Como fazer mais: dicas que funcionam. Como fazer tudo em um dia útil

Maria Soboleva

Como fazer tudo em um dia útil?

Como administrar tudo no trabalho - quem entre nós nunca se fez essa pergunta ao tentar lidar com um monte de coisas para fazer. Por que algumas pessoas conseguem realizar todas as tarefas durante a jornada de trabalho? Compartilharemos os segredos do planejamento eficaz - diremos por que destacar tarefas prioritárias, por que você precisa “comer o sapo” e quem são os “desperdiçadores de seu tempo”.

É possível fazer tudo em um dia útil?

Para administrar tudo, você precisa dominar pelo menos o básico da gestão do tempo, aprender a distribuir racionalmente o seu tempo, destacando o principal e não perdendo tempo com o que não é importante.

É difícil? Contaremos os segredos de um planejamento bem-sucedido e alguns truques com os quais você aprenderá como fazer tudo no trabalho e com muito menos esforço.

"Comedores de Tempo"

Analise para onde vai seu tempo. Você está compilando um relatório, mas está constantemente tentando monitorar seus e-mails recebidos e responder às mensagens?

Você tem se concentrado na elaboração de uma proposta comercial, mas seu chefe lançou o que considera um trabalho urgente e você está dividido entre duas tarefas?

Ou você apenas gosta de ver o feed de notícias enquanto trabalha - você precisa saber o que está acontecendo no mundo!

Correspondência no Skype, conversas com colegas, procrastinação - essas são as verdadeiras “desperdiçadoras de seu tempo”. Depois de analisar onde você está perdendo minutos de trabalho, pense em como corrigir a situação.

Faça uma tabela de três colunas: na 1ª coluna indique o horário (por exemplo, 8h30-9h30), na 2ª coluna - a tarefa que você conseguiu realizar neste período, na 3ª - suas anotações. No final da jornada de trabalho, analise seu trabalho e descubra o quão eficaz você trabalhou.

Quantas vezes você se distraiu, foi possível confiar esse trabalho a alguém ou mesmo adiá-lo por ordem de importância para mais tarde. Analise pelo menos 3 dias úteis seguidos, o resultado irá te surpreender.

Você tem um plano?

Se você está pensando seriamente em como fazer tudo em um dia de trabalho, simplesmente não pode ficar sem planejamento.

Não faz sentido fazer isso de manhã. Reserve um tempo no final do trabalho para avaliar o que você conseguiu fazer hoje, quais tarefas terão que ser concluídas amanhã e a melhor forma de distribuí-las.

Aqui está um dos métodos de planejamento: dividimos as tarefas em rígidas e flexíveis. As tarefas rígidas estão estritamente vinculadas a um horário específico - por exemplo, às 10h00 e às 16h00 você tem reuniões de planejamento obrigatórias com seu chefe.

E às 14h00 - indispensável desenvolvimento profissional dos colaboradores - formação ou seminário. E você também agendou uma reunião com o cliente com antecedência - às 12h.

Você deve concluir essas tarefas difíceis dentro do tempo especificado. Mas use os blocos entre eles para resolver tarefas flexíveis: trabalhar em um projeto, elaborar relatórios, preparar documentos necessários, respostas à correspondência.

Os especialistas em gestão de tempo aconselham: se você não sabe como fazer tudo em um dia útil, planeje suas tarefas com uma semana de antecedência, pois nem todas as tarefas podem ser concluídas em um dia. Assim você verá o futuro e dividirá uma grande quantidade de trabalho em partes.

Mas planejar cada dia de trabalho também ajudará a distribuir as tarefas de maneira ideal. Será mais específico. Isso o ajudará não apenas a planejar, mas também a amar seu trabalho.

Sobre comer sapos e elefantes

Comer um sapo significa resolver um problema rápido, mas não muito agradável. Estabeleça uma meta todas as manhãs de “comer” pelo menos alguns anfíbios - pode ser uma ligação para um cliente de quem você não gosta, uma revisão de documentos acumulados, uma conversa com um colega sobre sua parcela de trabalho não cumprida no projeto.

Lide com assuntos desagradáveis pela manhã e você verá que o dia de alguma forma correrá bem.

