May hinihingi. Cover letter para sa mga dokumento
Ang pag-compile ng cover letter ng isang partikular na sample kung sakaling magpadala ng mga dokumento sa mga kumpanya o departamento ng gobyerno ay isang opsyonal ngunit kanais-nais na hakbang. Tungkol sa kung paano maayos na bumuo ng tamang anyo ng naturang dokumento at ilan sa mga nuances ng pagtatrabaho dito - ngayon.
Ang dokumento ay iginuhit sa anumang anyo, dahil walang pinag-isang sample. Ang pangunahing layunin ay upang bigyan ang addressee ng tamang ideya kung anong uri ng mga dokumento ang ipinadala at, higit sa lahat, kung anong layunin ang hinahabol ng nagpadala.
Kahit na ang isang kumpanya ay hindi pormal na kinakailangan na magsulat ng mga cover letter, gayunpaman, sa isang daloy ng dokumento ng negosyo, ito ay isang medyo maayos na pamantayan na dapat sundin. Pinapayagan ka nitong malutas ang ilang mga problema nang sabay-sabay:
- Una sa lahat, ito ay naglalaman ng mga pangunahing paliwanag ng nagpadala, na nais niyang iparating sa addressee. Sa kasong ito, mahalaga ito, dahil ang pagsusulatan sa negosyo ay hindi direktang komunikasyon, na dapat ay lubos na malinaw sa magkabilang panig.
- Ang cover letter ay naglalaman din ng isang imbentaryo ng mga dokumento - sa katunayan, ang listahan mismo ay nadoble buong pangalan at ang bilang ng mga dokumentong ipinadala. Inaalis nito ang mga posibleng error sa disenyo.
- Sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang listahan ng mga dokumento, posible na maiwasan ang ilang mga paghihirap sa pagpapanumbalik ng mga ito sa kaso ng pagkawala. Bilang karagdagan, ipinapahiwatig nito ang papalabas at papasok na mga numero ng dokumento, salamat sa kung saan madali silang mahahanap at makontrol ang direksyon ng paggalaw.
- Sa wakas, ang addressee, na tinanggap hindi lamang ang mga dokumento, kundi pati na rin ang cover letter sa kanila, ay magagawang mabilis na maunawaan ang kakanyahan ng mga nais ng nagpadala at mabilis na tumugon sa kanila alinsunod sa sitwasyon.
Samakatuwid, maaari nating sabihin na ang karampatang disenyo ng cover letter sa mga dokumento, ang paglikha ng kanilang sariling unipormeng mga sample upang gawing pare-pareho ang proseso ay nasa interes ng nagpadala mismo.
Halimbawa ng Cover Letter 2019
Sa kabila ng katotohanang walang aprubadong anyo ng naturang dokumento, at ang bawat organisasyon ay may karapatan na matukoy kung paano ito bubuuin, may mga karaniwang tinatanggap na tuntunin na dapat sundin.
- Sa header, gaya ng dati, ang buong opisyal na pangalan ng addressee ("Kay ...") at ang nagpadala ("from ...") ay ipinahiwatig.
- Susunod ang isang tala tungkol sa numero kung saan nakarehistro ang sulat sa kumpanya ng nagpadala.
- Pagkatapos ay darating ang aktwal na teksto ng dokumento. Napakahalaga na simulan nang tama ang parirala. Mayroong 3 pagpipilian para sa kasong ito:
- "nagpapadala sa iyo"- para sa mga kasong iyon kapag ang dokumentasyon ay ipinadala sa parehong mga kumpanya (halimbawa, mga katapat);
- "Ihaharap namin sa iyo"- ang liham ay ipinadala sa tanggapan ng buwis, mga korte, punong tanggapan - i.e. lahat ng institusyong may mas mataas na posisyon;
- "pinapadala ka namin"- kung nag-uusap kami tungkol sa mga dokumento na ipinadala, sa kabaligtaran, sa mga subordinate na departamento (halimbawa, mga departamento, sangay ng parehong kumpanya).
- Matapos ilarawan ang layunin ng pagpapadala, kailangan mong magbigay ng isang kumpletong listahan ng mga dokumento (imbentaryo), na maginhawang ipinakita sa anyo ng isang talahanayan. Dapat itong maglaman ng mga sumusunod na column:
- ang buong pangalan ng dokumento;
- bilang ng kopya;
- kung kinakailangan, ito ay ipinahiwatig din sa kung anong anyo ang dokumento ay ipinadala - ang orihinal o isang kopya (sertipikado o hindi sertipikado).
- Sa dulo ng talahanayan, ang kabuuang bilang ng mga dokumento na ipinadala kasama ang cover letter ay ipinahiwatig.
- Sa wakas, ang isang attachment ay ipinahiwatig, na naglilista ng mga karagdagang dokumento, kung mayroon man, ay ipinadala din sa addressee. Mahalagang maunawaan na ang salitang "Application" ay nakasulat sa isahan lamang kapag mayroon lamang isang dokumento. Kung maramihan ang mga dokumento, isusulat ang "Mga Appendice". Kasama ang pamagat ng dokumento ay:
- petsa ng pagtanggap ng dokumento;
- ang kabuuang bilang ng mga kopyang ipinadala;
- ang bilang ng mga pahina sa bawat dokumento (ang kabuuang bilang ng mga sheet para sa lahat ng mga kopya ay nakasulat);
- kung kinakailangan, ipahiwatig ang pangangailangan para sa firmware.
