Ajuda na Tele2, tarifas, dúvidas

Você tem alguma dúvida urgente para a organização que deve ser registrada? Neste caso, é indispensável redigir um recurso por escrito. Porém, nem tudo é tão simples quanto parece. Escrever uma carta comercial competente é uma ciência completa. E não faria mal nenhum que todos aprendessem ou se lembrassem das habilidades básicas para compilá-lo.

Primeiro, vamos decidir qual método é mais conveniente para você escrever uma carta ou solicitação a uma organização. Na maioria das vezes, as mensagens online são usadas usando recursos da Internet. Se você escrever uma carta desta forma, não poderá prescindir de:

• Computador (laptop);
• Editor de texto;
• E-mail.

Se você usar o método de escrita manual, também precisará de uma impressora para imprimir.

A primeira etapa da escrita de uma carta é o “cabeçalho”. No topo da página deve haver:

1. O nome da organização à qual você está se candidatando;
2. Nome completo do diretor da organização ou responsável;
3. Endereço da instituição;
4. Data da aplicação;
5. Cidade de aplicação.

Os itens desejáveis ​​de “cabeçalho” também incluem as coordenadas da empresa – fax, telefone, endereço de e-mail, OKPO, OGRN, INN/KPI. Depende do tema do recurso e da própria organização.

Então você precisa se apresentar. Os funcionários da instituição devem entender de quem é a carta e ter opinião com você. Portanto, é importante indicar não apenas seu nome completo, mas também seu endereço de e-mail, celular, endereço residencial (para correspondência por correio). Se você representa os interesses de uma empresa, deverá utilizar um papel timbrado com suas coordenadas. Ao enviar um email, certifique-se de usar um bloco Assunto para ajudar os funcionários a organizar sua documentação.

Prepare o próprio corpo do documento - o título e o conteúdo. O ponto importante aqui é com que propósito você está entrando em contato com a organização. Os seguintes tipos de solicitações são diferenciados:

• Cartas promocionais;
• Carta de recomendação;
• Cartas informativas;
• Cartas de apresentação;
• Cartas de Ação de Graças;
• Cartas de parabéns;
• Cartas de instrução;
• Cartas de inquérito;
• Cartas de solicitação;
• Cartas de resposta;
• Cartas de notificação;
• Cartas-convite.

Dependendo do tipo de apelo que você está utilizando, formule o conteúdo corretamente. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma avaliação positiva sobre uma organização, descreva detalhadamente o motivo da sua solicitação, o que exatamente você gostou e assim por diante.

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Um elemento importante ao escrever uma carta para uma organização é “não jogar água” e escrever direto ao ponto. Expresse seus pensamentos de forma que sua carta desperte o interesse dos funcionários da empresa. Para fazer isso, de acordo com as regras etiqueta empresarial use “palavras intrigantes” especiais. Porém, não exagere, pois estamos falando de um documento e não de correspondência pessoal. Descreva a situação de forma concisa, mas torne-a legível. Se a conversa for sobre conformidade com a lei, faça referências às leis da Federação Russa. Ao descrever situação de conflito a proposta de uma série de medidas para agravar o incidente é bem-vinda.

Ao entrar em contato com uma agência governamental, siga a lei da Federação Russa “Sobre o procedimento para considerar os recursos dos cidadãos”. Os direitos e obrigações dos indivíduos em relação às suas solicitações e os prazos para consideração são indicados aqui. A lei também prescreve o procedimento de recurso colectivo para agências governamentais ou governos locais. A fase final qualquer carta comercial – data e assinatura. À primeira vista, um detalhe insignificante, mas muito importante. É aconselhável assinar à mão em documento impresso. Se você representa os interesses de uma empresa, use seu brasão ou selo de fac-símile.

Elaborar uma carta com competência para a organização certa é a chave para o sucesso do seu recurso. Estude cuidadosamente todos os pontos descritos acima e fique à vontade para começar a trabalhar. Não se esqueça que a carta não deve conter erros ortográficos, de pontuação e estilísticos.

Olá novamente meus queridos assinantes e visitantes do blog. Como você se sente em relação aos documentos oficiais? Você gosta de preenchê-los? Ouso dizer que a maioria de vocês responderá negativamente.