Existe também um método chamado “queijo suíço” - adequado para realizar grandes tarefas onde a sequência de ações não é muito importante.

Escreva um relatório de tamanho impressionante – comece com as seções mais fáceis de preencher e, depois de algum tempo, passe para a próxima. Dessa forma, você parece “roer” buracos em uma grande cabeça de queijo, aproximando-se gradativamente da conclusão do processo.

Mas o “Método Elefante” é adequado se a tarefa for grande, mas deve ser concluída em sequência estrita. Aí você corta a carcaça em pedaços (“bifes”) e “come” o gigante em pedaços.

Classifique as coisas por importância

Todas as coisas não podem ser igualmente importantes. Você não pode colocar a tarefa de chegar até a pessoa esquiva em uma lista consecutiva. diretor comercial, limpe sua mesa, encomende material de escritório e prepare informações para o diretor para a reunião noturna de planejamento.

Destaque suas tarefas prioritárias para hoje e comece a trabalhar nelas. Aliás, mesmo na era dos gadgets, é melhor escrever uma lista de tarefas no papel ou imprimi-la na impressora, colocando-a diante dos olhos. A opção do computador pode tentá-lo a verificar simultaneamente seu e-mail, consultar as redes sociais e responder a uma mensagem no Skype.

Não sabe o que priorizar? E você se pergunta - quais tarefas eu realizaria primeiro se soubesse que às 18h as luzes do escritório se apagam?

Organização do horário de trabalho

Algumas dicas de profissionais de gerenciamento de tempo ajudarão você a responder à questão de como fazer tudo no seu dia de trabalho:

usar o estresse no trabalho em seu benefício, como motivação adicional, sem permitir que ele o perturbe;

tente definir um despertador normal que tocará exatamente em 100 minutos e, durante esse período, você terá tempo para lidar com a preparação Documento Importante. E tente cumprir o tempo previsto;

diga a si mesmo: só verei meu e-mail em uma hora e meia, quando terminar esta seção;

Combine tarefas semelhantes em blocos: ligar para clientes, trabalhar com documentos, discutir problemas ao trabalhar em um projeto com colegas;

estabeleça prazos realistas para concluir tarefas para evitar trabalhos urgentes e esforço excessivo. Mas não há necessidade de se prolongar, o relaxamento realmente esfria;

pela manhã, quando a produtividade do trabalho é maior, planeje as tarefas mais complexas e importantes;

siga a “regra dos 3 minutos”: não se prenda a pensamentos sobre o quanto você não quer fazer algo, mas apenas comece a fazer a tarefa. A princípio, faça isso como se fosse automático, como se seguisse a ordem de um comandante do exército (eles não raciocinam sobre isso). Após 3 minutos você se deixará levar pelo processo e poderá concluir a tarefa;

tente usar cada minuto livre a seu favor: classifique documentos em pastas, arquive relatórios, folheie um artigo de uma revista;

durante a execução muito trabalho importante desligue o telefone - uma chamada ou mensagem SMS levará de 10 a 30 segundos do seu precioso tempo, além de levar pelo menos um minuto para reiniciar o processo;

aprenda a se concentrar - imagine que em 2 semanas você precisa fazer uma viagem de negócios, mas antes disso é necessário realizar uma certa quantidade de trabalho;

determine seus períodos de atividade - quando seu corpo é capaz de lidar de maneira ideal com a carga e planeje o trabalho mais difícil para esses períodos de tempo;

alterne o descanso com o trabalho - faça pausas, às vezes apenas mude o tipo de atividade.

Como gerenciar tudo no trabalho é uma tarefa viável se você definir essa meta e usar conselhos comprovados pela experiência sobre como organizar seu tempo de trabalho.

Pegue você mesmo e conte para seus amigos!

Trabalho e família - vamos viver juntos: como acabar com o caos no trabalho

Como gerenciar tudo no trabalho?

Esse questão complexa, especialmente se você ocupa uma posição de responsabilidade. Hoje em dia surgiram muitos empregos de trabalho em casa, mas isso não resolveu o problema do desempenho acadêmico no ritmo frenético da vida.