Pumipirma ng cover letter sa mga dokumento, anuman ang sample nito, hindi lamang CEO kundi pati na rin ang kaukulang awtorisadong tao. Ang pirma ay tradisyonal na inilalagay ng empleyado na ang mga aktibidad ay direktang nauugnay sa ipinadalang mga dokumento:
- Ang pangkalahatang direktor o pinuno ng isang sangay o subdibisyon ay pumipirma ng mga dokumento ng pangkalahatang daloy na naaangkop sa buong kumpanya nang sabay-sabay, pati na rin ang mga dokumentong may partikular na kahalagahan (halimbawa, taunang ulat ipinadala sa punong tanggapan).
- Ang punong accountant ay pumipirma ng mga liham na kasama ng mga dokumento sa pananalapi - kadalasan ang mga ito ay ipinapadala sa tanggapan ng buwis.
- Ang in-house na abogado ng kumpanya ay nagpapadala ng mga cover letter sa kaso ng mga dokumento na nauugnay, halimbawa, sa paglilitis, sa pagtatapos ng mga kontrata sa mga potensyal na katapat, atbp.
TANDAAN. Sa mga kaso kung saan pinag-uusapan natin ang tungkol sa maramihang pagpapadala ng mga dokumento ng parehong uri (halimbawa, maraming mga invoice o kontrata ng parehong uri sa mga katapat), maaari mong pagsamahin ang mga ito sa isang grupo at isulat ang kabuuang bilang ng mga sheet sa lahat ng mga kopya nang sabay-sabay .
Paano magrehistro ng cover letter
Mahalagang obserbahan ang mga detalye pakikitungo sa negosyo mula sa punto ng view ng disenyo ng mga cover letter - una sa lahat, mas mainam na gumamit ng parehong sample, template ng dokumento, at ang parehong tao na ang pirma ay nasa sulat mismo ay dapat na lagdaan ito sa bahagi ng nagpadala.
Ipinadala ito gamit ang Russian Post o pribadong mail - bilang isang panuntunan, mas mahusay na gawin ito sa pamamagitan ng rehistradong mail. Ang bilang ng kargamento ay dapat ilagay, na naitala sa journal ng daloy ng dokumento ng kumpanya ng pagpapadala. Sa ilalim ng numero ng address na ito, inilalagay na niya ang kanyang numero - at sa gayon ang panganib ng pagkalito ay makabuluhang nabawasan.
Bilang isang tuntunin, ang isang cover letter ay ibinibigay sa hindi bababa sa 2 kopya - 1 para sa addressee, 1 para sa nagpadala. Ang nasabing dokumento ay naka-imbak para sa isang panahon, ang pagiging angkop at tagal nito ay tinutukoy ng kumpanya mismo. Karaniwan sa modernong daloy ng trabaho ng mga kumpanya, lahat ng mga dokumento ay mayroon mga backup sa sa elektronikong format– nagbibigay-daan ito sa iyong mabilis na mahanap ang mga ito at ligtas na maiimbak hanggang kinakailangan.
Oras ng pagtugon
Tulad ng para sa timing ng sagot, ito ay isang hindi gaanong malinaw na tanong. Sa isang banda, gumagana ito pangkalahatang tuntunin, ayon sa kung saan ang oras ng pagproseso para sa anumang apela sa mga katawan ng estado, gayundin sa mga kumpanya, kumpanya, pampublikong asosasyon, ay hindi dapat lumampas 1 buwan, i.e. tatlumpu araw ng kalendaryo . Magsisimula ang countdown mula sa araw ng negosyo kasunod ng araw na maabot ng mail ang addressee.
Sa kabilang banda, kadalasan sa pagsasanay ay may mga kaso kung kailan inaasahan ng nagpadala ang addressee na tumugon sa kanyang kahilingan sa lalong madaling panahon. Pagkatapos ay hiwalay na kailangan mong isulat ang gayong kahilingan, halimbawa: "Magiliw naming hinihiling sa iyo na pumirma Mga kinakailangang dokumento at magbigay ng sagot sa mga merito sa loob ng 7 araw ng trabaho. Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang sangay, isang yunit ng istruktura na direktang nasasakop sa nagpadala, ang mga salita ay mas kategorya: "Ang deadline para sa pagtugon ay 3 araw ng trabaho mula sa petsa ng opisyal na abiso ng pagtanggap ng cover letter na ito."
TANDAAN. Kung ang kontrata sa pagitan ng mga kumpanya sa simula ay nagrereseta ng isang tiyak na pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga paghahabol, pre-trial na pag-aayos ng mga posibleng hindi pagkakasundo, kinakailangan na magpatuloy mula sa kanilang teksto ng naturang mga kontrata. Ang isang halimbawang teksto ay ipinapakita sa ibaba.
Pamamaraan sa pag-iimbak
Ang mga cover letter ay mga pribadong dokumento ng organisasyon, ang mga nilalaman kung saan maaari nitong ibunyag o maiuri ayon sa pagpapasya nito (nalalapat ito sa parehong mga papasok at papalabas na dokumento). Samakatuwid, ang pagpili ng isang tiyak na paraan ng pag-iimbak ay nakasalalay sa desisyon ng pamamahala.
