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Quem é o responsável pela elaboração do quadro de pessoal da empresa?

O quadro de pessoal (SH) é um dos principais documentos utilizados para fins de pagamento do pessoal recrutado e manutenção da contabilidade na empresa. Além disso, o ShR é indispensável na gestão de registros de pessoal. Portanto, a resposta à questão de quem elabora o quadro de pessoal de uma empresa depende da escala e estrutura organizacional empreendimentos.

O preenchimento e manutenção do RS poderão ser atribuídos a:

• o inspetor do departamento de pessoal, se funcionar, ou o funcionário encarregado da manutenção dos registros de pessoal (este último pode ser advogado, secretário, gerente de escritório, etc.);
• contador-chefe ou contador quando tal unidade for criada;
• diretor geral da empresa, quando Contador chefe não no pessoal da empresa.

No primeiro caso, todos os 3 níveis participam na adoção do cronograma (o responsável pelo pessoal elabora-o, o contador-chefe verifica e endossa, o gestor aprova emitindo a ordem apropriada). Neste último caso, todas as ações são realizadas diretamente pelo titular da pessoa jurídica.

Com que frequência você precisa preencher uma tabela de pessoal?

Quando questionado sobre com que frequência é necessário elaborar um cronograma de pessoal, você deve responder que o cronograma é elaborado uma vez e posteriormente ajustado conforme necessário. O RS inicial é elaborado no momento da criação da empresa e a gestão é determinada com o número de empregados em determinados cargos e especialidades necessários ao seu funcionamento. Por conveniência, procuram correlacionar esse momento com o início do ano civil ou o primeiro dia do mês para evitar dúvidas em relação à folha de pagamento.

Se os dados sofrerem alterações, o RS deverá ser colocado em conformidade com os mesmos através de alterações. Para obter informações sobre como fazer isso corretamente, leia nosso artigo Como fazer alterações corretamente na tabela de pessoal? .

Como fazer um cronograma de pessoal corretamente: traçamos um exemplo para 2018 - 2019

Muitas vezes, os gestores de pequenas pessoas jurídicas se perguntam: como preencher o quadro de pessoal e onde posso ver uma amostra do seu desenho? Nesta seção, mostraremos como criar adequadamente uma tabela de pessoal.

Existe um formulário ШР unificado (formulário T-3, aprovado pela Resolução da Comissão Estadual de Estatística de 05/01/2004 nº 1), porém, a partir de 01/01/2013, data de entrada em vigor da Lei “ Na Contabilidade” de 06/12/2011 nº 402-FZ, não é necessário aplicar este formulário. Você pode desenvolver seu próprio modelo.

Vamos analisar um exemplo de preenchimento do quadro de pessoal usando como exemplo o formulário aprovado. Recomenda-se escrever nele:

1. Dados comuns:
   • nome da empresa;
   • número e data de registro, prazo de validade do quadro de pessoal;
   • detalhes da ordem pela qual o documento foi aprovado.
2. A programação em si está em formato tabular com as seguintes colunas:
   • nome da unidade estrutural e seu código (se disponível);
   • o nome das especialidades e cargos exigidos;
   • o número de unidades de pessoal, podendo o número ser um número inteiro (1, 2) ou uma fração (0,5 ou 0,25), quando não for necessária a presença de determinado funcionário durante toda a jornada de trabalho;
   • salário oficial;
   • subsídios (se houver);
   • o valor dos pagamentos para cada cargo e para toda a empresa (determinado somando o salário e subsídios de cada cargo e multiplicando pelo número de unidades de pessoal).
3. Assinaturas:
   • Inspetor do departamento de RH (chefe do departamento, se disponível);
   • o contador-chefe ou a pessoa que exerce suas funções na empresa.

Um exemplo de preenchimento da tabela de pessoal pode ser baixado no link: Exemplo de preenchimento do quadro de pessoal para 2018 - 2019.

Vimos como criar uma tabela de pessoal. Para elaborar este documento, você pode utilizar o formulário aprovado ou redigi-lo em qualquer formato. No ShR você pode conhecer a estrutura do empreendimento, o número de funcionários e o valor mensal Dinheiro obrigado a pagar pessoal.

Elaboração de pessoal >>>

Assinatura e aprovação do quadro de pessoal >>>

Períodos de retenção para tabelas de pessoal >>>

Fazendo alterações na tabela de pessoal >>>

Envio do quadro de pessoal às autoridades fiscalizadoras >>>

Extraído da tabela de pessoal >>>

CRONOGRAMA DE EQUIPE. CONCEITO

O quadro de pessoal é um documento organizacional e administrativo no qual são elaboradas a estrutura, o quadro de pessoal e o número da organização, a lista de cargos, profissões com indicação de qualificações e salários, bem como os possíveis subsídios para cada cargo.

1. Formulário de pessoal

Para comodidade de elaboração de quadro de pessoal por pessoa jurídica ou um indivíduo, que é um empresário individual, recebe um formulário unificado N T-3 (aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de trabalho e seu pagamento” datado de 01/ 05/2004 N 1). Este formulário não é obrigatório, mas apenas consultivo. Apesar disso, é recomendável utilizar este formulário em seu trabalho, pois contém todos os detalhes necessários.

Deve-se ter em mente que muitas organizações que exercem funções de supervisão e controle (por exemplo, inspeções do trabalho ou autoridades judiciais), ao realizar inspeções ou solicitações, exigem a apresentação de um quadro de pessoal (cláusula 91 das Instruções Metodológicas sobre o procedimento para nomear, realizar inspeções documentais in loco dos segurados de acordo com o seguro social obrigatório e tomar medidas com base em seus resultados, aprovado pela Resolução do Fundo Federal de Seguro Social da Federação Russa de 07/04/2008 N 81).

