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Quem é responsável pelo pessoal da empresa

A tabela de pessoal (ShR) é um dos principais documentos usados ​​para pagar o pessoal recrutado e manter os registros contábeis da empresa. Além disso, o SHR é indispensável no trabalho de escritório de pessoal. Portanto, a resposta à pergunta de quem elabora o quadro de pessoal na empresa depende da escala e estrutura organizacional empreendimentos.

O preenchimento e manutenção do SHR podem ser atribuídos a:

• ao inspetor do departamento de pessoal, se estiver funcionando, ou ao funcionário encarregado de manter os registros de pessoal (este último pode ser advogado, secretário, gerente de escritório etc.);
• contador-chefe ou tesoureiro, quando tal unidade for criada;
• CEO da empresa quando Contador chefe não no quadro de funcionários da empresa.

No primeiro caso, todos os 3 elos participam da adoção do cronograma (o oficial de pessoal o elabora, o contador-chefe o verifica e endossa, o gerente aprova emitindo a ordem apropriada). Neste último caso, todas as ações são realizadas diretamente pelo chefe da pessoa jurídica.

Com que frequência você precisa preencher a tabela de pessoal

Quando perguntado com que frequência é necessário elaborar um quadro de pessoal, deve-se responder que o cronograma é elaborado uma vez e é ajustado conforme necessário. O SHR inicial é compilado quando o empreendimento é criado e a gestão é determinada com o número de funcionários de diversos cargos e especialidades necessários ao seu funcionamento. Por conveniência, procuram correlacionar esse momento com o início do ano civil ou o primeiro dia do mês para evitar problemas com a folha de pagamento.

Ao alterar os dados do SR, é necessário alinhá-los com eles, fazendo alterações. Para saber como fazer isso corretamente, leia nosso artigo Como fazer alterações na equipe? .

Como fazer uma tabela de pessoal: fazemos um exemplo para 2018 - 2019

Muitas vezes, os chefes de pequenas pessoas jurídicas se perguntam: como preencher a tabela de pessoal e onde posso ver uma amostra de seu design? Nesta seção, mostraremos como fazer uma tabela de pessoal corretamente.

Existe um formulário SHR unificado (formulário T-3, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística de 01/05/2004 nº 1), porém, a partir de 01/01/2013, dia em que a Lei "Sobre Contabilidade" datada 12/06/2011 n.º 402-FZ entra em vigor, não é necessário aplicar este formulário. Você pode criar seu próprio modelo.

Vamos analisar uma amostra de preenchimento da tabela de pessoal usando o exemplo de um formulário aprovado. Recomenda-se escrever nele:

1. Dados comuns:
   • Nome da empresa;
   • número e data de inscrição, prazo de validade do quadro de pessoal;
   • detalhes da ordem pela qual o documento é aprovado.
2. A programação em si está em forma de tabela com as seguintes colunas:
   • o nome da unidade estrutural e seu código (se houver);
   • o nome das especialidades e cargos necessários;
   • o número de unidades de pessoal, podendo o número ser inteiro (1, 2) ou fracionário (0,5 ou 0,25), quando não for necessária a presença de um ou outro funcionário durante toda a jornada de trabalho;
   • salário oficial;
   • subsídios (se houver);
   • o valor dos pagamentos para cada cargo e toda a empresa (determinado pela soma do salário e subsídios para cada cargo e multiplicado pelo número de cargos).
3. Assinaturas:
   • inspetor do departamento de pessoal (chefe do departamento, se houver);
   • o contabilista-chefe ou a pessoa que exerce as suas funções na empresa.

Um exemplo de preenchimento da tabela de pessoal pode ser baixado no link: Uma amostra de preenchimento da tabela de pessoal para 2018 - 2019.

Vimos como elaborar uma tabela de pessoal. Para elaborar este documento, você pode usar o formulário aprovado ou redigi-lo de qualquer forma. A partir do SR você pode aprender sobre a estrutura da empresa, o número de funcionários e o valor mensal Dinheiro obrigados a pagar os funcionários.

Agendamento de equipe >>>

Assinatura e aprovação de pessoal >>>

Períodos de contratação >>>

Fazendo alterações na equipe >>>

Envio de pessoal aos órgãos de fiscalização >>>

Extraído da lista de funcionários >>>

CRONOGRAMA DE FUNCIONÁRIOS. CONCEITO

O quadro de pessoal é um documento organizacional e administrativo no qual se estabelece a estrutura, o quadro de pessoal e a dimensão da organização, uma lista de cargos, profissões que indicam qualificações e salários, bem como eventuais subsídios para cada um dos cargos.

1. Formulário de recrutamento

Para a conveniência de elaborar um quadro de pessoal por uma pessoa jurídica ou Individual, sendo um empresário individual, é fornecido um formulário unificado N T-3 (aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa "Na aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para contabilidade de trabalho e seu pagamento" de 01/ 05/2004 N 1). Este formulário não é obrigatório para uso, mas é apenas uma recomendação. Apesar disso, é recomendável usar este formulário em seu trabalho, pois contém todos os detalhes necessários.

Deve-se ter em mente que muitas organizações que exercem funções de supervisão e controle (por exemplo, a inspeção do trabalho ou o judiciário), durante as inspeções ou solicitações, exigem a apresentação de um quadro de pessoal (cláusula 91 das Diretrizes sobre o procedimento de nomeação , realizando inspeções documentais no local de segurados no seguro social obrigatório e tomando medidas com base em seus resultados, aprovados pelo Decreto do FSS da Federação Russa de 07.04.2008 N 81).