A carta deve ser lida

É claro que as cartas oficiais são documentos elaborados a partir de um determinado modelo, às vezes em formulário especial. Cada um de vocês redigiu esses documentos pelo menos uma vez na vida. Pode ser uma nota explicativa, uma declaração, uma carta de agradecimento, uma carta de fiança, uma reclamação, etc. Portanto, você está familiarizado com o procedimento para preencher esse tipo de mensagem.

o objetivo principal carta comercial – transmitindo informações inalteradas ao destinatário. Se você estiver escrevendo uma carta de agradecimento, indique o motivo pelo qual esta ou aquela pessoa o ajudou. Não se esqueça de incluir seu sobrenome e iniciais. Uma carta enviada ao vazio nunca será lida, portanto, não se esqueça de indicar o endereço do destinatário e, de preferência, do remetente.

Observe como as cartas são enviadas por e-mail:

• você pressiona o botão “Escrever carta”;
• redigir uma mensagem;
• preencha a linha de endereço do destinatário;
• clique no botão “Enviar”.

Claro que a sequência de ações pode ser alterada (primeiro preencha a linha de endereço, depois crie uma carta), mas a última ação será sempre o envio. Você concorda? Agora me diga: “É possível enviar uma mensagem se não houver endereço de e-mail?” Naturalmente não. Portanto, não deixe de descobrir, lembrar e anotar dados para que você possa entrar em contato com alguém importante para você a qualquer momento.

Lembre-se de se colocar no lugar do destinatário da sua mensagem. Desta forma você poderá perceber os erros cometidos durante a criação, corrigir a própria mensagem, remover palavras que tenham duplo significado, etc. Você acha que o destinatário tem prazer em abrir o envelope, imprimir a carta e ver que esta mensagem é para ele pessoalmente. Como ele entende isso? Muito simplesmente: qualquer carta deve começar com um endereço e uma saudação (é isso que permite ao remetente conquistar o destinatário).

Se por algum motivo você não conseguiu descobrir o nome e o sobrenome da pessoa, substitua-os por outros: Sr., Diretor, Respeitado, etc. Sob nenhuma circunstância essas palavras devem ser abreviadas. Caso contrário, o autor da mensagem revela sua insatisfação, raiva e outros traços negativos de caráter. Portanto, não vale a pena falar sobre a predisposição do destinatário para comunicar e perceber informações.

Direi desde já que até eu recebo um mar de cartas de natureza duvidosa por e-mail, por isso acompanho atentamente o seu conteúdo. Quando abro uma carta que recebo, procuro lê-la rapidamente para avaliar sua importância. Você faz o mesmo? Enquanto espera por uma carta especial, você pode passar horas estudando as mensagens que recebe, então por que não aprender como visualizá-las rapidamente?

A mensagem enviada deve conter título (na versão eletrônica é necessário indicar o assunto). Uma formalidade tão simples permite ao destinatário avaliar a importância da mensagem. E se acabar no centro de distribuição de uma grande organização, então pode ser enviado com tranquilidade, sem problemas desnecessários, ao destinatário. Você deseja que sua mensagem chegue ao destinatário o mais rápido possível, certo?

Formato e conteúdo da carta

Agora você sabe como garantir que sua carta chegue ao destinatário no menor tempo possível:

• saber o endereço dele;
• indique o assunto da mensagem;
• Comece sua carta cumprimentando o leitor.

No entanto, esses não são todos os recursos da criação de cartas comerciais. Um papel significativo é desempenhado por: estilo de apresentação, método de apresentação de informações, execução de tais documentos, etc. Vamos descobrir ainda como garantir que o destinatário não envie a carta para a pasta Spam na vastidão do e-mail e não jogue sua mensagem na lixeira.

Primeiro o que deveria ser - uma saudação e um endereço ao destinatário. Observe que seria bom libertar o leitor. Para isso, basta começar com elogios, perceber o quanto ele está ocupado, etc. Componha a sua mensagem de forma que o destinatário concorde com cada palavra, pois neste caso será muito fácil levá-lo à conclusão do negócio.

O último comentário é talvez o mais importante. Refere-se ao uso de palavras, frases e expressões de natureza ambígua. A questão toda é que o remetente não pode entrar na cabeça do destinatário e descobrir seu nível de consciência. Justamente por isso, antes de enviar uma mensagem, ela precisa ser lida diversas vezes e, se necessário, corrigida eliminando duplo sentido.

Estrutura de uma carta oficial

As cartas oficiais são redigidas em formulários especiais, que já possuem algumas marcações. No topo do formulário (canto direito) há sempre um “cabeçalho” contendo um conjunto completo de dados (sobrenome e iniciais do destinatário, endereço da empresa, telefone, nome do departamento, brasão ou símbolos da empresa, etc. ). Observe que quanto mais claramente todos os campos forem preenchidos, maior será a probabilidade de a mensagem ser entregue e lida.