Sa pangkalahatan, ang mga sumusunod na patakaran ay sinusunod:
- Dahil ang pangunahing ligal na kahalagahan ay hindi ang cover letter mismo at ang sample nito, ngunit ang mga dokumento na nauuna nito, ang pangunahing pansin ay binabayaran sa kanilang kaligtasan.
- Matapos mabawi ang lahat ng mga kalakip (i.e. ang mga dokumento mismo), ang panahon ng pagpapanatili ay tinutukoy nang paisa-isa.
- Sa ilang mga kaso, ang mga kumpanya ay lumikha ng isang espesyal na folder na "Mga Pabalat na Sulat", kung saan inilalagay nila ang nauugnay na dokumentasyon. Ang pagpipiliang ito ay angkop para sa maliliit na kumpanya na may maliliit na daloy ng trabaho.
- Kung ang daloy ng dokumento ay masyadong malaki, at ang kumpanya ay may ilang mga sangay, pagkatapos ay ang mga espesyal na nomenclature ng mga kaso ay iginuhit - i.e. mga listahan ng mga dokumentong nakapangkat ayon sa pangkalahatang layunin, halimbawa, "Mga kasunduan sa suplay", "Mga kasunduan sa pag-upa", "Hudisyal", atbp.
Kaya, ang pinaka pinakamahusay na pagpipilian ay gumawa ng iyong sarili iisang pattern mga cover letter sa mga dokumento at ayusin ang isang sistema para sa kanilang imbakan, na sapat sa dami ng daloy ng trabaho ng kumpanya.
Ang isang mahalagang bahagi at mahalagang bahagi ng modernong sulat sa negosyo ay isang liham ng kahilingan. Ang mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita na ipinakita sa artikulo, pati na rin ang ipinahiwatig na mga patakaran para sa pagsulat nito, ay makakatulong sa iyo na maayos na mabuo ang kinakailangang teksto at ayusin ito alinsunod sa mga kaugalian ng trabaho sa opisina. Nag-aalok kami sa iyo ng sunud-sunod na gabay sa pagsulat ng ganitong uri ng apela.
Pangkalahatang Impormasyon
Ang isang sulat ng kahilingan ay may kaugnayan sa mga kaso kung saan ang may-akda nito ay kailangang makatanggap ng anumang impormasyon, mga dokumento, gumawa ng isang deal o iba pang mga aksyon sa negosyo mula sa ibang mga tao. Maaari itong ipadala pareho sa pangalan ng isang partikular na tao (pinuno, direktor, pinuno ng departamento, atbp.), at sa address ng buong organisasyon sa kabuuan. Ang iyong kahilingan para sa tulong ay dapat sumunod sa mga tuntuning karaniwang tinatanggap sa mga sulat sa negosyo.
Ang sulat ay ang mukha ng kumpanya, kahit na ang maliliit na bagay ay mahalaga. I-print ito sa letterhead na nilagdaan ng isang awtorisadong tao at nakatatak (kung mayroon). Maging responsable para sa pagpili ng font, laki nito at posisyon ng teksto sa pahina. Huwag pabayaan ang mga margin, pulang linya at mga talata. Kadalasan ang unang impression ay ginawa sa pamamagitan lamang ng pagtingin sa dokumento.
Hakbang 1: Pagtukoy ng Destinasyon
Kung sumulat ka ng isang impersonal na liham sa isang partikular na kumpanya, malamang na mapupunta ito sa reception o opisina, pagkatapos ay sa manager, at sa wakas sa direktang tagapagpatupad. Ipahiwatig ang tamang buong pangalan ng organisasyon sa "cap" ng teksto, pinakamahusay na idagdag din ang legal na address.
Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pinakamahusay na opsyon ay isinasaalang-alang upang ipahiwatig ang isang partikular na addressee, iyon ay, isang personal na tinutugunan na kahilingan para sa tulong. Palaging subukang tugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic. Halimbawa, "Mahal na Alexander Viktorovich!" o "Mahal na Ginoong Schwartz!". Kaya, ikaw, una, ay nagpapahayag ng iyong paggalang sa tao, at ikalawa, isang kahilingan na hinarap tiyak na tao, nagpapataw sa kanya ng ilang mga obligasyon, responsibilidad para sa pagsasaalang-alang at pagpapatupad nito.
Sa ilang sitwasyon, lohikal na gumamit ng grupo ng mga tao, isang partikular na pangkat o bahagi nito bilang isang addressee. May kaugnayan din ito sa mga kaso kung saan ang isang sulat ng kahilingan ay ipinadala sa ilang mga address. Gumamit ng mga parirala tulad ng: Mahal na mga kasamahan!”, “Mahal kong mga accountant!” atbp.