Ao realizar verificações documentais por autoridades territoriais fundo de pensão A Federação Russa também pode solicitar o fornecimento de uma tabela de pessoal ( Diretrizes sobre a organização e realização de verificação documental da confiabilidade das informações individuais apresentadas pelos segurados sobre o tempo de serviço e ganhos (remuneração), renda dos segurados no sistema de seguro de pensão estatal (aprovado por Resolução do Conselho do Fundo de Pensões da Rússia Federação de 30.01.2002 N 11p)).

Além dos órgãos listados, as inspeções fiscais geralmente incluem na lista de documentos necessários para uma auditoria abrangente, a lista de funcionários como um documento que confirma a aplicação dos benefícios fiscais.

Além disso, a tabela de pessoal serve como um documento que resume os dados sobre os custos da folha de pagamento, bem como o número de funcionários na organização.

Os formulários unificados, incluindo o formulário N T-3, aplicam-se a todas as organizações, independentemente de sua forma organizacional e jurídica. A exceção são os formulários para registro de horas de trabalho e acordos com pessoal para salários, que não são usados ​​no trabalho das instituições orçamentárias.

1.1. Indicação na lista de funcionários de cargos de freelancers >>>

2. O procedimento para inserir informações na lista de funcionários >>>

3. Pessoal das filiais >>>

A tabela de pessoal pode ser elaborada por qualquer funcionário encarregado de tal função (chefe da organização, diretor de pessoal, contador). Antes de compilá-lo, é necessário determinar a estrutura geral da organização para a posterior distribuição de recursos humanos e materiais, dependendo da direção da atividade e dos propósitos para os quais a organização foi criada.

Em algumas organizações, costuma-se descrever em primeiro lugar a estrutura da organização sem especificar salários e um número específico de cargos, na forma de uma tabela que indica todas as divisões propostas e sua subordinação, e com base nas quais o próprio pessoal é compilado.

No entanto, a estrutura da empresa não é um documento obrigatório e só pode ser considerado como auxiliar.

De acordo com as Diretrizes para uso e preenchimento de formulários de documentação primária na coluna 5 salário mensal empregado à taxa de tarifa (salário) é aposta em rublos. Na medida em que remuneração os trabalhadores que recebem um salário por hora dependem da quantidade de tempo trabalhado; eles não têm um salário fixo como tal. Portanto, não é possível preencher corretamente a tabela de pessoal para esses funcionários.

Nesta situação, recomendamos a coluna 5 "Taxa tarifária (salário), etc., esfregue". e coluna 9 "Total por mês, esfregue". não preencha, mas na coluna 10 "Notas" indique: "Pagamento à tarifa horária" e dê um link para o documento interno que regula o valor da remuneração (por exemplo, o regulamento sobre a remuneração dos funcionários da organização) .

2. Aprovação de pessoal >>>

2.1. Carimbando na lista de funcionários >>>

3. Familiarização dos funcionários com o quadro de pessoal >>>

4. Prazos para aprovação do quadro de pessoal >>>

1. Pessoas que assinam a tabela de pessoal

Para correspondência sobre o desenvolvimento e alteração de quadros de pessoal - 3 anos (artigo 73.º).

ACORDO REGULAR

O arranjo de pessoal (substituição de pessoal, lista de pessoal) é usado no trabalho de uma pessoa que conduz o trabalho de pessoal em uma organização. A forma deste documento não está legalmente estabelecida e é desenvolvida, via de regra, com base no formulário N T-3 com a adição de uma coluna na qual são inseridos os sobrenomes, nomes, patronímicos de funcionários que ocupam determinados cargos. Por conveniência, este documento pode ser escrito como em formato eletrônico assim como no papel. A utilização de tal arranjo ajuda, em primeiro lugar, a acompanhar a disponibilidade de vagas, bem como o preenchimento de unidades de pessoal na contratação de um trabalho a tempo parcial ou se um cargo for dividido entre vários colaboradores. Se um programa de contabilidade de pessoal não for usado, todas as informações sobre os funcionários (por exemplo, a data de saída de férias prolongadas ou a presença de deficiência etc.) que permite criar um relatório sobre várias solicitações de gerenciamento.

2. Exclusão do quadro de funcionários de cargos vagos e unidades estruturais >>>

3. Exclusão do quadro de pessoal das unidades de pessoal ou divisões estruturais em caso de redução do número ou do pessoal >>>

3.1. O procedimento para fazer alterações na tabela de pessoal ao reduzir a equipe ou o número de funcionários >>>

4. Alteração de salários na lista de funcionários >>>

5. Renomeação de cargos e departamentos >>>

As alterações ao quadro de pessoal são efectuadas com base numa decisão do empregador, fixada por despacho. As alterações podem ser da seguinte natureza:

Exclusão de cargos vagos ou divisões inteiras devido a mudanças organizacionais no trabalho de uma organização ou empresa;

A introdução de novas unidades de pessoal, se necessário, para expandir a produção ou aumentar os serviços prestados;

Redução de unidades de pessoal associada a uma redução do número ou pessoal de uma organização, um empresário individual;

alterações salariais;

Renomear departamentos e cargos, etc.

As alterações de cronograma podem ser feitas de duas maneiras:

Emissão de ordem sobre a alteração correspondente;

Aprovação da nova tabela de pessoal.

