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“Departamento de Pessoal”, 2008, N 1

Elaboramos um cronograma de pessoal

Tabela de pessoal- um documento pessoal importante para qualquer organização. Mas aqui está a questão: os empregadores, independentemente da sua forma organizacional e jurídica, são obrigados a ter um quadro de pessoal e, em caso afirmativo, como elaborá-lo corretamente e como são feitas as alterações?

A tabela de pessoal é o documento principal para registros de pessoal. Seu formulário unificado N T-3 foi aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datada de 01/05/2004 N 1 “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de mão de obra e seu pagamento”. De acordo com esta Resolução, os formulários unificados de cadastro de pessoal devem ser utilizados por pessoas jurídicas de todas as formas organizacionais e jurídicas. O quadro de pessoal contém uma lista de unidades estruturais, cargos, especialidades, profissões, informações sobre o número de unidades de pessoal, vencimentos oficiais, abonos e folha de pagamento mensal. Pode ser elaborado tanto como um documento único para a organização como um todo quanto para suas divisões estruturais individuais. O cronograma de pessoal é assinado pelo chefe do serviço de pessoal e contador-chefe, se necessário, pode ser assinado pelos chefes das divisões estruturais. O quadro de pessoal é aprovado por despacho do responsável da organização ou de pessoa por ele autorizada e é o principal documento que define a estrutura organizacional e fixa a composição oficial e numérica da organização.

O que queremos dizer com pessoal?

Existem muitos definições diferentes o conceito de “quadro de pessoal”, do qual se conclui que se trata de um documento organizacional e administrativo que reflete a estrutura da organização. Contém uma lista de cargos, indicando seu número e salários. O quadro de pessoal também reflete o valor dos subsídios e pagamentos adicionais que existem em uma determinada organização em relação a cargos específicos.

Muitas vezes os gerentes várias organizações eles não sabem quem exatamente deve elaborar o quadro de pessoal e fazer alterações nele. Em grandes organizações onde o número de funcionários ultrapassa 500 pessoas, existe um serviço de pessoal ou um departamento de pessoal que trata de questões de gestão de registros de pessoal. Mas em pequenas empresas ou empreendedores individuais sem educação pessoa jurídica, cujo número de funcionários não exceda 50 pessoas, tanto o pessoal de contabilidade quanto o próprio gestor ou empresário podem elaborar o quadro de pessoal. Em organizações com uma equipe de 100 ou mais pessoas, o gerente delega as funções de gerenciamento de registros de pessoal ao gerente do escritório ou ao consultor jurídico. Atualmente, essas organizações preferem contratar um advogado com as funções de funcionário de pessoal, “matando dois coelhos com uma cajadada só”. Mas em qualquer caso, o processo de formação de um quadro de pessoal é bastante complexo e consiste em várias etapas, pelo que requer o envolvimento não só dos trabalhadores dos serviços de pessoal, mas também de economistas.

Etapas de elaboração de cronogramas de pessoal

Antes de iniciar a elaboração do quadro de pessoal, é necessário determinar a estrutura organizacional da organização, ou seja, apresentar esquematicamente as divisões estruturais, bem como a ordem de sua subordinação e conexões entre si. Em seguida, passamos para a próxima etapa - elaborar o quadro de pessoal e trazê-lo para a forma adequada de acordo com o formulário unificado N T-3 “Quadro de pessoal”. Não é difícil de preencher, mas há alguns pontos a serem considerados. Por exemplo, o nome da organização é indicado exatamente de acordo com o nome que aparece nos documentos constitutivos. Se uma organização tiver um nome completo e um nome abreviado, é permitido usar qualquer um deles. É improvável que o preenchimento das colunas de data e número do documento cause quaisquer dificuldades, mas para grandes organizações onde são frequentemente feitas alterações no quadro de pessoal, é aconselhável introduzir uma numeração separada para o quadro de pessoal.

A data do quadro de pessoal nem sempre coincide com o horário de início de sua vigência, portanto, o formulário unificado contém a coluna “Quadro de pessoal para o período ______ de “___” ________ 20__”, ou seja, uma determinada data a partir da qual o tabela de pessoal entra em vigor.

Além disso, de forma unificada, a data e o número da ordem do gestor para aprovar o quadro de pessoal são inseridos em uma coluna separada. Observação: a tabela de pessoal pode ser aprovada uma vez e permanecer válida por tempo indeterminado. Neste caso, para trabalhar com o documento, deve-se levar em consideração todas as alterações e acréscimos feitos nas instruções (ordens) do gestor, o que na prática nem sempre é conveniente. Devido ao facto de não existirem restrições quanto ao número de alterações no quadro de pessoal das organizações comerciais, é preferível introduzir um novo quadro de pessoal a cada alteração.

Agora vamos dar uma olhada na coluna "Divisão estrutural". As organizações comerciais, via de regra, determinam os nomes das unidades estruturais de forma independente, guiadas por conceitos e definições geralmente aceitos (é indesejável nomear unidades estruturais com palavras estrangeiras obscuras). Mas há organizações nas quais uma série de benefícios oferecidos aos funcionários (por exemplo, assistência médica e instituições educacionais, empresas que incluem instalações de produção com condições de trabalho perigosas). Neste caso, a correta reflexão dos nomes das unidades estruturais no quadro de pessoal é muito importante. Para facilitar o trabalho na designação de unidades estruturais, existem classificadores industriais de indústrias perigosas ou nomenclatura de nomes de unidades estruturais, bem como livros de referência tarifários e de qualificação, classificadores totalmente russos, uma lista de indústrias, oficinas, profissões e cargos, aprovado por Resolução do Comitê Estadual do Trabalho da URSS e do Presidium do Conselho Central de Sindicatos de toda a Rússia, datada de 25 de outubro de 1974, N 298 /P-22, emprego em que dá direito a uma pensão de velhice em condições preferenciais .