Stage 2: Papuri
Mabuti kung ang opisyal na liham ng kahilingan ay naglalaman ng papuri na may kaugnayan sa addressee nito. Sa paggawa nito, tila sinasagot mo ang kanyang likas na tanong: "Bakit mo ako tinutugunan ng tanong na ito?". Maaari mong tandaan ang mga nakaraang merito at personal na katangian ng isang tao, ang katayuan ng kumpanya, atbp. Gamitin ang sumusunod na wika sa partikular: "Ang iyong kumpanya ay isang nangungunang supplier...", "Nakatulong ka sa maraming tao upang malutas mahirap na tanong lugar na ito…”, “Ang iyong organisasyon ay isang nangungunang eksperto sa merkado sa larangan…”, atbp. Huwag kalimutan na ang isang papuri ay magiging angkop kapag ang liham ng kahilingan (mga sample at halimbawa sa teksto) ay hindi pamantayan at ang kailangang ayusin ang addressee. Ituon ang kanyang pansin sa mga katangian at merito na nauugnay sa pagtupad sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hindi namin inirerekumenda ang pag-overstepping nang labis pinong linya sa pagitan ng mabuti at wastong papuri at magaspang na pambobola.
Stage 3: Patunayan ang kahilingan
Anumang kahilingan ay dapat na katwiran, dahil ang addressee ay dapat malaman kung bakit mo siya tinutugunan partikular. Kaya makatuwirang dalhin ito sa puso ng bagay. Sa yugtong ito, inirerekumenda namin na piliin mo ang tatlo sa pinakamarami nakakumbinsi na argumento, na dapat itayo sa teksto ng liham ayon sa pamamaraan: katamtamang lakas, mahina, pinakamalakas.
Maaaring may ibang antas ng pagiging kumplikado ang kahilingan, at kailangan mong maging handa sa katotohanang hindi palaging magiging interesado ang addressee sa pagpapatupad nito. Kaugnay nito, dapat siyang kumbinsido na ang pagpapatupad nito ay may mga potensyal na benepisyo para sa kanya. Interesan ang addressee upang tanggapin niya ang iyong dokumento nang buong kaseryosohan.
Ang sulat ng kahilingan ay maaaring maglaman ng isang panukala para sa pagpapatupad ng isang tiyak na kaakit-akit na pagkakataon para sa kanya.
Mga halimbawa ng salita
- "Sa lahat ng oras, ang mga negosyante at negosyante ay naghangad hindi lamang sa materyal na tagumpay, kundi pati na rin sa personal na paglago na maaalala ng mga tao magpakailanman mabubuting gawa makuha ang kanilang paggalang."
- "Siyempre, ang iyong pangunahing layunin ay upang mapabuti ang antas ng pamumuhay ng mga mamamayan ng lungsod." Sa partikular, ang mga salitang ito ay maaaring gamitin kapag ang isang sulat ng kahilingan ay iginuhit sa isang kinatawan, halimbawa, upang magbigay ng lugar para sa kindergarten, pag-aayos ng isang palaruan, atbp.
Maaari mo ring sabihin ang isang problema na may kaugnayan para sa addressee, ipakita sa kanya kung paano makakatulong sa kanya ang iyong kahilingan sa paglutas nito o sa pagsasakatuparan ng ilang mga pagkakataon.
Ito ay nangyayari na wala kang maibibigay sa kabilang panig, o ito ay hindi naaangkop sa kontekstong ito. Sa kasong ito, ang pinakamainam na paraan ay ang isang kuwento tungkol sa kahalagahan ng iyong kahilingan. Ilarawan ang sitwasyon bilang mapagkakatiwalaan at ganap hangga't maaari, upang ito ay kinakailangan, gaya ng sinasabi nila, para sa kaluluwa. Kung ang isang sentimental na sandali sa iyong kwento ay hindi priori, magbigay ng mga katotohanan at tumuon sa mga relasyong sanhi at bunga. Sabihin sa amin kung ano ang mangyayari kung tatanggihan ka o, sa kabaligtaran, sumang-ayon na tumulong.
Hakbang 4: Gumawa ng Kahilingan
Kapag ang tinutugunan ay handa sa pag-iisip na tanggapin ang iyong kahilingan, maaari itong sabihin. Panatilihing maikli ang iyong teksto, pag-iwas sa mahaba at gulo-gulong mga pangungusap, pati na rin ang kalabuan o pagmamaliit. Ang liham ng kahilingan (mga halimbawa at halimbawa ng mga salita sa teksto) ay dapat na maikli at malinaw sa kahulugan. Kaya, kung hihilingin mong bumili ng anumang kagamitan para sa kumpanya, pagkatapos ay ipahiwatig ang pagkakumpleto, presyo at dami:
"Upang masangkapan ang isang emergency department, kailangan ng ospital bagong sasakyan, ang halaga nito ay 3.5 milyong rubles. Mangyaring tulungan kaming makuha ito."
O, halimbawa, ang isang kahilingan na bawasan ang upa ay dapat na tukuyin: "Hinihiling namin sa iyo na bawasan ang upa para sa lugar sa antas na 500 rubles. bawat metro kuwadrado hanggang sa maging matatag ang kalagayan ng ekonomiya.”
Yugto 5: Ibuod
Sa dulo ng liham, kailangan mong ibuod ang iyong kahilingan. Ulitin itong muli at tumuon sa katotohanang makikinabang ang addressee kung ibibigay niya sa iyo ang hiniling na tulong. Gayunpaman, ang teksto ng kahilingan ay dapat bahagyang mabago. Pagbabalik sa parehong halimbawa ng pagbabawas ng upa, iminumungkahi namin ang sumusunod na mga salita:
"Kung sumasang-ayon ka na bawasan ang upa sa antas na 500 rubles. bawat metro kuwadrado sa panahon ng pagpapapanatag ng kasalukuyang sitwasyong pang-ekonomiya, magagawa mong mag-ambag sa pangangalaga ng higit sa 20 mga trabaho, at hindi magkakaroon ng mga pagkalugi dahil sa kumpletong kakulangan ng pagbabayad.