O empregador decide independentemente sobre o método de fazer alterações na tabela de pessoal. Ao realizar medidas de redução de pessoal ou de efetivos, a lei também não obriga o empregador a introduzir exatamente um novo quadro de pessoal, ou seja, ele tem o direito de fazer alterações no existente por ordem. Assim, o empregador pode dispor de um quadro de pessoal ao longo de toda a atividade da organização e apenas por despachos para regular o número de cargos ou unidades estruturais.

Importante! Informações sobre a disponibilidade de vagas (posições) que o empregador é obrigado a enviar mensalmente às autoridades do serviço de emprego (cláusula 3 do artigo 25 da Lei da Federação Russa de 19.04.1991 N 1032-1 "Sobre o emprego na Federação Russa" ). Parte 1Art. 8 da Lei da Cidade de Moscou de 01.10.2008 N 46 "Sobre Emprego na Cidade de Moscou" contém uma disposição semelhante. O empregador fornece informações sobre a necessidade de funcionários (disponibilidade de vagas, cargos) de acordo com o procedimento aprovado pelo Decreto do Governo de Moscou de 23/06/2009 N 579-PP.

1. Complementando o quadro de pessoal com novos cargos e divisões estruturais

Se for necessário adicionar um cargo à estrutura de uma unidade estrutural ou de uma unidade inteira à organização, deve ser emitida uma ordem para fazer as alterações apropriadas na tabela de pessoal, ou seja, sobre a introdução de novas unidades. Não existe uma forma unificada de tal ordem, portanto, o empregador tem o direito de desenvolvê-la de forma independente. Esta ordem é assinada pelo chefe da organização ou por uma pessoa autorizada. A data de introdução de uma nova posição pode não coincidir com a data de emissão da ordem, ou seja, as alterações podem ser introduzidas posteriormente (por exemplo, a data de emissão da ordem é 28/11/2009, e a posição é introduzida a partir de 15/12/2009). Ao complementar o quadro de pessoal, o empregador não é obrigado a informar os funcionários sobre as alterações que estão sendo feitas.

Uma vez que a ordem de exclusão de unidades da lista de pessoal é elaborada em um formulário desenvolvido pelo empregador de forma independente, não é necessário indicar o salário ou salário, em contraste com a ordem de entrada em uma unidade de pessoal.

Depois que o empregador decide alterar o tamanho dos salários, é necessário emitir uma ordem para alterar o quadro de pessoal, elaborado em qualquer forma, assinado pelo chefe ou pessoa autorizada.

Para obter mais informações, consulte "Guia de Recursos Humanos. Alteração dos termos do contrato de trabalho ".

Se o empregador decidir mudar o nome de uma unidade estrutural ou de um cargo específico, é necessário emitir uma ordem de alteração do quadro de pessoal assinado pelo chefe ou outra pessoa autorizada.

EXTRATO DO CALENDÁRIO ESTADUAL

Um extrato da lista de funcionários pode ser emitido, por exemplo, para órgãos de fiscalização, mediante solicitação devidamente executada, ou para um empregado após solicitação por escrito ao empregador, nos termos do art. 62 do Código do Trabalho da Federação Russa.

No caso de um funcionário se candidatar, o extrato da lista de funcionários deve refletir apenas informações sobre seu cargo e os pagamentos correspondentes. Os salários dos demais funcionários não podem ser indicados no extrato de acordo com a norma do art. 88 do Código do Trabalho da Federação Russa sobre a proteção de dados pessoais em termos de sua transferência.

Veja uma amostra de preenchimento de um extrato.

Assinado para impressão

O quadro de pessoal na organização é necessário para a formação do quadro de funcionários e o número total da empresa. O conteúdo da tabela de pessoal é padrão para todas as empresas - uma lista de cargos, composição estrutural, unidades de pessoal, informações sobre salários dos funcionários, salários mensais e subsídios disponíveis; determinado pelo estatuto ou contrato social da empresa.

A tabela de pessoal é elaborada no formulário T-3. O Código do Trabalho da Federação Russa não prevê a presença obrigatória de uma tabela de pessoal em nenhuma empresa, mas de acordo com a resolução do Roskomstat, para todas as formas de propriedade, aplica-se a necessidade de levar em consideração a documentação primária para contabilizar os salários.

A contratação de trabalhadores em regime de contrato de trabalho (independentemente de o local de trabalho ser principal ou a tempo parcial) realiza-se com base no quadro de pessoal, que indica necessariamente a unidade estrutural e o cargo do trabalhador.

Normalmente, o quadro de pessoal é a atividade do departamento de contabilidade, mas o Diretório de Qualificação de Cargos indica que o preenchimento do quadro de pessoal é de responsabilidade direta do economista do trabalho. Mas devido à ausência desse cargo em muitas organizações, o chefe da empresa decide independentemente quem lidará com questões de pessoal na organização.

No caso em que a responsabilidade pela manutenção do quadro de pessoal seja atribuída a um empregado que não tenha contrato de emprego este dever, tal ação é acompanhada pela emissão de uma ordem.

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Ordem na aprovação da tabela de pessoal (exemplo)

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Vale lembrar que o nome do cargo do empregado no contrato de trabalho deve corresponder exatamente ao indicado na tabela de pessoal.