Em regra, são indicadas primeiro as divisões estruturais da administração (direcção, contabilidade, departamento de pessoal, etc.), depois as divisões de produção e, por último, as divisões de serviços e auxiliares (departamento de abastecimento, serviços de reparação, etc.).

A coluna nº 3 “Cargo (especialidade, profissão), classificação, classe (categoria) de qualificações” é preenchida em estrita conformidade com os livros de referência de tarifas e qualificações e o Classificador Russo de Cargos de Funcionários e Profissões de Trabalhadores. Ao determinar os nomes dos cargos incluídos no quadro de pessoal da organização, deve-se guiar-se pelo Classificador Russo de profissões de trabalho, cargos de funcionários e categorias tarifárias OK 016-94, aprovado pela Resolução do Padrão Estadual da Rússia de 26 de dezembro, 1994 N 367. No referido Classificador, em particular, os cargos de empregados são atribuídos de acordo com o Diretório de Qualificação de Cargos de Gerentes, Especialistas e Outros Empregados (aprovado pela Resolução do Ministério do Trabalho da Rússia de 21 de agosto de 1998 Nº 37).

A sequência de preenchimento desta coluna para cada unidade estrutural é individual, levando em consideração as especificidades de uma determinada organização. Normalmente, os cargos de chefe de uma unidade estrutural, seus suplentes, depois os principais especialistas e depois os executores são localizados primeiro. Se uma unidade estrutural inclui pessoal técnico e de engenharia e trabalhadores, é necessário alocar primeiro engenheiros e depois trabalhadores.

Podem surgir dúvidas quanto ao procedimento de preenchimento da coluna 4 “Número de unidades de pessoal”. O número de unidades de pessoal das organizações financiadas pelo orçamento federal ou regional é determinado pelas organizações de nível superior. Número de unidades de pessoal empresa comercial determinado pelas suas necessidades de determinados tipos de obras, pelo grau de urgência da sua implementação e pela viabilidade económica. Caso a organização preveja a manutenção de unidade de pessoal incompleta, ao preencher a coluna 4, o número de unidades de pessoal incompletas é indicado nas cotas apropriadas, por exemplo 0,25 (Instruções para uso e preenchimento de formulários de documentação contábil primária, aprovados por Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia datada de 5 de janeiro de 2004 N 1).

Como definir o salário (tarifa)?

De acordo com o art. 129 do Código do Trabalho da Federação Russa, salário (taxa tarifária) é entendido como um valor fixo de remuneração de um funcionário pelo cumprimento de um padrão de trabalho (deveres profissionais) de uma certa complexidade (qualificação) por unidade de tempo.

As tarifas são uma ferramenta para a tarifação da remuneração dos empregados nas organizações orçamentárias de acordo com a Tabela Tarifária Unificada. Mas deve-se notar que o Governo da Federação Russa emitiu a Resolução nº 605 datada de 22 de setembro de 2007 “Sobre a aprovação do Regulamento sobre o estabelecimento de sistemas de remuneração para funcionários federais agências governamentais e pessoal civil", que definiu as bases para a transição para novos sistemas remuneratórios e capacitou instituições orçamentárias a autoridade para definir salários, compensações e outros pagamentos de forma independente. As organizações comerciais definem seus próprios salários com base em suas capacidades financeiras. Ressalta-se aqui que o valor do salário ou tarifa de acordo com o art. 133 do Código do Trabalho da Federação Russa não pode ser inferior ao salário mínimo legalmente estabelecido.

Na forma unificada N T-3 existem várias colunas (N N 6, 7, 8), unidas pelo nome comum “Subsídio”. O atual Código do Trabalho não tem uma definição clara do conceito de “subsídio”.

O principal que deve ser levado em consideração na formação do quadro de pessoal são as duas principais formas de pagamento dos bônus: 1) percentual - definido como percentual de salário oficial, e se o salário (taxa) mudar, o tamanho do bônus muda automaticamente; 2) na forma de valor fixo - pode permanecer constante mesmo que o salário (taxa) mude.

Se o empregador não puder preencher essas colunas em rublos, por exemplo, devido ao fato de os bônus serem definidos para o empregado em porcentagens ou coeficientes, é permitido indicar porcentagens (coeficientes) nas colunas correspondentes. Se o tamanho deste último mudar, você pode colocar travessões nas colunas correspondentes, e na coluna 10 “Nota” fazer um link para o documento que rege esta mudança. Por exemplo, a percentagem de bónus para trabalhadores no Extremo Norte varia dependendo da duração da sua experiência no “Norte”. Assim, no momento do preenchimento do quadro de pessoal, pode colocar travessões nas colunas “Suplementos” (na ausência de outros subsídios), e na coluna 10 pode fazer referência ao ato normativo pertinente que regulamenta o estabelecimento de percentagem aumentos nos salários dos funcionários do Extremo Norte. Outros pagamentos de incentivos que não sejam abonos não constam do quadro de pessoal, ou seja, não há necessidade de refletir, por exemplo, bônus no formulário unificado N T-3.

