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Sie haben dringende Fragen an die Organisation, die erfasst werden sollen? In diesem Fall ist das Verfassen einer schriftlichen Beschwerde unabdingbar. Allerdings ist nicht alles so einfach, wie es scheint. Einen kompetenten Geschäftsbrief zu schreiben ist eine ganze Wissenschaft. Und es würde nicht schaden, wenn jeder die grundlegenden Fähigkeiten zum Zusammenstellen erlernt oder sich daran erinnert.

Lassen Sie uns zunächst entscheiden, welche Methode für Sie am bequemsten ist, um einen Brief oder eine Anfrage an eine Organisation zu schreiben. Am häufigsten werden Online-Nachrichten über Internetressourcen verwendet. Wenn Sie einen Brief auf diese Weise schreiben, können Sie nicht darauf verzichten:

• Computer (Laptop);
• Texteditor;
• E-Mail.

Wenn Sie die manuelle Schreibmethode nutzen, benötigen Sie zum Ausdrucken zusätzlich einen Drucker.

Der erste Schritt beim Schreiben eines Briefes ist der „Kopf“. Oben auf der Seite muss Folgendes stehen:

1. Der Name der Organisation, bei der Sie sich bewerben;
2. Vollständiger Name des Leiters der Organisation oder der verantwortlichen Person;
3. Adresse der Institution;
4. Datum der Bewerbung;
5. Stadt der Bewerbung.

Zu den gewünschten „Header“-Elementen gehören auch die Koordinaten des Unternehmens – Fax, Telefon, E-Mail-Adresse, OKPO, OGRN, INN/KPI. Hängt vom Thema des Einspruchs und der Organisation selbst ab.

Dann müssen Sie sich vorstellen. Mitarbeiter der Einrichtung müssen verstehen, von wem der Brief stammt und haben Rückmeldung mit dir. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht nur Ihren vollständigen Namen, sondern auch Ihre E-Mail-Adresse angeben. Mobiltelefon, Heimatadresse (für Korrespondenz per Post). Wenn Sie die Interessen eines Unternehmens vertreten, müssen Sie einen Briefkopf mit seinen Koordinaten verwenden. Achten Sie beim Versenden einer E-Mail darauf, einen Betreffblock zu verwenden, um den Mitarbeitern die Organisation ihrer Dokumentation zu erleichtern.

Bereiten Sie den Hauptteil des Dokuments selbst vor – Titel und Inhalt. Der wichtige Punkt hierbei ist, zu welchem ​​Zweck Sie die Organisation kontaktieren. Es werden folgende Arten von Anfragen unterschieden:

• Werbebriefe;
• Empfehlungsschreiben;
• Informationsschreiben;
• Anschreiben;
• Dankesbriefe;
• Glückwunschbriefe;
• Belehrungsschreiben;
• Anfrageschreiben;
• Anfrageschreiben;
• Antwortbriefe;
• Benachrichtigungsschreiben;
• Einladungsschreiben.

Je nachdem, welche Art von Appell Sie verwenden, formulieren Sie den Inhalt richtig. Wenn Sie beispielsweise eine positive Bewertung für eine Organisation verfassen, sollten Sie den Grund Ihrer Anfrage detailliert beschreiben, was Ihnen genau gefallen hat usw.

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Ein wichtiger Aspekt beim Schreiben eines Briefes an eine Organisation besteht darin, „kein Wasser zu verschütten“ und auf den Punkt zu kommen. Bringen Sie Ihre Gedanken so zum Ausdruck, dass Ihr Brief die Mitarbeiter des Unternehmens interessiert. Dies geschieht gemäß den Regeln Geschäftsetikette Verwenden Sie spezielle „faszinierende Wörter“. Allerdings sollte man es nicht übertreiben, denn es handelt sich um ein Dokument, nicht um eine persönliche Korrespondenz. Beschreiben Sie die Situation prägnant, aber lesbar. Wenn es im Gespräch um die Einhaltung von Gesetzen geht, achten Sie unbedingt auf die Gesetze der Russischen Föderation. Beim Beschreiben Konfliktsituation Der Vorschlag einer Reihe von Maßnahmen zur Eskalation des Vorfalls wird begrüßt.

Befolgen Sie bei der Kontaktaufnahme mit einer Regierungsbehörde das Gesetz der Russischen Föderation „Über das Verfahren zur Prüfung von Bürgerbeschwerden“. Die Rechte und Pflichten des Einzelnen bei seiner Bewerbung sowie die Fristen für die Prüfung sind hier aufgeführt. Das Gesetz regelt auch das Verfahren für Sammelbeschwerden Regierungsbehörden oder Kommunalverwaltungen. Letzte Phase Jeder Geschäftsbrief – Datum und Unterschrift. Auf den ersten Blick ein unbedeutendes, aber sehr wichtiges Detail. Es empfiehlt sich, auf einem ausgedruckten Dokument handschriftlich zu unterschreiben. Wenn Sie die Interessen eines Unternehmens vertreten, verwenden Sie dessen Wappen oder Faksimile-Siegel.

Die kompetente Abfassung eines Briefes an die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Beschwerde. Studieren Sie alle oben beschriebenen Punkte sorgfältig und machen Sie sich an die Arbeit. Vergessen Sie nicht, dass der Brief keine Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Stilfehler enthalten darf.

Hallo nochmal meine lieben Abonnenten und Bloggäste. Wie stehen Sie zu offiziellen Dokumenten? Füllen Sie sie gerne aus? Ich gehe davon aus, dass die meisten von Ihnen dies verneinen werden.

Der Brief muss gelesen werden

Es ist klar, dass offizielle Briefe Dokumente sind, die nach einem bestimmten Muster, manchmal auf einem speziellen Formular, erstellt wurden. Jeder von Ihnen hat mindestens einmal in Ihrem Leben solche Dokumente erstellt. Dies kann eine Erläuterung, eine Erklärung, ein Dankesschreiben, ein Garantieschreiben, eine Beschwerde usw. sein. Daher sind Sie mit der Vorgehensweise zum Vervollständigen dieser Art von Nachricht vertraut.

Hauptziel Geschäftsbrief – unveränderte Übermittlung von Informationen an den Adressaten. Wenn Sie einen Dankesbrief schreiben, geben Sie unbedingt den Grund an, warum diese oder jene Person Ihnen geholfen hat. Vergessen Sie nicht, seinen Nachnamen und seine Initialen anzugeben. Ein ins Leere geschickter Brief wird nie gelesen. Vergessen Sie daher nicht, die Adressen des Empfängers und idealerweise des Absenders anzugeben.

Bitte beachten Sie, wie Briefe per E-Mail versendet werden:

• Sie drücken die Schaltfläche „Brief schreiben“;
• eine Nachricht verfassen;
• Füllen Sie die Adresszeile des Empfängers aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.

Natürlich kann die Reihenfolge der Aktionen geändert werden (zuerst die Adresszeile ausfüllen, dann einen Brief erstellen), aber die letzte Aktion wird immer das Senden sein. Sind Sie einverstanden? Sagen Sie mir jetzt: „Ist es möglich, eine Nachricht zu senden, wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden ist?“ Natürlich nicht. Informieren Sie sich daher unbedingt über die Daten, merken Sie sich diese und notieren Sie sie, damit Sie jederzeit mit jemandem in Kontakt treten können, der Ihnen wichtig ist.

Denken Sie daran, sich in die Lage des Empfängers Ihrer Nachricht zu versetzen. Auf diese Weise können Sie die Fehler erkennen, die Sie bei der Erstellung gemacht haben, die Nachricht selbst korrigieren, Wörter mit doppelter Bedeutung entfernen usw. Glauben Sie, dass der Empfänger sich darüber freut, den Umschlag zu öffnen, den Brief auszudrucken und zu sehen, dass diese Nachricht für ihn persönlich bestimmt ist? Wie versteht er das? Ganz einfach: Jeder Brief sollte mit einer Anrede und einem Grußwort beginnen (damit kann der Absender den Empfänger überzeugen).

Wenn Sie aus irgendeinem Grund den Vor- und Nachnamen der Person nicht herausfinden konnten, ersetzen Sie sie durch andere: Herr, Direktor, Angesehener usw. Unter keinen Umständen sollten diese Wörter abgekürzt werden. Andernfalls offenbart der Verfasser der Nachricht seine Unzufriedenheit, Wut und andere negative Charaktereigenschaften. Daher lohnt es sich nicht, über die Veranlagung des Empfängers zur Kommunikation und Wahrnehmung von Informationen zu sprechen.