O quadro de pessoal é compilado para uma data específica do calendário e sua aprovação geralmente ocorre em 1º de janeiro de cada ano. A tabela de pessoal é colocada em vigor por ordem do chefe. Mudanças de pessoal também entrou por ordem. Caso durante o ano tenham sido feitas pequenas alterações no quadro de pessoal ou não tenham sido feitas, a re-aprovação do quadro de pessoal não é necessária para o ano seguinte. Nesse caso, basta fazer uma lista das alterações a serem feitas.

O formulário unificado T-3 da tabela de pessoal não deve ser reduzido, mas alguns acréscimos necessários podem ser feitos a ele. Por exemplo, se uma das seções da tabela de pessoal não estiver em demanda (por exemplo, a seção “sobretaxa”), nesse caso, a coluna do formulário unificado se estreita e não é mais preenchida. A ordem dos cargos e unidades estruturais na lista de funcionários é determinada diretamente pelo chefe da organização.

Cada divisão inclui cargos de pessoal com indicação obrigatória especialidades da equipe. As posições são listadas em ordem decrescente, começando com o nível mais alto e terminando com a posição júnior. As divisões e posições estruturais são indicadas apenas no caso nominativo. Unidades de pessoal incompletas (por exemplo, funcionários de meio período) são indicadas na coluna 4 em ações: 0,5; 0,25.

O número máximo de erros é cometido ao preencher a coluna "salário". Muitas vezes, os gerentes indicam não todo o salário, mas sua faixa (por exemplo, 3.000-5.000 rublos), o que é fundamentalmente errado. Nesse caso, você pode examinar a ordem de contratação (uma amostra da qual foi indicada acima) e somar os valores salariais para que correspondam ao valor total indicado na ordem. Naturalmente, funcionários em diferentes cargos recebem salários diferentes, mas para refletir as flutuações em seus salários, há uma coluna especial de “subsídio”.

Por que você precisa de pessoal?

O principal objetivo do quadro de pessoal é a sua capacidade de provar judicialmente (em caso de disputas) que a empresa não empregou o empregado devido à ausência do cargo exigido no quadro de pessoal, e sua demissão foi justificada. Deve-se lembrar que uma tabela de pessoal bem projetada é a chave para vencer qualquer disputa no tribunal. Assim, a tabela de pessoal é costurada, numerada, lacrada com o selo da organização e assinada pelo chefe e contador.

Assinaturas e carimbos na lista de funcionários

A tabela de pessoal pode consistir em várias folhas. As pessoas que o assinam devem assinar apenas em última folha na linha correspondente. Se for necessário assinar cada folha, o formulário é complementado com linhas para aposição de uma assinatura. Este procedimento pode ser usado ao assinar o quadro de pessoal da filial antes de sua aprovação separadamente da organização-mãe.
O formulário unificado N T-3 não prevê um selo no quadro de pessoal aprovado.

Como e quando as mudanças de pessoal são feitas?

As mudanças no quadro de pessoal ocorrem nos casos em que a composição dos funcionários muda, novos departamentos são formados, cargos antigos são excluídos e novos são introduzidos. As alterações são feitas de duas maneiras principais: você pode substituir completamente a própria equipe ou pode emitir um pedido para fazer alterações na tabela de pessoal. No caso de serem feitas alterações na tabela de pessoal com base em um pedido, são indicados os seguintes motivos:

• reorganização do formulário;
• otimização e aprimoramento das atividades das estruturas governamentais;
• todos os tipos de mudanças na legislação que exijam uma mudança obrigatória no quadro de pessoal;
• eliminação de tarefas repetitivas;
• redução ou expansão da produção da empresa.

Com as alterações na tabela de pessoal, devem ser feitos ajustes nos documentos dos funcionários - uma carteira de trabalho e um cartão pessoal (por exemplo, ao renomear um cargo). Nesse caso, é necessário o consentimento por escrito do funcionário.

Ao alterar os salários (registro de subsídios e bônus), o funcionário deve ser notificado por escrito 2 meses antes do evento. Alterações desse tipo são feitas não apenas no quadro de pessoal, mas também com a ajuda de um acordo adicional ao contrato. Além disso, não se esqueça de que as alterações e acréscimos feitos da maneira prescrita no quadro de pessoal da organização são levados ao conhecimento dos funcionários, após o que eles livros de trabalho com base em uma ordem (instrução) ou outra decisão do empregador, são feitas alterações e adições apropriadas. Isso está declarado na cláusula 3.1 da Instrução nº 69.

O que é um arranjo de pessoal?

A rotatividade para muitas empresas é uma coisa comum, e é por isso que muitas organizações praticam a manutenção da chamada forma "funcional" de pessoal - pessoal, que de outra forma é um substituto para cargos ou uma lista de pessoal. A principal diferença entre este documento e o quadro de pessoal é o seu dinamismo. Ao contrário de uma mudança no quadro de pessoal, o quadro de pessoal pode ser alterado rapidamente dependendo das mudanças contínuas (numéricas e qualitativas) no pessoal da empresa e, mais importante, não requer a emissão de um pedido para aprová-lo e alterá-lo.

Uma vez que o quadro de pessoal, mostrando o número total de unidades de pessoal (cargos) na empresa, não permite determinar se o cargo está vago ou ocupado e qual dos trabalhadores o ocupa, o quadro de pessoal, em regra, indica com precisão essas informações - os nomes e iniciais dos funcionários da empresa que ocupam cargos previstos no quadro de pessoal e o status do cargo - encerrado ou vago.