Uma das questões mais frequentes é como garantir que os colaboradores que ocupam os mesmos cargos recebem um salário correspondente ao seu nível de qualificação, respeitando os princípios de igualdade definidos no Código do Trabalho? As respostas podem ser diversas, mas basicamente o problema se resolve estabelecendo um salário “padrão” para todos os funcionários que exercem determinado cargo ou profissão, e remunerando os funcionários mais qualificados através do estabelecimento de abonos pessoais por um determinado período. Quando o funcionário confirma suas qualificações por ordem do gestor, o bônus é estabelecido para o próximo período.

Quando são feitas alterações na tabela de pessoal?

As alterações no quadro de pessoal são feitas quando o número ou quadro de funcionários é reduzido. Ao reduzir o número, as unidades individuais são excluídas e, ao reduzir o pessoal, as unidades individuais são excluídas. Ao mesmo tempo, os trabalhadores que ocupem cargos reduzidos ou exerçam profissões reduzidas estão sujeitos a despedimento nos termos dos artigos pertinentes do Código do Trabalho. Caso seja necessária a introdução de novos cargos ou unidades estruturais no âmbito de eventos organizacionais, o quadro de pessoal também está sujeito a alterações.

Como fazer alterações na tabela de pessoal?

Comecemos com o fato de que os formatos dos formulários indicados nos álbuns de formulários unificados de documentação contábil primária são recomendados e podem ser alterados (Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia de 24 de março de 1999 N 20 "Sobre a aprovação do Procedimento para usar formulários unificados de documentação contábil primária"), mas o código permanece inalterado. número do formulário, nome do documento. Não é permitido remover detalhes individuais de formulários unificados.

As alterações efetuadas devem ser formalizadas pelo documento organizacional e administrativo pertinente da empresa - despacho (instrução) do responsável da organização ou de pessoa por ele autorizada.

O empregador pode alterar o quadro de pessoal quantas vezes desejar. Em caso de litígio relativo ao despedimento de trabalhadores por redução do quadro de pessoal, a conveniência de alteração do quadro de pessoal não é considerada pelos tribunais. Mas, se o empregador não tiver quadro de pessoal, ele fica privado da oportunidade de reduzir o número ou o quadro de funcionários. Mais precisamente, ele não poderá documentar a legalidade dessas ações em caso de litígio.

Vamos dar exemplos de uma ordem para aprovar o quadro de pessoal e uma ordem para fazer alterações no quadro de pessoal.

│ Pedido N 01 │

│Na aprovação do quadro de pessoal │

│Para fins de determinação estrutura organizacional, oficial e numérico│

│composição e aprovação da folha de pagamento mensal da Zvezdochka LLC│

│ EU ENCOMENDO: │

│2. Confie o controle sobre a execução desta ordem ao chefe│

│contador A.I. Ivanov. │

│ Petrov │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Sociedade de Responsabilidade Limitada "Zvezdochka" │

│ Pedido nº 12 │

│Sobre mudanças na tabela de pessoal │

│Para racionalizar a estrutura de pessoal dos cargos na Zvezdochka LLC │

│ EU ENCOMENDO: │

│Faça as seguintes alterações na tabela de pessoal: │

│cargo de gerente de escritório (divisão de Administração), em quantidade│

│1 unidade, salário - 9.000 rublos. 00 copeques. │

│(divisão “Departamento de Transportes”) no valor de 3 unidades, salário -│

│8.000 rublos. 00 copeques. │

O novo cronograma de pessoal não está em vigor. │

│5. Confie o controle sobre a execução desta ordem ao chefe│

│contador A.I. Ivanov. │

│Anexo: tabela de pessoal em 1 folha. │

│ Petrov │

│Diretor Geral da Zvezdochka LLC ------ A.A. Petrov │

│O pedido foi revisado por: Ivanova │

│contador-chefe ------- A.I. Ivanova │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Em muitas organizações, é comum a elaboração de uma lista de pessoal – arranjo. Este documento é muito conveniente para um especialista de RH. A lista de funcionários permite determinar rapidamente o número de vagas e lugares ocupados na organização, bem como os tamanhos e tipos de subsídios. Para criar tal documento não é necessário “inventar uma roda”. Você pode pegar o formulário da tabela de pessoal e adicionar a coluna “Nome completo do funcionário” a ele. Assim, ficará claro em qual departamento determinado funcionário trabalha, qual o cargo que ocupa e quais abonos a que tem direito.

Especialista em periódicos

"Departamento de RH"

Assinado para selo

A necessidade de manter um quadro de pessoal não está diretamente estabelecida, mas é determinada pelas disposições do Código do Trabalho da Federação Russa. Por exemplo, no art. 15, 57 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que o trabalho para um determinado cargo em uma organização deve ser determinado pelo quadro de pessoal e, de acordo com a redação do quadro de pessoal, refletido em contrato de trabalho. No parágrafo 2 da Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia nº 1 de 01/05/2004, que aprovou o formulário de pessoal, afirma-se que os formulários aprovados se aplicam a organizações, independentemente de sua forma de propriedade, que operam no território Federação Russa. Portanto, toda organização deve ter um quadro de pessoal.

O quadro de pessoal também é necessário para sistematizar a estrutura, o quadro de pessoal e os níveis de pessoal da organização. Fornece lista de unidades estruturais, nomes de cargos, especialidades, profissões com indicação de habilitações, informação sobre o número de unidades de pessoal, activas e vagas. As pessoas que trabalham em uma organização sob contratos de direito civil não estão incluídas no quadro de pessoal.

