Paano magsulat ng isang opisyal na liham sa organisasyon? Paano magsulat at mag-format ng mga liham negosyo nang tama.

Mayroon ka bang mga agarang katanungan sa organisasyon na dapat itala? Sa kasong ito, ang pagsulat ng nakasulat na apela ay kailangang-kailangan. Gayunpaman, hindi lahat ay kasing simple ng tila. Ang pagsulat ng isang karampatang liham ng negosyo ay isang buong agham. At ang lahat ay hindi nasaktan upang matutunan o matandaan ang mga pangunahing kasanayan ng compilation nito.

Upang magsimula, magpasya tayo sa kung paano maginhawa para sa iyo na magsulat ng isang liham o isang kahilingan sa organisasyon. Kadalasan, ang mga online na mensahe ay ginagamit gamit ang mga mapagkukunan ng Internet. Kung sumulat ka ng isang liham sa ganitong paraan, hindi mo magagawa nang wala:

Computer (laptop);
Text editor;
Email.

Kung gumagamit ka ng manu-manong pagsulat, kakailanganin mo rin ng isang printer para sa pag-print.

Ang unang hakbang sa pagsulat ng isang liham ay ang header. Sa tuktok ng pahina ay dapat na naroroon:

Ang pangalan ng organisasyon kung saan ka nag-a-apply;
Buong pangalan ng direktor ng organisasyon o ng taong namamahala;
Address ng institusyon;
Petsa ng aplikasyon;
Lungsod ng pagbubuo ng apela.

Ang mga kanais-nais na punto ng "header" ay maaari ding isama ang mga coordinate ng enterprise - fax, telepono, e-mail address, OKPO, OGRN, INN / KPI. Depende sa paksa ng apela at sa mismong organisasyon.

Pagkatapos ay kailangan mong ipakilala ang iyong sarili. Dapat maunawaan ng mga empleyado ng institusyon kung kanino galing ang sulat at mayroon puna kasama ka. Samakatuwid, mahalagang ipahiwatig hindi lamang ang iyong buong pangalan, kundi pati na rin ang iyong email address, cellphone, address ng tahanan (para sa sulat sa pamamagitan ng koreo). Kung kinakatawan mo ang mga interes ng isang kumpanya, kailangan mong gumamit ng letterhead na may mga coordinate nito. Kapag nagpapadala ng email, siguraduhing gamitin ang bloke ng Paksa upang maisaayos ng mga empleyado ang kanilang dokumentasyon.

Ihanda ang katawan ng mismong dokumento - isang heading at isang katawan ng nilalaman. Ang mahalagang punto dito ay ang layunin kung saan ka nag-aaplay sa organisasyon. Mayroong mga sumusunod na uri ng apela:

Mga liham na pang-promosyon;
Mga liham ng rekomendasyon;
Mga liham ng impormasyon;
Cover letter;
Mga liham ng pasasalamat;
Mga liham ng pagbati;
Mga liham ng pagtuturo;
Mga liham ng pagtatanong;
Mga liham ng kahilingan;
Sagutin ang mga titik;
Mga liham ng abiso;
Mga liham ng imbitasyon.

Depende sa kung anong uri ng apela ang iyong ginagamit, bumalangkas nang tama sa nilalaman. Halimbawa, kung gumagawa ka ng positibong pagsusuri para sa isang organisasyon, dapat mong ilarawan nang detalyado ang dahilan ng iyong pakikipag-ugnayan, kung ano ang eksaktong nagustuhan mo, at iba pa.

I-download sa aming portal:

Ang isang mahalagang elemento ng pagsulat ng isang liham sa isang organisasyon ay "huwag magbuhos ng tubig" at sumulat sa punto. Sabihin ang iyong mga saloobin sa paraang ang iyong liham ay interesado sa mga empleyado ng kumpanya. Upang gawin ito, ayon sa mga patakaran pakikitungo sa negosyo gumamit ng mga espesyal na "nakaiintrigang salita". Gayunpaman, hindi mo dapat lumampas ito, dahil pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang dokumento, at hindi tungkol sa personal na sulat. Ilarawan ang sitwasyon nang maikli ngunit nababasa. Kung pinag-uusapan natin ang pagsunod sa batas, siguraduhing gumawa ng mga sanggunian sa mga batas ng Russian Federation. Kapag naglalarawan sitwasyon ng tunggalian Ang mungkahi ng ilang mga hakbang upang palakihin ang insidente ay tinatanggap.

Kapag nakikipag-ugnayan sa isang ahensya ng gobyerno, gabayan ng batas ng Russian Federation "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang sa Mga Apela ng mga Mamamayan." Narito ang mga karapatan at obligasyon ng mga indibidwal sa kanilang mga apela at mga tuntunin ng pagsasaalang-alang. Itinatakda din ng batas ang pamamaraan para sa mga sama-samang apela sa mga institusyon ng estado o mga lokal na pamahalaan. Ang huling yugto anumang liham pangnegosyo - petsa at lagda. Sa unang sulyap, isang hindi gaanong mahalaga, ngunit napakahalagang detalye. Ito ay kanais-nais na lagdaan ito sa pamamagitan ng kamay sa naka-print na dokumento. Kung kinakatawan mo ang mga interes ng kumpanya, gamitin ang emblem o facsimile stamp nito.

Ang mahusay na pagsulat ng isang liham sa tamang organisasyon ang susi sa tagumpay ng iyong apela. Pag-aralan nang mabuti ang lahat ng mga puntong inilarawan sa itaas at huwag mag-atubiling makapagtrabaho. Huwag kalimutan na ang liham ay hindi dapat maglaman ng spelling, punctuation at stylistic errors.

Kumusta muli, mahal kong mga subscriber at bisita sa blog. Ano ang pakiramdam mo tungkol sa mga opisyal na dokumento? Gusto mo bang punan ang mga ito? I dare to assume na karamihan sa inyo ay sasagot ng negatibo.

Dapat basahin ang sulat

Malinaw na ang mga opisyal na liham ay mga dokumento na iginuhit gamit ang isang tiyak na sample, kung minsan sa isang espesyal na form. Hindi bababa sa isang beses sa iyong buhay, ang mga naturang dokumento ay iginuhit ng bawat isa sa iyo. Ito ay maaaring isang paliwanag na pahayag, isang pahayag, isang liham ng pasasalamat, isang mensahe ng garantiya, isang reklamo, atbp. Samakatuwid, pamilyar ka sa pamamaraan para sa pagpuno ng ganitong uri ng mensahe.

ang pangunahing layunin liham pangnegosyo - paghahatid ng impormasyon na hindi nagbabago sa addressee. Kung sumusulat ka ng liham ng pasasalamat, siguraduhing ipahiwatig ang dahilan sa solusyon kung saan ito o ang taong iyon ay nakatulong sa iyo. Huwag kalimutang isama ang kanyang apelyido at inisyal. Ang isang liham na ipinadala sa walang bisa ay hindi kailanman mababasa, samakatuwid, huwag kalimutang ipahiwatig ang mga address ng tatanggap, at sa isip ang nagpadala.

Bigyang-pansin kung paano ipinapadala ang mga email sa pamamagitan ng e-mail:

pinindot mo ang pindutan na "Sumulat ng isang liham";
gumawa ng mensahe;
punan ang linya ng address ng tatanggap;
mag-click sa pindutang "Ipadala".

Siyempre, maaaring baguhin ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon (punan muna ang linya ng address, pagkatapos ay lumikha ng isang sulat), ngunit ang huling aksyon ay palaging ipapadala. Sumasang-ayon ka ba? Ngayon sabihin sa akin: "Posible bang magpadala ng mensahe kung walang email address?" Natural hindi. Samakatuwid, siguraduhing malaman, tandaan, isulat ang data, salamat sa kung saan maaari kang makipag-ugnay sa isang mahalagang tao anumang oras.

Tandaan na ilagay ang iyong sarili sa posisyon ng tatanggap ng iyong mensahe. Para mapansin mo ang mga pagkakamaling nagawa mo sa paggawa, itama ang mismong mensahe, tanggalin ang mga salitang may dalawahang kahulugan, at iba pa. Sa palagay mo ba nalulugod ang addressee na buksan ang sobre, i-print ang liham at makita na ang mensaheng ito ay para sa kanya nang personal. Paano niya ito naiintindihan? Medyo simple: anumang liham ay dapat magsimula sa isang mensahe at isang pagbati (ito ang nagpapahintulot sa nagpadala na mahalin ang tatanggap).

Kung sa ilang kadahilanan ay hindi mo malaman ang pangalan at apelyido ng isang tao, pagkatapos ay palitan sila ng iba: master, direktor, iginagalang, atbp. Sa anumang kaso ay hindi dapat paikliin ang mga salitang ito. Kung hindi, ang may-akda ng mensahe ay nagpapakita ng kanyang kawalang-kasiyahan, galit at iba pang negatibong katangian ng karakter. Samakatuwid, hindi nagkakahalaga ng pakikipag-usap tungkol sa predisposisyon ng tatanggap sa komunikasyon at pang-unawa ng impormasyon.