A tabela de pessoal do formulário unificado T-3 é usada para indicar a estrutura, composição pessoal da organização. Vamos considerar este formulário com mais detalhes e também fornecer uma tabela de funcionários com um preenchimento de amostra.

Pessoal: forma de um formulário unificado T-3

A partir de 1º de janeiro de 2013 organizações comerciais não são obrigados a elaborar documentos de pessoal de acordo com formulários aprovados, ou seja, podem usar formulários de documentos desenvolvidos de forma independente.

Leia mais sobre isso no artigo "Documento primário: requisitos para a forma e as consequências de sua violação" .

No entanto, o formulário T-3 unificado é uma maneira bastante conveniente e familiar de elaborar uma tabela de pessoal. Além disso, a tabela de pessoal do formulário T-3 contém todas as informações necessárias, de modo que a maioria dos empregadores continua a usar este formulário de documento específico.

Lembre-se de que o quadro de pessoal - o formulário do formulário unificado T-3 - e o procedimento para preenchê-lo foram aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004 No. 1. Para usuários do nosso site saibam como elaborar um quadro de pessoal, um documento de exemplo é apresentado como em forma pura(nesta seção) e no estado concluído (na última seção).

Que informações contém o formulário de pessoal unificado?

A tabela de pessoal é um dos documentos normativos internos que toda organização (ou empresário com funcionários) deve ter.

A tabela de funcionários contém:

• lista de divisões estruturais;
• os nomes dos cargos, especialidades e profissões, indicando qualificações;
• informações sobre o número de unidades de pessoal;
• informações salariais: tarifas e salários, subsídios, fundo salarial (folha de pagamento), inclusive para a organização como um todo.

A tabela de pessoal tem como objetivo principal a definição da estrutura, do quadro de pessoal e do tamanho da folha de pagamento. O documento não contém os nomes dos funcionários e seus efetivos por cargo. A colocação de pessoal (sinónimos: substituição de pessoal, lista de pessoal) não é estabelecida por documentos regulamentares. A substituição de pessoal, ao contrário do quadro de pessoal, não é um documento obrigatório para uma organização, no entanto, é frequentemente utilizado. Isso se deve ao fato de que o Staffing permite o acompanhamento de vagas, bem como o preenchimento de unidades de staff ao contratar um trabalho de meio período ou se o cargo for dividido entre vários funcionários. A substituição de funcionários geralmente é desenvolvida com base na tabela de funcionários do formulário T-3 com a adição de uma coluna na qual são inseridos os sobrenomes, nomes e patronímicos dos funcionários que ocupam determinados cargos. Se uma organização utiliza a substituição de pessoal em suas atividades, deve-se ter em mente que este documento deve ser mantido por 75 anos.

Leia sobre os períodos de retenção para documentos pessoais.

Como elaborar uma tabela de funcionários

A preparação do quadro de pessoal pode ser confiada a qualquer funcionário da organização, devendo, no entanto, ser aprovada por ordem (instrução) do responsável ou outra pessoa autorizada. O procedimento de emissão de documentos sobre a aprovação do quadro de pessoal deve ser fixado nos documentos constitutivos.

Leia sobre as nuances da elaboração de tais pedidos no material "Pedidos para atividades principais - quais são esses pedidos?".

Ao compilar a tabela de pessoal pela primeira vez, ele recebe o número 1 e, no futuro, a numeração contínua é aplicada. A tabela de pessoal indica a data de compilação, bem como a data a partir da qual a tabela de pessoal entra em vigor. Essas duas datas podem ser diferentes. O formulário T-3 fornece uma indicação do período de validade do quadro de pessoal, os detalhes do pedido para sua aprovação e o número de unidades de pessoal.

Código da unidade estrutural no quadro de pessoal e outras informações

A tabela de pessoal na parte tabular começa a ser preenchida com os nomes e códigos das divisões estruturais. Como regra, o código da unidade na tabela de pessoal é indicado de uma maneira que permite determinar a subordinação e a estrutura de toda a organização.

Se a organização possui filiais e escritórios de representação, deve-se levar em consideração que eles são uma unidade estrutural da organização e, portanto, o quadro de pessoal deve ser elaborado para a organização como um todo. Mesmo que o chefe da filial tenha o direito de aprovar independentemente a tabela de pessoal, ela é compilada da mesma forma como parte da tabela de pessoal unificada.

A coluna 3 da lista de funcionários contém o nome do cargo, especialidade, profissão, indicados no caso nominativo sem abreviaturas. O nome do cargo, profissão é atribuído pelo empregador se o trabalho não estiver relacionado a condições difíceis de trabalho e à concessão de benefícios, caso contrário, ao indicar o cargo na lista de funcionários, você precisa ser guiado por:

• ao classificador de toda a Rússia de profissões de trabalhadores, cargos de funcionários e categorias salariais (OK 016-94) (aprovado pela resolução do Padrão Estatal da Rússia de 26 de dezembro de 1994 nº 367);
• Classificador de Ocupações de Toda a Rússia (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (aprovado por despacho de Rosstandart datado de 12 de dezembro de 2014 nº 2020-st);
• Diretório de qualificação de cargos de gerentes, especialistas e outros funcionários (aprovado pelo Decreto do Ministério do Trabalho da Rússia de 21 de agosto de 1998 nº 7);
• livros de referência unificados de qualificação tarifária de empregos e profissões de trabalhadores por indústria;
• padrões profissionais (parágrafo 3, parte 2, artigo 57, artigo 195.1 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Como alinhar os cargos com os padrões profissionais, leia.