Muitas mães que trabalham perguntam: não tenho tempo para trabalhar, o que devo fazer? Ao mesmo tempo, parece-lhes que são gênios e que os fracassos estão associados a outras pessoas. Ao trabalhar em casa, é especialmente importante manter a disciplina. muitas vezes têm muito trabalho a fazer, mas estão constantemente distraídos com alguma coisa em casa. Então, como no trabalho, um chefe rigoroso gentilmente lhe dará um chute ao menor desvio dos negócios.

Como uma mãe que trabalha em casa pode gerenciar tudo?

Em primeiro lugar, você precisa fazer uma lista de pequenas tarefas do dia e começar a realizá-las. O mesmo conselho se aplica a Trabalhadores de escritório. Faça primeiro coisas pequenas e rápidas, como fazer ligações no trabalho, discutir um projeto com colegas, classificar e-mails de trabalho e responder aos importantes.

Depois de concluir tarefas rápidas, você pode prosseguir para tarefas mais globais. Grandes coisas precisam ser feitas em várias etapas, que devem ser refletidas em seu diário. Isso eliminará a ideia de que um projeto que deveria estar pronto no dia 1º de novembro possa ser iniciado no dia 30 de outubro.

Não tenha medo de tarefas grandes, porque depois de dividi-las em várias subtarefas pequenas, será mais fácil percebê-las.

Muitas pessoas ouvem a frase “trabalhe menos, realize mais”. Claro que quando uma pessoa trabalha praticamente não sobra tempo para si, para seu ente querido, para sua família. Se o emprego desaparecesse, ele construiria seu próprio negócio, terminaria a garagem, etc. Não, eu não o teria construído e não o teria concluído.

Porque quem não sabe construir o seu tempo junto com o trabalho não o construirá sem ele.

Como você pode gerenciar tudo depois do trabalho?

A resposta a esta pergunta é simples - termine o seu trabalho a tempo! Segundo as estatísticas, as pessoas que deixam metade das suas tarefas para a segunda parte do dia têm duas vezes mais probabilidades de se atrasarem no trabalho do que aquelas que tentam fazer tudo na primeira parte do dia. Quer sair do trabalho mais cedo? Não tenha preguiça no processo de trabalho e você terá mais tempo para sua família.

Como você pode acompanhar tudo no trabalho e em casa se trabalho e casa são o mesmo lugar?

Se você é mãe de um aluno ou aluno do jardim de infância, a melhor oportunidade de trabalho produtivo é oferecida enquanto a criança está no jardim de infância ou na escola. Aproveite este tempo, não se distraia com assuntos sem importância, comunique-se com amigos, etc.

Decida claramente quanto você trabalhará e quanto fará as tarefas domésticas. Identifique o que exatamente o distrai do trabalho e tente se livrar disso. Se você mora com sua família, peça-lhes que assumam algumas responsabilidades, pelo menos alguns dias por semana. E lembre-se, nada retarda mais o fluxo de trabalho do que uma bagunça.

Mantenha as coisas e os pensamentos em ordem, assim você não terá que perder um tempo precioso procurando coisas e lembrando-se de eventos necessários.

Como conseguir viver e trabalhar?

O segredo é aprender a administrar bem o seu tempo: você precisa tirar da sua vida tudo que o impede de progredir. Lembre-se de que as pessoas ao seu redor não são culpadas pela sua falta de sucesso.

Aprenda a administrar seu tempo para que você tenha o suficiente para amigos, trabalho e família. O dia tem 24 horas, então pelo menos três horas delas podem ser dedicadas à família ou a uma atividade (pessoa) favorita.

Como se tornar um mestre do seu tempo

Para finalmente se tornar um profissional em gestão de tempo, preste atenção ao curso do autor de Evgeniy Popov "Mestre do Tempo".

Com o curso você aprenderá como organizar adequadamente sua vida para que trabalho e família se tornem amigos para sempre. Tudo sobre planejamento de tempo, sua monetização e muito mais informação interessante contido no curso e esperando que você o estude.

Depois de gastar muito pouco tempo, você aprenderá a montar sua programação de forma que cada dia lhe traga lucro e um mar de emoções positivas.