O único requisito normativamente estabelecido para o quadro de pessoal é a sua manutenção conforme indicado acima no formulário unificado nº T-3, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Rússia nº 1 de 05/01/2004. o quadro de pessoal é determinado por seu formulário unificado.

Um ponto importante na elaboração do quadro de pessoal é a correta indicação do cargo de determinado funcionário.

Caso o cargo de determinado funcionário preveja a concessão de remunerações e benefícios ou a presença de restrições, os nomes desses cargos deverão corresponder aos nomes indicados nos diretórios de qualificação. A conformidade do cargo com os livros de referência de qualificação também afeta os benefícios previdenciários, feriados adicionais. Nos restantes casos, o empregador tem o direito de indicar os nomes que considere necessários. Em qualquer caso, a posição do trabalhador contratado deve corresponder à indicada no quadro de pessoal (artigo 57 do Código do Trabalho da Federação Russa).

A obrigação de familiarizar um funcionário com o quadro de pessoal não está estabelecida na legislação da Federação Russa.

O procedimento para manter o quadro de pessoal não está estabelecido na legislação da Federação Russa. Portanto, o empregador determina de forma independente para sua organização o procedimento para sua aprovação, o procedimento e método para sua manutenção, o procedimento para fazer alterações no quadro de pessoal, nomeia pessoas responsáveis ​​​​pela manutenção do quadro de pessoal e determina o método de seu armazenamento.

O quadro de pessoal pode ser aprovado por despacho do chefe da organização, ou por pessoa que, com base em documentos organizacionais e administrativos, seja responsável pela organização dos registos de pessoal e pela manutenção do quadro de pessoal.

A forma do despacho de aprovação do quadro de pessoal não foi estabelecida, pelo que este despacho é elaborado sob qualquer forma. O quadro de pessoal pode ser aprovado uma vez e por vários anos. O empregador não tem a obrigação de aprovar o quadro de pessoal, por exemplo, anualmente. Tal necessidade pode surgir se forem feitas alterações.

As alterações no quadro de pessoal também são formalizadas por despachos correspondentes assinados pelo gestor ou pessoa autorizada e são efetuadas mediante aprovação do novo quadro de pessoal. A frequência das mudanças no quadro de pessoal é determinada pelas necessidades atuais da organização.

A tabela de pessoal é aprovada para a organização como um todo. Portanto, a aprovação de um quadro de pessoal separado para as filiais da organização (se houver) é incorreta. Isto se deve ao fato de a filial ser divisão separada pessoa jurídica e deve estar subordinada à sua estrutura organizacional e jurídica centralizada.

De acordo com os requisitos do formulário unificado, o quadro de pessoal é assinado pelo chefe do departamento de pessoal e pelo contador-chefe. Caso esses cargos não estejam disponíveis na organização, o quadro de pessoal é assinado pelo gestor ou pessoa autorizada. A colocação de carimbo no quadro de pessoal não está prevista no formulário unificado nº T-3.

Uma vez que o quadro de pessoal contém dados pessoais dos funcionários, seu armazenamento, processamento e destruição devem ser realizados de acordo com os requisitos da legislação da Federação Russa sobre a proteção de dados pessoais.

Assim, se a tabela de pessoal estiver contida em papel, ela é armazenada, via de regra, em cofres metálicos e (ou) armários trancados. Os locais de armazenamento devem estar equipados com fechaduras e alarmes. Este documento pode ficar nas mesas dos funcionários durante a jornada de trabalho. Ao final da jornada de trabalho, deverá ser retirado para seu local de armazenamento.

Se o quadro de pessoal for armazenado em suporte eletrónico em sistemas de informação, o seu armazenamento é efetuado de acordo com o Regulamento sobre garantia da segurança dos dados pessoais durante o seu tratamento em sistemas de informação de dados pessoais, aprovado. Decreto do Governo da Federação Russa nº 781 de 17 de novembro de 2007, bem como regulamentos locais do empregador.

A destruição ou despersonalização do quadro de pessoal deve ser efectuada de forma a excluir o posterior tratamento dos dados pessoais nele contidos, mantendo a possibilidade de tratamento de outros dados registados em suporte tangível (apagamento, apagamento).

Os períodos de retenção do quadro de pessoal são determinados na Lista de documentos arquivísticos de gestão padrão gerados no processo de atividade agências governamentais, governos e organizações locais indicando períodos de armazenamento, aprovados. Por Ordem do Ministério da Cultura da Rússia nº 558 de 25 de agosto de 2010. De acordo com a cláusula 71 desta Lista, os horários de pessoal da organização e suas alterações são armazenados permanentemente. Propostas, conclusões, certificados de desenvolvimento e alterações nos horários de pessoal devem ser armazenados na organização por pelo menos cinco anos. Os projetos de quadros de pessoal devem ser mantidos pelo mesmo período de tempo (cláusula 72 da Lista). A correspondência sobre o desenvolvimento e alterações nos horários de pessoal é armazenada por três anos (cláusula 73 da Lista).

Pessoal é um plano de pessoal. Algumas empresas negligenciam a elaboração deste documento, mas nem sempre isso se justifica.

No entanto, na prática, o recrutamento de pessoal é necessário e ajuda o empregador tanto no controlo interno e na gestão, como na comunicação com as autoridades de inspecção. Hoje entendemos os aspectos de preparação e manutenção do documento: elaboramos o quadro de pessoal para 2019 de acordo com todas as normas.