Ich sage gleich, dass selbst ich per E-Mail ein Meer von Briefen zweifelhafter Natur erhalte und deren Inhalt daher sorgfältig überwache. Wenn ich einen Brief öffne, den ich erhalte, versuche ich, ihn schnell zu lesen, um seine Bedeutung einzuschätzen. Machst du das Gleiche? Während Sie auf einen besonderen Brief warten, können Sie Stunden damit verbringen, die Nachrichten, die Sie erhalten, zu studieren. Warum lernen Sie dann nicht, wie Sie sie schnell lesen können?

Die gesendete Nachricht muss einen Titel enthalten (in der elektronischen Version müssen Sie den Betreff angeben). Eine solch einfache Formalität ermöglicht es dem Empfänger, die Bedeutung der Nachricht zu erkennen. Und wenn es im Distributionszentrum einer großen Organisation landet, kann es problemlos und ohne unnötige Probleme an den Empfänger gesendet werden. Sie möchten, dass Ihre Nachricht so schnell wie möglich beim Empfänger ankommt, oder?

Briefformat und Inhalt

Jetzt wissen Sie, wie Sie dafür sorgen, dass Ihr Brief in kürzester Zeit beim Empfänger ankommt:

• seine Adresse kennen;
• Geben Sie den Betreff der Nachricht an.
• Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Begrüßung des Lesers.

Dies sind jedoch nicht alle Funktionen der Erstellung von Geschäftsbriefen. Eine wesentliche Rolle spielen dabei: Präsentationsstil, Art der Informationspräsentation, Ausführung solcher Dokumente usw. Lassen Sie uns weiter herausfinden, wie Sie sicherstellen können, dass der Empfänger den Brief nicht in den Spam-Ordner der E-Mail-Liste schickt und Ihre Nachricht nicht in den Papierkorb wirft.

Erste was sein soll - eine Begrüßung und eine Ansprache an den Adressaten. Beachten Sie, dass es schön wäre, den Leser zu befreien. Beginnen Sie dazu einfach mit Komplimenten, beachten Sie, wie beschäftigt er ist usw. Verfassen Sie Ihre Nachricht so, dass der Empfänger mit jedem Wort einverstanden ist, denn in diesem Fall ist es ganz einfach, ihn zum Abschluss des Geschäfts zu bewegen.

Der letzte Kommentar ist vielleicht der wichtigste. Dies bezieht sich auf die Verwendung von Wörtern, Phrasen und Ausdrücken, die ihrer Natur nach mehrdeutig sind. Der springende Punkt ist, dass der Absender nicht in den Kopf des Empfängers eindringen und seinen Bekanntheitsgrad herausfinden kann. Gerade aus diesem Grund muss eine Nachricht vor dem Versenden mehrmals gelesen und gegebenenfalls durch die Entfernung von Doppeldeutigkeiten korrigiert werden.

Aufbau eines offiziellen Briefes

Offizielle Briefe werden auf speziellen Formularen verfasst, die bereits mit einigen Markierungen versehen sind. Oben im Formular (rechte Ecke) befindet sich immer eine „Kopfzeile“, die alle Einzelheiten enthält (Nachname und Initialen des Empfängers, Firmenadresse, Telefonnummer, Abteilungsname, Wappen oder Symbole des Unternehmens usw.). ). Bitte beachten Sie: Je eindeutiger alle Felder ausgefüllt sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht zugestellt und gelesen wird.

Wenn es mehrere Empfänger gibt, sollten deren Namen in hierarchischer Reihenfolge von der übergeordneten Position bis zur untergeordneten Position aufgeführt werden. Es ist nicht ratsam, diese Regel zu brechen. Da im oberen linken Teil noch Platz ist, wird dort eine Markierung vom Absender (deren Initialen und Datum) und vom Empfänger (derselbe) angebracht.

Wie Sie wissen, ein Geschäftsbrief Schulaufsatz, muss haben 3 Abschnitte: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Richtig, nach der Lektüre des ersten Teils kann der Adressat entscheiden, ob diese Nachricht dringend ist oder ob sie ein wenig studiert werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Einleitung für die elektronische Version als Ergänzung zur Bewerbung verfasst wurde. Um eines richtig zu verfassen, benötigen Sie daher:

• eine Nachricht und einen Gruß hinterlassen;
• Markieren Sie einen Teil der Komplimente.
• Erläutern Sie kurz den Grund Ihrer Anfrage.

Ein wichtiger Faktor Bei der Präsentation des Materials kommt es auf die Art der Präsentation, Vollständigkeit und Ehrlichkeit bei der Präsentation von Informationen an (auf keinen Fall den Adressaten täuschen). Denken Sie daran, dass der Empfänger bei der Lektüre Ihres Einspruchs die Beschreibung angeben muss, sodass Einzelheiten erforderlich sind. Vergessen Sie jedoch nicht, ihn mit zusätzlichen Fakten, Daten usw. zu untermauern.

Achten Sie auf die Sprache und den Präsentationsstil des Materials. Wenn es sich um ein offizielles Dokument handelt, ist der Brief verfasst Geschäftsstil. Man kann davon ausgehen, dass der Adressat viele solcher Briefe erhält und er nicht genug Zeit hat, jeden einzelnen im Detail kennenzulernen. Daher muss das Material kurz, kompakt, ohne unnötige Übertreibung und Farbe präsentiert werden. Nur in diesem Fall können Sie mit einer schnellen Antwort des Empfängers rechnen.

Abschließend müssen Sie Ihre eigenen Wünsche darlegen (manchmal mit einer Bitte), um alles Gesagte zusammenzufassen. Es stellt sich heraus, dass nach dem Lesen diesen Teil offizieller Brief, der Adressat sollte Ihren Vorschlag für einen Ausweg aus der aktuellen Situation (Problem) sehen. Er kann dem nur zustimmen oder seine eigene Option wählen.

Ein offizieller Brief endet mit einer obligatorischen Unterschrift und dem Erstellungsdatum. Sie können dies erkennen, indem Sie mehrere Beispiele offizieller Briefe studieren.

Lesen Sie das Dokument vor dem Senden unbedingt noch einmal durch, überprüfen Sie, ob die Details übereinstimmen und die Nachricht korrekt formatiert ist. Vergessen Sie nicht, die Lese- und Schreibkompetenz der Präsentation zu bewerten, in welcher Schriftart der Text gedruckt ist (ist er leicht zu lesen) usw.

Das ist alles. Es stellt sich heraus, dass die Erstellung eines offiziellen Dokuments nicht so schwierig ist. Nehmen Sie dazu einfach das erforderliche Formular, auf dem bestimmte Merkmale bereits angewendet wurden, füllen Sie es gemäß den oben beschriebenen Regeln aus und senden Sie es an den Adressaten. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie Antworten darauf erhalten, indem Sie diese im Abschnitt „Kommentare“ posten.

Haben Sie Ihren Freunden und Bekannten bereits erklärt, wie Sie offizielle Dokumente richtig vorbereiten? Wenn nicht, teilen Sie ihnen bitte den Link zu dieser Bewertung mit. Dazu müssen Sie auf die Tasten klicken soziale Netzwerke, in dem Sie registriert sind, und erklären sich damit einverstanden, Informationen zu Ihrer persönlichen Seite hinzuzufügen. Indem Sie diese Manipulationen durchführen, ermöglichen Sie den Leuten, diese Rezension einzusehen, sich damit vertraut zu machen und zu lernen, wie sie alle Arten von Dokumenten korrekt ausfüllen.

Ich verabschiede mich nicht von dir, sondern sage: „Auf Wiedersehen.“ Ich würde mich freuen, Sie als Leser meiner Kreationen zum Informationsgeschäft wiederzusehen. Ich hoffe, dass meine Rezensionen Sie zu großen Taten inspirieren und Ihnen dabei helfen, etwas zu erreichen nützliche Informationen.

Herzliche Grüße, Elena Izotova.

Ein Unternehmer muss eine aktive Korrespondenz sowohl mit Beamten (z. B. Vertretern von Regierungsbehörden) als auch mit „halboffiziellen“ Personen – Partnern, Auftragnehmern, freiberuflichen Spezialisten usw. – führen. Die Fähigkeit zur schriftlichen Kommunikation entwickelt sich recht schnell, aber zunächst kann man viele Fehler machen und bei den Empfängern einen nicht gerade angenehmen Eindruck hinterlassen. In diesem Artikel werden wir über die Besonderheiten des Schreibens sowohl normaler Geschäftsbriefe (auf Papier) als auch elektronischer Nachrichten sprechen.