Tandaan, mahalagang ulitin hindi lamang ang kahilingan, kundi pati na rin ang benepisyong makukuha mula sa pagpapatupad nito, at hindi ito kailangang maging materyal. marami malalaking kumpanya kusang kumilos bilang mga sponsor, mamumuhunan at gumawa ng kawanggawa.
Sa tingin namin na ngayon, pagkatapos pag-aralan ang proseso sa mga yugto, hindi ka magkakaroon ng tanong tungkol sa kung paano magsulat ng isang liham ng kahilingan. Ito ay sapat na upang isaalang-alang ang lahat ng mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo at ilang mga nuances. Iminumungkahi namin na pag-aralan mo rin ang isa pang halimbawa.
Halimbawa
Mahal na Felix Petrovich!
Ang iyong negosyo ay nag-oorganisa ng pang-industriya na kasanayan ng mga mag-aaral sa negosyo sa loob ng ilang taon, na tumutulong sa kanila na isabuhay ang kaalamang natamo sa unibersidad.
Ikaw, bilang pinuno ng departamento ng mga tauhan, ay isang taong interesado sa pag-akit ng mga bagong empleyado, kabataan at promising na mga inhinyero, at mataas na kwalipikadong mga espesyalista. Hanggang ngayon binigay na propesyon ay isa sa mga pinaka hinahangad. Maraming estudyante ang gustong malaman ang tungkol sa mga posibilidad, subtleties at kahalagahan nito.
Kaugnay nito, hinihiling namin sa iyo na ayusin ang isang pulong ng punong inhinyero kasama ang mga aplikante at mag-aaral ng 1-2 na kurso sa Abril 25 sa 17:00 batay sa iyong negosyo.
Matapos sabihin ang tungkol sa mga pakinabang at lihim ng propesyon ngayon, naglalagay ka ng isang matatag na pundasyon para sa pagsasanay ng mga espesyalista at propesyonal bukas. Marahil, pagkatapos ng ilang taon, isa na sa kanila ang magdadala sa iyong kumpanya bagong antas pag-unlad.
Sa paggalang at pasasalamat,
Rektor ng Unibersidad I.Zh.Bychkov
Ang pagkakaroon ng pag-aaral ng impormasyon sa kung anong mga kinakailangan ang dapat matugunan ng isang liham ng kahilingan, mga halimbawa at mga halimbawa ng mga salita, madali mong makayanan ang pagsulat nito sa pagsasanay.
Ang isang nakasulat na kahilingan na naka-address sa mga kinatawan ng organisasyon (kadalasang ipinadala sa pangalan ng pinuno) o sa isang partikular na tao, na iginuhit upang makakuha ng impormasyon, magbigay ng access sa mga papeles ng negosyo, o may kahilingan na magsagawa ng anumang gawain, ay tinatawag isang sulat ng kahilingan. Ayon sa mga patakaran ng trabaho sa opisina, ang addressee ng sulat ay dapat magbigay ng tugon sa naturang sulat nang walang pagkabigo.
Halimbawang liham ng kahilingan
Ang mga patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng kahilingan ay naaayon sa mga karaniwang tinatanggap na mga canon ng pagsusulatan sa negosyo. Ang anyo ng address ng isang liham na naglalaman ng isang kahilingan ay ang pinakakaraniwan sa mga sulat sa negosyo, samakatuwid, nagbibigay ito ng iba't ibang mga pagpipilian sa pagbabaybay. Ang pinaka-pangkalahatang payo na maibibigay upang matulungan ang sumulat ng naturang liham ay panatilihin itong simple at maikling istilo mga pahayag na may ipinag-uutos na mga detalye ng mga aksyon na kailangang gawin, halimbawa: "Humihingi ako ng tulong ...", "Hinihiling ko sa iyo ..." (ang partikular na aksyon ay ipinahiwatig pa), "Umaasa ako sa iyong suporta sa pagkuha ng ...", atbp.Karaniwan, Opisyal na sulat na may kahilingan ay nakasaad sa letterhead ng nagpadala at kasama sa istruktura nito ang mga sumusunod na seksyon:
- mga detalye na nagsasaad ng numero ng pagpaparehistro ng papalabas na sulat at ang petsa na ginawa ang liham;
- personal na data ng may-akda ng sulat (posisyon at buong pangalan);
- ang pamagat ng liham, na nagpapakilala sa kakanyahan ng kahilingan;
- magalang na apela sa addressee ng mensahe, na kadalasang nagsisimula sa "Mahal ...";
- ang kakanyahan ng kahilingan na may pagbanggit ng aksyon na gustong simulan ng nagpadala sa kanyang apela;
- sa teksto ng liham, sa ilang mga kaso, angkop na gamitin ang parirala tungkol sa diumano'y matagumpay na paglutas ng kaso, halimbawa, "Salamat nang maaga para sa iyong pakikilahok ...";
- lagda ng may-akda ng liham ng kahilingan na nagpapahiwatig ng kanyang data.