Vale ressaltar que na elaboração de todos os documentos internos da empresa é importante indicar corretamente os nomes dos cargos, profissões e especialidades dos colaboradores. De acordo com a parte 2 do art. 57 do Código do Trabalho da Federação Russa, se o trabalho em um determinado cargo estiver associado a restrições ou envolver a disponibilidade de benefícios, o nome deste cargo (especialidade, profissão) deve corresponder estritamente ao nome contido em padrão profissional ou diretório de qualificação.

A precisão no cargo também é importante para um funcionário ao solicitar benefícios de pensão preferenciais. A condição mais importante para a concessão de benefícios previdenciários será a correspondência exata dos registros dos nomes dos cargos e profissões especificados em livros de trabalho empregados e quadro de pessoal, Listas nº 1 e nº 2 de produção, trabalho, profissões, cargos e indicadores que dão direito a pensões preferenciais, que foram aprovadas pela Resolução do Conselho de Ministros da URSS de 26 de janeiro de 1991 nº 10.

Quais são as consequências da falta de pessoal?

Como o formulário do quadro de pessoal é apenas consultivo, muitos empregadores estão se perguntando por que o quadro de pessoal é necessário em uma organização em 2019. A resposta é simples. Este formulário é normalmente solicitado a ser fornecido às inspeções do trabalho e fiscais durante as inspeções. A sua ausência é interpretada como violação da legislação laboral e de proteção do trabalho. Por tal violação, um funcionário é multado em 1.000-5.000 rublos, uma organização - no valor de 30.000 a 50.000 rublos (artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa).

O quadro de pessoal ajuda a justificar a demissão de funcionários por redução de quadro na apreciação de um caso em tribunal. Sem este documento, é difícil para o empregador provar que o despedimento é justificado. Também será impossível provar que no momento do despedimento não existiam vagas na organização que pudessem ser oferecidas aos trabalhadores despedidos (o empregador é obrigado a oferecer outros empregos durante o despedimento nos termos do artigo 179.º do Código do Trabalho da Rússia Federação; para isso devem estar no quadro de pessoal).

Quem deve elaborar e manter o cronograma de pessoal e como?

De um modo geral, a compilação de documentação deste tipo é função e dever sagrado de um economista do trabalho do departamento de organização e remuneração (Livro de referência de qualificação para cargos de gestores, especialistas e outros funcionários, Resolução do Ministério do Trabalho da Rússia nº 37 de 21/08/1998). Este especialista deve saber como desenvolver um cronograma de pessoal. Porém, na verdade, o quadro de pessoal é elaborado por contadores, oficiais de pessoal e advogados, que têm que descobrir como calcular o número de taxas do quadro de pessoal. O chefe da empresa e o contador-chefe são oficialmente responsáveis ​​​​pelo documento, desde que o assinem.

O quadro de pessoal pode ser elaborado para qualquer período, mas normalmente é feito para um ano. Para que este procedimento corra sempre bem, vale a pena descrevê-lo nas Instruções de Trabalho do Escritório:

• indicar os termos e regras para o desenvolvimento e introdução de alterações;
• formulário de despacho para aprovação do quadro de pessoal;
• pessoas responsáveis ​​pela formação e assinatura;
• a composição dos regulamentos legais e locais do empregador com base nos quais o documento foi elaborado;
• funcionários com os quais é necessário coordenar a minuta do documento e alterações ao mesmo.

Que formulário devo usar para elaborar um cronograma de pessoal?

O quadro de pessoal é um ato normativo local que descreve a estrutura organizacional da empresa e contém informações sobre o número de seu pessoal. É compilado de acordo com o formulário nº T-3 (Resolução nº 1 do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de trabalho e seu pagamento” datado de 01/05/2004), no entanto, não há requisitos rígidos para usá-lo – o formulário é consultivo. Pode ser adaptado às necessidades da empresa. Porém, em nossa opinião, é melhor utilizar o formulário de pessoal nº T-3 em sua forma usual, pois contém todos os dados necessários. Esta é a aparência de um documento vazio:

Como preencher o quadro de pessoal conforme formulário nº T-3

Vejamos o preenchimento do formulário passo a passo usando um exemplo. Preenchemos os dados do formulário da seguinte forma (ver exemplo).

O nome da organização deve cumprir integralmente o que está consagrado nos documentos constitutivos, incluindo o nome abreviado e o nome língua estrangeira. Se houver nome abreviado, ele é indicado entre parênteses no quadro de pessoal, após o nome completo.

Código da organização - oito caracteres de código de acordo com o Classificador Russo de Empresas e Organizações (OKPO).

O número do documento e a data de preparação são registrados na tabela de pessoal no formato HH.MM.AAAA

Período de validade. É indicado por quanto tempo o regular estará em vigor e a partir de que data entrará em vigor.

Preenchemos as colunas de pessoal, são 10 no total.

O nome da unidade estrutural é indicado sem abreviaturas de acordo com o classificador de unidades aprovado pelo empregador. Se não houver classificador, então em ordem alfabética ou decrescente do número de funcionários do departamento. Caso a concessão de benefícios aos empregados dependa do nome da divisão, é necessário indicar o nome da divisão de acordo com os classificadores setoriais de indústrias perigosas e outros documentos relevantes.