Sasabihin ko kaagad na kahit na nakatanggap ako ng dagat ng mga kahina-hinalang liham sa aking e-mail, samakatuwid, maingat kong sinusubaybayan ang kanilang nilalaman. Matapos buksan ang liham na natanggap ko, sinisikap kong basahin ito nang maayos upang masuri ang antas ng kahalagahan. Ganoon din ba ang ginagawa mo? Habang naghihintay ng isang espesyal na liham, maaari kang gumugol ng maraming oras sa pag-aaral ng mga mensaheng natanggap, kung gayon bakit hindi matutunan kung paano mabilis na i-scan ang mga ito?

Ang ipinadalang mensahe ay dapat maglaman ng pamagat (sa electronic form, kailangan mong ipahiwatig ang paksa). Ang simpleng pormalidad na ito ay nagpapahintulot sa tatanggap na pahalagahan ang kahalagahan ng mensahe. At kung ang mga ito ay nakapasok sa sentro ng pamamahagi ng isang malaking organisasyon, maaari itong ligtas, nang walang mga hindi kinakailangang problema, na ipinadala sa tatanggap. Gusto mo bang maabot ng iyong mensahe ang tatanggap sa lalong madaling panahon?

Disenyo at nilalaman ng liham

Ngayon alam mo na kung paano siguraduhin na ang iyong liham ay makakarating sa addressee sa pinakamaikling posibleng panahon:

alamin ang kanyang address;
ipahiwatig ang paksa ng mensahe;
simulan ang liham sa isang pagbati mula sa mambabasa.

Gayunpaman, hindi ito lahat ng mga tampok ng paglikha ng mga liham pangnegosyo. Maraming mahalagang papel ang ginagampanan ng: ang istilo ng pagtatanghal, ang paraan ng pagpapakita ng impormasyon, ang disenyo ng ganitong uri ng mga dokumento, at iba pa. Alamin pa natin kung paano matiyak na ang tatanggap ay hindi nagpapadala ng liham sa folder na "Spam" sa kalakhan ng e-mail at hindi itinatapon ang iyong mensahe sa basurahan.

Una kung ano ang dapat - isang pagbati at isang apela sa addressee. Tandaan na ito ay magiging maganda upang palayain ang mambabasa. Upang gawin ito, magsimula lamang sa mga papuri, pansinin kung gaano ito abala, at iba pa. Bumuo ng iyong mensahe upang ang tatanggap ay sumang-ayon sa kanyang bawat salita, dahil sa kasong ito ay medyo madali na akayin siya sa pagtatapos ng deal.

Ang huling komento ay marahil ang pinakamahalaga. Nalalapat ito sa paggamit ng mga salita, parirala at ekspresyon na hindi maliwanag. Ang bagay ay ang nagpadala ay hindi makapasok sa ulo ng addressee at malaman ang antas ng kanyang kamalayan. Kaya naman, bago magpadala ng mensahe, kailangan mong basahin ito nang maraming beses at, kung kinakailangan, itama ito sa pamamagitan ng pag-alis ng dobleng kahulugan ng mga pahayag.

Ang istraktura ng opisyal na liham

Ang mga opisyal na liham ay ginawa sa mga espesyal na form, na mayroon nang ilang uri ng aplikasyon. Sa itaas na bahagi ng form (kanang sulok) palaging may "header" na naglalaman ng buong hanay ng mga detalye (ang pangalan at inisyal ng tatanggap, address ng kumpanya, numero ng telepono, pangalan ng departamento, coat of arm o mga simbolo ng kumpanya, atbp. .). Pakitandaan na kapag mas malinaw na napunan ang lahat ng mga patlang, mas malamang na maihatid at mabasa ang mensahe.

Kung mayroong ilang mga addressee, dapat na nakalista ang kanilang mga pangalan sa hierarchical order mula sa mas mataas na posisyon hanggang sa mga subordinates. Ito ay isang panuntunan na hindi ipinapayong sirain. Dahil mayroong isang lugar sa itaas na kaliwang bahagi, isang marka ang inilalagay doon ng nagpadala (kanilang mga inisyal at petsa) at ang tatanggap (pareho).

Tulad ng alam mo, isang liham ng negosyo, tulad ng sanaysay sa paaralan dapat mayroon 3 seksyon: panimula, katawan at konklusyon. Ibig sabihin, pagkatapos basahin ang unang bahagi, ang addressee ay magagawang tapusin kung ang mensaheng ito ay apurahan, o maaari kang maghintay ng kaunti sa pag-aaral nito. Pakitandaan na ang pagpapakilala ay isinulat para sa elektronikong bersyon, bilang karagdagan sa aplikasyon. Samakatuwid, upang maayos na bumuo ng isa, kailangan mo:

mag-iwan ng apela at pagbati;
maglaan ng bahagi ng mga papuri;
maikling ipaliwanag ang dahilan ng kahilingan.

Isang mahalagang kadahilanan kapag ipinakita ang materyal, ang paraan ng pagtatanghal, pagkakumpleto at katapatan sa paglalahad ng impormasyon ay isinasaalang-alang (sa anumang kaso huwag linlangin ang addressee). Tandaan, kapag binabasa ang iyong apela, dapat ibigay ng tatanggap ang inilarawan, kaya kakailanganin ang mga detalye, ngunit huwag kalimutang suportahan sila ng mga karagdagang katotohanan, petsa, atbp.

Bigyang-pansin ang istilo ng pagsasalita at pagtatanghal. Kung ito ay isang opisyal na dokumento, kung gayon ang liham ay nakasulat istilo ng negosyo... Ito ay nagkakahalaga ng paghula na ang addressee ay tumatanggap ng maraming mga naturang sulat, at hindi siya magkakaroon ng sapat na oras upang makilala ang bawat isa nang detalyado. Samakatuwid, ang materyal ay dapat na iharap sa madaling sabi, compactly, nang walang hindi kinakailangang pagmamalabis at kulay. Sa kasong ito lamang, maaari kang umasa sa isang mabilis na tugon mula sa addressee.

Sa konklusyon, kailangan mong ipahiwatig ang iyong sariling nais (kung minsan ay may isang kahilingan), ibuod ang lahat ng nasa itaas. After reading pala itong parte opisyal na liham, dapat makita ng addressee ang iyong panukala para sa isang paraan sa sitwasyong ito (problema). Maaari lamang siyang sumang-ayon sa ganoon, o pumili ng sarili niyang bersyon.

Ang opisyal na liham ay nagtatapos sa isang mandatoryong lagda at petsa ng paghahanda. Makikita mo ito sa pamamagitan ng pagsusuri sa ilang sample ng mga opisyal na liham.

Bago ipadala, siguraduhing muling basahin ang iginuhit na dokumento, suriin ang mga sulat ng mga detalye, ang kawastuhan ng mensahe. Huwag kalimutang suriin ang literacy ng presentasyon, anong uri ng teksto ang nakalimbag sa teksto (madali bang basahin), atbp.

Iyon lang. Hindi naman pala ganoon kahirap ang pagsulat ng opisyal na dokumento. Upang gawin ito, sapat na upang kunin ang kinakailangang form, kung saan nailapat na ang ilang mga katangian, punan ito alinsunod sa mga patakaran na inilarawan sa itaas at ipadala ito sa addressee. Kung mayroon kang anumang mga katanungan, maaari kang makakuha ng mga sagot sa kanila sa pamamagitan ng pag-post sa mga ito sa seksyong "mga komento."

Sinabi mo na ba sa iyong mga kaibigan at kakilala tungkol sa kung paano wastong gumuhit ng mga opisyal na dokumento? Kung hindi, ibahagi sa kanila ang isang link sa pagsusuring ito. Upang gawin ito, mag-click sa mga susi mga social network kung saan ka nakarehistro at sumasang-ayon sa pagdaragdag ng impormasyon sa iyong personal na pahina. Matapos isagawa ang mga manipulasyong ito, papayagan mo ang mga tao na makita ang pagsusuri na ito, makilala ito at matutunan kung paano tama, punan ang lahat ng uri ng mga dokumento.

Hindi ako nagpaalam sa iyo, ngunit sinasabi: "Paalam." Ikatutuwa kong makita kayong muli bilang mga mambabasa ng aking mga nilikha sa negosyo ng impormasyon. Sana ay ma-inspire ka ng aking mga review para magawa at tulungan kang makakuha kapaki-pakinabang na impormasyon.

Pinakamahusay na pagbati, Elena Izotova.

Ang isang negosyante ay kailangang mapanatili ang aktibong pakikipag-ugnayan kapwa sa mga opisyal (halimbawa, mga kinatawan ng mga katawan ng estado) at sa "semi-opisyal" - mga kasosyo, kontratista, mga freelance na espesyalista, at iba pa. Ang mga nakasulat na kasanayan sa komunikasyon ay mabilis na nabuo, ngunit sa una maaari kang gumawa ng maraming mga pagkakamali at gumawa ng isang masamang impression sa iyong mga addressee. Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa mga kakaiba ng pagsulat ng parehong regular na mga liham ng negosyo (sa papel) at mga e-mail.

Letterhead at disenyo

Tiyaking gamitin ang letterhead ng iyong kumpanya. Ito ay palaging gumagawa ng impresyon at nagpapataas ng katapatan ng "mga kausap". Ang uri ng mga form, ang mga pamantayan para sa pagpuno sa mga ito at ang mga elemento ng disenyo ay dapat na maayos sa pagkakasunud-sunod para sa organisasyon (o mga tagubilin para sa trabaho sa opisina). Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga anyo ng mga liham ng negosyo ay matatagpuan sa GOST 2003 "Mga kinakailangan para sa gawaing papel."