Ao realizar verificações documentais pelas autoridades territoriais Fundo de pensão RF, também é possível solicitar o fornecimento de quadro de pessoal ( Diretrizes sobre a organização e realização de uma verificação documental da confiabilidade das informações individuais fornecidas pelos segurados sobre experiência profissional e rendimentos (remuneração), rendimentos dos segurados do sistema estatal de seguro de pensões (aprovado pela Resolução do Conselho do Fundo de Pensões da Federação Russa datado de 30 de janeiro de 2002 N 11p)).

Além dos órgãos listados, as inspeções fiscais incluem frequentemente na lista de documentos necessários para uma auditoria abrangente o quadro de pessoal como documento que confirma a aplicação de benefícios fiscais.

Além disso, o quadro de pessoal serve como um documento que resume os dados sobre os custos salariais, bem como o número de funcionários da organização.

Os formulários unificados, incluindo o Formulário N T-3, aplicam-se a todas as organizações, independentemente da sua forma jurídica. A exceção são os formulários de registro de jornada de trabalho e acerto de salários com pessoal, que não são utilizados no trabalho das instituições orçamentárias.

1.1. Indicação de cargos freelance no quadro de pessoal >>>

2. O procedimento para inserir informações no quadro de pessoal >>>

3. Pessoal das filiais >>>

O quadro de pessoal pode ser elaborado por qualquer funcionário a quem seja confiada essa função (chefe da organização, responsável pelo pessoal, contador). Antes de elaborá-lo, é necessário determinar a estrutura geral da organização para a posterior distribuição dos recursos humanos e materiais em função do sentido de atividade e dos fins para os quais a organização foi criada.

Em algumas organizações, é costume, em primeiro lugar, descrever a estrutura da organização sem indicar salários e um número específico de unidades de pessoal, na forma de uma tabela na qual são indicadas todas as divisões propostas e sua subordinação e com base do qual é elaborado o próprio quadro de pessoal.

No entanto, a estrutura empresarial não é um documento obrigatório e só pode ser considerada como um documento auxiliar.

De acordo com as Instruções para uso e preenchimento de formulários de documentação primária na coluna 5 salário mensal a tarifa do funcionário (salário) é inserida em rublos. Porque o remuneração os trabalhadores cujos salários são fixados por hora dependem do tempo trabalhado; não têm um salário fixo propriamente dito; Portanto, não é possível preencher corretamente o quadro de pessoal desses funcionários.

Nesta situação, recomendamos a coluna 5 “Taxa tarifária (salário), etc., esfregue.” e coluna 9 “Total por mês, esfregue”. não preencha, mas na coluna 10 “Notas” indique: “Pagamento por hora” e forneça um link para um documento interno que regula o valor da remuneração (por exemplo, um regulamento sobre a remuneração dos funcionários de uma organização) .

2. Aprovação de pessoal >>>

2.1. Colocando um carimbo na tabela de pessoal >>>

3. Familiarização dos colaboradores com o quadro de pessoal >>>

4. Prazo para aprovação da equipe >>>

1. Pessoas que assinam o quadro de pessoal

Para correspondência sobre evolução e alteração de quadros de pessoal - 3 anos (artigo 73.º).

ARRANJO DE PESSOAL

O arranjo de pessoal (substituição de pessoal, lista de pessoal) é usado no trabalho da pessoa que realiza trabalho de pessoal na organização. O formulário deste documento não é estabelecido por lei e é desenvolvido, via de regra, com base no Formulário N T-3 com o acréscimo de uma coluna na qual são indicados os sobrenomes, nomes e patronímicos dos funcionários que ocupam determinados cargos. entrou. Por conveniência, este documento pode ser compilado da seguinte forma: em formato eletrônico e no papel. A utilização de tal regime ajuda, em primeiro lugar, a acompanhar a disponibilidade de vagas, bem como o preenchimento de cargos no caso de contratação de trabalhador a tempo parcial ou se um cargo for dividido entre vários colaboradores. Se não for utilizado um programa de contabilidade de pessoal, todas as informações sobre os funcionários serão inseridas nesse formulário (compilado na forma de uma tabela) (por exemplo, a data de retorno de férias prolongadas ou a presença de deficiência, etc. ), que permite criar um relatório sobre diversas solicitações da gestão.

2. Exclusão do quadro de pessoal de cargos vagos e unidades estruturais >>>

3. Exclusão do quadro de pessoal de unidades de pessoal ou unidades estruturais em caso de redução de número ou pessoal >>>

3.1. O procedimento para fazer alterações no quadro de pessoal ao reduzir pessoal ou número >>>

4. Mudanças nos salários do quadro de pessoal >>>

5. Renomeando cargos e departamentos >>>

As alterações ao quadro de pessoal são efetuadas com base em decisão do empregador, fixada por despacho. As alterações podem ser da seguinte natureza:

Eliminação de cargos vagos ou de departamentos inteiros devido a mudanças organizacionais no trabalho de uma organização ou empresa;

Introdução de novos cargos caso seja necessário expandir a produção ou aumentar os serviços prestados;

Redução de unidades de pessoal associada à redução do número ou pessoal de uma organização ou empresário individual;

Mudanças nos salários;

Renomear departamentos e cargos, etc.