O código da unidade estrutural no quadro de pessoal também é indicado de acordo com o classificador em que estão localizados de acordo com a importância funcional. Se não houver classificador, os códigos podem ser atribuídos a departamentos organizados em ordem alfabética ou de acordo com outro princípio.

O cargo (especialidade, profissão), categoria, classe (categoria), qualificação no quadro de pessoal são indicados sem abreviações na estrutura da unidade estrutural, desde o gestor até o contratante técnico. Atenção: para trabalhadores - profissões, para empregados - cargos (parágrafo 7 do artigo 144 do Código do Trabalho da Federação Russa).

O número de unidades do quadro de pessoal é indicado para cada cargo ou profissão. Se estiver previsto trabalho a tempo parcial, é indicado nas quotas correspondentes (por exemplo, 0,5; 2,75, etc.).

A tarifa e o salário do quadro de pessoal são indicados no valor do salário mensal, dependendo do sistema de remuneração (tarifa, salário, percentual de lucro, taxa de participação no trabalho, etc.). O valor do salário deve ser indicado em rublos ou como porcentagem, coeficientes, etc. É melhor abandonar a prática de indicar salários em dólares. Formalmente, isto não é proibido; refere-se apenas à obrigação do empregador de pagar salários em rublos. Ou seja, o salário é simplesmente convertido em rublos à taxa de câmbio atual. No entanto, a prática judicial sugere que há uma violação aqui. Código do Trabalho A Federação Russa não contém regras que proíbam diretamente um empregador de fixar salários em moeda estrangeira (unidades convencionais), uma vez que na Parte 1 do art. 131 do Código do Trabalho da Federação Russa fala apenas sobre o pagamento de salários em dinheiro na moeda da Federação Russa (em rublos). Mas de acordo com a Parte 3 do art. 129 do Código do Trabalho da Federação Russa, a tarifa e o salário têm um valor fixo, que deve permanecer inalterado durante a vigência do contrato. E como o salário é calculado sempre pelo câmbio atual, uma queda na cotação do dólar, segundo o tribunal, pode levar a uma deterioração nas condições de pagamento do empregado.

Subsídios. As colunas 6 a 8 do quadro de pessoal indicam os pagamentos de incentivos e compensações estabelecidos por lei ou por iniciativa do empregador.

Na seção “Total” do quadro de pessoal, é indicado o valor total das colunas 5 a 8 (salários e subsídios), multiplicado pelo número de unidades de pessoal.

Uma nota é preenchida se as informações nas colunas do formulário forem ambíguas e exigirem esclarecimentos.

Na linha “Total”, indique o número total de cargos, bem como o valor total dos pagamentos de todas as taxas, levando em consideração todos os abonos, que equivalerão à folha de pagamento mensal.

O projeto de quadro de pessoal é assinado pelo gerente de pessoal e pelo contador-chefe.

Não se esqueça de colocar o número do documento na caixa apropriada do formulário.

Estamos preparando um pedido para aprovação

O texto do despacho indica o facto da aprovação do quadro de pessoal, o número total de unidades de pessoal, a data de entrada em vigor do documento. O pedido é assinado pelo responsável da empresa ou outra pessoa autorizada e posteriormente registrado no Cadastro de Pedidos das Atividades Principais. O número de registro está carimbado no pedido. Em seguida, o pedido e o quadro de pessoal são enviados para armazenamento por tempo indeterminado, via de regra, junto com os demais documentos da atividade principal. Um pedido de pessoal (amostra 2019), que pode ser baixado no link abaixo, pode ser assim:

Como fazer alterações na tabela de pessoal

Como o quadro de pessoal é aprovado por despacho, as alterações também são feitas por despacho. A data em que o pedido de alteração é emitido e a data efetiva da alteração geralmente não são as mesmas.

As alterações nos níveis de pessoal afetam geralmente os trabalhadores a tempo inteiro e são, portanto, seguidas de alterações nos contratos de trabalho. Na maioria dos casos, a sua utilização requer o consentimento dos funcionários, o cumprimento dos períodos de notificação do pessoal, etc.

A familiarização do trabalhador com a ordem de alteração do quadro de pessoal não confirma o seu consentimento para a alteração dos termos do contrato de trabalho.

Vamos ver como refletir as mudanças nos salários dos funcionários. O empregador é obrigado a notificar o pessoal sobre isso com dois meses de antecedência e, em seguida, emitir uma ordem para fazer alterações no quadro de pessoal. O despacho especifica cargos, novos salários e o momento em que as mudanças entram em vigor. Os funcionários do departamento de RH que farão alterações nos contratos de trabalho familiarizam-se com o pedido mediante assinatura.

Em seguida, são celebrados acordos adicionais com os funcionários. Não basta que se limitem ao facto de um aumento ou diminuição do salário; os motivos devem ser indicados (de acordo com os artigos 22.º e 132.º do Código do Trabalho da Federação Russa. O salário de um trabalhador é uma condição essencial do trabalho). contrato de trabalho, a sua dimensão depende da qualificação, complexidade do trabalho executado, quantidade e qualidade da mão de obra despendida). Caso contrário, o funcionário, por exemplo, poderá exigir pagamento adicional de períodos anteriores em que fez a mesma coisa, mas por menos dinheiro.