Ito ay kanais-nais na "pisilin" ang pangunahing impormasyon tungkol sa kumpanya sa form:

pangalan (at pinaikling pangalan);
aktwal at postal address;
E-mail address;
Makipag-ugnayan sa mga numero ng telepono;
Address ng website.

Ito ay hindi isang listahan ng kinakailangang data, ngunit lamang listahan ng sample... Maaari kang magdagdag o magbukod ng isang bagay kung gusto mo.

Ang mga pangkalahatang kinakailangan para sa disenyo ng liham ay ang mga sumusunod:

ang minimum na indent ay 10 mm sa kanan at 20 mm sa kaliwa, itaas at ibaba;
kung ang liham ay nakasulat sa dalawa o higit pang mga sheet, ang bawat isa sa kanila ay dapat na may bilang sa gitna sa itaas;
ang bawat aplikasyon ay binibilang nang hiwalay;
sa kaliwa itaas na sulok ang papalabas na numero ng liham ay ipinahiwatig (huwag kalimutang itala ito sa rehistro ng mga dokumento);
ang pangalan ng organisasyon, ang posisyon ng addressee at ang kanyang apelyido na may mga inisyal ay ipinahiwatig sa kanang sulok sa itaas;
sa ibabang kaliwang sulok - ang iyong posisyon, apelyido na may mga inisyal at lagda;
siguraduhing ilagay ang petsa ng pagsulat ng liham sa ibaba.

Gayunpaman, pinapayagan ng GOST 2003 ang paggamit ng mga form hindi lamang sa angular, kundi pati na rin sa isang pahaba na pag-aayos ng mga detalye (kapag ipinahiwatig ang mga ito sa gitna). Ang layout ng sulok ay mukhang mas pamilyar at mas madaling basahin, kaya ito ang pinakamahusay na pagpipilian.

Pangkalahatang tuntunin sa pagsulat

Ang klasikong istraktura ng teksto ng isang liham ng negosyo ay may kasamang tatlong elemento:

ang pambungad na bahagi (isang maikling pagtatalaga ng mga dahilan kung saan isinulat ang liham, ang layunin nito);
nilalaman (paglalarawan ng sitwasyon, panukala ng mga solusyon, pagtatanghal ng mga konklusyon at rekomendasyon);
isang bahagi ng pagbubuod (isang maikling buod na may malinaw na indikasyon ng kung ano ang iyong inaasahan mula sa addressee).

Dapat mong palaging maunawaan para sa kung ano ang layunin mo sa pagsulat ng isang liham. Nais mo bang mag-alok ng kooperasyon? Sabihin ang iyong mga claim? Mag-imbita sa isang pagtatanghal o iba pang kaganapan? Sumulat lamang tungkol dito at huwag magambala ng mahahabang argumento at pagpapalagay na hindi nauugnay sa kaso.

Ang bawat liham ng negosyo ay dapat magkaroon ng isang tiyak na layunin. Kung magtataas ka ng ilang mga isyu sa ito, dapat silang malapit na magkakaugnay. Kung kailangan mong makipag-ugnay sa parehong organisasyon sa maraming iba't ibang mga paksa, mas mahusay na magsulat ng isang hiwalay na liham para sa bawat isa sa kanila.

Wika ng pagsulat

Ang istilo ng pagsusulatan sa negosyo ay "magaan" na opisyal na negosyo. Posible at kinakailangan na i-standardize ang mga parirala, gumamit ng ilang mga cliches at mga selyo, ngunit hindi inirerekomenda na dalhin ang lahat ng ito sa dry clericality. Ang "buhay" na wika ay palaging madaling nakikita at paborable. Siyempre, ang nakasulat na pananalita sa negosyo ay dapat sumunod sa mga pamantayan ng kagandahang-asal (na tatalakayin sa ibaba), ngunit ang kakanyahan ng isyu ay dapat na nakasaad nang malinaw at maigsi.

Ilang praktikal na tip:

gamitin simpleng salita: Ang mga terminong "Smart" ay hindi gaanong nakikita at kadalasang nakakainis sa isang tao na napipilitang basahin at intindihin ang mga ito;
gumamit ng mga pandiwa nang mas madalas at mas kaunting mga pang-uri;
huwag ikalat ang iyong mga saloobin sa kahabaan ng puno - mga detalye lamang at sa loob lamang ng balangkas ng isang naibigay na paksa, nang walang maraming mga detalye at hindi gaanong mahahalagang detalye;
iwasan ang mahabang pahayag, kung maaari, huwag gumamit ng mga participle at pang-abay na liko;
isulat ang partikular na: iba't ibang "tungkol dito", "sila / siya / siya" ay hindi pinapayagan;
maiwasan ang mga lohikal na hindi pagkakapare-pareho at biglaang paglipat mula sa isang semantic block patungo sa isa pa;
suriin ang lahat ng nakasulat sa pamamagitan ng tainga: mga pagkakamali sa pagsasalita ay matatagpuan sa halos bawat hindi na-edit na teksto.

Ang isa sa mga pangunahing patakaran para sa pagsulat ng mga liham ng negosyo ay nagsasabi: ang mensahe ay dapat na literate at stylistically verified.

Mga tampok ng pagtugon sa addressee

Bilang isang tuntunin, ang addressee ay tinutugunan ng isang beses, sa simula ng liham. Magagawa ito sa tatlong paraan.

Kung nakikipag-usap ka sa isang tao sa unang pagkakataon (o kung ang isang purong opisyal na relasyon ay naitatag sa pagitan mo at ng addressee), dapat kang gumamit ng isang address na nagsasaad ng isang tiyak na distansya. Halimbawa: "Mahal na Ginoong Ivanov!"
Kung nakikipag-ugnayan ka sa isang tao na matagal mo nang pinagkakatiwalaan relasyon sa negosyo, mas mabuting tawagin siya sa kanyang unang pangalan at patronymic. Halimbawa: "mahal na Ekaterina Leonidovna!"
Kapag nakikipag-usap nang sama-sama, gamitin ang karaniwang pariralang "mga mahal na ginoo!"

Sa huling bahagi, kailangan mong gamitin ang tinatawag na pangwakas na parirala. Mayroon nang higit pang mga pagpipilian dito:

"Taos-puso sa iyo";
"SA Best wishes»;
"Inaasahan ang patuloy na pakikipagtulungan";
"Kami ay palaging natutuwa na magbigay sa iyo ng isang serbisyo";
atbp.

Sa madaling salita, ang pagpili huling parirala- isang bagay ng panlasa.

Etika sa pagsulat ng negosyo

Kahit na may takip na paghamak sa isang liham-pangkalakal ay hindi napapansin. Siyempre, sa kasong ito, hindi ka na makakaasa sa isang positibo o kahit na saloobin sa iyong sarili. Ang konklusyon ay halata: huwag magpadala sa mga emosyon at panatilihin ang iyong sarili sa loob ng mga limitasyon, kahit na ang addressee ay talagang nagagalit sa iyo. Laging bigyang pansin ang tono ng mensahe.

Ang partikular na pangangalaga ay dapat gawin upang gumuhit ng isang liham na naglalaman ng isang pagtanggi. Lubhang hindi makatwiran na simulan ang gayong mensahe sa isang kategoryang "hindi" sa isang anyo o iba pa - lilikha ito sa tao ng pakiramdam na ipinadala lamang siya. Subukan munang magbigay ng nakakumbinsi (hindi malayong) mga paliwanag. Ang pagkakaroon ng maikling sinabi ang mga dahilan para sa pagtanggi, ang isa ay dapat na maayos na magpatuloy sa pahayag nito. Sa kasong ito, maaari mong gamitin ang mga sumusunod na formulations:

"Sa kasamaang palad, wala kaming nakikitang pagkakataon upang matugunan ang iyong kahilingan";
"Ang iyong kahilingan ay hindi maaaring pagbigyan para sa mga sumusunod na dahilan ...";
"Labis kaming humihingi ng paumanhin, ngunit napipilitan kaming tanggihan ang iyong alok."

Sa isip, kahit na bago bigyang-katwiran ang pagtanggi - sa pinakadulo simula ng liham - dapat mong saglit na ulitin ang kahilingan ng addressee. Mauunawaan niya na maingat mong basahin ang kanyang kahilingan o panukala, at tiyak na pahahalagahan niya ito. Marahil sa hinaharap ay magtutulungan ka pa rin - bakit agad na i-broadcast ang negatibo at takutin ang tao sa labis na kalupitan?

Huwag kailanman pumunta sa kabilang sukdulan. Ang pambobola at maraming katiyakan ng taos-pusong disposisyon ay malinaw na mga palatandaan ng kawalan ng katapatan. Ang kawalan ng katapatan, sa kabilang banda, ay palaging nagdudulot ng pagtanggi.

Pagbubuo ng mga email

Luma na ang mga mensahe sa papel. Siyempre, ang mga sulat na "papel" ay hindi kailanman ganap na mawawala, ngunit sa loob ng ilang taon ang mga titik na nakasulat sa mga klasikong anyo ay magiging isang pambihira. Ang mga negosasyon ay lalong isinasagawa sa elektronikong paraan. Ang modernong negosyante ngayon ay nagpapadala ng maraming beses na mas maraming liham sa pamamagitan ng koreo kaysa sa pamamagitan ng regular na koreo.