Briefform und -gestaltung

Verwenden Sie unbedingt den Briefkopf Ihres Unternehmens. Das macht immer Eindruck und erhöht die Loyalität der „Gesprächspartner“. Die Art der Formulare, Standards für deren Ausfüllung und Gestaltungselemente sind in der Bestellung für die Organisation (bzw. Weisung für die Büroarbeit) festzulegen. Grundlegende Anforderungen an Geschäftsbriefformulare finden Sie in GOST 2003 „Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“.

Es empfiehlt sich, grundlegende Informationen über das Unternehmen in das Formular „zu pressen“:

• Name (und abgekürzter Name);
• tatsächliche und postalische Adressen;
• E-Mail-Adresse;
• Kontaktnummern;
• Website-Adresse.

Dies ist keine Liste der erforderlichen Daten, sondern nur Beispielliste. Bei Bedarf können Sie etwas hinzufügen oder ausschließen.

Die allgemeinen Voraussetzungen für das Schreiben eines Briefes sind wie folgt:

• Mindestvertiefung – 10 mm rechts und 20 mm links, oben und unten;
• ist der Brief auf zwei oder mehr Blättern geschrieben, muss jedes Blatt oben in der Mitte nummeriert sein;
• Jeder Antrag ist separat nummeriert;
• in der linken obere Ecke die ausgehende Nummer des Briefes wird angegeben (vergessen Sie nicht, sie im Dzu vermerken);
• in der oberen rechten Ecke sind der Name der Organisation, die Position des Adressaten und sein Nachname mit Initialen angegeben;
• in der unteren linken Ecke - Ihre Position, Nachname mit Initialen und Unterschrift;
• Geben Sie unten unbedingt das Datum an, an dem der Brief geschrieben wurde.

GOST 2003 erlaubt jedoch die Verwendung von Formen nicht nur mit eckiger, sondern auch mit Längsanordnung von Details (wenn sie in der Mitte angegeben sind). Die Eckanordnung wirkt vertrauter und ist besser lesbar, daher ist es besser, diese Option zu wählen.

Allgemeine Schreibregeln

Der klassische Textaufbau eines Geschäftsbriefes umfasst drei Elemente:

• einleitender Teil (eine kurze Darstellung der Gründe, warum der Brief geschrieben wurde, seines Zwecks);
• Inhalt (Situationsbeschreibung, Lösungsvorschlag, Schlussfolgerungen und Empfehlungen);
• der zusammenfassende Teil (eine kurze Zusammenfassung mit einer klaren Angabe dessen, was Sie vom Adressaten erwarten).

Sie sollten immer verstehen, zu welchem ​​Zweck Sie einen Brief schreiben. Möchten Sie eine Zusammenarbeit anbieten? Geben Sie Ihre Beschwerden an? Zu einer Präsentation oder einer anderen Veranstaltung einladen? Schreiben Sie nur darüber und lassen Sie sich nicht von langwierigen Argumenten und Annahmen ablenken, die für die Sache nicht relevant sind.

Jeder Geschäftsbrief sollte einem bestimmten Zweck dienen. Wenn Sie darin mehrere Themen ansprechen, sollten diese eng miteinander verknüpft sein. Wenn Sie dieselbe Organisation zu mehreren verschiedenen Themen kontaktieren müssen, ist es besser, für jedes davon einen separaten Brief zu schreiben.

Schreibsprache

Der Stil der Geschäftskorrespondenz ist „leichtes“ Amtsgeschäft. Es ist möglich und notwendig, Phrasen zu standardisieren, einige Klischees und Klischees zu verwenden, aber es wird nicht empfohlen, dies alles auf trockene Bürokratie zu reduzieren. „Lebendige“ Sprache wird immer leicht und positiv wahrgenommen. Natürlich müssen geschäftliche Texte den Etikette-Normen entsprechen (auf die weiter unten eingegangen wird), aber das Wesentliche der Angelegenheit sollte klar und prägnant dargelegt werden.

Einige praktische Tipps:

• verwenden einfache Worte: „intelligente“ Begriffe werden schlecht wahrgenommen und verursachen oft Irritationen bei der Person, die gezwungen ist, sie zu lesen und zu entziffern;
• Verwenden Sie Verben häufiger und Adjektive seltener.
• Verbreiten Sie Ihre Gedanken nicht über den Baum – nur Einzelheiten und nur im Rahmen eines bestimmten Themas, ohne viele Details und unwichtige Details;
• Vermeiden Sie lange Aussagen, verwenden Sie nach Möglichkeit keine Partizipien und Partizipationsphrasen;
• konkret schreiben: Verschiedene „darüber“, „sie/er/sie“ sind inakzeptabel;
• Vermeiden Sie logische Inkonsistenzen und abrupte Übergänge von einem semantischen Block zum anderen;
• Überprüfen Sie alles, was nach Gehör geschrieben wurde: Sprachfehler findet sich in fast jedem unbearbeiteten Text.

Eine der wichtigsten Regeln beim Verfassen von Geschäftsbriefen lautet: Die Botschaft muss kompetent und stilistisch korrekt sein.

Merkmale der Adressatenansprache

In der Regel wird der Adressat einmalig am Anfang des Briefes angesprochen. Dies kann auf drei Arten erfolgen.

1. Wenn Sie eine Person zum ersten Mal ansprechen (oder ein rein offizielles Verhältnis zwischen Ihnen und dem Adressaten besteht), sollten Sie eine Anrede verwenden, die eine gewisse Distanz erkennen lässt. Beispiel: „Sehr geehrter Herr Ivanov!“
2. Wenn Sie eine Person kontaktieren, zu der Sie seit langem Vertrauen haben Geschäftsbeziehungen, ist es besser, ihn beim Vornamen und Vatersnamen zu nennen. Beispiel: „Liebe Ekaterina Leonidovna!“
3. Wenn Sie eine Gruppe ansprechen, verwenden Sie die Standardformel „Sehr geehrte Damen und Herren!“

Im letzten Teil müssen Sie die sogenannte Schlussphrase verwenden. Weitere Möglichkeiten gibt es hier:

• „Mit Respekt“, „Mit freundlichen Grüßen“;
• "MIT beste Wünsche»;
• „In der Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit“;
• „Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung“;
• usw.

Kurz gesagt, Wahl letzter Satz– Geschmackssache.

Ethik des Geschäftsschreibens

Selbst eine versteckte Geringschätzung in einem Geschäftsbrief bleibt nicht unbemerkt. Natürlich können Sie in diesem Fall nicht mehr mit einer positiven oder gar gleichberechtigten Einstellung zu sich selbst rechnen. Die Schlussfolgerung liegt auf der Hand: Geben Sie Emotionen nicht nach und halten Sie sich in Grenzen, auch wenn der Empfänger Sie wirklich nervt. Achten Sie immer auf den Ton der Nachricht.

Beim Verfassen eines Ablehnungsschreibens sollten Sie besonders vorsichtig sein. Es ist äußerst unklug, eine solche Nachricht mit einem kategorischen „Nein“ in der einen oder anderen Form zu beginnen – dies wird bei der Person das Gefühl erzeugen, dass sie einfach gesendet wurde. Versuchen Sie zunächst, überzeugende (nicht fadenscheinige) Erklärungen zu liefern. Nachdem man kurz die Gründe für die Ablehnung dargelegt hat, sollte man nun reibungslos zu deren Erklärung übergehen. In diesem Fall können Sie folgende Formulierungen verwenden:

• „Leider sehen wir keine Möglichkeit, Ihrem Wunsch nachzukommen“;
• „Ihrem Antrag kann aus folgenden Gründen nicht stattgegeben werden ...“;
• „Wir bedauern es zutiefst, sehen uns aber gezwungen, Ihr Angebot abzulehnen.“

Idealerweise wiederholen Sie bereits vor der Begründung der Ablehnung – gleich zu Beginn des Schreibens – kurz die Aufforderung des Adressaten. Er wird verstehen, dass Sie seine Bitte oder seinen Vorschlag sorgfältig gelesen haben, und er wird es wahrscheinlich zu schätzen wissen. Vielleicht arbeiten Sie in Zukunft wieder zusammen – warum sollten Sie das Negative sofort verbreiten und die Person mit übermäßiger Härte abschrecken?

Gehen Sie niemals in das andere Extrem. Schmeicheleien und zahlreiche Beteuerungen aufrichtiger Zuneigung sind offensichtliche Zeichen von Unaufrichtigkeit. Unaufrichtigkeit führt immer zu Ablehnung.