Se uma organização emprega funcionários para realizar um certo tipo trabalho, e não para o cargo (profissão, especialidade), então isso também deve ser refletido na tabela de pessoal.

Além disso, na coluna 4 do quadro de pessoal, é indicado o número de unidades de pessoal. As unidades estabelecidas podem ser indicadas completas e incompletas. O conteúdo de uma unidade de equipe incompleta no quadro de pessoal é indicado em compartilhamentos, por exemplo, 0,25; 0,5; 2,75 etc

Ao agendar Atenção especial deve ser dado à coluna 5 "Taxa de tarifa (salário), etc., esfregar.". No caso mais simples, esta coluna da tabela de pessoal indica um valor fixo de salários por mês.

Na prática, na elaboração de um quadro de pessoal, surge muitas vezes a questão da correta execução de um documento em situações em que não existe um valor fixo de remuneração, por exemplo, com pagamento à peça. Neste caso, recomenda-se colocar um traço na coluna 4 da tabela de pessoal e na coluna 10 indicar: “Salário por peça / Salário-bonificação por peça” e fornecer um link para a regulamentação local que determina o procedimento para o estabelecimento de salários, bem como o seu montante para uma determinada taxa de funcionamento. Recomenda-se proceder de forma semelhante, preenchendo a lista de funcionários em uma situação em que o funcionário tenha um salário-hora.

Se o quadro de pessoal fornecer uma unidade de pessoal incompleta, a coluna “Taxa de tarifa (salário)” ainda indica o valor do salário integral para o cargo.

Como preencher a tabela de pessoal: exemplo e exemplo

Uma amostra de preenchimento da tabela de pessoal do formulário T-3 em uma situação em que não há salário fixo, e também há uma unidade de pessoal incompleta, pode ser encontrada em nosso site.

NOTA! Em arte. 22 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que o pagamento deve ser igual para trabalho igual. Daqui decorre que a “bifurcação” dos salários na lista de pessoal é uma violação do Código do Trabalho. Rostrud, em carta datada de 27 de abril de 2011 nº 1111-6-1, recomenda que os cargos de mesmo nome no quadro de pessoal indiquem os mesmos salários, e a possibilidade de pagar a um dos funcionários um salário (não um salário ) dentro tamanho maior regular através de subsídios e pagamentos adicionais em função da complexidade do trabalho, da quantidade e da qualidade do trabalho.

Nas colunas 6, 7, 8 "Sobretaxas, rublos". subsídios são indicados - como aceitos na organização (para horários de trabalho irregulares, aumento de responsabilidade, conhecimento línguas estrangeiras, experiência profissional, etc.), e as estabelecidas a nível legislativo (por exemplo, para o trabalho nas regiões do Extremo Norte). A tabela de pessoal de um formulário unificado pressupõe que essas colunas sejam preenchidas em rublos. Se não houver colunas suficientes para indicar todos os subsídios que operam na organização na tabela de pessoal, seu número pode ser aumentado emitindo um pedido para complementar o formulário de pessoal. Da mesma forma, é recomendável fazer se os subsídios forem definidos como uma porcentagem.

A coluna 9 "Total do mês" é preenchida apenas se o salário e os subsídios forem indicados em rublos. As instruções para compilar a tabela de pessoal afirmam que "se for impossível para a organização preencher as colunas 5-9 em termos de rublos ... as colunas são preenchidas nas unidades de medida apropriadas (porcentagens, coeficientes, etc.)". No entanto, de fato, é impossível elaborar uma tabela de pessoal dessa maneira. Em tal situação, é possível colocar traços nesta coluna e na coluna 10 "Nota" indicar um link para os regulamentos, internos e regulamentares, que definem as permissões. O link na coluna 10 para um documento que permite definir um subsídio por antiguidade permitirá que você não altere o cronograma ao alterar o valor do subsídio. Também na coluna 10 é indicada qualquer informação relacionada com o quadro de pessoal.

As nuances de registro e mudanças na tabela de pessoal

O formulário do formulário unificado T-3 prevê as assinaturas do chefe serviço de pessoal e o contador-chefe, mas não há nenhum requisito como um selo. A frequência e o momento da aprovação do quadro de pessoal não são estabelecidos por lei, e cada empregador decide esta questão de forma independente.

A familiarização com o quadro de funcionários dos empregados é realizada somente se essa obrigação do empregador estiver consagrada em acordo coletivo, acordo, ato normativo local (carta de Rostrud de 15.05.2014 nº PG / 4653-6-1).

Podem ser feitas alterações no quadro de pessoal se for necessário complementá-lo com novos cargos e divisões estruturais ou, inversamente, excluí-los, bem como ao alterar salários, renomear divisões e cargos. Uma mudança na tabela de pessoal é emitida por ordem. Existem 2 maneiras de fazer alterações na tabela de pessoal:

1) emissão de ordem sobre a alteração correspondente;

2) emissão de ordem de aprovação do novo quadro de pessoal.

Ao reduzir o quadro de pessoal ou quadro de pessoal, alterar os salários, são também feitas alterações ao quadro de pessoal, devendo ter-se em conta que a data de entrada em vigor das alterações não pode ocorrer antes de 2 meses após a emissão da ordem. Isso se deve ao fato de que os funcionários devem ser avisados ​​com 2 meses de antecedência sobre a próxima redução (parte 2 do artigo 180 do Código do Trabalho da Federação Russa) ou sobre as próximas mudanças nos termos dos contratos de trabalho.