Se houver vários destinatários, seus nomes deverão ser listados em ordem hierárquica, da posição superior aos subordinados. Esta é uma regra que não é aconselhável quebrar. Como ainda resta espaço na parte superior esquerda, aí é colocada uma marca pelo remetente (suas iniciais e data) e pelo destinatário (o mesmo).

Como você sabe, uma carta comercial, como ensaio escolar, deve ter 3 seções: introdução, parte principal e conclusão. Isso mesmo, após a leitura da primeira parte o destinatário poderá concluir se esta mensagem é urgente ou se pode ser um pouco estudada. Observe que a introdução foi escrita para a versão eletrônica, como um complemento à inscrição. Portanto, para compor um corretamente, você precisa de:

• deixe uma mensagem e saudação;
• destaque uma porção de elogios;
• Explique resumidamente o motivo da sua solicitação.

Um fator importante na apresentação do material, é a forma de apresentação, integridade e honestidade na apresentação das informações (em nenhum caso enganar o destinatário). Lembre-se, ao ler o seu recurso, o destinatário deverá fornecer o que está descrito, portanto serão necessários detalhes, mas não se esqueça de apoiá-los com fatos adicionais, datas, etc.

Preste atenção na fala e no estilo de apresentação do material. Se este for um documento oficial, a carta será escrita em estilo de negócios. Vale a pena adivinhar que o destinatário recebe muitas dessas cartas e não terá tempo para conhecer cada uma delas detalhadamente. Portanto, o material deve ser apresentado de forma breve, compacta, sem exageros e cores desnecessários. Só neste caso você pode contar com uma resposta rápida do destinatário.

Concluindo, você precisa indicar seus próprios desejos (às vezes com um pedido), para resumir tudo o que foi afirmado. Acontece que depois de ler esta parte carta oficial, o destinatário deverá ver sua proposta de saída para a situação atual (problema). Ele só pode concordar com isso ou escolher sua própria opção.

Uma carta oficial termina com assinatura obrigatória e data de preparação. Você pode ver isso estudando vários exemplos de cartas oficiais.

Antes de enviar, releia o documento, verifique se os dados correspondem e se a mensagem está formatada corretamente. Não se esqueça de avaliar a alfabetização da apresentação, em que fonte o texto está impresso (é fácil de ler), etc.

Isso é tudo. Acontece que redigir um documento oficial não é tão difícil. Para tal, basta pegar no formulário solicitado, onde já foram aplicadas determinadas características, preenchê-lo de acordo com as regras acima descritas e enviá-lo ao destinatário. Se ainda tiver dúvidas, você pode obter respostas postando-as na seção “comentários”.

Você já contou a seus amigos e conhecidos como preparar adequadamente os documentos oficiais? Caso contrário, compartilhe o link para esta análise com eles. Para fazer isso você precisa clicar nas teclas redes sociais, no qual você está registrado e concorda em adicionar informações à sua página pessoal. Ao realizar essas manipulações, você permitirá que as pessoas vejam esta avaliação, se familiarizem com ela e aprendam a preencher corretamente todo tipo de documento.

Não digo adeus a você, mas digo: “Adeus”. Ficarei feliz em vê-los novamente como leitores de minhas criações sobre o negócio da informação. Espero que meus comentários inspirem você a grandes feitos e o ajudem a conseguir informação útil.

Atenciosamente, Elena Izotova.

Um empresário deve manter correspondência ativa tanto com funcionários (por exemplo, representantes de agências governamentais) quanto com funcionários “semi-oficiais” - parceiros, empreiteiros, especialistas autônomos e assim por diante. A habilidade de comunicação escrita se desenvolve rapidamente, mas no início você pode cometer muitos erros e causar uma impressão não muito agradável aos destinatários. Neste artigo falaremos sobre os recursos de escrever cartas comerciais regulares (em papel) e mensagens eletrônicas.

Formato e design da carta

Certifique-se de usar o papel timbrado da sua empresa. Isso sempre impressiona e aumenta a fidelização dos “interlocutores”. O tipo de formulários, as normas de preenchimento e os elementos de design devem ser especificados no pedido da organização (ou nas instruções para trabalhos de escritório). Os requisitos básicos para formulários de cartas comerciais podem ser encontrados no GOST 2003 “Requisitos para a preparação de documentos”.

É aconselhável “espremer” informações básicas sobre a empresa no formulário:

• nome (e nome abreviado);
• endereços reais e postais;
• Endereço de email;
• Telefones de contato;
• Endereço do website.

Esta não é uma lista de dados necessários, mas apenas lista de amostra. Se desejar, você pode adicionar ou excluir algo.