E-Mails verfassen

Nachrichten auf Papier sind bereits überholt. Natürlich wird die „Papier“-Korrespondenz nie ganz verschwinden, aber in ein paar Jahren werden Briefe auf klassischem Briefkopf eine Rarität sein. Verhandlungen werden zunehmend elektronisch geführt. Ein moderner Unternehmer verschickt heute viel mehr Briefe per E-Mail als per Post.

Geschäftsbriefe per E-Mail werden nach den gleichen Grundregeln verfasst. Anforderungen an Sprache, Stil und Ton, Einhaltung von Etikette-Standards – all diese zwingenden Elemente ändern sich nicht. Elektronische Nachrichten haben jedoch auch ihre eigenen Besonderheiten.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Login solide oder zumindest angemessen aussieht. [email protected]- Bußgeld, [email protected]- Schlecht.
2. Es ist sehr wichtig, das Feld „Betreff“ immer auszufüllen. Diese Zeile bestimmt, ob eine Person die eingehende Nachricht öffnet. Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, sollten Sie versuchen, einen interessanten Titel zu finden. Aber übertreiben Sie es nicht – Themen wie „Dringend!!!“ Einzigartiges Angebot, jetzt geöffnet!“ Sie wecken lediglich den Wunsch, schnell auf das Papierkorbsymbol oben zu klicken. Der Titel sollte aus 3-5 Wörtern bestehen und den Inhalt der Nachricht widerspiegeln.
3. Wenn Sie den Adressaten nicht kennen, beschreiben Sie kurz, wer Sie sind und wie Sie auf ihn aufmerksam geworden sind. Ohne diese notwendige Einführung kann die Nachricht als Spam betrachtet und sofort gelöscht werden.
4. Deaktivieren Sie das Zitieren in den Einstellungen nicht – lassen Sie die bisherige Korrespondenz unten unter dem Schnitt anzeigen.
5. Das Lesen am Bildschirm ist ein zweifelhaftes Vergnügen. Ein Papierbrief kann in die Hand genommen werden und wird allein deshalb unbewusst ernster wahrgenommen als ein elektronischer. Berücksichtigen Sie dies.
6. Je kürzer die E-Mail-Nachricht ist, desto schneller wird sie beantwortet.
7. Verwenden Sie nur Standardschriftarten.
8. Überbeanspruchen Sie die Texthervorhebung nicht – am meisten wichtige Punkte Sie können „fett“ verwenden, aber die Verwendung unterschiedlicher Farben ist nicht akzeptabel.
9. Keine Kappen. Niemals. Auch in den Zwischenüberschriften. Gleiches gilt für doppelte Satzzeichen.
10. Teilen Sie Ihren Text in Absätze mit Abstand dazwischen auf (lassen Sie einfach eine Leerzeile).
11. Sie können der E-Mail Bilder oder Textdateien anhängen. Zusätzliche Materialien und Erläuterungen, Kommentare, erweitert detaillierte Beschreibungen– All dies sollte in den angehängten Dateien enthalten sein, jedoch nicht im Hauptteil des Briefes.
12. In der Geschäftskorrespondenz mit Personen, zu denen Sie vertrauensvolle Beziehungen aufgebaut haben (wir sprechen von vertrauenswürdigen Partnern, zuverlässigen Auftragnehmern), können Sie gelegentlich Emoticons verwenden. Dadurch wird die Kommunikation „wiederbelebt“ – Emoticons auf dem Bildschirm (auch in einer Geschäftsbotschaft) werden durchaus positiv wahrgenommen. Natürlich können sie nicht in „Papier“-Briefen verwendet werden.
13. Unterschreiben Sie unbedingt. In E-Mails besteht es normalerweise aus 3–6 Zeilen und enthält den Vor- und Nachnamen des Absenders, seine Position, den Firmennamen, die Website-Adresse und die Kontakttelefonnummer.

Signaturbeispiel:

Aufrichtig,

Iwan Iwanow

[email protected]

http://site.com.

Wir bieten Ihnen einen Muster-Geschäftsbrief an.

Zusammenfassend

Obwohl alles ganz einfach ist, gibt es nicht so viele Beispiele für richtig geschriebene Geschäftsbriefe. Unternehmer geraten regelmäßig in der Gestaltung durcheinander, verwenden nicht ganz korrekte Adressen und vergessen wichtige Nuancen.

Lassen Sie uns die Hauptmerkmale guter Geschäftsnachrichten auflisten:

• Objektivität;
• Kürze (es ist ratsam, dass der Brief nicht mehr als eine Seite umfasst);
• neutraler Präsentationston;
• Mangel an Begründung, Erzählung, übermäßige Detailliertheit;
• Mangel an emotionalen Einschätzungen;
• eine klare logische Beziehung zwischen Textteilen und einzelnen Phrasen.

Hierbei handelt es sich um eine Art Checkliste, mit der Sie zunächst einmal prüfen können. Nachdem Hunderte von Geschäftsnachrichten zusammengestellt und versendet wurden, ist dies nicht mehr erforderlich. Ignorieren Sie nicht die oben genannten Regeln und denken Sie daran: „Aufgepumpte“ Geschäftskorrespondenzfähigkeiten verbessern Ihren Ruf und damit das Image des Unternehmens erheblich.

GOST 7.0.8-2013 „System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung. Aufzeichnungen führen und archivieren. „Begriffe und Definitionen“ konsolidierte die Grundbedeutungen der Konzepte, die wir weiter verwenden werden:

• Ziel- Angaben, die Informationen über den Empfänger des Dokuments enthalten;
• Dokumentdetails– Element der Dokumentengestaltung.

Darüber hinaus müssen Sie auf den neuen Begriff achten Attribut, das bei der Arbeit mit elektronischer wissenschaftlicher und technischer Dokumentation aktiv eingesetzt wird und als gilt obligatorisch Komponente Requisiten dokumentieren. Die in GOST R 6.30-2003 festgelegten Regeln für die Registrierung der „Adressaten“-Daten sehen vor verschiedene Optionen sein Design – in ihnen werden die Hauptattribute des „Adressaten“-Requisits formalisiert oder nicht anders formalisiert.

Und schließlich der Begriff Ziel vom veralteten Konzept abzugrenzen Adressat, was jedoch im Anhang zu den Regeln für die Büroarbeit in föderalen Exekutivbehörden (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 15. Juni 2009 Nr. 477) in der Bedeutung erwähnt wird Autor, d.h. Absender des Dokuments(und vor allem Buchstaben).

Da die Korrespondenz in der Regel mehr als 80 % des Dokumentenflusses von Organisationen ausmacht, betrachten wir die Regeln zur Erfassung der „Adressaten“-Angaben am Beispiel offizieller Amtsbriefe, die in Papierform verfasst und überwiegend per Post an den Empfänger versandt werden Post.

Bei der Korrespondenzführung sollten Manager, Mitarbeiter und der Aktenverwaltungsdienst der Organisation die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• technologisch, was bedeutet, dass die Organisation ihren Brief über Postämter verschickt oder die Dienste von Unternehmen in Anspruch nimmt, die Korrespondenz zustellen. Diese Unternehmen und die Russische Post fungieren während des Zustellungsprozesses als unabhängige Dritte. Beim Verfassen eines Briefes müssen Sie berücksichtigen, wie er versendet und verpackt wird und dass die Reihenfolge und Reihenfolge der Registrierung der Attribute der Postanschrift durch die Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegt sind, die durch Beschlüsse genehmigt werden der Regierung der Russischen Föderation und werden regelmäßig aktualisiert;
• leitend, Weil Der Brief kann enthalten:
  • eine konkrete Managemententscheidung, ein Vorschlag, ein Bericht oder eine Forderung – sie kann an eine übergeordnete Organisation oder einen gleichberechtigten Partner, Kunden gerichtet werden;
  • eine verbindliche Anordnung oder ein normativer Rechtsakt, der zur Ausführung oder Information an nachgeordnete Organisationen übermittelt wird.
    Das heißt, der Zweck der Erstellung und der Inhalt des Dokuments, die Stellung der Autorenorganisation im Verwaltungssystem und die Beziehung zum Empfänger des Briefes beeinflussen die Gestaltung des „Adressaten“-Anspruchs. Darüber hinaus ist das Schreiben an die Stelle (Organisation, Amtsträger, Fachkraft, Struktureinheit) zu richten, die befugt ist, den im Dokument dargelegten Sachverhalt abschließend und sachlich zu klären. Wenn Sie mehrere Fragen/Anregungen an diese Organisation haben, die nicht miteinander in Zusammenhang stehen und deren Lösung in der Zuständigkeit liegt verschiedene Personen, dann ist es besser, jedem „Endempfänger“ einen separaten Brief zu schreiben. Und wenn Sie nicht wissen, wer mit der Bearbeitung Ihrer Fragen beauftragt wird, können Sie diese in einem adressierten Brief angeben Generaldirektor oder es allgemein an die Organisation richten;
• Etikette-Faktor– die Notwendigkeit, anerkannte Höflichkeitsregeln einzuhalten und zu berücksichtigen spezifische Situation Geschäftskommunikation, Status und Position des Adressaten (juristisch oder individuell, übergeordnete oder untergeordnete Organisation, der Brief wird zum ersten Mal oder an einen ständigen Korrespondenten gesendet usw.).