As alterações na tabela de pessoal podem ser feitas de duas maneiras:

Emitir ordem de alteração adequada;

Aprovação do novo quadro de pessoal.

O empregador decide de forma independente sobre o método de fazer alterações no quadro de pessoal. Ao implementar medidas de redução de pessoal ou de pessoal, a lei também não obriga o empregador a introduzir um novo quadro de pessoal, ou seja, ele tem o direito de fazer alterações no que já está em vigor por despacho. Assim, o empregador pode ter um quadro de pessoal para toda a atividade da organização e apenas regular o número de cargos ou unidades estruturais por despacho.

Importante! O empregador é obrigado a enviar mensalmente às autoridades do serviço de emprego informações sobre a disponibilidade de empregos vagos (cargos) (Cláusula 3, Artigo 25, Lei da Federação Russa de 19 de abril de 1991 N 1032-1 “Sobre o Emprego da População em A Federação Russa"). Parte 1 arte. 8 da Lei de Moscou nº 46, de 1º de outubro de 2008, “Sobre o emprego na cidade de Moscou” contém uma regra semelhante. O empregador fornece informações sobre a necessidade de trabalhadores (disponibilidade de vagas, cargos) de acordo com o procedimento aprovado pelo Decreto do Governo de Moscou de 23 de junho de 2009 N 579-PP.

1. Adicionando novos cargos e unidades estruturais ao quadro de pessoal

Se for necessário adicionar uma posição a uma unidade estrutural ou a uma unidade inteira dentro da organização, uma ordem deve ser emitida para fazer as alterações apropriadas no quadro de pessoal, ou seja, na introdução de novas unidades. Não existe um formulário unificado para tal pedido, portanto o empregador tem o direito de desenvolvê-lo de forma independente. Este pedido é assinado pelo chefe da organização ou por uma pessoa autorizada. A data de introdução do novo regulamento pode não coincidir com a data de emissão do despacho, ou seja, as alterações podem ser introduzidas posteriormente (por exemplo, a data de emissão do despacho é 28 de novembro de 2009 e o regulamento é introduzido a partir de 15 de dezembro de 2009). Ao aumentar o quadro de pessoal, o empregador não é obrigado a familiarizar os empregados com as alterações que estão sendo feitas.

Dado que o despacho de exclusão de unidades do quadro de pessoal é elaborado em formulário elaborado pelo empregador de forma autónoma, não é necessário indicar o vencimento ou vencimento no mesmo, ao contrário do despacho de introdução de unidade de pessoal.

Após a decisão do empregador de alteração do salário, é necessária a emissão de despacho de alteração do quadro de pessoal, lavrado sob qualquer forma, o qual é assinado pelo gestor ou por pessoa autorizada.

Para obter mais informações, consulte o Guia de RH. Alteração dos termos do contrato de trabalho ".

Caso o empregador decida renomear uma unidade estrutural ou um cargo específico, é necessária a emissão de despacho de alteração do quadro de pessoal assinado pelo gestor ou outra pessoa autorizada.

EXTRATO DO AGENDA DE PESSOAL

O extrato do quadro de pessoal pode ser emitido, por exemplo, às autoridades fiscalizadoras, mediante solicitação devidamente feita, ou ao empregado após solicitação por escrito ao empregador nos termos do art. 62 Código do Trabalho da Federação Russa.

Se um funcionário se inscrever, o extrato do quadro de pessoal deve refletir apenas informações sobre seu cargo e pagamentos relacionados. Os valores salariais dos demais empregados não poderão ser indicados no extrato conforme norma do art. 88 do Código do Trabalho da Federação Russa sobre a proteção de dados pessoais em relação à sua transferência.

Veja um exemplo de preenchimento do extrato.

Assinado para selo

O quadro de pessoal de uma organização é necessário para formar o quadro de pessoal e o número total da empresa. O conteúdo do quadro de pessoal é padrão para todas as empresas - lista de cargos, composição estrutural, unidades de pessoal, informações sobre salários dos funcionários, salários mensais e subsídios disponíveis; determinado pelos regulamentos ou estatutos da empresa.

O quadro de pessoal é elaborado de acordo com o formulário T-3. O Código do Trabalho da Federação Russa não prevê a presença obrigatória de um quadro de pessoal em nenhuma empresa, mas de acordo com a resolução do Roskomstat, para todas as formas de propriedade, aplica-se a necessidade de levar em conta a documentação primária para a contabilização dos salários.

A contratação de trabalhadores com contrato de trabalho (independentemente de o local de trabalho ser principal ou a tempo parcial) ocorre com base num quadro de pessoal, que deve indicar a unidade estrutural e o cargo do trabalhador.

Normalmente o quadro de pessoal é uma atividade contábil, mas o Diretório de Qualificação de Cargos afirma que o preenchimento do quadro de pessoal é de responsabilidade direta do economista do trabalho. Mas devido à ausência deste cargo em muitas organizações, o chefe da empresa decide de forma independente quem cuidará das questões de pessoal na organização.

No caso em que a responsabilidade pela manutenção do quadro de pessoal seja atribuída a um empregado que não possui contrato de emprego esta obrigação, tal ação é acompanhada pela execução de uma ordem.

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Ordem de aprovação do quadro de pessoal (exemplo)

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Vale lembrar que o nome do cargo do empregado no contrato de trabalho deve corresponder exatamente ao indicado no quadro de pessoal.