Os requisitos gerais para escrever uma carta são os seguintes:

• recuo mínimo – 10 mm à direita e 20 mm à esquerda, superior e inferior;
• se a carta for escrita em duas ou mais folhas, cada uma delas deverá ser numerada no meio, na parte superior;
• Cada aplicação é numerada separadamente;
• no lado esquerdo canto superioré indicado o número de saída da carta (não se esqueça de registrá-lo no diário de registro de documentos);
• no canto superior direito estão indicados o nome da organização, o cargo do destinatário e seu sobrenome com iniciais;
• no canto inferior esquerdo - seu cargo, sobrenome com iniciais e assinatura;
• Certifique-se de colocar a data em que a carta foi escrita na parte inferior.

Porém, o GOST 2003 permite a utilização de formas não apenas com disposição angular, mas também com disposição longitudinal dos detalhes (quando indicados no centro). A disposição dos cantos parece mais familiar e mais fácil de ler, por isso é melhor escolher esta opção.

Regras gerais de redação

A estrutura clássica do texto de uma carta comercial inclui três elementos:

• parte introdutória (breve exposição dos motivos da redação da carta, sua finalidade);
• conteúdo (descrição da situação, proposta de soluções, declaração de conclusões e recomendações);
• a parte resumida (um breve resumo com uma indicação clara do que você espera do destinatário).

Você deve sempre compreender o propósito para o qual está escrevendo uma carta. Você quer oferecer cooperação? Exponha suas queixas? Convidar para uma apresentação ou outro evento? Escreva apenas sobre isso e não se distraia com longos argumentos e suposições que não sejam relevantes para o assunto.

Cada carta comercial deve ter um propósito específico. Se você abordar vários assuntos nele, eles deverão estar intimamente inter-relacionados. Se você precisar entrar em contato com a mesma organização sobre vários assuntos diferentes, é melhor escrever uma carta separada para cada um deles.

Linguagem escrita

O estilo da correspondência comercial é um negócio oficial “leve”. É possível e necessário padronizar frases, usar alguns clichês e clichês, mas não é recomendável reduzir tudo isso à burocracia seca. A linguagem “viva” é sempre percebida de maneira fácil e favorável. É claro que a redação comercial deve obedecer às normas de etiqueta (que serão discutidas a seguir), mas a essência da questão deve ser declarada de forma clara e concisa.

Algumas dicas práticas:

• usar palavras simples: termos “inteligentes” são mal percebidos e muitas vezes causam irritação para quem é forçado a lê-los e decifrá-los;
• use verbos com mais frequência e adjetivos com menos frequência;
• não espalhe seus pensamentos pela árvore - apenas detalhes e apenas no âmbito de um determinado tema, sem muitos detalhes e detalhes sem importância;
• evite declarações longas, se possível não use particípios e frases participiais;
• escreva especificamente: vários “sobre isso”, “eles/eles” são inaceitáveis;
• evite inconsistências lógicas e transições abruptas de um bloco semântico para outro;
• verifique tudo escrito de ouvido: erros de fala encontrado em quase todos os textos não editados.

Uma das principais regras para escrever cartas comerciais é: a mensagem deve ser alfabetizada e estilisticamente correta.

Características de abordar o destinatário

Via de regra, o destinatário é endereçado uma vez, no início da carta. Isso pode ser feito de três maneiras.

1. Se estiver se dirigindo a uma pessoa pela primeira vez (ou se tiver sido estabelecida uma relação puramente oficial entre você e o destinatário), você deve usar um endereço que indique uma certa distância. Exemplo: “Caro Sr. Ivanov!”
2. Se você estiver contatando uma pessoa com quem você estabeleceu confiança há muito tempo relacionamento comercial, é melhor chamá-lo pelo primeiro nome e patronímico. Exemplo: “Querida Ekaterina Leonidovna!”
3. Ao se dirigir a um grupo, use a frase padrão “prezados senhores!”

Na parte final você precisa usar a chamada frase de encerramento. Existem mais opções aqui:

• “Com respeito”, “Atenciosamente”;
• "COM Muitas felicidades»;
• “Com esperança de cooperação contínua”;
• “Ficamos sempre felizes em lhe prestar um serviço”;
• etc.

Em uma palavra, escolha última sentença- uma questão de gosto.

Ética na redação empresarial

Mesmo o desdém velado em uma carta comercial não passa despercebido. É claro que, neste caso, você não poderá mais contar com uma atitude positiva ou mesmo igualitária consigo mesmo. A conclusão é óbvia: não ceda às emoções e mantenha-se dentro dos limites, mesmo que o destinatário realmente o incomode. Sempre preste atenção ao tom da mensagem.