Ang mga liham na pangnegosyo na ipinadala sa pamamagitan ng e-mail ay isinusulat ayon sa parehong pangkalahatang tuntunin. Mga kinakailangan para sa wika, estilo at tono, pagsunod sa mga pamantayan ng kagandahang-asal - lahat ng mga ipinag-uutos na elementong ito ay hindi nagbabago. Gayunpaman, ang mga elektronikong mensahe ay may sariling mga partikular na tampok.

Siguraduhin na ang iyong pag-login ay mukhang solid, o hindi bababa sa sapat. [email protected]- OK, [email protected]- mahina.
Napakahalaga na laging punan ang field ng Paksa. Depende sa linyang ito kung bubuksan ng tao ang mensaheng dumating. Kung sumusulat ka sa isang taong hindi mo kilala, subukang mabuti at makabuo ng isang kawili-wiling headline. Ngunit huwag lumampas ito - mga paksa tulad ng “Apurahan !!! Espesyal na alok, buksan mo na!" sanhi lamang ng pagnanais na mabilis na mag-click sa icon ng basket sa itaas. Ang pamagat ay dapat na 3-5 salita ang haba at sumasalamin sa nilalaman ng mensahe.
Kung hindi ka pamilyar sa addressee, maikling balangkasin kung sino ka, kung paano mo natutunan ang tungkol sa kanya. Kung wala itong kinakailangang pagpapakilala, ang mensahe ay maaaring mapagkamalang spam at agad na matanggal.
Huwag paganahin ang panipi sa mga setting - hayaan ang nakaraang sulat na ipakita sa ibaba, sa ilalim ng hiwa.
Ang pagbabasa mula sa isang screen ay isang kahina-hinala na kasiyahan. Ang isang papel na liham ay maaaring kunin sa kamay, at sa kadahilanang ito lamang ito ay nakikita sa isang walang malay na antas na mas seryoso kaysa sa isang elektroniko. Isaalang-alang ito.
Kung mas maikli ang mensaheng email, mas mabilis itong sasagutin.
Gumamit lamang ng mga karaniwang font.
Huwag gamitin nang labis ang pag-highlight ng teksto - sa pinakamaraming bagay mahahalagang puntos maaari kang gumamit ng "bold", ngunit hindi katanggap-tanggap ang paggamit ng iba't ibang kulay.
Walang sumbrero. Hindi kailanman. Kahit sa mga subheadings. Ang parehong naaangkop para sa mga duplicate na punctuation mark.
Hatiin ang teksto sa mga talata na may puwang sa pagitan ng mga ito (mag-iwan lamang ng blangkong linya).
Maaari kang mag-attach ng mga larawan o text file sa iyong email. Mga karagdagang materyales at mga paglilinaw, komento, pinalawak detalyadong paglalarawan- lahat ng ito ay dapat nasa mga nakalakip na file, ngunit hindi sa katawan ng liham.
Sa pakikipag-ugnayan sa negosyo sa mga taong nakatagpo ka ng mapagkakatiwalaang relasyon (pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga pinagkakatiwalaang kasosyo, maaasahang kontratista), maaari kang gumamit ng mga emoticon paminsan-minsan. Makakatulong ito na "pasiglahin" ang komunikasyon - ang mga ngiti sa screen (kahit sa isang mensahe ng negosyo) ay lubos na nakikitang positibo. Siyempre, hindi sila maaaring gamitin sa mga "papel" na mga titik.
Tiyaking pumirma. Sa mga email, karaniwan itong binubuo ng 3-6 na linya at kasama ang pangalan at apelyido ng nagpadala, posisyon, pangalan ng kumpanya, address ng website at numero ng telepono ng contact.

Halimbawa ng lagda:

Taos-puso,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Nag-aalok kami sa iyo ng isang sample ng isang liham ng negosyo.

Summing up

Bagama't ito ay medyo prangka, ang mga halimbawa ng mahusay na pagkakasulat ng mga liham pangnegosyo ay hindi marami. Regular na nalilito ang mga negosyante sa disenyo, gumamit ng hindi ganap na tamang mga address at nakakalimutan ang tungkol sa mahahalagang nuances.

Narito ang ilan sa mga pangunahing tampok ng magagandang mensahe ng negosyo:

objectivity;
kaiklian (ito ay kanais-nais na ang liham ay sumasakop ng hindi hihigit sa isang pahina);
neutral na tono ng pagtatanghal;
kakulangan ng pangangatwiran, pagsasalaysay, labis na detalye;
kakulangan ng emosyonal na pagtatasa;
malinaw na lohikal na relasyon sa pagitan ng mga bahagi ng teksto at mga indibidwal na parirala.

Ito ay isang uri ng checklist kung saan maaari mong suriin sa simula. Pagkatapos ng daan-daang nakasulat at ipinadalang mga mensahe ng negosyo, mawawala ang pangangailangan para dito. Huwag balewalain ang mga patakaran sa itaas at tandaan: "pumped up" na kasanayan ng mga sulat sa negosyo ay makabuluhang pinatataas ang iyong reputasyon at, nang naaayon, ang imahe ng kumpanya.

GOST 7.0.8-2013 "System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Gawain sa opisina at pag-archive. Ang mga termino at kahulugan ay "pinagsama-sama ang mga pangunahing kahulugan ng mga konsepto, na higit pa naming gagamitin:

patutunguhan- variable na naglalaman ng impormasyon tungkol sa tatanggap ng dokumento;
mga detalye ng dokumento- isang elemento ng disenyo ng dokumento.

Bukod pa rito, kailangan mong bigyang pansin ang bagong termino katangian, na aktibong ginagamit kapag nagtatrabaho sa elektronikong pang-agham at teknikal na dokumentasyon at itinuturing na obligado sangkap props dokumento. Ang mga patakaran para sa pagpaparehistro ng variable na "addressee", na itinatag ng GOST R 6.30-2003, ay nagbibigay para sa iba't ibang mga pagpipilian disenyo nito - sa kanila ang mga pangunahing katangian ng variable na "addressee" ay o hindi pormal sa iba't ibang paraan.

Sa wakas, ang termino patutunguhan kailangang maiiba sa hindi napapanahong konsepto addressee, na gayunpaman ay binanggit sa apendiks sa Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan (naaprubahan ng atas ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477) sa kahulugan may-akda, ibig sabihin. nagpadala ng dokumento(at higit sa lahat mga titik).

Dahil ang sulat ay karaniwang sumasakop ng higit sa 80% sa dami ng sirkulasyon ng dokumento ng mga organisasyon, isasaalang-alang namin ang mga patakaran para sa pagpuno ng variable na "addressee" gamit ang halimbawa ng mga opisyal na liham ng serbisyo, na iginuhit sa papel na form at ipinadala sa tatanggap pangunahin sa pamamagitan ng koreo.

Sa proseso ng pagsusulatan, dapat isaalang-alang ng mga tagapamahala, empleyado at opisina ng organisasyon ang mga sumusunod na salik:

teknolohiya, na nangangahulugan na ang organisasyon ay magpapadala ng sulat nito sa pamamagitan ng mga post office o gumagamit ng mga serbisyo ng mga kumpanyang naghahatid ng sulat. Ang mga kumpanyang ito at ang Russian Post ay kumikilos bilang mga independiyenteng ikatlong partido sa proseso ng paghahatid. Kapag bumubuo ng isang liham, kailangan mong isaalang-alang kung paano ito ipapasa, iimpake, na ang pagkakasunud-sunod at pagkakasunud-sunod ng pagpaparehistro ng mga katangian ng postal address ay itinatag ng Mga Panuntunan para sa pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo, na inaprubahan ng mga utos ng Pamahalaan ng Russian Federation at pana-panahong na-update;
managerial mula noon ang liham ay maaaring magtala:
- isang tiyak na desisyon sa pamamahala, panukala, ulat o paghahabol - maaari itong ituro sa isang mas mataas na organisasyon o isang pantay na kasosyo, kliyente;
- binding order o normative legal act, na ipinapadala sa mga subordinate na organisasyon para sa pagpapatupad o para sa impormasyon.
  Iyon ay, ang layunin ng paglikha at ang nilalaman ng dokumento, ang lugar ng organisasyon ng may-akda sa sistema ng pamamahala at ang relasyon sa tatanggap ng liham ay nakakaapekto sa disenyo ng variable na "addressee". Bilang karagdagan, ang liham ay dapat ipadala sa punto (organisasyon, opisyal, espesyalista, istrukturang yunit) kung saan mayroong awtoridad na lutasin ang isyung nakasaad sa dokumento, sa wakas at sa punto. Kung mayroon kang ilang mga katanungan / mungkahi sa organisasyong ito na hindi naka-link sa isa't isa at ang solusyon ay nasa loob ng kakayahan iba't ibang tao pagkatapos ay mas mahusay na magsulat ng isang hiwalay na liham sa bawat "huling tatanggap". At kung hindi mo alam kung kanino nila "pipirmahan" ang iyong mga tanong, maaari mong sabihin ang mga ito sa isang liham na naka-address sa pangkalahatang direktor o upang tugunan ito sa kabuuan sa organisasyon;
salik ng kagandahang-asal- ang pangangailangan na sumunod sa mga tinatanggap na tuntunin ng pagiging magalang, na isinasaalang-alang tiyak na sitwasyon komunikasyon sa negosyo, katayuan at posisyon ng addressee (legal na entity o indibidwal, superior o subordinate na organisasyon, ang sulat ay ipinadala sa unang pagkakataon o sa isang permanenteng koresponden, atbp.).