Reduzir os salários unilateralmente nos termos do art. 74 do Código do Trabalho da Federação Russa é possível, mas exige o cumprimento estrito de todo o procedimento: emitir a ordem necessária para introduzir alterações, aviso por escrito trabalhadores com dois meses de antecedência, bem como a obrigatoriedade de oferta de todas as vagas regulares ao empregado que se recuse a trabalhar nas novas condições. Se o trabalhador concordar com as novas condições, é celebrado com ele um acordo adicional. Se ele estiver pronto para ocupar outro cargo vago, uma transferência será processada. Se, apesar de seguir todo o procedimento, o trabalhador se recusar a trabalhar por um salário inferior, o empregador tem o direito de o despedir nos termos da cláusula 7, parte 1

O quadro de pessoal é uma forma conveniente de sistematizar os dados sobre o número de funcionários de uma organização no contexto das divisões estruturais e tendo em conta o fundo salarial. A manutenção de um quadro de pessoal é obrigatória para todas as empresas. Este é um dos principais documentos da empresa; apresenta toda a estrutura do empreendimento, bem como o fundo salarial.

Pessoal: características de gestão

O quadro de pessoal apresenta a estrutura de pessoal da empresa, repartida por departamentos, cargos, profissões e tendo em conta o fundo salarial ( salários tarifários e subsídios para cargos). Este documento inclui todas as unidades estruturais, incluindo cargos vagos.

O preenchimento deste documento é obrigatório para cada empresa; para isso, você pode usar o formulário T-3 unificado ou criar seu próprio modelo de quadro de pessoal. O formulário T-3 desenvolvido pela Goskomstat é fácil de preencher e fácil de usar, por isso a maioria das empresas prefere usá-lo.

O quadro de pessoal é elaborado para toda a empresa, tendo em consideração todas as divisões e filiais. Poderá ser elaborado documento separado para a sucursal, mas deverá constar do quadro de pessoal da empresa como um todo.

O quadro de pessoal é elaborado no início das atividades da empresa; o seu prazo de validade é definido pela empresa de forma independente; Neste caso, certifique-se de indicar no documento a data de preparo e o prazo de validade. A maioria das empresas elabora um cronograma de pessoal para um ano, mas se não houver mudanças significativas na empresa, ele pode ser elaborado para vários anos.

Nos casos de renomeação de cargos e departamentos, introdução de novos unidades estruturais, reestruturação da estrutura organizacional da empresa, redução de pessoal, é necessário fazer alterações no quadro de pessoal.

As alterações são feitas por ordem do gerente. A ordem pode ser:

• fazer alterações (para alterações únicas, por exemplo, adicionar uma nova posição);
• elaborar um novo quadro de pessoal (recomendado não mais que 6 vezes por ano).

Mudanças nos níveis de pessoal devem ser notificadas por escrito aos funcionários afetados.

Especialistas do departamento de RH ou do departamento de contabilidade são nomeados responsáveis ​​​​pela elaboração do quadro de pessoal; se a empresa for pequena, isso também pode ser feito pelo gestor;

A tabela de pessoal contém elementos de segredos comerciais (por exemplo, o valor dos salários), por isso é compilado em uma cópia e armazenado no departamento de contabilidade, se necessário, uma cópia pode ser compilada para o gestor; Apenas a parte do documento relativa à sua área de responsabilidade é comunicada aos chefes das divisões estruturais. EM serviço de pessoal são fornecidas informações sobre vagas.

O quadro de pessoal não inclui informações com nomes de pessoas que ocupam cargos individuais. Esses dados são inseridos em um documento separado e opcional para empresas - Pessoal ou substituição, este documento pode duplicar a tabela de pessoal modelo apenas com uma coluna adicional com o nome completo do funcionário.

Exemplo de estrutura de pessoal

O quadro de pessoal da empresa deve incluir as seguintes seções:

1. Nome da empresa e código OKPO.
2. Data, número e data de validade do documento.
3. Lista das divisões estruturais da empresa. Se a empresa estiver associada a serviço público ou em condições de produção perigosas, os nomes das unidades devem corresponder exatamente aos classificadores estaduais e industriais, livros de referência e documentos regulatórios para não provocar problemas na solicitação de pensões preferenciais aos empregados.
4. Códigos de departamento. Para cada divisão da empresa, é determinado um código separado, que reflete a posição da divisão na estrutura geral da empresa, o que simplifica muito o fluxo de documentos da empresa;
5. Títulos de cargos. Todos os cargos da empresa devem ser exibidos por departamento. O nome deve corresponder ao Classificador de Profissões de toda a Rússia.
6. O número de funcionários fornecidos para cada posição. Se se prevê trabalho a tempo parcial ou a tempo parcial, são introduzidos no quadro de pessoal os indicadores correspondentes - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5, etc.
7. As taxas tarifárias por cargo são indicadas em rublos, porcentagem de vendas ou outros indicadores (dependendo do sistema de remuneração escolhido na empresa).
8. Subsídios e bônus para cada posição. Eles também podem ser exibidos em rublos e como porcentagem.
9. Pagamentos adicionais por condições de trabalho perigosas, aprovados de acordo com um regime especial.
10. Total de salários incluindo abonos, etc. A partir desta coluna é fácil e simples para o gestor visualizar o fundo de salários do mês.
11. Observação. Se o cálculo da folha de pagamento for muito complexo, nesta coluna você poderá inserir o número do documento onde está descrito o cálculo detalhado.
12. Assinatura do gestor, bem como do contador-chefe e chefe do departamento de pessoal.
13. Ordem do líder.

Caso o funcionário não ocupe cargo específico, mas seja contratado para realizar trabalho temporário, isso também deverá constar do quadro de pessoal.