Você deve ter um cuidado especial ao redigir uma carta contendo uma recusa. É extremamente imprudente começar tal mensagem com um “não” categórico de uma forma ou de outra - isso criará na pessoa a sensação de que ela foi simplesmente enviada. Tente fornecer explicações convincentes (não frágeis) primeiro. Tendo delineado brevemente as razões da recusa, deve-se passar suavemente à sua declaração. Neste caso, você pode usar as seguintes formulações:

• “Infelizmente não vemos forma de satisfazer o seu pedido”;
• “O seu pedido não pode ser atendido pelos seguintes motivos...”;
• “Lamentamos profundamente, mas somos forçados a rejeitar sua oferta.”

O ideal é que antes mesmo de justificar a recusa - logo no início da carta - repita brevemente o pedido do destinatário. Ele entenderá que você leu atentamente seu pedido ou proposta e provavelmente apreciará isso. Talvez no futuro vocês trabalhem juntos novamente - por que transmitir imediatamente o negativo e assustar a pessoa com severidade excessiva?

Nunca vá para o outro extremo. Bajulação e inúmeras garantias de afeto sincero são sinais óbvios de falta de sinceridade. A insinceridade sempre causa rejeição.

Compondo e-mails

As mensagens em papel já se tornaram obsoletas. É claro que a correspondência em “papel” nunca desaparecerá completamente, mas em alguns anos as cartas escritas em papel timbrado clássico se tornarão uma raridade. As negociações são cada vez mais conduzidas eletronicamente. Um empresário moderno envia agora muito mais cartas por e-mail do que por correio normal.

As cartas comerciais enviadas por e-mail são redigidas de acordo com as mesmas regras gerais. Requisitos de linguagem, estilo e tom, adesão aos padrões de etiqueta - todos esses elementos obrigatórios não mudam. No entanto, as mensagens eletrônicas também possuem características próprias.

1. Certifique-se de que seu login pareça sólido ou pelo menos adequado. [e-mail protegido]- Multar, [e-mail protegido]- Seriamente.
2. É muito importante sempre preencher o campo Assunto. É esta linha que determina se uma pessoa abrirá a mensagem recebida. Se você está escrevendo para alguém que não conhece, tente encontrar um título interessante. Mas não exagere – temas como “Urgente!!! Oferta especial, abra agora mesmo! Eles só fazem você querer clicar rapidamente no ícone da lixeira na parte superior. O título deve consistir de 3 a 5 palavras e refletir o conteúdo da mensagem.
3. Se você não conhece o destinatário, descreva brevemente quem você é e como o descobriu. Sem esta introdução necessária, a mensagem pode ser considerada spam e imediatamente excluída.
4. Não desative as citações nas configurações - deixe a correspondência anterior ser exibida abaixo, abaixo do corte.
5. Ler em uma tela é um prazer duvidoso. Uma carta em papel pode ser recolhida e, só por isso, é percebida com mais seriedade no nível inconsciente do que uma carta eletrônica. Leve em consideração.
6. Quanto mais curta for a mensagem de e-mail, mais rápido ela será respondida.
7. Use apenas fontes padrão.
8. Não abuse do realce de texto - o máximo pontos importantes Você pode usar “negrito”, mas usar cores diferentes é inaceitável.
9. Sem limites. Nunca. Até nos subtítulos. O mesmo se aplica a sinais de pontuação duplicados.
10. Divida seu texto em parágrafos com espaço entre eles (deixe apenas uma linha em branco).
11. Você pode anexar imagens ou arquivos de texto ao e-mail. Materiais adicionais e explicações, comentários, ampliados descrições detalhadas– tudo isso deverá estar em arquivos anexos, mas não no corpo da carta.
12. Na correspondência comercial com pessoas com quem você estabeleceu relações de confiança (estamos falando de parceiros confiáveis, contratantes confiáveis), ocasionalmente você pode usar emoticons. Isso irá “reviver” a comunicação – os emoticons na tela (mesmo em uma mensagem comercial) são percebidos de forma bastante positiva. Claro, eles não podem ser usados ​​em cartas de “papel”.
13. Certifique-se de assinar. Nos e-mails, geralmente consiste de 3 a 6 linhas e inclui o nome e sobrenome do remetente, seu cargo, nome da empresa, endereço do site e número de telefone de contato.

Exemplo de assinatura:

Sinceramente,

Ivan Ivanov

[e-mail protegido]

http://site.com.

Oferecemos-lhe um modelo de carta comercial.

Resumindo

Embora tudo seja bastante simples, os exemplos de cartas comerciais escritas corretamente não são tão numerosos. Os empreendedores regularmente ficam confusos no design, usam endereços não totalmente corretos e esquecem nuances importantes.