Kung sakaling ang likas na katangian ng sulat ay nagbibigay-daan para sa pagtatalaga ng isang tagal ng panahon para sa pagsasaalang-alang sa kahilingan at pagkuha ng isang resulta, kinakailangang ipahayag nang tama sa katawan ng liham ang pagnanais na makatanggap ng tugon sa loob ng itinakdang panahon.
Walang kabiguan, ang isang liham ng negosyo ay dapat maglaman ng mga contact ng nagpadala. Ang data na ito ay ipinahiwatig upang, kung kinakailangan, ang tatanggap ng liham ay may pagkakataon na direktang makipag-ugnay sa nagpadala ng kahilingan.
Ang liham ng pagtatanong ay isang uri ng liham pangnegosyo. Ang kahilingan ay ipinadala sa mga kasosyo, kontratista, mga katawan ng pamahalaan... Minsan magagawa mo nang wala ito (halimbawa, sa pamamagitan ng pasalitang pagtatanong sa isang kapwa negosyante na magbigay ng ilang impormasyon), ngunit sa pangkalahatan, hindi mo dapat pabayaan ang mga naturang mensahe. Hindi bababa sa alang-alang sa pagsunod sa itinatag na utos.
Ano ang maaaring hilingin?
- Impormasyon (tungkol sa mga katangian ng produkto at pagkakaroon nito, tungkol sa mga paraan ng paghahatid at oras ng paghahatid, tungkol sa mga dahilan ng pagkaantala sa pag-alis, atbp.).
- Mga dokumento o bagay (mga papel para sa pagtatapos ng isang kontrata, mga sample ng mga kalakal, atbp.).
Sa madaling salita, kung hindi mo alam ang isang bagay o hindi lubos na nauunawaan, kung kailangan mo ng mga dokumento o mga listahan ng presyo, magpadala ng isang sulat ng kahilingan.
Istraktura ng liham
Ang mga naturang mensahe ay isinulat sa parehong paraan tulad ng iba pang mga liham ng negosyo:
- una, ang mga detalye ng tatanggap at nagpadala ay ipinahiwatig;
- pagkatapos - ang petsa ng compilation at ang papalabas na numero ng dokumento;
- pamagat na sumasalamin sa kakanyahan ng isyu;
- pagtugon sa tatanggap (karaniwan ay sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, maliban kung sumusulat ka sa mga opisyal na awtoridad);
- kakanyahan ng tanong;
- mabait na pagpapahayag ng pag-asa para sa kooperasyon;
- pasasalamat;
- posisyon, buong pangalan at pirma ng nagpadala.
Dahil ang liham ng kahilingan ay isang opisyal na dokumento, dapat itong isulat sa letterhead ng kumpanya. Maaaring ma-download dito ang isang sample na liham ng kahilingan.
Paano Magsulat?
Mas mainam na simulan ang kahilingan sa isang maikling paliwanag ng mga dahilan para sa kahilingan. Ang simpleng paghingi ng impormasyon nang hindi nagbibigay ng mga dahilan (at kahit sa isang ultimatum form, gaya ng ginagawa ng ilan) ay isang masamang anyo. Sumulat ng literal ng isang panimulang parirala, halimbawa:
- "sa batayan ng aming mga paunang kasunduan";
- "upang maiwasan ang mga posibleng hindi pagkakaunawaan";
- "alinsunod sa natapos na kasunduan";
- "para sa pagtatapos ng kontrata."
Kung kinakailangan, maaari kang sumangguni sa mga gawa ng batas. Halimbawa, kung hinihiling ng batas na maging pamilyar ka sa anumang mga papeles bago pumasok sa isang kasunduan, maaari kang sumulat sa isang liham: "Alinsunod sa artikulo pederal na batas napetsahan noong Hulyo 24, 2012 No. 397-FZ ... ". Maaari kang magpatuloy sa punto nang walang mga paunang paliwanag lamang sa mga kaso kung saan ang dahilan ng kahilingan ay halata (halimbawa, kung ikaw ay sumusulat ng isang sulat ng kahilingan para sa isang komersyal na panukala kasunod ng modelo). Ngunit kung ang dahilan ng pakikipag-ugnayan ay hindi karaniwan, dapat mong ilarawan ang sitwasyon at sabihin ang iyong mga motibo nang detalyado upang ang tatanggap ay walang anumang mga katanungan.
Sa bahagi ng nilalaman, kinakailangan na bumalangkas (kung maaari - maigsi) ng isang partikular na kinakailangan. Hindi kanais-nais na humingi ng mga paglilinaw sa ilang mga paksa sa parehong mensahe. Gayunpaman, ito ay opsyonal - kung gagawa ka ng isang liham para sa bawat maliit na isyu (kung saan mayroong 5-10 piraso sa kabuuan), ito ay hahantong lamang sa labis na pormalismo. Hindi rin masyadong matutuwa ang addressee na mapasailalim sa naturang "papel" na pambobomba. Nagsisimula ang nilalaman sa mga karaniwang panimulang konstruksyon:
- “mangyaring ipaalam ang tungkol sa…”;
- “Kami ay lubos na magpapasalamat kung ikaw…”;
- "Pakipadala...".