No preenchimento de salários e abonos tarifários, muitas vezes ocorrem erros que podem ser corrigidos riscando-os e corrigindo-os com a assinatura do contratante;

O papel do pessoal em uma empresa

Na elaboração do quadro de pessoal, deve-se seguir atentamente as regras, pois muitas vezes ele é utilizado como prova em disputas judiciais e no pedido de pensão. Este documento tem prazo de validade permanente.

A partir do documento, o gestor pode analisar a estrutura do empreendimento, o número de cargos, o fundo salarial e fazer comentários.

Em alguns casos, no momento da contratação, o empregado deve estar familiarizado com o registro de seu cargo no quadro de pessoal, caso seu contrato de trabalho estabeleça que o salário é formado de acordo com o quadro de pessoal.

O funcionário também pode solicitar extrato do quadro de pessoal com informações sobre seu cargo e salário, sendo importante que este documento contenha dados relativos apenas a este funcionário;

Órgãos governamentais (Inspeção Fiscal, Fundo de pensão, FSS, etc.) muitas vezes exigem pessoal durante o processo de inspeção.

A tabela de pessoal é um documento de produção que não é criado por um longo período de tempo. Remodelações de pessoal, redução ou aumento de salários, bem como outras circunstâncias precisam ser ajustadas.

Fazendo alterações na tabela de pessoalé um procedimento normal e deve ser realizado de acordo com a lei e os direitos dos trabalhadores. Etapas importantes desse processo são apresentadas neste artigo e ajudarão a evitar erros na documentação empresarial.

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Motivos e razões para fazer alterações

Tendo em conta o livro de referência sobre a qualificação profissional dos trabalhadores, supervisores e seus subordinados, é da responsabilidade do economista do trabalho. Mas nem todas as instalações têm esse economista, e o patrão decide de forma independente quem fará esse trabalho.

O cronograma de pessoal geralmente é com base em tarefas de produção, bem como a quantidade de trabalho. Com base nesses dados, são recrutados funcionários e calculados os ativos fixos, segundo os quais o salário é determinado dentro da norma legal.

Mas as organizações tendem a mudar, desenvolver-se e transformar-se. As alterações podem envolver o aumento das áreas de serviço ou o ajuste dos tipos de atividades. Devido a estas circunstâncias, a forma de trabalho muda, o que significa que os trabalhadores podem estar em excesso ou em falta.

Além disso, eles podem fazer ajustes em documentos importantes devido a mudanças nas tarifas. EM Lei federal fazem ajustes regulares no salário mínimo, e a direção da organização, se os fundos permitirem, pode aumentar o salário em percentagem ao salário.

A base para mudanças no quadro de pessoal pode ser a documentação contábil.

Além disso, resultados que indiquem diminuição da rentabilidade ou interrupção no fornecimento podem ser motivo para demissão de alguns funcionários. E, se o administrador elaborar um documento que diga sobre o crescente volume de trabalho devido às inovações introduzidas, então este será um motivo para recrutar novas pessoas para a equipe.

Que ajustes podem haver?

Os ajustes no cronograma estadual e sua ordem dependem da extensão das mudanças. Basicamente as mudanças são as seguintes:

Como notificar os funcionários?

O responsável da organização deve informar os seus subordinados sobre todas as alterações que ocorram nas instalações, desde que estejam relacionadas com o cumprimento das tarefas produtivas dos colaboradores. A familiarização deve ocorrer durante e durante a atividade.

Se o quadro de pessoal mudar, mas não afetar as atividades dos trabalhadores, então o chefe não é obrigado a denunciar sobre isso para seus funcionários. Isso significa que se a administração decidir adicionar cargos adicionais ao quadro de funcionários, os subordinados não precisarão saber disso.

Se for planeada uma redução, então esses trabalhadores precisam de saber disso. quem eles decidiram demitir. A redução é comunicada mediante notificação em forma de despacho, que o gestor deve entregar aos colaboradores mediante assinatura.

Naturalmente, os subordinados também devem estar atentos às mudanças nos salários. Os cidadãos cujos salários serão afetados pelas mudanças são atualizados. A familiarização deve ser realizada de acordo com Artigo 74.º do Código do Trabalho.

Com que frequência a tabela de pessoal pode ser alterada?

A legislação não estipula restrições quanto ao número de possíveis alterações no quadro de pessoal. Isso significa que o chefe da organização tem o direito de fazer os ajustes que desejar no documento. Mas, ao mesmo tempo, deve agir de acordo com o processo permitido por lei.

Caso sejam esperadas alterações no valor do salário ou no título do cargo, isso deverá ser comunicado no prazo de dois meses.

No meio do ano, o quadro de pessoal deve ser alterado em dois casos:

• Formação de um novo quadro de pessoal.

O cronograma antigo é tomado como base e formar outro, fazendo alguns ajustes. Eles começam a trabalhar neste documento a partir do meio do ano, ou desde o início.

• A programação do estado está sujeita a alterações.

Ajustes são feitos quando considerados é necessário que o gestor faça isso. O documento indicará os motivos pelos quais o documento teve que ser ajustado. Além disso, as alterações feitas são registradas.

Posso ser demitido devido a uma mudança de pessoal?

Quando são feitos ajustes no quadro de pessoal, o gestor tem o direito de demitir vários funcionários, opção esta prevista em lei (artigo 2.º, artigo 81.º do Código do Trabalho). As instruções formulam a ordem deste processo.