letterhead ng organisasyon

Para sa pagsusulatan, halos bawat organisasyon ay bubuo at aprubahan ang sarili nitong letterhead. Ang komposisyon ng kanyang mga detalye at mga halimbawa ng disenyo ay matatagpuan:

sa GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles "(Figures B.2 - B.4) at
Mga rekomendasyong metodolohikal para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng sa pamamagitan ng utos ng Rosarkhiv na may petsang Disyembre 23, 2009 No. 76 (sugnay 3.3.1 na may mga annexes).
Ang mga organisasyon ay binibigyang pansin ang pagbuo ng letterhead at kahit na isama ito sa aklat ng estilo ng "corporate", na medyo patas, dahil siya ang "mukha" legal na entidad, ay bumubuo ng imahe ng may-akda ng liham at ang impresyon tungkol sa kanya. Ngunit hindi lamang ang kalidad ng papel at ang mga kulay ng pintura na ginamit sa paggawa ng letterhead. Ang buo at pinaikling pangalan ng organisasyon, organisasyonal at legal na anyo at subordination ay nakasaad sa form. Ang pinakamahalagang bagay ay upang matiyak na ang impormasyon tungkol sa may-akda, na ipinahiwatig dito, ay wastong na-format, listahan ng lahat ng mga paraan upang makipag-ugnayan sa may-akda... Sa panlabas na kapaligiran, ito ay nagbibigay ng mga palatandaan ng katatagan, kahandaan para sa mga contact, pagiging bukas at "kabaitan" ng organisasyon.

Ang lokasyon ng mga detalye sa form ay maaaring:

pahaba(tulad ng sa Halimbawa 1) alinman
angular:
- nakasentro(tulad ng sa Halimbawa 2) o
- bandila(ang mga katangian ay nasa parehong side zone, ngunit ang teksto ng bawat linya ay nagsisimula sa hangganan ng kaliwang margin).

Ang mga longitudinal at angular form ay may iba't ibang lokasyon para sa attribute na "addressee", ito ay ipinapahiwatig ng isang orange na punan (ihambing ang Mga Halimbawa 1 at 2).

Mga katangian ng variable na "addressee".

Bukod dito, ang sagot sa tanong na "Saan?" pagpaparehistro ng katangiang "postal address", itinuturing ng GOST na opsyonal... Kung magkasya ito, ang mga elemento nito ay nakasulat sa pagkakasunud-sunod na ibinigay ng Mga Panuntunan para sa pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo (ito ay itinatag Mga rekomendasyon sa pamamaraan sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, Appendix No. 11). Ang pagpahiwatig ng postal address sa sulat mismo ay nagiging maginhawa kapag gumagamit ng isang sobre na may isang window, kung saan ang lahat ng data tungkol sa addressee ay makikita (kanino at kung saan ang sulat ay dapat ihatid), at ang impormasyong ito ay hindi kailangang duplicate sa mano-mano ang sobre o sa pamamagitan ng pagdikit ng "mga label". Sa malaking dami ng sulat, ang pamamaraang ito ay makabuluhang nakakatipid ng oras at pera.

Kung ang liham ay tinutugunan katawan ng estado, lokal na self-government body, pinakamataas na awtoridad, parent organization, pagkatapos ay hindi pa rin ibinibigay ang katangiang "postal address" (ito ay ipinahiwatig lamang sa sobre). Tingnan ang Mga Halimbawa 3 at 4.

Kung mauuna ang sulat sa pinuno ng "superior organization" na ito, pagkatapos ay kasama ang pangalan ng organisasyon sa posisyon, tingnan ang Mga Halimbawa 5 at 6. Parehong nakasulat ang posisyon at buong pangalan sa kaso dati.

Halimbawa 1

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 2

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 3

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 4

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 5

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 6

I-collapse ang Palabas

Kung ang liham naka-address sa isang third party na katumbas o subordinate na organisasyon, kung gayon ang katangian ng "addressee" ng liham ay maaaring magsama ng postal address, na mas mahusay na ihiwalay mula sa pangalan ng organisasyon sa pamamagitan ng 1.5–2 line spacing at magsimula sa isang maliit na titik gaya ng inireseta ng GOST R 6.30-2003 (halimbawa , “kalye” o “atbp.”):

Halimbawa 7

I-collapse ang Palabas

Kung ang liham ay tinutugunan sa ulo organisasyon, pagkatapos ay kasama sa posisyon ang buong pangalan ng organisasyon na may indikasyon ng organisasyonal at legal na anyo:

Halimbawa 8

I-collapse ang Palabas

Kung ang liham ay naka-address sa pinuno ng isang organisasyon kung saan ang komunikasyon ay hindi natupad sa unang pagkakataon, pagkatapos ay mas mahusay na huwag ipahiwatig ang postal address.

Kung ang liham ay tinutugunan deputy head o iba pang opisyal (at hindi ang unang pinuno), pagkatapos ay pinapayagan ang mga opsyon (mayroon man o walang pagdaragdag ng postal address), at dapat mong bigyang pansin ang mga kaso, line spacing. Ang isang opisyal ay palaging tinutugunan sa kaso ng dative; kung ang pangalan ng organisasyon ay nahiwalay sa posisyon nito, kung gayon ito ay nakasulat sa nominative case:

Halimbawa 9

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 10

I-collapse ang Palabas

Kung ang liham ay tinutugunan istrukturang yunit ng organisasyon, pagkatapos ay sa kinakailangang "addressee" unang ipahiwatig ang pangalan ng organisasyon (pinahihintulutan ang itinatag na mga pagdadaglat), at pagkatapos lamang - ang yunit ng istruktura na ito sa nominative na kaso.

Ang line spacing sa Mga Halimbawa 7, 10 at 11 para sa paghihiwalay ng mga katangian ng variable na "addressee" ay kanais-nais na gawin upang mapabilis ang pagdama at paghihiwalay ng impormasyon ng tatanggap, ngunit hindi ito mahigpit na kinakailangan.

Halimbawa 11

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 12

I-collapse ang Palabas

Kung ang liham ay naka-address sa pinuno ng isang structural unit, ang pangalan ng organisasyon (sa nominative case) ay kasama sa addressee variable, at ang pangalan ng unit ay kasama sa buong pangalan ng posisyon sa dative kaso:

Halimbawa 13

I-collapse ang Palabas

Ang GOST R 6.30-2003 ay nagtatatag paraan ng pangkalahatang disenyo ng mga addressees kapag nagpapadala ng mga liham sa ilang mga homogenous na organisasyon o iilan mga yunit ng istruktura isang organisasyon. Ang pamamaraang ito ay kinabibilangan ng:

sa sulat mismo, ang disenyo ng pangkalahatang pangalan ng mga addressees;
karagdagang pagbalangkas isang hiwalay na mailing list, na kinabibilangan ng kanilang mga partikular na pangalan at postal address.

Halimbawa 14

I-collapse ang Palabas

Halimbawa 15

I-collapse ang Palabas

Tingnan ang artikulong "Paggawa ng mga sobre sa MS Word" upang matutunan kung paano i-customize ang iyong address ng nagpadala, mabilis na bumuo ng maraming sobre ayon sa isang naibigay na template at mailing list, palamutihan ang mga ito ng background o pattern (mga ideya para sa disenyo ng sobre bago ang Pebrero 23 at Marso 8 ay iminungkahi

Mailing List o Mailing List ay nabuo ng tagapagpatupad ng liham batay sa classifier ng mga organisasyon at ang kanilang mga address, na kadalasang naipon sa serbisyo ng pamamahala ng opisina bilang resulta ng mga pagpapatakbo ng pagpaparehistro ng dokumento (sa EDMS o sa Word, Excel na mga talahanayan). Ang bawat sobre, kung saan ang bawat kopya ng liham ay selyado, ay naglalaman ng tiyak na pangalan at address ng organisasyon alinsunod sa mailing list. Batay sa listahang ito, ang pag-print ng impormasyon sa mga sobre ay maaaring awtomatikong i-configure kahit sa pamamagitan ng Word.

Dapat pansinin na ang pamamaraang ito ay karaniwang ginagamit ng isang mas mataas na organisasyon kapag nagpapadala ng mga liham sa kanilang mga subordinate na katawan.

ngunit kung hindi hihigit sa 4 ang tatanggap ng isang liham, pagkatapos ang lahat ng mga addressee ay iginuhit sa mismong dokumento, pagkatapos ay magagawa mo nang walang mailing list (ang salitang "Kopyahin" ay hindi magkasya sa harap ng ika-2, ika-3 at ika-4 na addressee). Ang limitasyong ito sa bilang ng mga addressee sa isang liham ay itinatag ng GOST R 6.30-2003 at sentido komun. Ang pagtugon sa kasong ito ay ginawa sa kanang sulok sa itaas bilang isang listahan ng mga detalye ng addressee para sa bawat katawan / organisasyon, ngunit ang lahat ng mga kopya ng naturang sulat ay nilagdaan bilang mga orihinal, at ang bawat kopya ay selyado sa isang hiwalay na sobre kung saan ang katumbas na ang tiyak na postal address ay iginuhit.