Ang isang liham ng pagtatanong ay palaging nangangailangan ng isang liham ng tugon. Kung ang tanong ay apurahan at apurahan, mataktikang banggitin na gusto mo ng sagot sa lalong madaling panahon. Para sa layuning ito, maaaring gamitin ang mga sumusunod na parirala:
- "Mangyaring tumugon sa lalong madaling panahon";
- "mahigpit naming hinihiling sa iyo na tumugon sa loob ng limang araw";
- "Mangyaring magbigay ng sagot sa loob ng dalawang linggo";
- "Inaasahan namin ang iyong sulat";
- "Mangyaring magpadala ng mga dokumento sa lalong madaling panahon sa pamamagitan ng e-mail."
Sa karamihan ng mga kaso, ang mensahe ng kahilingan ay napakaikli. Hindi na kailangang ikalat ang iyong mga saloobin sa kahabaan ng puno at ipahayag ang iyong mga saloobin sa paksa at sa labas ng paksa.
Nasa ibaba ang mga halimbawa ng mga pinakakaraniwang query.
Halimbawang liham ng kahilingan para sa pagkakaloob ng mga dokumento
"Mahal na Vladimir Alexandrovich!
Upang tapusin ang isang kasunduan sa pagitan ng Artemis LLC at Schwarzenspiegel JSC, mangyaring ibigay ang sumusunod na listahan ng mga dokumento:
- mga artikulo ng kapisanan;
- mga sertipiko ng OGRN at TIN;
- sertipiko ng pagpaparehistro ng estado ng kumpanya (nakuha mula sa Federal Tax Service Inspectorate alinsunod sa pamamaraang itinatag ng batas);
- order para sa appointment sa post ng pangkalahatang direktor.
Mangyaring ipadala ang parehong orihinal na mga dokumento (sa pamamagitan ng Russian post o courier service) at ang kanilang mga kopya ( email sa [email protected])».
Halimbawang Liham ng Kahilingan para sa Impormasyon
"Mahal na Pyotr Vladimirovich!
Mangyaring ipaalam sa akin ang tungkol sa posibilidad ng pagbibigay ng E-100 ship engine (catalogue code SRK-1738-8476) sa halagang 10 unit bago ang Disyembre 10, 2015, at ipaalam sa akin ang tungkol sa mga tuntunin ng paghahatid at pagbabayad. Salamat nang maaga para sa mabilis na pagtugon!"
Halimbawang liham na humihingi ng paglilinaw
"Mahal na Alexander Petrovich!
Upang maiwasan ang mga posibleng hindi pagkakaunawaan, hinihiling ko sa iyo na ilarawan sa mas maraming detalye hangga't maaari ang pamamaraan para sa paghahatid ng mga rhesus monkey mula sa teritoryo ng North Vietnam. Anong klase mga sasakyan ay ginagamit sa bawat yugto, may panganib ba sa buhay at kalusugan ng mga indibidwal, sa ano pinakamataas na termino dapat ba akong magbilang? Umaasa sa iyong tugon".
Bumuo ng isang liham ayon sa mga halimbawang ibinigay at huwag kalimutan ang tungkol sa pagiging magalang at etika sa negosyo. Ang kahilingan ay hindi dapat maglaman ng mga pananakot na parirala, ultimatum at pangako na maghahatid ng reklamo sa opisyal na awtoridad kung walang sagot. Ipahayag ang iyong kahilingan nang tama hangga't maaari, kahit na malinaw na ayaw itong tuparin ng tatanggap. At kung ang sagot ay hindi kailanman dumating (o kung ikaw ay pinadalhan ng isang opisyal na pagtanggi na magbigay ng data), kailangan mong gumamit ng mas seryosong mga hakbang - halimbawa, pagsulat ng isang liham ng babala.
LETTER OF REQUEST
Ang isang sulat ng kahilingan ay marahil ang pinakakaraniwang anyo ng pagsusulatan sa negosyo. Ang bilang ng mga sitwasyon na nangangailangan ng paghiling sa ngalan ng isang legal o indibidwal, ay hindi mabilang. ito pagtanggap ng impormasyon, mga sample ng produkto, koordinasyon ng mga aksyon, pagganyak para sa anumang aksyon, atbp.
Ang komposisyon at istraktura ng liham ng kahilingan ay hindi gaanong naiiba sa mga karaniwang (tingnan ang mga liham ng negosyo. Mga panuntunan sa disenyo. Estruktura ng liham). Karaniwan, teksto ng liham ng kahilingan ay binubuo ng dalawang bahagi:
1. Panimulang bahagi, kung saan ang kakanyahan ng kaso ay nakasaad sa salaysay na anyo, ang mga motibo, ang mga dahilan sa paggawa ng isang kahilingan ay ipinaliwanag. Ang mga sumusunod na karaniwang expression ay kadalasang ginagamit dito:
- ang dahilan ng petisyon
- Dahil sa hindi pagtanggap ng...
- Isinasaalang-alang ang kahalagahan ng lipunan...
- Isinasaalang-alang (Ang aming maraming taon ng pakikipagtulungan)...
- Dahil sa (pangmatagalan at mabungang katangian ng ating relasyon sa negosyo)...
- Dahil sa hindi pagkakatugma ng iyong mga aksyon sa mga dating pinagtibay na kasunduan...
- Dahil sa pagkaantala ng pagpapadala...