O quadro de pessoal é elaborado para uma data específica do calendário e sua aprovação geralmente ocorre no dia 1º de janeiro de cada ano. O quadro de pessoal é implementado por ordem do gestor. Mudanças na equipe também são inseridos por meio de um pedido. Se durante o ano foram feitas pequenas alterações no quadro de pessoal ou nenhuma alteração, não é necessária a reaprovação do quadro de pessoal para o ano seguinte. Nesse caso, basta fazer uma lista das alterações que estão sendo feitas.

O formulário unificado T-3 do quadro de pessoal não deve ser reduzido, mas alguns acréscimos necessários podem ser feitos a ele. Por exemplo, se uma das seções do quadro de pessoal não estiver em demanda (por exemplo, a seção “subsídio”), a coluna do formulário unificado será reduzida e não será mais preenchida. A disposição dos cargos e unidades estruturais no quadro de pessoal é determinada diretamente pelo chefe da organização.

Cada divisão inclui cargos de pessoal com indicação obrigatória especialidades de pessoal. Os cargos são listados em ordem decrescente – começando pela alta administração e terminando nos cargos juniores. As divisões e posições estruturais são indicadas apenas no caso nominativo. Os cargos parciais (por exemplo, trabalhadores a tempo parcial) são indicados na coluna 4 em quotas: 0,5; 0,25.

O número máximo de erros é cometido no preenchimento da coluna “salário”. Muitas vezes, os gerentes não indicam o salário total, mas sua faixa (por exemplo, 3.000-5.000 rublos), o que é fundamentalmente incorreto. Neste caso, você pode consultar o pedido do quadro de pessoal (cuja amostra foi indicada acima) e somar os valores dos salários para que coincidam com o valor total indicado no pedido. Naturalmente, funcionários em cargos diferentes recebem salários diferentes, mas para refletir as flutuações em seus salários, existe uma coluna especial de “subsídio”.

Por que você precisa de pessoal?

O principal objetivo do quadro de pessoal é a possibilidade de comprovar judicialmente (em caso de situações controversas) que a empresa não contratou o trabalhador por ausência do cargo exigido no quadro de pessoal e o seu despedimento foi justificado. Deve-se lembrar que um quadro de pessoal bem projetado é a chave para vencer qualquer disputa judicial. Assim, o quadro de pessoal é costurado, numerado, lacrado com o selo da organização e assinado pelo gestor e contador.

Assinaturas e selos na tabela de pessoal

A tabela de pessoal pode consistir em várias folhas. As pessoas que o assinam assinam apenas para última folha na linha apropriada. Caso seja necessária a assinatura de cada folha, o formulário é complementado com linhas para assinatura. Este procedimento pode ser usado ao assinar o quadro de pessoal de uma filial antes de sua aprovação separadamente pela organização controladora.
O formulário unificado N T-3 não prevê impressão no quadro de pessoal aprovado.

Como e quando são feitas alterações na tabela de pessoal?

As alterações no quadro de pessoal ocorrem nos casos em que a composição dos colaboradores muda, novos departamentos são formados, cargos antigos são eliminados e novos são introduzidos. As alterações são feitas de duas maneiras principais: você pode substituir completamente o próprio quadro de pessoal ou emitir uma ordem para fazer alterações no quadro de pessoal. Caso sejam feitas alterações no quadro de pessoal com base em despacho, são indicados os seguintes motivos:

• reorganização do formulário;
• otimização e melhoria das atividades das estruturas de governo;
• todos os tipos de mudanças na legislação que exigem mudanças obrigatórias no quadro de pessoal;
• eliminando responsabilidades repetitivas;
• redução ou expansão da produção de uma empresa.

Quando são feitas alterações no quadro de pessoal, devem ser feitos ajustes nos documentos do funcionário - carteira de trabalho e cartão pessoal (por exemplo, ao renomear um cargo). Neste caso, é necessário obter o consentimento por escrito do funcionário.

Em caso de alteração salarial (cadastro de abonos e gratificações), o funcionário deverá ser avisado por escrito 2 meses antes do evento. Alterações deste tipo são feitas não apenas no quadro de pessoal, mas também com a ajuda de um acordo adicional ao contrato. Além disso, não se esqueça de que as alterações e acréscimos feitos na forma prescrita no quadro de pessoal da organização são levados ao conhecimento dos funcionários, após o que eles livros de trabalho com base em uma ordem (instrução) ou outra decisão do empregador, são feitas alterações e acréscimos apropriados. Isto é afirmado no parágrafo 3.1 da Instrução nº 69.

O que é pessoal?

A rotatividade para muitas empresas é algo comum, por isso muitas organizações praticam a manutenção da chamada forma de quadro de pessoal “de trabalho” - quadro de pessoal, caso contrário é uma substituição de cargos ou uma lista de pessoal. A principal diferença entre este documento e o quadro de pessoal é o seu dinamismo. Ao contrário da alteração do quadro de pessoal, o quadro de pessoal pode mudar rapidamente dependendo das mudanças em curso (numéricas e qualitativas) no pessoal da empresa e, o mais importante, não requer a emissão de uma ordem para sua aprovação e alteração.

Dado que o quadro de pessoal, que apresenta o número total de unidades de pessoal (cargos) da empresa, não permite determinar se um cargo está vago ou ocupado e qual dos empregados o ocupa, o quadro de pessoal, em regra, indica exatamente essas informações - os nomes e iniciais dos funcionários da empresa que ocupam os cargos previstos no quadro de pessoal, e a situação do cargo - encerrado ou vago.