Ang pamamaraang ito ng pagtugon ay maginhawang gamitin kapag kinakailangan upang ipaalam ang tungkol sa mga katotohanan ng mga paglabag, tungkol sa mga makabuluhang kaganapan, una sa lahat, mas mataas na antas, pagkontrol at mga katawan ng regulasyon. Magbibigay-daan ito sa lahat ng tatanggap na makita kung kanino pa ipinadala ang sulat.

Halimbawa 16

I-collapse ang Palabas

Kung ang isang liham ng parehong nilalaman (isang liham ng alok, halimbawa) ay kailangang ipadala sa ilang mga "independiyenteng" organisasyon, pagkatapos ay mas mahusay na ilabas ang bawat titik sa orihinal na katayuan, i.e. magpahiwatig ng indibidwal na addressee sa bawat isa. Bukod dito, ang mga numero ng pagpaparehistro para sa mga liham na ito ay magkakaiba.

Pagpaparehistro ng variable na "addressee" sa panahon ng pagpapanatili sulat sa mga indibidwal may sariling katangian. Ang unang katangian ay ang apelyido sa dative case, pagkatapos ay ang mga inisyal at pagkatapos ay ang postal address:

Halimbawa 17

I-collapse ang Palabas

Kapag tinutugunan ang isang liham sa isang opisyal na may indikasyon ng kanyang posisyon, ang mga inisyal ay iginuhit harap apelyido (tingnan ang Mga Halimbawa 9, 10, 13), dahil ang pangunahing pagkakakilanlan ng tatanggap ay isinasagawa sa pamamagitan ng pangalan ng posisyon. Kapag tinutugunan ang isang liham sa isang pribadong tao, ang kanyang mga inisyal ay ipinahiwatig sa likod mga apelyido (Halimbawa 17), dahil ang ating pagkakakilanlan bilang mga mamamayan ay pangunahing isinasagawa sa pamamagitan ng apelyido. Kapag nagdidisenyo ng apelyido at inisyal, pinaghihiwalay sila ng isang puwang, ang mga inisyal ay hindi pinaghihiwalay ng isang puwang, i.e. “I.I. Ivanov ", ngunit hindi" ako. I. Ivanov ".

Paano paikliin nang tama sa mga sulat sa negosyo dobleng pangalan at dobleng gitnang pangalan ng addressee, nakasulat na may gitling, halimbawa, Khozh-Akhmed Sultanovich, Halimat Abrek-Zaurovna? Tingnan ang sagot sa tanong na "Paano paikliin ang mga dobleng pangalan at dobleng patronymics ng addressee, na isinulat na may gitling, sa mga sulat sa negosyo? "

Upang hindi magkamali kapag tumutugon, sa mga website ng mga organisasyon kinakailangan upang malaman ang eksaktong mga address sa pag-mail, buong pangalan at pangalan ng mga posisyon ng mga tagapamahala, iba pang impormasyon na makakatulong ang pinakamahusay na paraan magtatag ng komunikasyon sa unang yugto ng pagdama ng dokumento. Maaari mong subukang kumuha ng naturang impormasyon mula sa kalihim, na nakuha mula sa mga dokumentong natanggap mula sa organisasyong ito.

Bigyang-pansin ang paggamit ng malaki at maliliit na titik sa mga pangalan ng mga organisasyon at posisyon. Ang mga pamantayan ng wikang Ruso ay nagmumungkahi ng pagsulat ng isang posisyon na may maliit na titik (maliit) na titik, ngunit ang isang tiyak na mataas na posisyon ay maaari ding isulat gamit ang isang malaking titik, kung ito ay ibinigay para sa mga nasasakupang dokumento at mga lokal na regulasyon ng organisasyon ng tatanggap. Bigyang-pansin ang mga subtleties na ito.

Ang etiquette factor

apela- isang pariralang may kondisyon na tuntunin ng magandang asal, isang pormula sa pagsasalita na nagpapahayag ng paggalang at isang mabait, magalang na saloobin sa kausap. Inirerekomenda na tapusin ito tandang padamdam, na nagbibigay-diin sa kahalagahan ng parehong tanong at ang apela sa taong ito.

Madalas sa pamamagitan ng pangalan at patronymic(Halimbawa 18), mas madalas - ayon sa posisyon(Halimbawa 20). Ang pangalawang opsyon ay mahigpit na negosyo sa kalikasan at ginagamit kapag nakikipag-ugnay sa isang taong may hawak na mataas na opisyal na posisyon sa mga katawan ng estado at munisipyo, isang malaking organisasyon. Kahit na mas madalas sa apelyido na walang inisyal(Halimbawa 19) - binibigyang-diin nito ang "distansya", ang pormalidad ng relasyon sa pagitan ng may-akda at ng addressee, sa halip ay tipikal para sa pakikipag-ugnayan sa isang pribadong tao.

Halimbawa 18

Pangalan-patronymic na address

I-minimize ang 20

Isa pang paraan lalo na magalang na saloobin sa addressee ay makikita sa "etiquette frame": "Mahal...." – "Na may malalim na paggalang,", na ginagamit kapag nakikipag-usap sa isang superyor na tao (tagapangulo ng lupon ng mga direktor, pinuno ng isang mas mataas na awtoridad o katawan ng pamamahala, atbp.), Pati na rin sa kaso ng pagpaparehistro ng pagbati, halimbawa, sa petsa ng anibersaryo.

apela "Mahal..." kahit na sa kaso ng pagbati mula sa addressee, dapat itong gamitin nang may pag-iingat, dahil v opisyal na relasyon pagkatapos ng lahat, dapat mayroong ilang distansya ng pamamahala.

apela "mahal" kasalukuyang itinuturing na lipas na, kalabisan - hindi kaugnay na pamantayan modernong istilo ng negosyo ng Ruso wikang pampanitikan.

Ang mga espesyal na alituntunin ng sirkulasyon ay unti-unting nabuo kapag nagtatrabaho sa mga apela ng mga mamamayan... Bilang tugon sa kanilang mga liham "pinakamahusay na kasanayan" mga ahensya ng gobyerno at inirerekomenda ng mga lokal na pamahalaan ang mga sumusunod na pormula sa pagsasalita:

Halimbawa 22

I-collapse ang Palabas

Ngunit anuman ang isyu na ibinangon sa apela ng mamamayan, mula sa sitwasyon (salungatan, reklamo o apela sa isang personal na isyu, sa unang pagkakataon o muli, atbp.), unibersal na pormula apela sa mga mamamayan ay isang address ayon sa pangalan at patronymic (tulad ng sa Halimbawa 18).

Maaaring sundin ng mga komersyal na organisasyon ang parehong mga alituntunin kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer at tumutugon sa mga reklamo.

16Apr

Kamusta! Sa artikulong ito, tatalakayin namin ang mga email ng negosyo.

Ngayon ay matututunan mo ang:

Bakit ang mga sulat sa negosyo ay hindi nawala ang kaugnayan nito;
Ano ang mga mga liham pangnegosyo at kung paano sila iginuhit;
Paano magsulat ng isang liham negosyo nang tama.

Ngayon sa labas ng aming mga bintana ay ang oras high tech at ang Internet. Ngunit ang mga sulat sa negosyo ay hindi nawala ang kahalagahan at kaugnayan nito, lumipat lamang ito sa ibang media. Bakit mahalagang makapag-compose at makapagsagawa ng mga liham-pangkalakal, pag-usapan natin ngayon.

Bakit kailangan mo ng sulat sa negosyo

Una sa lahat, ito ay isang pagkakataon upang makipagpalitan ng mga opinyon, mungkahi at saloobin sa mga empleyado o mga kasosyo sa negosyo. Sa tulong ng mga sulat, nagsasaad sila ng mga claim, kahilingan, linawin ang mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga kumpanya.

Ang mga sulat sa negosyo ay isa sa mga opisyal na uri.

Mga pagkakaiba sa pagitan ng mga liham pangnegosyo at iba pa

Ang mga pangunahing pagkakaiba ay ang mga sumusunod:

Estilistika ng pagtatanghal;
Bokabularyo na hindi nagpapahintulot ng matingkad na pagpapahayag ng mga damdamin;
Iginuhit sa opisyal na letterhead ng kumpanya;
Ang font ay hindi masyadong maliit, ngunit hindi rin malaki, habang pareho ang kabuuan ng teksto;
Bihirang kumuha ng higit sa 1 pahina;
Ang pagkakaroon ng isang mahigpit na chain ng serbisyo.

Mga uri ng liham pangkalakal

Ang lahat ng mga liham ng negosyo ay maaaring halos nahahati sa ilang mga grupo. Tatalakayin natin ang bawat isa nang mas detalyado at magbibigay ng maikling paglalarawan.

Mga email na hindi mo kailangang sagutin.

Liham ng garantiya;
Sinasamahan;
Pang-impormasyon;
Liham ng babala;
Liham ng paalala.

Mga liham kung saan kailangan ng sagot.

apela;
Alok;
Pagtatanong;
Pangangailangan;
Petisyon.

Mga liham na hindi pangkomersyal.

Liham ng paanyaya;
Mga liham ng pakikiramay;
Mga liham ng pasasalamat;
Mga liham na nagpapaalam tungkol sa isang bagay;
Mga liham na naglalaman ng mga rekomendasyon;
Mga liham ng garantiya;
Mga liham na nagpapatunay na ang mga kalakal ay natanggap, ang serbisyo ay ibinigay, at iba pa;
Mga liham ng pagbati sa iba't ibang okasyon;
Liham ng kahilingan;
Mga liham na may mga tagubilin;
Mga cover letter.