Talvez você goste de sentar em frente ao computador e sonhar que seu hobby lhe trará renda? "Mestre do Tempo" lhe dirá como até a atividade mais inútil pode lhe trazer dividendos. As abordagens de planejamento descritas abrirão seus olhos para muitas coisas.

Depois de estudar cuidadosamente as informações e aplicá-las na prática, você esquecerá o que é falta de tempo. Eles não vão falar sobre isso na escola ou faculdade. Você não encontrará essas informações na Internet. Todos os segredos, todos os truques de gerenciamento de tempo estão descritos neste curso e esperamos que você os use.

Amigos, nossa conversa de hoje chegou ao fim. Caros leitores, compartilhem suas regras e segredos, como vocês administram tudo? Aguardarei suas respostas.

Ver você de novo!

Ekaterina Kalmykova estava com você,

Em primeiro lugar, é preciso planejar tudo de forma que saiba exatamente quanto tempo é dedicado ao trabalho e quanto resta para a família. Isso não é tão fácil de fazer, porque há trabalhos urgentes quando você precisa ficar até tarde. Situação semelhante pode surgir em casa: uma criança está doente, você precisa se encontrar ou se despedir de parentes, visitar um amigo no hospital, etc.

A lista de tarefas é sempre interminável e às vezes você simplesmente desiste porque não consegue fazer tudo de uma vez. É claro que há sempre uma saída, por isso, para reduzir os seus níveis de stress, é melhor reservar algum tempo para desenvolver a estratégia ideal.

Passo 1. Lista de tarefas

Não é necessário comprar um diário grosso para esses fins. Você pode usar qualquer bloco de notas e até adesivos de cores diferentes. Além da finalidade funcional, a lista também será animadora, pois riscar outro item é sempre bom. Além disso, é muito útil avaliar visualmente o alcance dos seus planos. À medida que avança, você pode riscar tarefas menos importantes, liberando tempo para as realmente importantes.

Passo 2. Lembretes

A organização do local de trabalho se beneficia muito com tal ações simples. Parecia que poderia ser mais simples do que escrever “não esqueça...” em lugar visível. Essas dicas ajudarão você a ajustar seu trabalho atual, coletar todas as informações primárias a tempo para o próximo relatório e também a não perder prazos realmente importantes.

A propósito, adesivos de lembrete datas importantes, reuniões e aniversários de entes queridos “funcionam” bem em Vida cotidiana. Versão moderna- um lembrete no seu telefone pode não funcionar se naquele momento, por exemplo, você estivesse no transporte ou muito ocupado no trabalho. Um pedaço de papel brilhante diante de seus olhos cumprirá muito melhor esse papel.

Passo 3. Encomende na mesa

O local de trabalho do contador é uma mesa, que para a maioria dos trabalhadores desta profissão está literalmente repleta de papéis. Somente o proprietário pode encontrar algo nesse caos, e mesmo assim com graus variados de sucesso. Esta é uma abordagem fundamentalmente errada, porque tal desordem cria ansiedade e incerteza sobre os objetivos definidos. Além disso, um documento ou carta urgente pode ser perdido, o que é simplesmente inaceitável para um profissional.

Dedicar um pouco de tempo para organizar e manter a ordem em seu espaço de trabalho pode prepará-lo para o sucesso. Todos os tipos de sistemas de armazenamento, inclusive os caseiros, são ideais para esses fins. Você pode criar diversas pastas, identificando os documentos nelas contidos de acordo com o grau de importância e urgência de preenchimento. Definitivamente, vale a pena dedicar uma estante de “arquivo” separada com documentos, para que relatórios antigos não se misturem com aqueles que ainda não foram concluídos. Clareza em tudo é a chave para um trabalho bem-sucedido nas profissões contábeis.

Passo 4. Anote o algoritmo de trabalho

Uma palavra especial deve ser dita sobre a ordem em que as ações de trabalho são executadas. Para não perder tempo lembrando constantemente do procedimento de elaboração dos relatórios trimestrais ou semestrais, você deve definitivamente manter um caderno com descrição detalhada o que e como foi feito da última vez. Com a experiência, algumas ações tornam-se automáticas, mas muitas vezes há situações em que até uma simples pergunta pode levar a um beco sem saída. Ao anotar todas as nuances e procedimentos importantes para a preparação de tais documentos, você pode evitar estresse desnecessário. Isto é muito conveniente ao alterar quaisquer dados, porque você sempre pode corrigir suas entradas.