O quadro de pessoal do formulário unificado T-3 é usado para indicar a estrutura e o pessoal da organização. Vejamos este formulário com mais detalhes e também forneceremos uma tabela de pessoal com um exemplo de preenchimento.

Pessoal: formulário unificado T-3

A partir de 1º de janeiro de 2013 organizações comerciais não são obrigados a elaborar documentos pessoais de acordo com formulários aprovados, ou seja, podem utilizar formulários de documentos desenvolvidos de forma independente.

Para obter mais informações sobre isso, consulte o artigo “Documento primário: requisitos de forma e consequências de sua violação” .

No entanto, o formulário unificado T-3 é uma maneira bastante conveniente e familiar de compilar um quadro de pessoal. Além disso, o quadro de pessoal do formulário de amostra T-3 contém todas as informações necessárias, de modo que a maioria dos empregadores continua a usar esse formulário específico de documento.

Lembramos que o quadro de pessoal - um formulário do formulário unificado T-3 - e o procedimento para seu preenchimento foram aprovados pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004 nº 1. Em ordem para que os usuários do nosso site saibam como elaborar um quadro de pessoal, é apresentado um modelo de documento como em forma pura(nesta seção) e no estado concluído (na última seção).

Que informações contém o formulário unificado de pessoal?

O quadro de pessoal é um dos documentos normativos internos que toda organização (ou empresário com funcionários) deve possuir.

A tabela de pessoal contém:

• lista de divisões estruturais;
• nomes de cargos, especialidades e profissões com indicação de qualificações;
• informações sobre o número de unidades de pessoal;
• informações sobre salários: tarifas e salários, bônus, fundo salarial (folha de pagamento), inclusive para a organização como um todo.

O principal objetivo do quadro de pessoal é determinar a estrutura, os níveis de pessoal e o tamanho da folha de pagamento. O documento não contém os nomes dos funcionários e seus cargos. O regime de pessoal (sinônimos: substituição de pessoal, lista de pessoal) não é estabelecido por documentos regulamentares. A substituição de pessoal, ao contrário do quadro de pessoal, não é um documento obrigatório para a organização, porém é frequentemente utilizado. Isso se deve ao fato de que a substituição em tempo integral permite acompanhar as vagas, bem como o preenchimento de cargos na contratação de funcionário em tempo parcial ou se o cargo for dividido entre vários funcionários. A substituição de pessoal geralmente é desenvolvida com base no quadro de pessoal do formulário T-3 com o acréscimo de uma coluna na qual são inseridos os sobrenomes, nomes e patronímicos dos funcionários que ocupam determinados cargos. Caso uma organização utilize substituição de pessoal em suas atividades, deve-se levar em consideração que este documento deve ser guardado por 75 anos.

Leia sobre os períodos de retenção de documentos pessoais.

Como elaborar corretamente um cronograma de pessoal

A elaboração do quadro de pessoal pode ser confiada a qualquer funcionário da organização, devendo ser aprovada por despacho (instrução) do gestor ou outra pessoa autorizada. O procedimento de emissão de documentos de aprovação do quadro de pessoal deve estar consagrado nos documentos constitutivos.

Leia sobre as nuances da elaboração de tais pedidos no material “Pedidos para atividades principais - o que são esses pedidos?”.

Na elaboração do quadro de pessoal pela primeira vez, é atribuído o número 1 e, posteriormente, é utilizada a numeração contínua. O quadro de pessoal indica a data de elaboração, bem como a data a partir da qual o quadro de pessoal entra em vigor. Estas duas datas podem variar. O formulário T-3 indica o período de validade do quadro de pessoal, detalhes do pedido para sua aprovação e o número de unidades de pessoal.

Código da unidade estrutural no quadro de pessoal e outras informações

O quadro de pessoal da seção tabular começa a ser preenchido com a indicação dos nomes e códigos das divisões estruturais. Em regra, o código do departamento no quadro de pessoal é indicado numa ordem que permite determinar a subordinação e estrutura de toda a organização.

Se uma organização possui filiais e escritórios de representação, deve-se levar em consideração que se trata de uma unidade estrutural da organização e, portanto, o quadro de pessoal deve ser elaborado para a organização como um todo. Mesmo que o chefe da sucursal tenha o direito de aprovar de forma independente o quadro de pessoal, este ainda é elaborado como parte de um único quadro de pessoal.

A coluna 3 do quadro de pessoal contém o nome do cargo, especialidade, profissão, que são indicados no caso nominativo sem abreviaturas. O nome do cargo ou profissão é atribuído pelo empregador, se o trabalho não estiver associado a condições difíceis de trabalho e à concessão de benefícios, caso contrário, ao indicar o cargo no quadro de pessoal, é necessário orientar-se por:

• para o Classificador Russo de Ocupações de Trabalhadores, Cargos de Empregados e Classes Tarifárias (OK 016-94) (aprovado pela Resolução do Padrão Estadual da Rússia datada de 26 de dezembro de 1994 nº 367);
• Classificação de Ocupações de toda a Rússia (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (aprovado por despacho de Rosstandart datado de 12 de dezembro de 2014 nº 2020-st);
• Livro de referência de qualificação para cargos de gerentes, especialistas e outros funcionários (aprovado pela Resolução do Ministério do Trabalho da Rússia de 21 de agosto de 1998 nº 7);
• diretórios tarifários e de qualificação unificados de obras e profissões de trabalhadores por setor;
• padrões profissionais (parágrafo 3, parte 2, artigo 57, artigo 195.1 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Leia como alinhar os cargos aos padrões profissionais.

