawan...
  ...upang maghanda ng mga dokumento tungkol sa...
• ...para sa pagsusuri...