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"Planilha de horário"(Formulário nº T-13) é utilizado para registrar o tempo de trabalho de seus funcionários na empresa. Via de regra, é compilado em uma única cópia. Uma pessoa autorizada está envolvida neste assunto. É preenchido e assinado pelo responsável do departamento em que foi criado, um dos funcionários do pessoal. Em seguida, é entregue ao departamento de contabilidade da empresa.

Chamamos sua atenção vídeo curtoà pergunta frequente “Contabilidade resumida do tempo de trabalho. Duração do período contabilístico”:

Esta planilha de horas registra o tempo efetivamente trabalhado por um funcionário da empresa. Com base nos resultados, é calculado o valor que lhe pertence. remunerações. Com base nos diversos documentos fornecidos, verificam os motivos das faltas ao trabalho, trabalho em regime reduzido, trabalho a tempo parcial, utilização excessiva do horário de trabalho, etc.

Esses documentos incluem:

• uma advertência por escrito ao funcionário sobre o tempo de inatividade no trabalho por motivos válidos;
• Atestado médico;
• certificados de conclusão em tempo de trabalho atribuições públicas ou governamentais;
• pedido de trabalho a tempo parcial.

O gasto diário do tempo de trabalho de cada funcionário é registrado em determinadas linhas e colunas. Nas colunas 4 e 6, os símbolos (códigos) são colocados na parte superior e a duração do tempo que foi trabalhado (ou não trabalhado) é colocada na parte inferior. Se necessário, o número de colunas pode ser aumentado. Por exemplo: se o início e o fim da jornada de trabalho não coincidirem com as normas geralmente aceitas.

Todos os conceitos básicos foram adotados por resolução do Comitê Estadual de Estatística Federação Russa Nº 1 de 5 de janeiro de 2004 “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para contabilidade e pagamento de trabalho”.

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O Código do Trabalho da Federação Russa obriga os empregadores a manter registros do tempo trabalhado pelos empregados (artigo 91 do Código do Trabalho da Federação Russa). O formulário unificado T-13 “Folha de horário de trabalho” é fornecido justamente para isso (aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 N 1). Reflete informações sobre a assiduidade e ausência (por diversos motivos) dos funcionários no trabalho, bem como o tempo que efetivamente trabalharam. Graças à planilha de ponto, o empregador pode acompanhar o cumprimento do empregado com o horário de trabalho estabelecido.

Se a maioria dos funcionários trabalha no mesmo horário de trabalho, então serviço de pessoal Uma organização (ou departamento de contabilidade) pode manter uma única planilha de ponto para todos os funcionários. Se as divisões da empresa operarem em modalidades diferentes, cada uma delas poderá manter sua própria planilha contábil. Isso é feito por uma pessoa autorizada e depois transfere as informações para o departamento de recursos humanos e/ou departamento de contabilidade. Os salários dos empregados devem ser calculados levando em consideração os dados especificados na planilha de horas.

Observe que o uso do formulário T-13 organizações comerciais não é necessário. A empresa pode desenvolver formulário próprio, mas deverá ser aprovado pelo dirigente (Carta de Rostrud de 14/02/2013 N PG/1487-6-1, parte 4 do artigo 9º da Lei de 06/12/2011 N 402-FZ).

Preenchendo o formulário T-13

O formulário T-13 pode ser preenchido de duas formas: ou regista todas as presenças e faltas dos trabalhadores através do método de registo contínuo, ou apenas são indicados desvios ao horário de trabalho geralmente estabelecido (faltas, horas extraordinárias, etc.). Para tanto, são utilizados códigos especiais (Instruções para registro de horas de trabalho e acertos de salários com pessoal, aprovadas pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 N 1).

Na coluna 4 da planilha de horas são alocadas 2 células para cada data do mês: na superior é inserido um código que indica a presença ou ausência do funcionário, na inferior - o tempo que ele trabalhou naquele dia. Se o funcionário se ausentou do trabalho (de férias, viagem de negócios, etc.), a célula inferior fica vazia.

Símbolos - códigos - são mostrados em folha de rosto Formulário N T-12. Eles vêm em dois tipos: alfabéticos e numéricos. O empregador pode usar um ou outro a seu critério. Por exemplo, a duração do trabalho em diaé indicada pelo código “I” ou “01”, as principais férias anuais remuneradas são indicadas pelo código “FROM” ou “09”, e uma viagem de negócios é codificada “K” ou “06”.

Vamos considerar no artigo o que é uma planilha de horas de trabalho e quais formulários são usados. Regras de preenchimento da planilha de horas, exemplo de preenchimento. Identificaremos as principais dificuldades no preenchimento das planilhas de horas, que podem gerar erros no cálculo dos salários.

A folha de ponto é um documento que reflete o número de horas trabalhadas por cada funcionário e o número de faltas por mês de cada funcionário da organização. Com base nisso, são feitos cálculos.

Todas as organizações são obrigadas a manter folhas de ponto.

Para registrar o tempo de trabalho, existem dois formulários unificados T-12 e T-13, aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Rússia.