A tabela de pessoal é armazenada na organização permanentemente. As organizações que realizam funções de controle e supervisão (por exemplo, a inspeção do trabalho, os órgãos reguladores do FSS da Federação Russa, o Fundo de Pensões da Federação Russa, autoridades fiscais) têm o direito de solicitar este documento durante as inspeções. Em caso de não apresentação dos documentos solicitados pelos controladores ou suas cópias, incluindo a lista de funcionários, o empregador pode ser multado em 200 rublos. para cada documento não enviado (cláusula 1, artigo 126 do Código Tributário da Federação Russa).

Resultados

A lista de funcionários é um documento obrigatório que qualquer empregador deve ter. Um exemplo de preenchimento da tabela de pessoal no formulário T-3 pode ser encontrado na Internet em muitos sites de contabilidade e jurídicos, no entanto, raramente é fornecida uma amostra com as situações descritas acima. Ao preparar a tabela de pessoal do formulário T-3, cujo preenchimento de amostra é fornecido neste artigo, pode ser uma boa ajuda para um oficial de pessoal experiente e iniciante.

Para obter informações sobre como organizar corretamente os registros de pessoal, leia o artigo.

Olá! Você já ouviu falar de um documento como a "Organização de Pessoal"? Mas este é um documento com base no qual os salários são calculados, assim como os funcionários são contratados e demitidos. Agora vamos tentar contar em detalhes sobre quais funções o SHR executa e como compô-lo corretamente.

O que é "pessoal"

Cada um de vocês pelo menos uma vez na vida esteve no departamento de pessoal de alguma empresa. Você provavelmente já viu inúmeras pastas e arquivos pessoais de funcionários. Certamente muitos estavam interessados ​​em como os funcionários deste departamento coletam e lembram informações sobre todos os cargos, funcionários, etc.

E tudo é bem simples. Eles têm um documento como a lista de funcionários.

Pessoal (SHR)- isto documento normativo, que indica informações sobre todos os cargos da empresa, o número de funcionários em tempo integral, o valor de suas tarifas e o valor dos subsídios.

Ou seja, trata-se de um documento que contém informações generalizadas sobre o número de funcionários da empresa e os cargos disponíveis. Além disso, a tabela de pessoal indica o valor dos salários para cada cargo, levando em consideração todos os subsídios devidos.
Muitas vezes, este documento ajuda os gerentes da empresa no curso do litígio. Por exemplo, devido a uma redução forçada de pessoal, um trabalhador foi despedido e pediu ex-líderes ao tribunal. Neste caso, o SR é uma prova direta da legalidade das ações do réu.

Devido à importância deste documento, todas as páginas são numeradas, lacradas e lacradas.

• Faça o download do pedido de amostra na aprovação da tabela de pessoal

• Baixar formulário de recrutamento N T-3

Funções de pessoal

Como qualquer documento, o RH desempenha uma série de funções. As principais delas são:

• Possibilidade de organizar o tempo de trabalho do pessoal;
• Pagamento de salários mensais aos funcionários;
• Registro oficial de funcionários recém-contratados;
• Deixando as regras regulamentos internos dias;
• Transferência de funcionários registrados de um cargo para outro, etc.

A contratação é um documento obrigatório

Cada empreendimento tem um grande número de documentação. Há documentos que são obrigatórios, e há aqueles que são criados por necessidade. À pergunta “O RS é um documento obrigatório?” é impossível dar uma resposta definitiva.

Tudo porque normas do trabalho não implica a presença obrigatória de SHR no empreendimento. Mas se considerarmos essa questão com base nos requisitos do Roskomstat, verifica-se que este documento é necessário, porque. é a documentação principal para contabilização de pagamentos de salários.

Embora não existam normas claras na legislação, a maioria das organizações mantém esse tipo de documentação. Afinal, a maior parte das fiscalizações estaduais começa justamente com o estudo do SHR.

De fato, a presença deste documento facilita a vida não apenas dos inspetores, mas também dos gerentes, departamentos de RH e contabilidade.

Qual é a duração da equipe

Nenhum documento oficial especifica a duração exata do RS. O próprio chefe tem o direito de indicar o período para o qual este documento é elaborado. Na maioria das vezes, é refeito todos os anos e entra em vigor em 1º de janeiro. Ao compilar o SR, a data de sua validade é indicada. Mas se você não especificar uma data, o documento será considerado ilimitado e não precisará ser refeito.

Quanto e onde a tabela de pessoal está armazenada

Com base na decisão dos Arquivos Federais, o SR, após a expiração da validade, deve ser armazenado na empresa por 3 anos. E a vida útil das constelações regulares é de 75 anos.

Arranjo regular- um documento opcional para cada empresa, que é criado com base no quadro de pessoal. É uma versão móvel do SHR e inclui informações mais detalhadas sobre os funcionários da empresa (nome dos trabalhadores, grupo de deficiência, etc.).

Quem compõe

Antes de proceder à criação de um documento, o gestor emite uma ordem de alteração do quadro de pessoal, onde nomeia um funcionário que o elaborará.

Pode ser absolutamente qualquer funcionário da organização. Mas, na maioria das vezes, esse trabalho é confiado a funcionários do departamento de pessoal, contabilidade ou engenheiro de racionamento de mão de obra.

Quantas cópias de SHR devem estar em produção

Ao compilar o SR, é feita uma cópia do mesmo. Portanto, o original e uma cópia devem ser mantidos pelo Departamento de Recursos Humanos e Contabilidade.