Mga komersyal na liham.

Karaniwang ginagamit ang mga ito bago pumasok sa isang kasunduan, gayundin sa panahon ng termino ng kasunduan.

Kabilang dito ang:

Mga liham na may mga sagot sa mga katanungan;
Direktang humiling;
- isang liham kung saan iminungkahi na kumpletuhin ang isang transaksyon o tapusin ang isang kasunduan;
Claim;
Paalala;
Isang liham na naglalaman ng babala tungkol sa pagwawakas ng mga kasunduan o ang pangangailangang tuparin ang mga obligasyon, atbp.

Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa pag-uuri ayon sa istraktura, mayroong 2 uri ng mga liham ng negosyo:

Naglalaman ng teksto ng may-akda at nakasulat sa malayang anyo;
Naipon ayon sa isang mahigpit na modelo.

Sa pamamagitan ng mga addressee.

Circular - isang liham na ipinadala sa maraming addressee;
Normal - ipinadala sa isang addressee sa ngalan ng isang tao;
Kolektibo - ipinadala sa isang addressee, ngunit mula sa ilang tao.

Gayundin, ang mga liham ay hinati ayon sa anyo kung saan sila ipinadala:

Ipinadala bilang isang fax message;
Ipinadala sa pamamagitan ng email;
Ang mga ipinadala sa mga regular na sobre.

May mga uri ng mga liham na, para sa mga etikal na kadahilanan, ay dapat na sulat-kamay sa halip na i-type. Nalalapat ito sa pakikiramay at pagbati.

Mga lihim ng tamang disenyo

Ang teksto ng liham ay nahahati sa panimula, pangunahin at huling bahagi. Sila ay lohikal na nauugnay sa isa't isa. Ang panimulang bahagi ay kinabibilangan ng mga pangyayari na humantong sa paglikha ng liham, at ang pangunahing bahagi ay ang nilalaman mismo. Sa huling bahagi, ang mga resulta ay summed up, na nagpapahayag ng kahilingan, pagtanggi, at iba pa.

Sa pangkalahatan, ang mga sulat sa negosyo sa lahat ng responsibilidad ay maaaring tawaging sining, dahil kinakailangan upang matutunan kung paano ito isagawa nang tama, bilang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan. Pagkatapos ng lahat, kadalasan ay iniisip lamang natin ang tungkol sa impormasyong ipinakita nang malinaw, at nalilimutan natin ang katotohanan na ang liham ay maaaring ituring na mukha ng kumpanya.

Stylistics.

Ang bawat liham ay pinananatili sa isang mahigpit na istilo ng negosyo, gamit ang ibig sabihin ng pananalita na tipikal para sa mga opisyal na dokumento.

Mga kinakailangan para sa paglalahad ng impormasyon.

Ang lahat ng impormasyon na nakapaloob sa liham ay ipinakita tulad ng sumusunod:

Naka-target, inilaan para sa isang partikular na tao;
Sa petsa ng pagsulat, ang lahat ng impormasyon ay dapat na kasalukuyan;
Maaasahan;
walang kinikilingan;
Nangangatuwiran;
Hangga't maaari, upang ang isang desisyon ay maaaring gawin batay dito.

Form.

Una sa lahat, ang liham ay iginuhit sa isang letterhead na corporate para sa kumpanya.

Para sa pagsusulat ng liham pangnegosyo, ginagamit ang mga A4 sheet;
Ang kaliwang margin ng letterhead ay dapat na hindi bababa sa 3 cm, dahil pagkatapos ng ilang oras ay ipapadala sila sa binder;
Ipahiwatig ang pangalan ng kumpanya, ang legal at aktwal na address nito, e-mail address;
Mas mainam na gamitin ang karaniwang font na Times New Roman, sukat na 12. Ito ang pinakamainam at madaling mabasa;
Pinapayagan na magdisenyo ng mga liham ng negosyo nang hindi gumagamit ng letterhead, pagkatapos ay kailangan mo pa ring magbigay ng impormasyon mula sa form.

Kung ang liham sa tanong tungkol sa mga pangunahing transaksyon na may kaugnayan sa pananalapi o kumpidensyal na impormasyon ibang kalikasan, magpadala ng mga naturang sulat sa pamamagitan ng fax o sa sa elektronikong pormat Hindi inirerekomenda. Mas mabuti ang lumang paraan, sa isang plain paper na sobre.

Pagnunumero.

Kung ang liham ay binubuo ng ilang mga pahina, kung gayon ang mga ito ay binibilang simula sa pangalawa. Ang mga numero ay inilalagay sa itaas na gitna sa Arabic numeral. Walang tuldok ang nakalagay sa tabi ng numero.

Dibisyon sa mga bahagi.

Nangangahulugan ito na hatiin ang liham sa mga talata. Ang teksto ay hindi dapat pumunta sa isang tuluy-tuloy na stream, kaya hindi ito makikita. Salamat sa paghahati sa mga talata, makikita mo kung saan nagtatapos ang isang pag-iisip at nagsisimula ang isa pa.

Availability ng mga pag-aayos.

Hindi kanais-nais na gumawa ng mga pagwawasto at typo, pati na rin ang mga pagbura. Ang liham ay dapat na binubuo ng tama, at ang teksto ay dapat na nai-type sa pagitan ng 1.5 - 2.

Ginamit na mga kinakailangan.

Ipahiwatig lamang namin ang mga pangunahing, dahil napag-usapan na namin ang mga ito nang kaunti nang mas maaga:

Kung ang negosyo ay pag-aari ng estado, ang Emblem ng Russian Federation ay ginagamit. Ito ay matatagpuan sa gitna ng opisyal na letterhead;
Buong pangalan ng kumpanya;
Fax at mga numero ng telepono;
Numero ng account sa bangko;
Addressee - bukod dito, ang pangalan ng addressee na kumpanya ay ginagamit sa nominative case, upang ipahiwatig ang posisyon at apelyido ng tatanggap, gamitin ang dative case;
Kung ang addressee ay may akademikong degree o titulo, ipahiwatig ito bago ang apelyido ng tao;
Ang anumang props ay nakasulat sa isang bagong linya at may malaking titik.

Liham ng negosyo pagkatapos ng pulong

Nagkaroon ka ng isang pagpupulong sa negosyo, isang tiyak na pag-asam ay nakabalangkas para sa. Kung paano ipapakita ito sa isang liham ay tatalakayin pa.

Una sa lahat, sa simula ng liham, sumangguni sa petsa at oras ng iyong pakikipag-usap sa isang potensyal na kasosyo, kahit na ilang araw na ang lumipas mula noong pulong.
Iwasan ang mga pagkakamali o masyadong kumplikadong mga parirala: isulat ang liham na maikli at malinaw, ngunit upang ang tatanggap ay may pagnanais na basahin ito.
Banggitin kung tungkol saan ang usapan. Halimbawa: " Napag-usapan namin kung magkano ang halaga ng isang Venetian-style na plorera."
Hikayatin ang tatanggap ng email na ipahayag ang kanilang mga pananaw sa paksa ng pulong.
Tukuyin ang oras kung kailan maaari kang makipag-usap sa pamamagitan ng telepono o makipagkita nang personal.
Sabihin sa tatanggap na naghihintay ka para sa pakikipagtulungan sa kanya: " Umaasa para sa karagdagang relasyon sa negosyo sa iyo«.
Tapusin ang liham sa sumusunod o katulad na parirala: “ Best wishes sa iyo...».

Mga elektronikong liham ng negosyo

Imposibleng balewalain ang mga kinakailangan para sa kanilang pagpaparehistro, dahil ngayon parami nang parami ang mga liham na inisyu sa elektronikong anyo kaysa sa papel na anyo. Lahat ng parehong, ang ika-21 siglo ay nasa bakuran.

Maghanda ng email business letter mahirap na trabaho ay hindi katumbas ng halaga, ang mga kinakailangan sa disenyo ay kapareho ng mga tradisyonal na titik. Ang tanging bagay lang ay ang naturang liham ay dapat laging may pamagat (o linya ng paksa) upang hindi ito basta-basta mawala sa daloy ng dokumentasyon.

Bilang karagdagan, kapag ang naturang liham ay sinagot, mas mahusay na huwag baguhin ang paksa ng liham, upang mabilis mong maunawaan kung ano ang nakataya kung makatanggap ka ng maraming mga email.

Gayundin, huwag gumamit ng ultra-modernong software kapag nagdidisenyo ng mga attachment sa naturang mga titik, ito ay malayo sa katotohanan na ang iyong addressee ay pareho. Kung wala ito, hindi magbubukas ang sulat.

Huwag gumamit ng mga emoticon kapag nagsusulat ng liham pangnegosyo sa elektronikong paraan. Mahusay ang teknolohiya, ngunit gumamit ng wikang pangnegosyo kapag nagsusulat.

Gaano katagal bago tumugon sa liham?