Passo 5. Não se esqueça do descanso

Um verdadeiro especialista deve sempre reagir rapidamente a possíveis situações de força maior, e o descanso é necessário para manter a clareza de pensamento. Para isso, basta se distrair e mudar o tipo de atividade. Depois de trabalhar por muito tempo no computador, olhe pela janela ou simplesmente sente-se com os olhos fechados. Depois de passar meio dia sentado em uma cadeira, caminhe pelo corredor. Não sobrecarregue seu cérebro neste momento. Informações adicionais, então as últimas fofocas de um colega chato e vendo redes sociais Isso não pode ser considerado um descanso completo.

Etapa 6. Use avanços modernos

Em comparação com anos anteriores, o sistema contabilístico das empresas melhorou significativamente. Muitas opções estão agora disponíveis em em formato eletrônico, então não havia necessidade de ficar horas em filas, desperdiçando um tempo precioso. Definitivamente, você deve conhecer a possibilidade de enviar denúncias por meio de canais de comunicação eletrônica, bem como receber solicitações e outras informações desta forma.

Etapa 7. Autoaperfeiçoamento obrigatório

Mesmo na agenda mais movimentada, você precisa encontrar tempo para participar de seminários, familiarizar-se com as mudanças na legislação e aprender novos programas. É fácil ficar atolado no trabalho de contabilidade, e novos conhecimentos não apenas ajudarão você a concluí-lo mais rapidamente, mas também forçarão seu cérebro a se desenvolver constantemente. Além disso, pode ser o início de uma carreira, pois um contador competente está sempre atualizado e no controle da situação.

Planejando tarefas domésticas

Ao retornar do trabalho, muitos começam a se perder no abismo das intermináveis responsabilidades domésticas. Você já está cansado e sonhando com um jantar tranquilo e sem fazer nada, mas aqui você tem uma infinidade de lavagens, limpezas e cozinhas. As famílias têm aulas com as crianças, os solteiros têm amigos esperando, então simplesmente não há tempo para descansar. Para não passar o fim de semana inteiro em trabalhos rotineiros, é preciso organizar bem o tempo em casa.

Reserve 15 minutos após retornar do trabalho para descansar. Pareceria uma regra simples que realmente funciona. Não faça nada neste momento, não planeje e apenas deite-se. Este mini-descanso dá resultados surpreendentes e deixa você com disposição para trabalhar.
Divida todas as tarefas de acordo com a prioridade. Não tenha pressa em fazer tudo de uma vez, comece pelas tarefas mais importantes e necessárias.
Use ajudantes. A melhor maneira lidar com as tarefas domésticas - envolver os entes queridos e dar uma tarefa a todos. Mesmo pequenas tarefas como regar flores, levar o lixo para fora e separar os mantimentos comprados na geladeira ajudarão a liberar muito tempo.

EM mundo moderno Existem também muitas oportunidades de adquirir “assistentes” automatizados. Máquinas de lavar roupa e louça, um novo ferro funcional ou multicooker - todos estes dispositivos poupam tempo pessoal. Não se deve ignorar as tarefas domésticas, mas isso não significa que depois do trabalho tenha que esperar o “segundo turno” na cozinha.

Conclusão

É muito importante encontrar um compromisso razoável entre trabalho e vida pessoal. Planejando com antecedência e usando essas dicas, você pode reduzir o estresse no trabalho e continuar sendo uma boa dona de casa. Há muitas alegrias na vida, então você não deve desistir delas pelo bem de sua carreira.

O ritmo de vida moderno e acelerado dita suas próprias regras, a principal delas é realizar o máximo de coisas possível. Mas como gerenciar tudo quando você precisa trabalhar e cuidar da casa e, além disso, ainda quer se dedicar aos seus hobbies e interesses, e apenas relaxar? Pelo fato de muitas vezes nem tudo o que foi planejado dar certo, surge a decepção, a insatisfação consigo mesmo e, depois de um tempo, o cansaço crônico se acumula.