Mudança no quadro de funcionários

Às vezes, as alterações precisam ser feitas no SR existente. Isso é feito em vários casos:

1. Se houver reorganização da empresa;
2. Se for necessário otimizar e melhorar a atividade laboral do aparelho de gestão;
3. Se as alterações da legislação exigirem a introdução de alterações obrigatórias ao RS;
4. Em caso de mudança de quadro de pessoal ;
5. Mudanças de cargos na tabela de pessoal;
6. Mudanças salariais no quadro de funcionários.

Se as alterações forem pequenas e não exigirem a criação de um novo SR, o chefe emite uma ordem para alterar a tabela de pessoal. Depois disso, o funcionário responsável faz alterações no documento atual.

Quando são feitas alterações na tabela de pessoal, a administração não é obrigada a notificar os funcionários por escrito.

A segunda maneira de alterar é criar um novo SR.

Com qualquer alteração no SHR, devem ser feitas alterações nas carteiras de trabalho e cartões pessoais dos funcionários. Antes disso, você deve obter permissão por escrito para esta ação dos funcionários.

Por exemplo, se a redação do cargo mudar ligeiramente, o funcionário deve ser notificado por escrito. Só depois disso são feitas alterações em seu livro de trabalho.

Se as alterações dizem respeito ao valor dos salários, neste caso, o funcionário é notificado por escrito com 2 meses de antecedência. Estas alterações são feitas em paralelo com o contrato de trabalho.

Existe uma forma obrigatória de contratação de pessoal

Para compilar o SR, na maioria das vezes eles usam um unificado. É um formulário - uma tabela na qual você precisa inserir dados.

A maioria das organizações usa o formulário T-3 como base e o “personaliza” para se adequar à sua empresa. Isso é permitido, ou seja, o formulário uniforme deste documento não é obrigatório.

Nos casos em que a empresa possui uma forma de gestão estatal, a tabela de pessoal é elaborada de acordo com todas as regras.

Estrutura de pessoal da organização

O SR consiste em um cabeçalho, uma tabela e os dados das pessoas que assinaram o documento.

A primeira parte dos documentos contém as seguintes informações:

• Nome da organização, de acordo com os documentos constituintes;
• A data de início do SR, seu número e período de validade. A numeração pode ser atribuída de forma arbitrária.
• Data e número do pedido na aprovação do quadro de pessoal;
• Pessoal geral.

A segunda parte é uma coleção de dados para todas as posições. Vamos considerá-lo um pouco mais tarde.

A terceira parte contém os nomes e cargos das pessoas que assinaram este documento. Na maioria das vezes, é o chefe do serviço de pessoal e o contador-chefe.

Como fazer uma tabela de funcionários

Esperamos que ninguém tenha ficado com dúvidas ao preencher o “cabeçalho”, então vamos para o preenchimento da tabela propriamente dita.

1 contagem . Nome da unidade estrutural. Eles devem ser listados em ordem de subordinação. Por exemplo, administração, secretaria, departamento financeiro, departamento de contabilidade, etc.;

2 contagens. Código do departamento. Numeramos as unidades de cima para baixo (01,02,03, etc.);

3 contagens. Posição. Os dados devem ser inseridos no caso nominativo sem abreviaturas, em singular, orientado por livros de referência de qualificação e tarifário;

4 contagens . Número de unidades de pessoal. Esta coluna indica quantas pessoas de uma posição a empresa precisa. Esse valor pode ser inteiro ou fracionário. Por exemplo, 2,5 pode significar que 2 funcionários trabalharão em período integral e um em meio período;

5ª coluna . valor do salário, tarifa ou bônus. Indicado em rublos para cada posição. Se, por exemplo, 2 contadores trabalham, mas o gerente lhes paga salários diferentes, um único salário é indicado na tabela de pessoal e os pagamentos adicionais são prescritos na coluna de subsídio. Ou seja, o salário dos funcionários no mesmo cargo deve ser o mesmo;

6, 7, 8 colunas . Sobretaxas para condições especiais trabalho. Eles podem não ser, então traços são colocados nas colunas. Mas se o trabalhador trabalha à noite, feriados, retira a dignidade. nós, etc., então, de acordo com a lei, ele precisa pagar alguma compensação;

9ª coluna. Em apenas um mês. Os dados nas colunas 5,6,7,8 são resumidos, após o que é multiplicado pelo número de unidades de pessoal para cada cargo;

10 contagem . Observação. Um ato normativo local pode ser indicado com base no qual os salários são pagos;

Após a entrada dos dados, é necessário somar o total por 4 e 9 coluna. Assim, descobriremos o número de unidades de pessoal na tabela de pessoal e o fundo salarial mensal.

aprovação de pessoal

De acordo com as regras de aprovação da tabela de pessoal, após compilar e verificar todos os dados, o SR assina o chefe, o contador-chefe e o chefe do departamento de pessoal. Depois disso, o chefe da empresa emite uma ordem para colocar este documento em vigor.

Conclusão

SR não é obrigatório, mas muito Documento Importante qualquer organização. Com base nele, você pode aceitar um novo. Além disso, é usado para pagar salários aos funcionários da empresa.

Este documento não é estritamente regulamentado, pelo que pode ser “personalizado” para cada organização e refeito se necessário. Este é o salva-vidas do líder durante o período de inspeções por órgãos estaduais.