Formular für den Organisationsbrief

Für die Korrespondenz entwickelt und genehmigt fast jede Organisation ihr eigenes Briefformular. Die Zusammensetzung seiner Details und Designbeispiele finden Sie unter:

• in GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (Abbildungen B.2 – B.4) und
• Methodische Empfehlungen zur Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden, genehmigt. mit Beschluss von Rosarkhiv vom 23. Dezember 2009 Nr. 76 (Ziffer 3.3.1 mit Anhängen).
  Organisationen legen großen Wert auf die Entwicklung eines Briefformulars und nehmen es sogar in ein „Corporate“-Stilbuch auf, was absolut fair ist, denn er ist das „Gesicht“ juristische Person, prägt das Bild des Verfassers des Briefes und den Eindruck von ihm. Aber es geht nicht nur um die Qualität des Papiers und die Farben, mit denen die Form hergestellt wurde. Das Formular gibt den vollständigen und abgekürzten Namen der Organisation, die Organisations- und Rechtsform sowie die Unterordnung an. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass die darin angegebenen Informationen über den Autor korrekt formatiert sind. Auflistung aller Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit dem Autor. Dies vermittelt der äußeren Umgebung Anzeichen von Stabilität, Kontaktbereitschaft, Offenheit und „Goodwill“ der Organisation.

Die Position der Details im Formular kann sein:

• längs(wie in Beispiel 1) oder
• Ecke:
  • zentriert(wie in Beispiel 2) oder
  • Flagge(Attribute befinden sich in derselben Seitenzone, aber der Text jeder Zeile beginnt am linken Rand).

Die Längs- und Eckformulare haben eine unterschiedliche Position für das Attribut „Adressat“; dies ist durch eine orangefarbene Füllung gekennzeichnet (vergleiche Beispiele 1 und 2).

Attribute des Attributs „Adressat“.

Darüber hinaus ist die Antwort auf die Frage „Wo?“, d. h. Die Registrierung des Attributs „Postanschrift“ wird von GOST als optional angesehen. Wenn es passt, werden seine Elemente in der in den Regeln für die Erbringung von Postdiensten vorgesehenen Reihenfolge geschrieben (dies ist festgelegt). Methodische Empfehlungen zur Entwicklung von Weisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden, Anlage Nr. 11). Die Angabe der Postanschrift auf dem Brief selbst ist praktisch, wenn ein Umschlag mit Fenster verwendet wird, in dem alle Daten über den Adressaten sichtbar sind (an wen und wo der Brief zugestellt werden soll). Diese Informationen müssen dann nicht vorhanden sein manuell oder durch Aufkleben eines „Etiketts“ auf den Umschlag dupliziert werden. Bei großen Korrespondenzmengen spart dieser Ansatz deutlich Zeit und Geld.

Wenn der Brief adressiert ist staatliche Körperschaft, lokale Regierungsbehörde, oberste Behörde, höhere Organisation, dann wird das Attribut „Postanschrift“ noch nicht vergeben (es ist nur auf dem Umschlag angegeben). Siehe Beispiele 3 und 4.

Wenn der Brief an den ersten gesendet wird der Leiter dieser „überlegenen Organisation“, dann wird der Name der Organisation in die Position aufgenommen, siehe Beispiele 5 und 6. Sowohl die Position als auch der vollständige Name werden eingetragen Dativ.

Beispiel 1

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Beispiel 2

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Beispiel 3

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Beispiel 4

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Beispiel 5

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Beispiel 6

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Wenn der Brief adressiert an eine Peer- oder Downline-Organisation Dritter, dann kann der „Adressat“ des Briefes eine Postanschrift enthalten, die am besten durch einen Abstand von 1,5–2 Zeilen vom Namen der Organisation getrennt ist und mit einem Kleinbuchstaben beginnt, wie in GOST R 6.30-2003 vorgeschrieben (z. B. „ Straße“ oder „pr.“):

Beispiel 7

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Wenn der Brief adressiert ist an den Manager Organisation, dann enthält die Stelle den vollständigen Namen der Organisation unter Angabe der Organisations- und Rechtsform:

Beispiel 8

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Wenn der Brief an den Leiter einer Organisation gerichtet ist, mit der nicht zum ersten Mal kommuniziert wird, ist es besser, die Postanschrift nicht anzugeben.

Wenn der Brief adressiert ist stellvertretender Manager oder anderer Beamter (und nicht der erste Manager), dann sind Optionen erlaubt (mit oder ohne Hinzufügen einer Postanschrift) und Sie sollten auf Groß- und Kleinschreibung und Zeilenabstand achten. Die Anrede an einen Beamten erfolgt immer im Dativ; Wenn der Name der Organisation von ihrer Position getrennt ist, wird sie im Nominativ geschrieben:

Beispiel 9

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Beispiel 10

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Wenn der Brief adressiert ist Struktureinheit der Organisation Geben Sie dann im Attribut „Adressat“ zunächst den Namen der Organisation an (etablierte Abkürzungen sind zulässig) und erst dann diese Struktureinheit im Nominativ.

Es empfiehlt sich, in den Beispielen 7, 10 und 11 Zeilenabstände zu verwenden, um die Attribute des Attributs „Adressat“ zu trennen, um die Wahrnehmung und Isolierung der Informationen durch den Empfänger zu beschleunigen, dies ist jedoch keine zwingende Anforderung.

Beispiel 11

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Beispiel 12

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Wenn das Schreiben an den Leiter einer Struktureinheit gerichtet ist, wird der Name der Organisation (im Nominativ) in das Attribut „Adressat“ und der Name der Einheit in die vollständige Bezeichnung der Position aufgenommen der Dativ:

Beispiel 13

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GOST R 6.30-2003 legt fest eine Methode zur verallgemeinerten Adressatengestaltung beim Versenden von Briefen an mehrere homogene Organisationen oder mehrere strukturelle Unterteilungen eine Organisation. Diese Methode bietet:

• auf dem Brief selbst die Gestaltung des allgemeinen Namens der Adressaten;
• zusätzliche Zusammenstellung eine separate Liste für den Versand von Briefen, die deren konkrete Namen und Postanschriften enthält.

Beispiel 14

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Beispiel 15

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Im Artikel „Umschläge in MS Word erstellen“ erfahren Sie, wie Sie Ihre Absenderadresse anpassen, schnell viele Umschläge nach einer vorgegebenen Vorlage und Mailingliste erstellen und diese mit einem Hintergrund oder Design dekorieren (Ideen zum Dekorieren eines Umschlags für den 23. Februar und März). 8 werden vorgeschlagen

Mailingliste oder Mailingliste wird vom Ausführenden des Briefes auf der Grundlage des Klassifikators von Organisationen und deren Adressen generiert, der normalerweise im Büroverwaltungsdienst als Ergebnis von Dokumentenregistrierungsvorgängen (im EDMS oder in Word-, Excel-Tabellen) gesammelt wird. Auf jedem Umschlag, in dem jede Kopie des Briefes versiegelt ist, sind der konkrete Name und die Adresse der Organisation gemäß der Mailingliste angegeben. Basierend auf dieser Liste können Druckinformationen auf Umschlägen auch über Word automatisch konfiguriert werden.

Es ist zu beachten, dass diese Methode normalerweise von einer übergeordneten Organisation beim Versenden von Briefen an ihre nachgeordneten Stellen verwendet wird.