Além disso, segundo as estatísticas, quase 30% das mulheres trabalhadoras adultas são forçadas a permanecer no escritório mais de três vezes por semana ou a resolver assuntos correntes em casa. É claro que isso prejudica outras áreas da vida, e por mais que você ame o seu trabalho, mais cedo ou mais tarde você se cansará desse estado de coisas ou até mesmo causará depressão. No entanto, os especialistas dão uma série de recomendações, graças às quais você pode aprender a planejar seu tempo com sabedoria e reduzir ao mínimo os problemas de falta dele.

Como você começa é como você termina

Solução do problema como gerenciar tudo, segundo psicólogos, é preciso começar prestando atenção em como começa a jornada de trabalho. Percebe-se que as pessoas que se atrasam para o trabalho não têm mais tempo para cumprir suas responsabilidades profissionais. Chegar tarde na manhã é quase inevitavelmente seguido de longas pausas para fumar, atrasos no regresso da hora de almoço... Mas isto não é apenas uma questão de competência. Mesmo que a própria pessoa esteja ciente de sua culpa, ela se esforça para compensá-la aos olhos da administração e dos colegas, agarrando-se a várias coisas ao mesmo tempo, ou tentando fazê-las com tanta diligência que, pelo contrário, faz um grande número de erros.

Como acompanhar tudo: distribuir tempo

Um dos principais segredos de como acompanhar tudo no trabalho é o planejamento. É melhor planejar com antecedência todos os dias o que precisa ser realizado à noite. Isso pode ser feito em casa ou chegando ao escritório de manhã cedo. Também é aconselhável analisar quanto tempo (até minutos) é gasto diariamente em conversas, telefonemas não relacionados ao trabalho e resolução de outros assuntos pessoais. Ao mesmo tempo, é recomendável adicionar no máximo 6 a 7 itens à lista de tarefas importantes que devem ser concluídas, avaliando racionalmente seus pontos fortes. E para aqueles que têm mais grande importância, a primeira metade do dia deve ser reservada, pois é na hora do almoço que as pessoas vivenciam seu melhor desempenho.

Organização adequada

Muitas vezes também é possível perceber que muitas mulheres não conseguem organizar adequadamente seu processo de trabalho. Abrem uma dezena de programas no seu computador ao mesmo tempo, de cuja necessidade não têm qualquer dúvida, bem como do facto de simplesmente, por definição, não poderem ter poucas responsabilidades. Traço psicológico Essas meninas podem ser chamadas de responsabilidade excessiva, bem como de incapacidade (ou falta de vontade) de delegar suas tarefas. Então, este problema frequentemente observada entre executivos, gestores médios e superiores e é principalmente consequência da simples falta de autoconfiança. Na verdade, nada de ruim acontecerá se ela transferir algumas de suas responsabilidades, ainda que junto com o conhecimento, para outra pessoa.

Simulação de trabalho

Outra situação comum é quando uma pessoa apenas cria a aparência de estar ocupada, quando na realidade não tem muito trabalho. Isto também tem uma base psicológica e é uma expressão do desejo de demonstrar a própria importância e indispensabilidade. Uma séria desvantagem desses trabalhadores, principalmente se ocupam cargos de liderança, é que tendem a mudar suas decisões e tarefas, podendo também avaliar o resultado de sua implementação não pela qualidade, mas pela quantidade de tempo que o subordinado despendeu nela. . Como resultado, eles podem manipular os colegas, forçando-os também a trabalhar demais e, de outra forma, sentirem-se culpados. Na verdade, um funcionário que consegue cumprir suas funções dentro do prazo é simplesmente um bom trabalhador que em nenhum caso deve sacrificar seu tempo para satisfazer as ambições de outra pessoa.

Em geral, podemos dar algumas recomendações curtas, mas muito importantes, como gerenciar tudo tanto no trabalho quanto em casa.

1. Você deve colocar o seu bem-estar acima de tudo, e se você está muito cansado, mas teve vontade, por exemplo, de preparar algo saboroso para o jantar, é melhor limitar-se a um prato simples, mas vá dormir cedo e descansar mais.

2. O sono é geralmente um dos principais segredos da boa saúde e do bem-estar.

4. Entre fazer coisas diferentes, você deve fazer pausas de vários minutos. Durante esse período, você pode dar um passeio ou simplesmente sentar-se com os olhos fechados.