Vamos listar as principais características das boas mensagens comerciais:

• objetividade;
• brevidade (é aconselhável que a carta não ocupe mais que uma página);
• tom neutro de apresentação;
• falta de raciocínio, narração, detalhamento excessivo;
• falta de avaliações emocionais;
• uma relação lógica clara entre partes do texto e frases individuais.

Este é um tipo de lista de verificação que você pode verificar primeiro. Depois que centenas de mensagens comerciais forem compiladas e enviadas, não haverá mais necessidade disso. Não ignore as regras acima e lembre-se: habilidades de correspondência comercial “aprimoradas” melhoram significativamente a sua reputação e, consequentemente, a imagem da empresa.

GOST 7.0.8-2013 “Sistema de padrões para informação, biblioteca e publicação. Manutenção de registros e arquivamento. Termos e Definições” consolidou os significados básicos dos conceitos que utilizaremos mais adiante:

• destino- detalhes contendo informações sobre o destinatário do documento;
• detalhes do documento– elemento de design do documento.

Além disso, você precisa prestar atenção ao novo termo atributo, que é usado ativamente ao trabalhar com documentação científica e técnica eletrônica e é considerado como obrigatório componente adereços documento. As regras para registro dos dados do “destinatário” estabelecidas pelo GOST R 6.30-2003 fornecem várias opções seu desenho - neles os principais atributos do requisito “destinatário” são formalizados ou não formalizados de forma diferente.

E finalmente, o termo destino deve ser distinguido do conceito ultrapassado destinatário, que, no entanto, é mencionado no apêndice às Regras para trabalho de escritório nas autoridades executivas federais (aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 nº 477) no sentido autor, ou seja remetente do documento(e acima de tudo cartas).

Como a correspondência costuma ocupar mais de 80% do fluxo documental das organizações, consideraremos as regras para registro dos dados do “destinatário” a partir do exemplo dos ofícios, que são lavrados em papel e enviados ao destinatário principalmente por correspondência.

No processo de correspondência, os gestores, colaboradores e o serviço de gestão documental da organização devem ter em consideração os seguintes fatores:

• tecnológica, o que significa que a organização enviará sua carta pelos correios ou utilizando os serviços de empresas que entregam correspondência. Estas empresas e os Correios Russos atuam como terceiros independentes durante o processo de entrega. Ao redigir uma carta, é necessário levar em consideração a forma como ela será enviada, embalada, que a ordem e a sequência de registro dos atributos do endereço postal são estabelecidas pelas Regras de prestação de serviços postais, que são aprovadas por resoluções do Governo da Federação Russa e são atualizados periodicamente;
• gerencial, porque a carta pode conter:
  • uma decisão de gestão, proposta, relatório ou reclamação específica - pode ser dirigida a uma organização superior ou a um parceiro igual, cliente;
  • uma ordem obrigatória ou ato jurídico normativo que é enviado a organizações subordinadas para execução ou informação.
    Ou seja, a finalidade de criação e o conteúdo do documento, o lugar da organização do autor no sistema de gestão e a relação com o destinatário da carta influenciam o desenho do requisito “destinatário”. Além disso, a carta deve ser enviada ao ponto (organização, funcionário, especialista, unidade estrutural) onde haja competência para resolver a questão prevista no documento, de forma definitiva e de mérito. Se tiver várias dúvidas/sugestões para esta organização que não estejam relacionadas entre si e cuja solução seja da competência pessoas diferentes, então é melhor escrever uma carta separada para cada “destinatário final”. E se você não sabe quem será designado para resolver suas dúvidas, você pode colocá-las em uma carta endereçada a diretor geral ou dirija-o de forma geral à organização;
• fator de etiqueta– a necessidade de cumprir as regras de polidez aceites, tendo em conta situação específica comunicação Empresarial, situação e cargo do destinatário (jurídico ou pessoa física, organização superior ou subordinada, a carta é enviada pela primeira vez ou a correspondente permanente, etc.).

Formulário de carta de organização

Para conduzir a correspondência, quase todas as organizações desenvolvem e aprovam seu próprio formato de carta. A composição de seus detalhes e exemplos de design podem ser encontrados:

• em GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para a preparação de documentos" (Figuras B.2 - B.4) e
• Aprovadas recomendações metodológicas para o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal. por despacho de Rosarkhiv de 23 de dezembro de 2009 nº 76 (cláusula 3.3.1 com anexos).
  As organizações prestam muita atenção ao desenvolvimento do formato da carta e até o incluem em um livro de estilo “corporativo”, o que é absolutamente justo, pois ele é o "cara" entidade legal, forma a imagem do autor da carta e a impressão dele. Mas não se trata apenas da qualidade do papel e das cores da tinta usada para fazer a forma. O formulário indica o nome completo e abreviado da organização, forma organizacional e jurídica e subordinação. O mais importante é garantir que as informações sobre o autor nele indicadas estejam formatadas corretamente, listando todas as formas de contato com o autor. Isto transmite ao ambiente externo sinais de estabilidade, disponibilidade para contactos, abertura e “boa vontade” da organização.