Jedoch wenn es nicht mehr als 4 Empfänger eines Briefes gibt, dann werden alle Empfänger auf dem Dokument selbst registriert, dann kann auf eine Mailingliste verzichtet werden (das Wort „Kopie“ erscheint nicht vor dem 2., 3. und 4. Empfänger). Diese Beschränkung der Anzahl der Adressaten in einem Brief wird durch GOST R 6.30-2003 und den gesunden Menschenverstand festgelegt. In diesem Fall wird die Adressierung in der oberen rechten Ecke als Auflistung der „Adressaten“-Angaben für jede Körperschaft/Organisation erstellt, aber alle Kopien eines solchen Briefes werden als Originale unterzeichnet und jede Kopie wird in einem separaten Umschlag versiegelt auf dem die entsprechende konkrete Postanschrift ausgestellt ist.

Diese Adressierungsmethode ist praktisch, wenn Sie Verstöße oder bedeutende Ereignisse melden müssen, vor allem an übergeordnete Aufsichts- und Regulierungsbehörden. Auf diese Weise sehen alle Empfänger, an wen dieser Brief sonst noch gesendet wurde.

Beispiel 16

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Wenn ein Schreiben gleichen Inhalts (z. B. ein Angebotsschreiben) an mehrere „unabhängige“ Organisationen gesendet werden soll, ist es besser, jedes Schreiben im Original auszustellen, d. h. Geben Sie jeweils einen einzelnen Adressaten an. Die Registrierungsnummern für diese Briefe werden jedoch unterschiedlich sein.

Registrierung der „Adressaten“-Daten bei der Pflege Korrespondenz mit Einzelpersonen hat seine eigenen Eigenschaften. Das erste Attribut ist der Nachname im Dativ, dann die Initialen und dann die Postanschrift:

Beispiel 17

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Wenn Sie einen Brief an einen Beamten richten, der seine Position angibt, werden die Initialen geschrieben vor Nachname (siehe Beispiele 9, 10, 13), da die Hauptidentifizierung des Empfängers durch die Berufsbezeichnung erfolgt. Wenn Sie einen Brief an eine Privatperson richten, werden dessen Initialen angegeben hinter Nachname (Beispiel 17), da unsere Identifizierung als Bürger in erster Linie über den Nachnamen erfolgt. Bei der Registrierung von Nachnamen und Initialen werden diese durch ein Leerzeichen getrennt; die Initialen werden nicht durch ein Leerzeichen getrennt, d. h. „I.I. Ivanov“, aber nicht „I. I. Iwanow.“

Wie man in der Geschäftskorrespondenz richtig abkürzt Doppelnamen und doppelte Patronymnamen des Adressaten, mit Bindestrich geschrieben, zum Beispiel Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Siehe die Antwort auf die Frage „Wie kürzt man in der Geschäftskorrespondenz Doppel- und Zweitnamen des Adressaten mit Bindestrich richtig ab?“ »

Um bei der Ansprache keine Fehler zu machen, ist es auf den Websites von Organisationen notwendig, die genauen Postanschriften, die vollständigen Namen und Berufsbezeichnungen der Manager sowie andere hilfreiche Informationen herauszufinden auf die bestmögliche Art und Weise Stellen Sie die Kommunikation in der ersten Phase der Dokumentenwahrnehmung her. Sie können versuchen, ähnliche Informationen von der Sekretärin zu erhalten oder sie den Dokumenten zu entnehmen, die Sie von dieser Organisation erhalten haben.

Achten Sie besonders auf die Verwendung von Groß- und Kleinbuchstaben bei Namen von Organisationen und Positionen. Die Normen der russischen Sprache schlagen vor, eine Position mit einem Kleinbuchstaben (Kleinbuchstaben) zu schreiben, eine bestimmte hohe Position kann jedoch mit einem Großbuchstaben geschrieben werden, wenn dies in den Gründungsdokumenten und den örtlichen Vorschriften der Empfängerorganisation vorgesehen ist. Achten Sie auf diese Feinheiten.

Etikette-Faktor

Appellieren– eine herkömmliche Etikette-Phrase, eine Redeformel, die Respekt und eine freundliche, höfliche Haltung gegenüber dem Adressaten zum Ausdruck bringt. Es wird empfohlen, es zu beenden Ausrufezeichen, wobei die Bedeutung sowohl der Frage als auch des Appells an diese Person betont wird.

Am häufigsten kontaktiert mit Vornamen und Vatersnamen(Beispiel 18), viel seltener - nach Position(Beispiel 20). Die zweite Möglichkeit ist rein geschäftlicher Natur und wird verwendet, wenn man sich an eine Person wendet, die eine hohe offizielle Position in staatlichen und kommunalen Körperschaften oder einer großen Organisation innehat. Noch seltener nehmen sie Kontakt auf mit Nachnamen ohne Initialen(Beispiel 19) – Dies betont die „Distanz“, die Formalität der Beziehung zwischen Autor und Adressat, die eher typisch für die Korrespondenz mit einer Privatperson ist.

Beispiel 18

Ansprache mit Vornamen und Vatersnamen

20 reduzieren

Vor allem auf eine andere Art und Weise respektvolle Haltung an den Adressaten erscheint im „Etikette-Rahmen“: "Lieb..." – „Mit tiefem Respekt“, das bei der Ansprache einer höherrangigen Person (Vorstandsvorsitzender, Leiter einer höheren Behörde oder eines Leitungsorgans etc.) sowie bei der Überbringung von Glückwünschen, beispielsweise zu einem Jubiläum, verwendet wird.

Appellieren "Teuer..." Auch bei Glückwünschen an den Adressaten ist es mit Vorsicht zu genießen, denn V offizielle Beziehungen Dennoch muss eine gewisse Führungsdistanz gewahrt bleiben.

Appellieren "Lieb" derzeit als veraltet, überflüssig - nicht relevanten Normen moderner russischer Geschäftsstil literarische Sprache.

Nach und nach entstanden besondere Umgangsregeln bei der Bearbeitung von Bürgerbeschwerden. Als Antwort auf ihre Briefe „Best Practices“ Regierungsbehörden und lokale Regierungen empfehlen die folgenden Redeformeln:

Beispiel 22

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Aber unabhängig von der Frage, die in der Beschwerde des Bürgers angesprochen wird, unabhängig von der Situation (Konflikt, Beschwerde oder Berufung zu einer persönlichen Angelegenheit, zum ersten Mal oder wiederholt usw.), ist dies immer noch der Fall universelle Formel appelliert an die Bürger wird mit Namen und Patronym angesprochen (wie in Beispiel 18).

Kommerzielle Organisationen können sich bei der Korrespondenz mit Kunden und der Prüfung ihrer Beschwerden an denselben Empfehlungen orientieren.

16Apr

Hallo! In diesem Artikel werden wir über Geschäftsbriefe sprechen.

Heute erfahren Sie:

1. Warum Geschäftskorrespondenz nicht an Relevanz verloren hat;
2. Was gibt es? Geschäftsbriefe und wie sie formalisiert werden;
3. So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig.

Jetzt ist es Zeit vor unseren Fenstern Hochtechnologie und das Internet. Doch die Geschäftskorrespondenz hat nicht an Bedeutung und Relevanz verloren, sondern ist lediglich in andere Medien verlagert. Lassen Sie uns heute darüber sprechen, warum es wichtig ist, Geschäftsbriefe verfassen und formatieren zu können.

Warum brauchen Sie Geschäftskorrespondenz?

Dies ist zunächst einmal eine Gelegenheit, Meinungen, Anregungen und Gedanken mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auszutauschen. Mithilfe der Korrespondenz bringen sie Beschwerden und Wünsche vor und klären Missverständnisse zwischen Unternehmen.

Die Geschäftskorrespondenz zählt zu den Arten der offiziellen Korrespondenz.

Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und anderen

Die Hauptunterschiede sind wie folgt:

• Stilistik der Präsentation;
• Vokabular, das keinen klaren Ausdruck von Emotionen ermöglicht;
• Ausgefertigt auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens;
• Die Schriftart ist nicht zu klein, aber auch nicht zu groß und im gesamten Text gleich;
• Beanspruchen selten mehr als eine Seite;
• Vorhandensein einer strengen offiziellen Befehlskette.

Arten von Geschäftsbriefen

Alle Geschäftsbriefe lassen sich in mehrere Gruppen einteilen. Wir gehen näher auf jedes einzelne ein und geben eine kurze Beschreibung.

Briefe, die nicht beantwortet werden müssen.

• Garantieerklärung;
• Begleitend;
• Informativ;
• Warnschreiben;
• Erinnerungsschreiben.

Briefe, die eine Antwort erfordern.

• Appellieren;
• Angebot;
• Anfrage;
• Erfordernis;
• Petition.