Se uma organização contrata funcionários para desempenhar certo tipo trabalho, e não por cargo (profissão, especialidade), então isso também precisa ser refletido no quadro de pessoal.

A seguir, na coluna 4 do quadro de pessoal, é indicado o número de unidades de pessoal. As unidades de pessoal podem ser indicadas como completas ou incompletas. O conteúdo de uma unidade de pessoal incompleta no quadro de pessoal é indicado em cotas, por exemplo 0,25; 0,5; 2,75, etc.

Ao compilar o pessoal Atenção especial deve ser fornecido na coluna 5 “Taxa tarifária (salário), etc., esfregue.” No caso mais simples, esta coluna do quadro de pessoal indica um salário mensal fixo.

Na prática, na elaboração do quadro de pessoal, surge muitas vezes a questão sobre a correta execução do documento nas situações em que não existe um valor fixo de remuneração, por exemplo, com pagamento à peça. Neste caso, recomenda-se colocar um travessão na coluna 4 da tabela de pessoal e na coluna 10 indicar: “Salário por peça / Salário por bônus por peça” e fornecer um link para o ato regulatório local que define o procedimento para estabelecer salários, bem como seu valor para um determinado padrão de produção. Recomenda-se seguir procedimento semelhante no preenchimento do quadro de pessoal numa situação em que o empregado tenha remuneração por hora.

Caso o quadro de pessoal preveja cargo incompleto, na coluna “Taxa tarifária (salário)” ainda é indicado o valor do salário integral do cargo.

Como preencher uma tabela de pessoal: amostra e exemplo

Um exemplo de preenchimento do quadro de pessoal do Formulário T-3 em uma situação em que não há salário fixo e também há cargo incompleto pode ser encontrado em nosso site.

OBSERVAÇÃO! Em arte. 22 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que o pagamento deve ser igual para trabalho igual. Daqui decorre que a “garfo” de salários no quadro de pessoal é uma violação do Código do Trabalho. Rostrud, em ofício de 27 de abril de 2011 nº 1111-6-1, recomenda que sejam indicados no quadro de pessoal os mesmos valores salariais para cargos de mesmo nome, e a possibilidade de pagamento de salário a um dos funcionários (não salário ) em tamanho maior regular através de subsídios e pagamentos adicionais dependendo da complexidade da obra, quantidade e qualidade da obra.

Nas colunas 6, 7, 8 “Subsídios adicionais, esfregue.” os subsídios são indicados como aceitos na organização (por longas jornadas de trabalho, maior responsabilidade, conhecimento línguas estrangeiras, experiência profissional, etc.) e estabelecido a nível legislativo (por exemplo, para trabalhar no Extremo Norte). A tabela de pessoal do formulário unificado pressupõe que essas colunas sejam preenchidas em rublos. Caso não existam colunas suficientes para indicar todos os subsídios em vigor na organização no quadro de pessoal, o seu número pode ser aumentado através da emissão de despacho de complemento ao formulário do quadro de pessoal. Recomenda-se fazer o mesmo se os prêmios forem definidos em porcentagem.

A coluna 9 “Total do mês” é preenchida apenas se o salário e os subsídios forem indicados em rublos. As instruções para a elaboração do quadro de pessoal afirmam que “se for impossível para uma organização preencher as colunas 5 a 9 em termos de rublo... as colunas são preenchidas nas unidades de medida apropriadas (porcentagens, coeficientes, etc.) .” No entanto, é impossível formalizar efetivamente o quadro de pessoal desta forma. Em tal situação, você pode colocar travessões nesta coluna, e na coluna 10 “Nota” indicar um link para regulamentos, tanto internos quanto regulatórios, que estabelecem prêmios. O link na coluna 10 para o documento que permite definir um aumento por tempo de serviço permitirá que você não altere o cronograma quando o valor do aumento mudar. A coluna 10 também indica qualquer informação relacionada ao quadro de pessoal.

Nuances de registro e mudanças no quadro de pessoal

O formulário unificado T-3 requer assinaturas do gestor serviço de pessoal e o contador-chefe, mas não existe um requisito como selo. A frequência e o momento de aprovação do quadro de pessoal não são estabelecidos por lei, cabendo a cada empregador decidir esta questão de forma independente.

A familiarização com o quadro de pessoal dos empregados só é realizada se esta obrigação do empregador for garantida por acordo coletivo, acordo ou ato normativo local (carta de Rostrud de 15 de maio de 2014 nº PG/4653-6-1).

Podem ser feitas alterações no quadro de pessoal caso seja necessário complementá-lo com novos cargos e divisões estruturais ou, inversamente, excluí-los, bem como na alteração de salários, renomeação de departamentos e cargos. As alterações no quadro de pessoal são formalizadas por despacho. Existem 2 maneiras de fazer alterações na tabela de pessoal:

1) emissão de ordem de alteração correspondente;

2) emissão de despacho aprovando novo quadro de pessoal.

Ao reduzir pessoal ou números, ou alterar salários, também são feitas alterações no quadro de pessoal, mas deve-se ter em mente que a data de entrada em vigor das alterações não pode ocorrer antes de 2 meses após a emissão do despacho. Isto se deve ao fato de que os funcionários devem ser notificados com 2 meses de antecedência sobre a próxima demissão (parte 2 do artigo 180 do Código do Trabalho da Federação Russa) ou sobre as próximas alterações nos termos dos contratos de trabalho.