A localização dos detalhes no formulário pode ser:

• longitudinal(como no Exemplo 1) ou
• canto:
  • centrado(como no Exemplo 2) ou
  • bandeira(os atributos estão localizados na mesma zona lateral, mas o texto de cada linha começa na borda da margem esquerda).

Os formulários longitudinal e de canto possuem localização diferente para o atributo “destinatário”;

Atributos do atributo “destinatário”

Além disso, a resposta à pergunta “Onde?”, ou seja, o registro do atributo “endereço postal” é considerado opcional pelo GOST. Se se enquadrar, os seus elementos são escritos na sequência prevista nas Regras de prestação de serviços postais (isto é estabelecido Recomendações metodológicas sobre o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal, Anexo nº 11). A indicação do endereço postal na própria carta torna-se conveniente quando se utiliza um envelope com janela, onde ficarão visíveis todos os dados do destinatário (a quem e onde a carta deve ser entregue), então esta informação não precisa ser duplicado no envelope manualmente ou colando uma “etiqueta”. Com grandes volumes de correspondência, esta abordagem economiza significativamente tempo e dinheiro.

Se a carta for endereçada órgão estatal, órgão governamental local, autoridade suprema, organização superior, então o atributo “endereço postal” ainda não foi emitido (está indicado apenas no envelope). Veja os Exemplos 3 e 4.

Se a carta for enviada ao primeiro o chefe desta “organização superior”, então o nome da organização é incluído no cargo, veja os Exemplos 5 e 6. Tanto o cargo quanto o nome completo são escritos em caso dativo.

Exemplo 1

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Exemplo 2

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Exemplo 3

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Exemplo 4

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Exemplo 5

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Exemplo 6

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Se a carta endereçado a um colega terceirizado ou organização de linha descendente, então o “destinatário” da carta pode incluir um endereço postal, que é melhor separado do nome da organização por um espaçamento de 1,5–2 linhas e começa com uma letra minúscula conforme prescrito pelo GOST R 6.30-2003 (por exemplo, “ rua” ou “pr. "):

Exemplo 7

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Se a carta for endereçada ao gerente organização, então o cargo inclui o nome completo da organização indicando a forma organizacional e jurídica:

Exemplo 8

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Se a carta for dirigida ao responsável de uma organização com a qual não se comunica pela primeira vez, é preferível não indicar o endereço postal.

Se a carta for endereçada vice-gerente ou outro funcionário (e não o primeiro gerente), então as opções são permitidas (com ou sem adição de endereço postal), e você deve prestar atenção às maiúsculas e minúsculas e ao espaçamento entre linhas. O endereçamento a um funcionário é sempre feito no caso dativo; se o nome da organização estiver separado de seu cargo, então está escrito no caso nominativo:

Exemplo 9

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Exemplo 10

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Se a carta for endereçada unidade estrutural da organização, a seguir, no atributo “destinatário”, indique primeiro o nome da organização (são permitidas abreviaturas estabelecidas), e só então - esta unidade estrutural no caso nominativo.

É aconselhável utilizar espaçamento entre linhas nos Exemplos 7, 10 e 11 para separar os atributos do atributo “destinatário” para agilizar a percepção e isolamento da informação pelo destinatário, mas este não é um requisito estrito.

Exemplo 11

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Exemplo 12

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Se a carta for dirigida ao chefe de uma unidade estrutural, o nome da organização (no caso nominativo) é incluído no atributo “destinatário”, e o nome da unidade é incluído no nome completo do cargo em o caso dativo:

Exemplo 13

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GOST R 6.30-2003 estabelece um método de registro generalizado de destinatários ao enviar cartas para diversas organizações homogêneas ou vários divisões estruturais uma organização. Este método fornece:

• na própria carta, o desenho do nome generalizado dos destinatários;
• compilação adicional uma lista separada para cartas postais, que inclui seus nomes específicos e endereços postais.