Nichtkommerzielle Briefe.

• Einladungsschreiben;
• Kondolenzbriefe;
• Briefe zum Ausdruck von Dankbarkeit;
• Briefe, die über etwas informieren;
• Briefe mit Empfehlungen;
• Garantieerklärungen;
• Briefe, in denen bestätigt wird, dass die Ware eingegangen ist, die Dienstleistung erbracht wurde usw.;
• Glückwunschschreiben zu verschiedenen Anlässen;
• Anforderungsschreiben;
• Weisungsschreiben;
• Anschreiben.

Handelsbriefe.

Sie werden in der Regel vor Vertragsabschluss sowie während der Vertragslaufzeit eingesetzt.

Dazu gehören:

• Briefe zur Beantwortung von Anfragen;
• Direkte Anfrage;
• – ein Brief, in dem vorgeschlagen wird, eine Transaktion durchzuführen oder eine Vereinbarung abzuschließen;
• Beanspruchen;
• Erinnerung;
• Ein Brief mit einer Abmahnung über die Beendigung von Verträgen oder die Notwendigkeit, Verpflichtungen usw. zu erfüllen.

Wenn wir über die Klassifizierung nach Struktur sprechen, gibt es zwei Arten von Geschäftsbriefen:

• Enthält den Text des Autors und ist in freier Form verfasst;
• Nach einem strengen Muster zusammengestellt.

Vom Adressaten.

• Rundschreiben – ein Brief, der an mehrere Adressaten gesendet wird;
• Regulär – im Namen einer Person an einen Empfänger gesendet;
• Kollektiv – an einen Empfänger, aber von mehreren Personen gesendet.

Briefe werden auch nach der Form, in der sie versandt wurden, unterteilt:

• Als Faxnachricht gesendet;
• Per E-Mail verschickt;
• Die werden in normalen Umschlägen verschickt.

Es gibt Arten von Briefen, die aus ethischen Gründen handschriftlich und nicht mit der Maschine geschrieben werden sollten. Dies gilt für Beileidsbekundungen und Glückwünsche.

Geheimnisse des richtigen Designs

Der Text des Briefes ist in Einleitungs-, Haupt- und Schlussteile gegliedert. Sie sind logisch miteinander verbunden. Der einleitende Teil umfasst die Umstände, die zur Entstehung des Briefes geführt haben, und der Hauptteil stellt den Inhalt selbst dar. Der letzte Teil fasst die Ergebnisse zusammen, die die Bitte, Ablehnung usw. zum Ausdruck bringen.

Generell kann Geschäftskorrespondenz mit aller Verantwortung als Kunst bezeichnet werden, denn man muss lernen, sie korrekt und unter Einhaltung aller Anforderungen zu führen. Schließlich denken wir meistens nur an die klare Präsentation der Informationen und vergessen dabei, dass der Brief als das Gesicht des Unternehmens betrachtet werden kann.

Stilistik.

Jeder Brief ist in einem strengen Geschäftsstil gehalten, wobei die für offizielle Dokumente typischen Sprachmittel verwendet werden.

Anforderungen an die Darstellung von Informationen.

Alle im Schreiben enthaltenen Informationen werden wie folgt dargestellt:

• Adressiert, für eine bestimmte Person bestimmt;
• Alle Informationen müssen zum Zeitpunkt der Erstellung aktuell sein;
• Zuverlässig;
• Unparteiisch;
• Begründet;
• Möglichst vollständig, damit darauf basierend eine Entscheidung getroffen werden kann.

Bilden.

Zunächst wird der Brief auf firmeneigenem Briefpapier verfasst.

• Um einen Geschäftsbrief zu schreiben, werden Blätter im A4-Format verwendet;
• Der linke Rand des Formulars muss mindestens 3 cm betragen, da diese nach einiger Zeit in die Datei übernommen werden;
• Angegeben sind der Name des Unternehmens, seine rechtliche und tatsächliche Anschrift sowie seine E-Mail-Adresse;
• Es ist besser, die Standardschriftart Times New Roman, Größe 12, zu verwenden. Sie ist am optimalsten und leicht zu lesen;
• Es ist erlaubt, Geschäftsbriefe ohne Briefkopf zu verfassen, allerdings müssen Sie dann trotzdem die Angaben aus dem Formular angeben.

Wenn in einem Brief wir reden darüberüber größere Transaktionen im Finanzbereich bzw vertrauliche Informationen anderer Art senden Sie solche Briefe per Fax oder elektronisches Formular nicht empfohlen. Es ist besser auf die altmodische Art und Weise, in einem normalen Papierumschlag.

Nummerierung.

Besteht der Brief aus mehreren Seiten, werden diese ab der zweiten Seite nummeriert. Die Zahlen sind oben in der Mitte in arabischen Ziffern markiert. Neben der Zahl sind keine Punkte zu sehen.

Aufteilung in Teile.

Das bedeutet, den Brief in Absätze zu unterteilen. Der Text sollte nicht in einem kontinuierlichen Strom fließen, sonst wird er einfach nicht wahrgenommen. Dank der Unterteilung in Absätze können Sie erkennen, wo ein Gedanke endet und ein anderer beginnt.

Verfügbarkeit von Fixes.

Es wird nicht empfohlen, Korrekturen, Tippfehler oder Löschungen zuzulassen. Der Brief muss korrekt geschrieben sein und der Text muss in Abständen von 1,5 bis 2 gedruckt werden.

Verwendete Details.

Wir nennen nur die wichtigsten, da wir bereits etwas früher kurz darüber gesprochen haben:

• Handelt es sich um ein staatliches Unternehmen, wird das Wappen der Russischen Föderation verwendet. Es befindet sich in der Mitte des offiziellen Formulars;
• Vollständiger Firmenname;
• Fax- und Telefonnummern;
• Bankkontonummer;
• Adressat – und der Name des Empfängerunternehmens wird im Nominativ verwendet, um die Position und den Nachnamen des Empfängers anzugeben, verwenden Sie den Dativ;
• Wenn der Empfänger einen akademischen Grad oder Titel besitzt, geben Sie diesen vor dem Nachnamen der Person an;
• Alle Angaben werden in einer neuen Zeile und mit Großbuchstaben geschrieben.

Geschäftsbrief nach einem Meeting

Sie hielten ein Geschäftstreffen ab, für das eine gewisse Aussicht bestand. Wir werden weiter besprechen, wie wir dies in einem Brief widerspiegeln können.

1. Geben Sie am Anfang des Briefes zunächst das Datum und die Uhrzeit Ihrer Kommunikation mit Ihrem potenziellen Partner an, auch wenn seit dem Treffen bereits einige Tage vergangen sind.
2. Vermeiden Sie Fehler oder zu komplexe Formulierungen: Halten Sie den Brief kurz und klar, aber so, dass der Empfänger ihn gerne lesen möchte.
3. Erwähnen Sie, worum es in dem Gespräch ging. Zum Beispiel: " Wir besprachen, wie viel eine Vase im venezianischen Stil kosten würde.“
4. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des Briefes seine Meinung zum Thema des Treffens äußert.
5. Geben Sie einen Zeitpunkt an, zu dem Sie telefonisch kommunizieren oder sich persönlich treffen können.
6. Lassen Sie den Empfänger wissen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen: „ Ich freue mich auf zukünftige Geschäftsbeziehungen mit Ihnen«.
7. Beenden Sie Ihren Brief mit dem folgenden oder einem ähnlichen Satz: „ Alles Gute für Dich...».

Elektronische Geschäftsbriefe

Die Anforderungen an deren Gestaltung sind nicht zu übersehen, da Briefe mittlerweile immer häufiger in elektronischer Form statt in Papierform ausgestellt werden. Schließlich ist es das 21. Jahrhundert.

Bereiten Sie einen E-Mail-Geschäftsbrief vor viel Arbeit lässt sich nicht kompilieren; die Formatierungsanforderungen sind identisch mit denen herkömmlicher Briefe. Das Einzige ist, dass ein solches Schreiben immer einen Titel (oder eine Betreffzeile) haben sollte, damit es im Fluss der Dokumentation nicht einfach untergeht.

Darüber hinaus ist es bei der Beantwortung eines solchen Briefes besser, den Betreff des Briefes nicht zu ändern, damit Sie schnell verstehen, was gesagt wird, wenn Sie viele E-Mails erhalten.

Außerdem sollten Sie beim Erstellen von Anhängen zu solchen Briefen keine hochmoderne Software verwenden; es ist keineswegs eine Tatsache, dass Ihr Empfänger über dieselben verfügt. Wenn es nicht vorhanden ist, wird der Brief einfach nicht geöffnet.