A tabela de pessoal é mantida permanentemente na organização. As organizações que exercem funções de controle e supervisão (por exemplo, a inspeção do trabalho, órgãos reguladores do Fundo Federal de Seguro Social da Federação Russa, o Fundo de Pensões da Federação Russa, autoridades fiscais) têm o direito de solicitar este documento ao realizar inspeções. Em caso de não fornecimento dos documentos ou cópias dos mesmos solicitados pelos controladores, incluindo o quadro de pessoal, o empregador poderá estar sujeito a multa de 200 rublos. para cada documento não apresentado (cláusula 1 do artigo 126 do Código Tributário da Federação Russa).

Resultados

O quadro de pessoal é um documento obrigatório que qualquer empregador deve possuir. Um exemplo de preenchimento de quadro de pessoal usando o Formulário T-3 pode ser encontrado na Internet em muitos sites contábeis e jurídicos, mas raramente é fornecida uma amostra com as situações descritas acima. Ao preparar o quadro de pessoal, o Formulário T-3, cujo exemplo é fornecido neste artigo, pode ser uma boa ajuda para oficiais de pessoal experientes e novatos.

Para saber como organizar adequadamente os registros de pessoal, leia o artigo.

Olá! Você já ouviu falar de um documento como “Cronograma de Pessoal de uma Organização”? Mas este é um documento com base no qual os salários são calculados, bem como a contratação e demissão de funcionários. Agora tentaremos falar detalhadamente sobre quais funções o SR desempenha e como compô-lo corretamente.

O que é “Programação de Pessoal”

Cada um de vocês já esteve no departamento de RH de alguma empresa pelo menos uma vez na vida. Você provavelmente já viu inúmeras pastas e arquivos pessoais de funcionários. Certamente muitos estavam interessados ​​​​em saber como os funcionários deste departamento coletam e lembram informações sobre todos os cargos, funcionários, etc.

E tudo é bem simples. Eles têm um documento chamado tabela de pessoal.

Mesa de pessoal (SH)- Esse documento normativo, que indica informações sobre todos os cargos da empresa, o número de empregados em tempo integral, o valor de suas tarifas e o valor dos abonos.

Ou seja, trata-se de um documento que contém informações generalizadas sobre o número de empregados da empresa e os cargos disponíveis. Além disso, o quadro de pessoal indica o salário de cada cargo, levando em consideração todos os abonos aplicáveis.
Muitas vezes, este documento ajuda os gestores das empresas durante os processos judiciais. Por exemplo, devido a uma redução forçada de pessoal, um trabalhador foi despedido e requereu ex-líderes para o tribunal. Neste caso, o ShR é uma prova direta da legalidade das ações do réu.

Devido à importância deste documento, todas as páginas são numeradas, lacradas e lacradas.

• Baixe um exemplo de pedido para aprovação do quadro de pessoal

• Baixe o Formulário de Pessoal N T-3

Funções de pessoal

Como qualquer documento, o ShR desempenha diversas funções. Os principais são:

• Possibilidade de organização do horário de trabalho do pessoal;
• Cálculo de salários mensais dos funcionários;
• Cadastro oficial de funcionários recém-admitidos;
• Deixando as regras regulamentos internos dia;
• Transferência de funcionários registrados de um cargo para outro, etc.

A tabela de pessoal é um documento obrigatório

Toda empresa tem um grande número de documentação. Existem documentos que são mantidos sem falhas e existem aqueles que são criados por necessidade. À pergunta “O ShR é um documento obrigatório?” é impossível dar uma resposta definitiva.

Tudo porque normas do trabalho não implica a presença obrigatória de ShR no empreendimento. Mas se considerarmos esta questão com base nos requisitos do Roskomstat, verifica-se que este documento é necessário, porque é a documentação principal para contabilizar o pagamento de salários.

Embora a legislação não estipule regras claras em nenhum lugar, a maioria das organizações mantém esse tipo de documentação. Afinal, a maior parte das fiscalizações governamentais começa com o estudo das RS.

Na verdade, a presença deste documento facilita a vida não só dos inspetores, mas também dos gestores, dos recursos humanos e dos departamentos de contabilidade.

Qual é o período de validade do quadro de pessoal?

Nenhum documento oficial indica o período exato de validade do ShR. O próprio gestor reserva-se o direito de indicar o prazo de lavratura deste documento. Na maioria das vezes, é refeito todos os anos e entra em vigor em 1º de janeiro. Na elaboração do ShR é indicada a data de sua validade. Mas se você não especificar uma data, o documento será considerado ilimitado e não precisará ser refeito.

Quanto e onde a tabela de pessoal é armazenada?

Com base na portaria do Arquivo Federal, o ShR, após o vencimento, deverá ficar armazenado no empreendimento por 3 anos. E a vida útil dos regimes de pessoal é de 75 anos.

Arranjo de pessoal– um documento opcional para cada empresa, que é criado com base no quadro de pessoal. É uma versão mobile do RH e inclui informações mais detalhadas sobre os funcionários da empresa (são indicados os nomes completos dos trabalhadores, grupo de deficiência, etc.).

Quem inventa

Antes de iniciar a elaboração de um documento, o gestor emite ordem de alteração do quadro de pessoal, onde nomeia um funcionário que o elaborará.

Pode ser absolutamente qualquer funcionário da organização. Mas na maioria das vezes esse trabalho é confiado a funcionários do departamento de pessoal, departamento de contabilidade ou engenheiro de normas trabalhistas.

Quantas cópias do ShR devem estar em produção?