Kung ang liham ay kabilang sa kategoryang nangangailangan ng tugon, kung kailan ang tutugon ay depende sa impormasyong nakapaloob sa liham:

Kung nakatanggap ka ng kahilingan, sa loob ng susunod na tatlong araw mula sa petsa ng pagtanggap, kumpirmahin na natanggap na ito. At ang huling sagot ay maaaring ibigay sa loob ng isang buwan;
Kung ito ay tungkol sa pakikiramay, maaari itong ipadala sa loob ng sampung araw pagkatapos mangyari ang malungkot na pangyayari;
Pinapayagan na magpadala ng pagbati sa loob ng 8 araw mula sa sandaling nalaman mo ang tungkol sa solemne na petsa;
Kung pag-uusapan natin ang tungkol sa mga pangkalahatang tuntunin masarap, pagkatapos ay mas mahusay na tumugon sa mga email sa loob ng pitong araw.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo: sa simpleng wika tungkol sa mahirap

Pagkilala sa pagitan ng liham pangnegosyo at personal na liham. Napag-usapan na natin ang higit sa isang beses ngayon tungkol sa kung ano ang mga pagkakaibang ito, hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa mga ito. Ngayon tingnan natin ang pagbuo ng isang liham sa mga yugto.

Stage 1. Ipinapahiwatig namin ang addressee.

Sa kanang sulok sa itaas ng form, isulat ang apelyido, inisyal at posisyon ng taong pinagtutuunan natin ng liham. Kung ang addressee ay isang organisasyon, ipinapahiwatig namin ang legal na address nito.

Stage 2. apela.

Inilalagay namin ito sa gitna ng form. Isinasagawa ito sa isang magalang na paraan, nang walang mga pagdadaglat at blots.

Halimbawa: Mahal (pangalan, patronymic)! Gayundin, ang address sa addressee ay maaaring isagawa na may indikasyon ng kanyang posisyon. Ngunit kapag tinutukoy mo ang isang tao sa pamamagitan ng pangalan, binabawasan nito ang sikolohikal na stress, nagpapahiwatig na ang relasyon sa negosyo ay matatag at maayos.

Stage 3. Pahayag ng layunin.

Ipaliwanag ang layunin ng liham, ang kakanyahan nito at mga pangunahing punto. Ang bahaging ito ay ang pangunahing isa. Sumulat tungkol sa kung ano ang gusto mong sabihin, kung ano ang dahilan para sa apela. Ngunit huwag kalimutan ang pormal at neutral na istilo.

Stage 4. Paggawa ng mga mungkahi, rekomendasyon.

Halos anumang liham pangnegosyo ay nagpapahiwatig na ang addressee ay tutugon dito. Karaniwan, ang mga liham na nagbibigay-kaalaman lamang ay hindi nangangailangan nito. Samakatuwid, hindi lamang ilarawan ang problema, ngunit magmungkahi din kung paano mo ito malulutas.

Kung nagrereklamo ka, humingi ng ilang mga hakbang, kung nag-aalok ka na makipagtulungan, sabihin sa amin kung anong mga opsyon ang available.

Sa madaling salita, dapat makita ng taong tumatanggap ng liham na hindi lamang nila gusto ang isang bagay mula sa kanya, ngunit nauunawaan din kung paano ito magagawa.

Paano tapusin ang isang liham ng negosyo

Ang isang liham pangnegosyo ay dapat na maisulat nang perpekto. Kung ang mga tuntunin ng pagsulat ay hindi sinusunod, maaari itong negatibong makaapekto sa reputasyon ng kumpanya sa kabuuan. Samakatuwid, ipinapanukala namin ngayon na tumira nang mas detalyado sa disenyo ng huling bahagi ng isang liham ng negosyo.

Sa dulo ng liham, ibuod ang lahat ng sinabi kanina. Ngunit hindi ito nagkakahalaga ng pagpapalawak ng mga konklusyon sa 10 pangungusap, gayunpaman, ang kaiklian at laconism ay pinahahalagahan sa mga liham ng negosyo. Mas mahusay na limitahan ang iyong sarili sa mga simpleng parirala.

Maglalagay kami ng 2 tagapagpahiwatig sa batayan ng pagtatapos: dapat itong maging magalang at tama hangga't maaari. Mayroong iba't ibang mga pagpipilian para sa kung paano itayo ito.

Narito ang ilang halimbawa:

Salamat sa iyong atensyon o tulong: Salamat! (Hayaan akong magpasalamat sa iyo ...);
Ipahayag ang pag-asa para sa hinaharap: Inaasahan namin ang kapwa kapaki-pakinabang na kooperasyon (Umaasa kaming makatanggap ng sagot sa malapit na hinaharap ...);
Maaari kang bumuo ng isang parirala upang tiyakin sa addressee ng isang bagay: Natutuwa kaming makipagtulungan sa iyo;
Gumawa ng isang kahilingan: Hinihiling namin sa iyo na ipaalam sa amin ang tungkol sa mga resulta;
Paumanhin sa abala: Humihingi ako ng paumanhin para sa hindi inaasahang pagkaantala sa pagbabayad para sa materyal.

Paano magpaalam sa addressee.

Sa kabila ng katotohanan na ang sulat ay opisyal, maaari kang magpaalam sa iba't ibang paraan.

Narito ang ilang mga pagpipilian:

Tapat sa iyo ...;
Nais kang tagumpay ...;
Best wishes…

Nilagay namin ng tama ang pirma.

Kapag pumirma ng isang liham, isama ang iyong titulo, pangalan at apelyido. Kapag may pag-aalinlangan tungkol sa pagiging angkop ng isang parirala tulad ng: “ Taos-puso ka" - wag mo lang gamitin.

Maaari mong ipahiwatig sa lagda ang iyong mga contact, karagdagang numero ng telepono o email address, sa ganitong paraan ipinapakita mo sa tatanggap na handa kang makipag-ugnayan at makipagtulungan sa kanya.

Sa susunod na bahagi ng aming artikulo, nais kong pag-usapan ang tungkol sa mga liham pangnegosyo sa Ingles.

Mga liham pangnegosyo sa Ingles

Walang regulated form ng pagguhit ng mga naturang sulat. Ang lahat ay depende sa layunin ng liham at kung sino ang addressee. Narito ang ilang mabilis na patnubay para sa pagbalangkas.

Petsa ng pagsulat.

Kung sumulat tayo sa USA, pagkatapos ay sa indikasyon ng petsa ay inuuna natin ang buwan, pagkatapos ay ang araw, at pagkatapos lamang ang taon. Kung sa UK, ang petsa ay ipinasok tulad ng sa Russian Federation. Sa kasong ito, isulat ang buwan sa mga titik, iwasan ang pagkalito.

Mga detalye ng tatanggap.

Kung sumulat ka sa isang lalaki, makipag-ugnayan dito: Mr (ilagay ang iyong apelyido);
Kung ang isang babae na may asawa: Mrs (ilagay ang iyong apelyido);
Sa isang babaeng walang asawa: Miss (ilagay ang iyong apelyido);
Kung hindi mo alam ang katayuan ng isang babae: Ms (insert your last name).

Indikasyon ng address.

Ang order ay kabaligtaran ng pinagtibay sa Russian Federation: opisina, numero ng bahay, pangalan ng kalye, zip code, pangalan ng estado (kung sumulat kami sa USA), pangalan ng county at pangalan ng bansa (kung sumulat kami sa Great Britain).

Paano makipag-ugnayan sa tatanggap.

Mga karaniwang tawag:

Mahal na ginang;
Mahal na ginoo;
Mahal na ginoo o ginang;
Mahal na Gng;
mahal.

Pagkatapos mag-address, maglagay ng kuwit (kung sumusulat kami sa UK) o colon (kung nasa United States). Tandang padamdam hindi tinatanggap ang ilagay.

Paksa.

Siguraduhing ipahiwatig ang paksa ng liham, gayundin sa Russian Federation.

Pangunahing teksto.

Hatiin ito sa mga talata. O isulat ang bawat pangungusap sa isang bagong linya.

Paano magpaalam.

Halimbawa, tulad nito: " Salamat sa tulong, nananatili kaming tunay na Iyo"- Salamat, tapat sa iyo ... kahit na maaaring hindi gaanong pormal.

Pagrehistro ng lagda.

Inilalagay namin ang pirma sa ilalim ng talata na may paghihiwalay, ipahiwatig ang aming apelyido at unang pangalan, pangalan ng kumpanya at posisyon.

Disenyo ng aplikasyon.

Kung nag-a-attach ka ng anumang mga dokumento, ipahiwatig ito sa dulo ng liham: " Enc." at ilista ang mga aplikasyon.

Ano ang isusulat gamit ang malaking titik.

Mga apelyido at inisyal;
Mga pangalan ng kumpanya;
Mga pangalan ng lungsod, estado, at iba pa;
Anumang mga salita na nagpapahiwatig ng posisyon na hawak;
Mga unang salita sa paghihiwalay;
Mga panimulang address.

Bago tapusin ang pag-uusap, narito ang mga halimbawa ng mga liham pangnegosyo sa Russian at English.

Mga halimbawa ng mga liham ng negosyo sa Russian at English

Konklusyon

Sa kabuuan, nais kong sabihin na ang isang liham ng negosyo ay isang kasangkapan para sa komunikasyon sa anumang larangan ng aktibidad. Kung tama ang pagkakasulat, tiyak na ipapakita nito ang iyong kumpanya sa positibong paraan.

Sa kabilang banda, ang isang liham na nakasulat nang pabaya, na may mga pagkakamali ay maaaring sirain ang pinaka promising na negosyo... Isulat nang tama ang iyong mga liham, at sinubukan naming sabihin sa iyo kung paano ito gagawin.