- Batay sa resulta ng negosasyon sa...
atbp.
- Layunin ng kahilingan
- Para makasunod sa utos...
- Upang malutas ang isyu sa lalong madaling panahon...
- Para sa pagkakasundo...
- Upang matiyak ang kaligtasan ng pagpasa ng mga kargamento ...
- Para maiwasan ang conflict...
atbp.
- mga sanggunian sa mga batayan para sa apela
- Gaya ng napagkasunduan dati...
- Kaugnay ng iyong pakikipag-ugnayan sa amin...
- Batay sa isang verbal na kasunduan...
- Base sa pag-uusap namin sa phone...
- Ayon sa kautusan ng gobyerno...
- Ayon sa protocol sa mutual delivery...
atbp.
Ang lahat ng mga expression sa itaas ay dapat gamitin na isinasaalang-alang ang konteksto at sitwasyon sa pagsasalita.
Halos lahat ng karaniwang expression ay nagsisimula sa hinangong pang-ukol o mula sa kumbinasyong pang-ukol. Dapat bigyang pansin ang wastong paggamit ng mga pang-ukol na ito na may mga pangngalan na pangunahin sa mga kaso ng genitive at dative.
2. Hiling talaga. Dito, ang pangunahing parirala ng liham ay kinabibilangan ng mga salitang nabuo mula sa pandiwa magtanong. Ang paggamit nito ay ipinaliwanag ng mga kinakailangan sa etiketa para sa mga teksto ng negosyo at mga sikolohikal na batas. komunikasyon sa negosyo- ang isang tao ay kusang sumang-ayon na magsagawa ng isang aksyon na ipinahayag sa anyo ng isang kahilingan, sa halip na sa anyo ng isang kahilingan.
Sa ilang mga kaso, ang mismong kahilingan, na ipinahayag nang deskriptibo, ay maaaring hindi naglalaman ng pandiwang ito, halimbawa: Umaasa kami na makikita mong posible na isaalang-alang ang aming panukala sa loob ng tinukoy na panahon..
Ang kahilingan ay maaaring nasa unang tao. isahan ("Nagmamakaawa ako..."), unang panauhan na maramihan (" pakiusap..."), mula sa pangatlong panauhan na isahan (sa kasong ito, ang mga pangngalan na may kolektibong kahulugan ay ginagamit: " Tanong ng management... ", "Tanong ng administrasyon... ", "Tanong ng Workers Council... ", atbp.), mula sa pangatlong panauhan na maramihan, kung maraming pangngalan na may kolektibong kahulugan ang ginamit ( Tanong ng administrasyon at ng Konseho ng Manggagawa... ).
Kung ang liham ng kahilingan ay multidimensional, kung gayon ang komposisyon ng pangalawang bahagi ng naturang liham ay maaaring magmukhang ganito (ang mga bahagi ng komposisyon ay dapat tumugma sa dibisyon ng talata ng teksto):
Please... (please...)
...
sabay tanong ko...(Pakiusap din...)
...
Gayundin, mangyaring... At pakiusap din...)
...
atbp.
Kapag nagsusulat ng liham ng kahilingan, dapat mong isaalang-alang mga naturang rekomendasyon:
1. Kapag humihiling, bigyang-diin ang interes mo o ng iyong organisasyon sa pagtupad nito.
2. Sa anumang pagkakataon ay magsimula ng isang liham na may salitang "Pakiusap ..." - mas mataktika na ipaliwanag muna ang mga motibo para sa iyong apela (kahit na ang lahat ng mga detalye ay napagkasunduan na sa addressee).
3. Huwag magmadaling magpasalamat sa addressee nang maaga. Sa paggawa nito, inilalagay mo ang iyong sarili at ang tatanggap sa isang mahirap na posisyon. Subukang magpasalamat kapag alam mong napagbigyan ang iyong kahilingan.
Kapag bumubuo ng isang kahilingan, madalas na ginagamit ang mga sumusunod na karaniwang expression:
- Kami ay umaapela (apela) sa iyo (sa iyo) kasama ng isang kahilingan ...
...tungkol sa pagpapadala sa aming address...
...tungkol sa direksyon sa aking address...
...tungkol sa pagpapatapon sa aming organisasyon...
...tungkol sa pagbibigay sa akin... - Hinihiling ko (pakiusap) sa iyo (ikaw) ...
... ipaalam (sa amin) ...
...Ipadala mo sa akin)...
...ipakilala agad...
...report agad...
... abisuhan (pamamahala ng negosyo) ng ...
...ipaalam sa akin ang tungkol sa... - Hinihingi ko ang iyong (iyong) pahintulot sa...
...nagpapadala sa...
...nagbibigay sa amin...
...pamilyar sa...
...paglipat... ng mga sumusunod na kagamitan... - Humihingi kami ng iyong (iyong) tulong sa ...
... tumatanggap ...
...mabilis na pagpapadala...
...nagbibigay karagdagang impormasyon medyo...
... hawak... - Hinihiling ko ang iyong (iyong) mga tagubilin ...
...upang magtapos ng kasunduan sa...
... para sa pagpapalabas mula sa bodega ng negosyo ... sa isang kinatawan ...
...para sa papeles...
...upang suriin ang... - Hinihiling namin sa iyo na huwag tumanggi sa kagandahang-loob at ... .