Ao compilar um SR, é feita uma cópia. Assim, o original e uma cópia devem ser guardados no departamento de RH e contabilidade.

Mudança de pessoal

Às vezes é necessário fazer alterações na RS existente. Isso é feito em vários casos:

1. Se houver uma reorganização da empresa;
2. Se for necessário otimizar e melhorar a atividade do aparelho de gestão;
3. Se as alterações introduzidas na legislação exigirem alterações obrigatórias ao ShR;
4. Em caso de mudanças nos cargos de pessoal ;
5. Mudanças de posição no quadro de pessoal;
6. Mudanças salariais no quadro de pessoal.

Se as alterações forem pequenas e não exigirem a criação de um novo RH, o gestor emite uma ordem para alterar o quadro de pessoal. Após o qual o funcionário responsável faz alterações no documento atual.

Ao fazer alterações no quadro de pessoal, a administração não é obrigada a notificar os funcionários por escrito.

A segunda forma de fazer alterações é criar um novo ShR.

Para quaisquer alterações no RS, deverão ser feitas alterações nas carteiras de trabalho e cartões pessoais dos funcionários. Antes de fazer isso, você deve obter permissão por escrito dos funcionários para esta ação.

Por exemplo, se o texto de um cargo mudar ligeiramente, o funcionário deverá ser notificado por escrito. Somente depois disso são feitas alterações em sua carteira de trabalho.

Caso as alterações digam respeito ao valor dos salários, neste caso o trabalhador é avisado por escrito com 2 meses de antecedência. Estas alterações são efetuadas simultaneamente no contrato de trabalho.

Existe um formulário de pessoal obrigatório?

Para compilar o SR, o unificado é o mais usado. É um formulário - uma tabela na qual você precisa inserir dados.

A maioria das organizações toma o formulário T-3 como base e o “personaliza” para se adequar à sua empresa. Isso é permitido, ou seja, a forma unificada deste documento não é obrigatória.

Nos casos em que a empresa tenha forma de gestão estatal, o quadro de pessoal é elaborado de acordo com todas as normas.

Estrutura do quadro de pessoal da organização

A RS é composta por um “cabeçalho”, uma tabela e dados das pessoas que assinaram este documento.

A primeira parte dos documentos contém as seguintes informações:

• Nome da organização, conforme documentos constitutivos;
• A data de início do ShR, seu número e prazo de validade. A numeração pode ser atribuída arbitrariamente.
• Data e número do despacho de aprovação do quadro de pessoal;
• Pessoal total.

A segunda parte é uma coleção de dados para todas as posições. Veremos isso um pouco mais tarde.

A terceira parte contém os nomes e cargos das pessoas que assinaram este documento. Na maioria das vezes, este é o chefe do departamento de pessoal e o contador-chefe.

Como criar um cronograma de pessoal

Esperamos que ninguém tenha tido dúvidas na hora de preencher o “cabeçalho”, então vamos passar ao preenchimento da tabela propriamente dita.

1 coluna . Nome da unidade estrutural. Eles devem ser listados em ordem de subordinação. Por exemplo, administração, secretariado, departamento financeiro, contabilidade, etc.;

2 contagens. Código do departamento. Numeramos as divisões de cima para baixo (01,02,03, etc.);

3 contagens. Cargo. Os dados devem ser inseridos no caso nominativo sem abreviaturas, em singular, orientado por diretórios de qualificação e tarifas;

4 contagens . Número de unidades de pessoal. Esta coluna indica quantas pessoas em um cargo a empresa precisa. Este valor pode ser um número inteiro ou uma fração. Por exemplo, 2,5 pode significar que 2 funcionários trabalharão a tempo inteiro e um a tempo parcial;

5º Conde . Valor do salário taxa tarifária ou bônus. Indicado em rublos para cada posição. Se, por exemplo, há 2 contadores trabalhando, mas o gerente lhes paga salários diferentes, então um único salário é indicado na tabela de pessoal e os pagamentos adicionais são indicados na coluna de subsídios. Ou seja, o salário dos trabalhadores no mesmo cargo deveria ser o mesmo;

6, 7, 8 colunas . Subsídios para condições especiais trabalho. Eles podem não existir, então os travessões são colocados nas colunas. Mas se o funcionário trabalhar à noite, feriados, limpa o banheiro. nós, etc., então, por lei, ele deve receber certa compensação;

9º Conde. Em apenas um mês. Os dados nas colunas 5,6,7,8 são somados e depois multiplicados pelo número de unidades de pessoal para cada cargo;

10º Conde . Observação. Um ato regulatório local pode ser indicado com base no qual os salários são pagos;

Depois de inserir os dados, você precisa resumir os resultados 4 E 9 coluna. Assim, descobrimos o número de unidades de pessoal no quadro de pessoal e no fundo salarial mensal.

Aprovação de pessoal

De acordo com as regras de aprovação do quadro de pessoal, após a compilação e verificação de todos os dados, o RH é assinado pelo gestor, contador-chefe e chefe do departamento de pessoal. Após o que o chefe da empresa emite uma ordem para efetivar este documento.

Conclusão

A RS não é obrigatória, mas muito Documento Importante qualquer organização. Com base nisso, você pode aceitar um novo. Além disso, com sua ajuda, são calculados os salários dos funcionários da empresa.

Este documento não é estritamente regulamentado, pelo que pode ser “customizado” para cada organização e alterado se necessário. Este é um salva-vidas para um gestor durante as inspeções de órgãos governamentais.