Verwenden Sie keine Emoticons, wenn Sie einen Geschäftsbrief elektronisch verfassen. Technologie ist großartig, aber bleiben Sie beim Schreiben sachlich.

Was ist die Frist für die Beantwortung eines Briefes?

Wenn der Brief als antwortpflichtig eingestuft wird, hängt der Zeitpunkt der Antwort von den im Brief enthaltenen Informationen ab:

• Wenn Sie eine Anfrage erhalten, bestätigen Sie bitte, dass diese innerhalb der nächsten drei Tage nach Eingang eingegangen ist. Und die endgültige Antwort kann innerhalb eines Monats gegeben werden;
• Wenn es sich um Beileidsbekundungen handelt, kann diese innerhalb von zehn Tagen nach dem traurigen Ereignis verschickt werden;
• Es ist zulässig, Glückwünsche innerhalb von 8 Tagen ab dem Zeitpunkt zu senden, an dem Sie von dem besonderen Datum erfahren haben;
• Wenn wir über allgemeine Regeln sprechen gute Manieren, dann ist es besser, innerhalb von sieben Tagen auf Briefe zu antworten.

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: in einfacher Sprache über komplexe Dinge

Unterscheiden Sie zwischen einem Geschäftsbrief und einer persönlichen Korrespondenz. Wir haben heute bereits mehr als einmal darüber gesprochen, was diese Unterschiede sind, wir sollten sie nicht vergessen. Schauen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie man einen Brief schreibt.

Stufe 1.

Wir geben den Adressaten an.

In die obere rechte Ecke des Formulars schreiben wir den Nachnamen, die Initialen und die Position der Person, an die wir den Brief richten. Wenn es sich bei dem Adressaten um eine Organisation handelt, geben Sie deren juristische Adresse an.

Stufe 2.

Appellieren.: Wir platzieren es in der Mitte des Formulars. Es erfolgt respektvoll, ohne Kürzungen oder Auslassungen. Beispiel

Lieber (Name, Vatersname)!

Außerdem kann der Adressat durch die Angabe seiner Position angesprochen werden. Aber wenn Sie eine Person mit Namen ansprechen, reduziert das die psychische Belastung und zeigt an, dass die Geschäftsbeziehung stabil und etabliert ist.

Stufe 3.

Absichtserklärung.

Erklären Sie den Zweck des Briefes, seinen Kern und seine Hauptgedanken. Dieser Teil ist der Hauptteil. Schreiben Sie, was Sie sagen möchten und was der Grund für Ihren Einspruch ist. Aber vergessen Sie nicht den offiziellen und neutralen Stil.

Stufe 4.

Vorschläge und Empfehlungen machen.

Ein Geschäftsbrief muss perfekt geschrieben sein. Werden Schreibregeln nicht eingehalten, kann sich dies negativ auf den Gesamtruf des Unternehmens auswirken. Daher schlagen wir nun vor, näher auf die Gestaltung des letzten Teils eines Geschäftsbriefs einzugehen.

Fassen Sie am Ende des Briefes alles zusammen, was zuvor besprochen wurde. Aber Sie sollten Ihre Schlussfolgerungen nicht auf 10 Sätze beschränken, denn in Geschäftsbriefen wird auf Kürze und Prägnanz Wert gelegt. Es ist besser, sich auf einfache Sätze zu beschränken.

Wir werden den Schluss auf zwei Indikatoren stützen: Er sollte so höflich und korrekt wie möglich sein. Für den Aufbau gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Hier einige Beispiele:

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit oder Hilfe: Danke schön! (Lassen Sie mich Ihnen danken...);
• Bringen Sie Ihre Hoffnungen für die Zukunft zum Ausdruck: Wir hoffen auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit (Wir hoffen, in naher Zukunft eine Antwort zu erhalten...);
• Sie können einen Satz konstruieren, um dem Adressaten etwas zu versichern: Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten;
• Stellen Sie eine Anfrage: Wir bitten Sie, die Ergebnisse zu melden;
• Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten: Ich entschuldige mich für die unerwartete Zahlungsverzögerung für das Material.

So verabschieden Sie sich vom Empfänger.

Trotz der Tatsache, dass die Korrespondenz offiziell ist, können Sie sich auf unterschiedliche Weise verabschieden.

Hier sind einige Optionen:

• In Bezug auf dich...;
• Mit Wünschen für viel Erfolg...;
• Beste Wünsche…

Wir unterschreiben richtig.

Geben Sie bei der Unterzeichnung des Briefes Ihre Position sowie Ihren Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie Zweifel an der Angemessenheit eines Satzes wie: „ Mit freundlichen Grüßen" - Benutze es einfach nicht.

Sie können Ihre Kontakte, zusätzliche Telefonnummer oder angeben E-Mail-Adresse, auf diese Weise zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie bereit sind, mit ihm zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Im nächsten Teil unseres Artikels möchte ich über Geschäftsbriefe auf Englisch sprechen.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Für das Verfassen solcher Briefe gibt es keine geregelte Form. Alles hängt vom Zweck des Briefes und vom Adressaten ab. Hier einige kurze Empfehlungen für die Formulierung.

Datum des Schreibens.

Wenn wir in den USA schreiben, geben wir bei der Datumsangabe zuerst den Monat, dann den Tag und erst dann das Jahr an. Bei Reisen nach Großbritannien wird das Datum wie in der Russischen Föderation eingegeben. Schreiben Sie in diesem Fall den Monat in Buchstaben, um Verwirrung zu vermeiden.

Angaben zum Empfänger.

• Wenn Sie einem Mann schreiben, kontaktieren Sie ihn wie folgt: Herr (Nachnamen einfügen);
• Wenn eine Frau verheiratet ist: Frau (Nachnamen einfügen);
• An eine unverheiratete Dame: Fräulein (Nachnamen angeben);
• Wenn Sie den Status der Dame nicht kennen: Frau (Nachnamen einfügen).

Angabe der Adresse.

Die Reihenfolge ist das Gegenteil der in der Russischen Föderation akzeptierten Reihenfolge: Büro, Hausnummer, Straßenname, Postleitzahl, Staatsname (bei Schreibweise in den USA), Kreisname und Ländername (bei Schreibweise im Vereinigten Königreich).

So kontaktieren Sie den Empfänger.

Standardanrufe:

• Sehr geehrte Frau;
• Lieber Herr;
• Sehr geehrte Damen und Herren;
• Sehr geehrte Frau;
• Lieb.

Nach der Adresse setzen wir ein Komma (wenn Sie nach Großbritannien schreiben) oder einen Doppelpunkt (wenn Sie in die USA schreiben). Ausrufezeichen Es wird nicht akzeptiert, es zu platzieren.

Thema.

Geben Sie wie in der Russischen Föderation unbedingt den Betreff des Briefes an.

Haupttext.

Teilen Sie es in Absätze auf. Oder schreiben Sie jeden Satz in eine neue Zeile.

Wie man sich verabschiedet.

Zum Beispiel so: „ Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und verbleiben mit freundlichen Grüßen.– Danke, mein Ergebener..., obwohl es weniger formell sein könnte.

Unterschriftenregistrierung.

Wir setzen unsere Unterschrift unter den Abschiedsabsatz, geben unseren Vor- und Nachnamen, Firmennamen und Position an.

Design von Anwendungen.

Sollten Sie Unterlagen beifügen, vermerken Sie dies bitte am Ende des Schreibens: „ Enc.“ und Listenanwendungen.

Was schreibt man mit Großbuchstaben?

• Nachnamen und Initialen;
• Firmennamen;
• Namen von Städten, Bundesstaaten usw.;
• Alle Wörter, die auf die eingenommene Position hinweisen;
• Die ersten Worte zum Abschied;
• Eröffnungsadressen.

Bevor wir das Gespräch beenden, hier einige Beispiele für Geschäftsbriefe auf Russisch und Englisch.

Muster von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch

Abschluss

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ein Geschäftsbrief ein Kommunikationsmittel in jedem Tätigkeitsbereich ist. Wenn es richtig geschrieben ist, wird es Ihr Unternehmen auf jeden Fall in einem positiven Licht präsentieren.

Andererseits kann ein schlampig und mit Fehlern geschriebener Brief am meisten völlig zerstören vielversprechendes Geschäft. Schreiben Sie Briefe richtig, und wir haben versucht, Ihnen zu erklären, wie es geht.