O formulário T-12 é usado não apenas para registrar horas de trabalho, mas também para calcular salários. Portanto, nas pequenas empresas, quando o contador também gerencia o departamento de pessoal, eles utilizam este formulário T-12.

Quando a informação for necessária apenas sobre o número de horas trabalhadas e ausências, utilize a primeira parte do formulário T-12 ou o formulário T-13.

Você pode usar qualquer formulário para registrar horas de trabalho.

Regras para preenchimento de planilha de ponto

A planilha de horas é preenchida diariamente pelo responsável de RH, caso a empresa não possua departamento de RH, a planilha de horas é mantida por um contador;

Ao preencher a planilha de horas, não esqueça de indicar o nome da organização e unidade estrutural.

“Número do documento” e “Data de compilação” devem ser preenchidos

Na célula “Período do relatório” inserimos o início e o final do mês para o qual a planilha de horas é mantida.

- número de série;

– sobrenome, iniciais, cargo (especialidade ou profissão);

- Número Pessoal;

– notas sobre presenças e faltas ao trabalho por dia do mês

A linha superior da tabela contém um código de horário de trabalho alfabético ou numérico para cada dia do mês (aparência, viagem de negócios, etc.). O número de horas para eles está registrado na parte inferior. Por exemplo, se um funcionário trabalhou em turno completo em 3 de julho de 2014, então na planilha de horas de julho, na célula com o número 3 ao lado do sobrenome do funcionário, são inseridos o código “I” e 8 horas de trabalho. Se um funcionário estiver doente naquele dia, é necessário inserir “B”, e como ele não tinha horário de trabalho, a célula inferior não é preenchida ou é inserida como 0.

– resultados intermediários e finais;

– se houver não comparência, são indicadas notas sobre não comparências com motivos.

No final da folha de ponto, certificamo-nos de que consta a assinatura do responsável pelo preenchimento da folha de ponto, bem como a assinatura do responsável da unidade estrutural e do colaborador de RH.

Códigos básicos para preencher uma planilha de ponto

Situações atípicas ao preencher uma planilha de horas

1. O funcionário adoeceu durante as férias.

Após as férias, o funcionário retornou ao trabalho e concedeu licença médica pelo período de doença. No boletim, em vez de licença (OT), é inserido um código de incapacidade temporária (B) a partir do primeiro dia de doença, e a própria licença é prorrogada pelo período de doença.

Há casos em que o empregado continua doente mesmo após o término das férias, após avisar o empregador. Como as palavras do funcionário não servem de base para o preenchimento da folha de ponto, portanto, após as férias, marcamos faltas por motivos desconhecidos (NU). Após o funcionário conceder licença médica, corrigimos o período para o código B.

2. Durante o período de férias, o empregado teve feriados.

O funcionário, por exemplo, esteve de férias de 1º a 29 de junho de 2014. Na folha de ponto de trabalho inserimos o código OT para o período de férias principal, enquanto o dia 12 de junho é marcado com o código B (feriado não útil), pois este dia não está incluído no período de férias remuneradas.

O Código do Trabalho da Federação Russa (artigo 91.º) estabelece a obrigação do empregador de manter registos do tempo trabalhado pelos empregados. Para tanto, são disponibilizados formulários unificados da planilha de horário de trabalho 2019 (TURV), aprovados pela Resolução nº 1 da Comissão Estadual de Estatística, de 5 de janeiro de 2004. A utilização desses formulários não é obrigatória, podendo o empregador desenvolver o seu. ter. O formulário nº T-13 é usado com mais frequência, pois é usado para processamento automatizado de credenciais. Abaixo está o formulário da planilha de horas de trabalho 2019.

A Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 30 de março de 2015 nº 52n aprovou o formulário OKUD 0504421 para uso pelas autoridades públicas ( agências governamentais), órgãos governamentais locais, órgãos gestores de fundos extra-orçamentários estaduais, instituições estaduais (municipais). O mesmo despacho determina o procedimento para seu preenchimento e aplicação. Sugerimos que você escolha o adequado e baixe a planilha de ponto (formulário simples).

Formulário T-12

Formulário T-13

Formulário OKUD 0504421

Como registrar o tempo trabalhado

Por qualquer duração dia de trabalho, independentemente das modalidades estabelecidas, o tempo de trabalho pode ser refletido no quadro contábil de duas formas:

• método de registro contínuo de presenças e faltas ao trabalho;
• registrando apenas desvios (não comparecimentos, horas extras, etc.).

Se a duração da jornada de trabalho (turno) permanecer inalterada, apenas poderão ser registados desvios, uma vez que as condições contrato de emprego ou regras internas regulamentos trabalhistasé determinado o número de horas de trabalho para cada dia de trabalho.

No caso em que o número de horas trabalhadas em dias diferentes (turnos) possa ser diferente, por exemplo, no registo do tempo total trabalhado, deverá ser utilizado o método de registo contínuo. Isto permitirá, após o final do período contabilístico, identificar possíveis horas extras, bem como ajustar o maior envolvimento do trabalhador no trabalho dentro dos limites da norma de tempo trabalhado estabelecida para esta categoria.