5. A organização adequada do espaço de trabalho, quando todos os itens e documentos necessários estão à mão e podem ser encontrados rapidamente, também ajuda a aumentar a produtividade.

6. Para tornar o trabalho rotineiro, mas necessário, menos cansativo, você pode adicionar algum entretenimento: por exemplo, fazer exercícios curtos, abrir uma janela e deixar entrar ar fresco no ambiente, ou simplesmente ouvir uma música agradável e positiva (melhor, claro, com fones de ouvido , para que ninguém interfira).

FOTO Imagens Getty

Oliver Burkeman é um publicitário britânico, autor do livro “Antidote. Um antídoto para uma vida infeliz" (Eksmo, 2014).

Todos os especialistas e gurus em gerenciamento de tempo nunca se cansam de repetir o mesmo conselho principal. Separe o importante do sem importância. Ótima ideia, mas é mais fácil falar do que fazer. Até porque no calor do momento tudo parece extremamente importante. Ou digamos que por algum milagre você separou o importante do sem importância. E então seu chefe liga para você e pede para você fazer um trabalho urgente. Tente dizer a ele que este projeto não está na sua lista de prioridades. Porém, não, é melhor não tentar.

Abrace a imensidão

O autor do best-seller Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, recomenda mudar a questão. Como o que não é importante não se encontra no fluxo dos negócios, é necessário separar o importante do urgente. Algo que, pelo menos teoricamente, pode não ser feito, porque é simplesmente impossível não o fazer.

Em primeiro lugar, realmente lhe dá a chance de definir suas prioridades. E em segundo lugar, ajuda a chamar a atenção para outro problema importante - a falta de tempo. Freqüentemente, a priorização serve como um disfarce para o fato desagradável de que é impossível fazer todo o volume de coisas necessárias simplesmente por definição. E você nunca chegará aos que não são importantes. Se for esse o caso, a melhor coisa a fazer é ter uma conversa honesta com a sua gestão e explicar que a sua carga de trabalho está além da sua capacidade.

“Para a maioria de nós, o período mais eficaz é a manhã. No início do dia e planeje as tarefas mais difíceis"

Energia em vez de importância

Outro Conselho utilé parar de olhar para as coisas em termos de sua importância. Mudar o próprio sistema de avaliação, priorizando não a significância, mas a quantidade de energia que sua implementação exigirá. Para a maioria de nós, o período mais eficaz é a manhã. Portanto, no início do dia você deve planejar coisas que exijam muito esforço e alta concentração. Então, à medida que seu controle se afrouxa, você pode passar para tarefas que consomem menos energia, seja separar correspondências ou fazer ligações necessárias. Este método dificilmente garante que você fará tudo. Mas pelo menos irá protegê-lo de situações em que você terá que assumir assuntos importantes num momento em que simplesmente não está pronto para isso.

Olho do pássaro

Outra recomendação interessante vem do psicólogo Josh Davis 2. Ele propõe um método de “distanciamento psicológico”. Tente imaginar que você está se olhando de uma perspectiva aérea. Feche os olhos e imagine. Vê aquela pequenina pessoa lá embaixo? É você. E o que você pensa lá de cima: em que esse homenzinho deveria focar agora? O que fazer primeiro? Parece estranho, é claro. Mas este é realmente um método eficaz.

E finalmente, a última coisa. Esqueça a confiabilidade. Se colegas (ou gestores) pedirem (ou ordenarem) que deixem tudo de lado e participem de alguns de seus projetos importantes, não se apresse em demonstrar heroísmo. Primeiro, certifique-se de que os funcionários e a gerência estejam plenamente conscientes do que ficará por fazer como resultado da sua mudança. No longo prazo, dizer “sim” num piscar de olhos, às custas do trabalho que você realiza, não melhorará em nada sua reputação. Muito pelo contrário.

1 S. Covey “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Ferramentas poderosas para o desenvolvimento pessoal” (Editora Alpina, 2016).

2 J. Davis, “Duas horas incríveis: estratégias baseadas na ciência para aproveitar seu melhor tempo e realizar seu trabalho mais importante” (HarperOne, 2015).