Marcações na folha de horário de trabalho sobre os motivos do afastamento do trabalho, trabalho em horário de trabalho meio dia ou por iniciativa do trabalhador ou empregador, a redução do horário de trabalho, etc. são efectuadas com base em documentos devidamente assinados (certificado de incapacidade para o trabalho, certificado de cumprimento de deveres estatais ou públicos, advertência escrita sobre indisponibilidade, pedido de part- tempo de trabalho, consentimento por escrito do empregado nos casos previstos em lei, etc.).

Como preencher o calendário (planilha) de horário de trabalho para 2019

Ao compilar, você deve ser orientado pelas Instruções para o uso e preenchimento de formulários de documentação contábil primária para registro de mão de obra e seu pagamento, aprovadas pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datada de 5 de janeiro de 2004 nº 1 (doravante denominada como as Instruções). Neste caso, eles são usados. Assim, ao refletir o tempo trabalhado, é inserido um código alfabético (I) ou numérico (01) ao lado do sobrenome do funcionário, e o tempo de trabalho é indicado nas linhas inferiores. Se o trabalho de acordo com o cronograma cair à noite, é possível complementar o formulário com colunas para indicar os detalhes necessários.

Exemplo de preenchimento do formulário OKUD 0504421

Quem preenche a planilha de ponto?

A planilha de ponto, cujo formulário em branco você pode baixar acima, é preenchida por pessoa autorizada. Se o TURV de cada divisão da organização for mantido separadamente, é aconselhável, no momento da nomeação do responsável, emitir despacho indicando o cargo, sobrenome, nome, patronímico do funcionário responsável pela elaboração da folha de ponto de cada divisão estrutural e quem o substitui durante a sua ausência.

Exemplo de pedido para nomear um responsável

Fins de semana e feriados no boletim de 2019

São refletidos de acordo com, que leva em consideração todos os feriados estabelecidos e suas transferências de acordo com os Decretos do Governo. Fins de semana para categorias diferentes os funcionários variam dependendo de seu horário de trabalho. O código de contabilização de feriados no documento pode ser diferente. Depende de como a organização paga esses dias e em que base eles são fornecidos.

O dia de folga de acordo com a programação do funcionário é indicado por um código alfabético (B) ou numérico (26). Não afeta os salários estabelecidos.

Se, por iniciativa da empresa, os funcionários receberem um dia de folga adicional e a empresa reduzir a jornada mensal de trabalho deles, os funcionários receberão o salário integral, e esses dias não serão pagos pela empresa. Para esses dias, a planilha de horas contém um código alfabético (B) ou numérico (26).

Outro caso de empresa que estabelece folga adicional é quando os funcionários tiram folga e a empresa paga esses dias de acordo com a média. Acontece que os trabalhadores recebem um salário pelos dias trabalhados e um salário médio pelos dias de folga remunerados adicionais. Para tal caso, o boletim fornece um código alfabético (OB) ou numérico (27).

Período de armazenamento para folhas de ponto

Tal tabela contábil é um documento pessoal relativo à organização do trabalho, para o qual o art. 22.1 da Lei de Arquivo estabelece um período especial de armazenamento, a saber:

• cinco anos a contar do final do ano em que foi elaborado, se a folha de ponto tiver em conta apenas o trabalho dos trabalhadores que trabalham em condições normais de trabalho;
• 50 anos a contar da data de elaboração do TURV, se tiver em conta o trabalho dos trabalhadores que exerçam trabalhos nocivos ou perigosos.

Contabilidade e impostos

Com base nos dados indicados na tabela, o departamento de contabilidade calcula os salários e diversos benefícios. Esses dados também afetam o pagamento de impostos. Vamos prestar atenção aos principais riscos.

Ao passar auditorias fiscais, incluindo o imposto de renda, a empresa deve fornecer dados confiáveis ​​sobre a quantidade de dias e horas trabalhadas por cada funcionário para confirmar a veracidade dos acréscimos. Caso sejam detectadas infrações, o valor do imposto de renda indicado nos relatórios será considerado incorreto, o que implicará na aplicação de penalidades.

Com base nos rendimentos do funcionário, a organização, como agente fiscal, deve descobrir se essa pessoa é residente fiscal da Federação Russa para usar a taxa de imposto correta no cálculo. É o boletim que poderá confirmar a real presença do funcionário no país. Deve especialmente levar em conta este recurso os empregadores que enviam trabalhadores em viagens de negócios à Bielorrússia ou ao Cazaquistão, porque ao atravessar estas fronteiras não são feitas marcas no passaporte do cidadão. Em caso de litígio, a empresa poderá comprovar que aplicou a alíquota correta, reteve e cobrou integralmente o imposto de renda pessoa física.

O preenchimento correto da planilha de horas garante à empresa a capacidade da Caixa de Previdência Social de contabilizar as despesas com afastamentos, pois não será possível confirmar oficialmente o número de dias trabalhados, que são de extrema importância no cálculo desses valores.