Exemplo 14

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Exemplo 15

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Veja o artigo “Criando envelopes no MS Word” para aprender como personalizar o endereço do remetente, criar rapidamente vários envelopes de acordo com um determinado modelo e mailing list, decorá-los com um fundo ou desenho (ideias para decorar um envelope para 23 de fevereiro e março 8 são sugeridos

Lista de discussão ou lista de discussãoé gerado pelo executor da carta com base no classificador de organizações e seus endereços, que normalmente é acumulado no serviço de gestão de escritório em decorrência de operações de registro de documentos (no EDMS ou em tabelas Word, Excel). Em cada envelope em que cada cópia da carta está lacrada, são indicados o nome e endereço específicos da organização de acordo com a mailing list. Com base nesta lista, as informações de impressão em envelopes podem ser configuradas automaticamente até mesmo através do Word.

É necessário ressaltar que este método costuma ser utilizado por uma organização superior no envio de cartas aos seus órgãos subordinados.

No entanto se não houver mais de 4 destinatários de uma carta, então todos os destinatários ficam cadastrados no próprio documento, então você pode prescindir de uma mailing list (a palavra “Cópia” não aparece antes do 2º, 3º e 4º destinatários). Esta limitação no número de destinatários em uma carta é estabelecida pelo GOST R 6.30-2003 e pelo bom senso. Neste caso, o endereçamento é elaborado no canto superior direito como uma listagem dos dados do “destinatário” de cada órgão/organização, mas todas as cópias dessa carta são assinadas como originais e cada cópia é lacrada em um envelope separado em que é emitido o endereço postal específico correspondente.

Este método de endereçamento é conveniente para usar quando você precisa notificar sobre violações ou eventos significativos, principalmente para autoridades de supervisão e reguladoras de nível superior. Dessa forma, todos os destinatários verão para quem mais esta carta foi enviada.

Exemplo 16

Recolher exibição

Se uma carta com o mesmo conteúdo (uma carta de oferta, por exemplo) precisar ser enviada a várias organizações “independentes”, então é melhor emitir cada carta como original, ou seja, Em cada um, indique um destinatário individual. No entanto, os números de registo destas cartas serão diferentes.

Registro dos dados do “destinatário” ao manter correspondência com indivíduos tem características próprias. O primeiro atributo é o sobrenome no caso dativo, depois as iniciais e depois o endereço postal:

Exemplo 17

Recolher exibição

Ao endereçar uma carta a um funcionário indicando sua posição, as iniciais são escritas antes sobrenome (ver Exemplos 9, 10, 13), já que a principal identificação do destinatário é pelo cargo. Ao endereçar uma carta a um particular, são indicadas as suas iniciais atrás apelido (Exemplo 17), uma vez que a nossa identificação como cidadãos é feita principalmente pelo apelido. Ao registrar sobrenome e iniciais, eles são separados por espaço; “Eu.I. Ivanov”, mas não “Eu. Eu. Ivanov."

Como abreviar corretamente na correspondência comercial nomes duplos e nomes patronímicos duplos do destinatário, escritos com um hífen, por exemplo, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Veja a resposta à pergunta “Qual a forma correta de abreviar nomes duplos e nomes do meio duplos do destinatário, escritos com hífen, na correspondência comercial? »

Para não cometer erros no endereço, nos sites das organizações é necessário saber os endereços postais exatos, nomes completos e cargos dos gestores, além de outras informações que ajudarão a melhor maneira estabelecer comunicação na primeira fase da percepção do documento. Você pode tentar obter informações semelhantes da secretária ou obtê-las de documentos recebidos desta organização.

Preste atenção especial ao uso de letras maiúsculas e minúsculas nos nomes de organizações e cargos. As normas do idioma russo sugerem escrever uma posição com letra minúscula (minúscula), mas uma posição alta específica pode ser escrita com letra maiúscula, se isso estiver previsto nos documentos constitutivos e regulamentos locais da organização beneficiária. Preste atenção a essas sutilezas.

Fator de etiqueta

Apelo- uma frase de etiqueta convencional, uma fórmula de discurso que expressa respeito e uma atitude amigável e educada para com o destinatário. Recomenda-se terminar ponto de exclamação, enfatizando o significado da pergunta e do apelo a essa pessoa.

Mais frequentemente contatado pelo primeiro nome e patronímico(Exemplo 18), com muito menos frequência - por posição(Exemplo 20). A segunda opção é de natureza estritamente empresarial e é utilizada quando se dirige a uma pessoa que ocupa um alto cargo oficial em órgãos estaduais e municipais ou a uma grande organização. Ainda menos frequentemente eles entram em contato pelo sobrenome sem iniciais(Exemplo 19) - enfatiza a “distância”, a formalidade da relação entre o autor e o destinatário, bastante típica da correspondência com um particular.

Exemplo 18

Endereço por nome e patronímico

Recolher 20

Outra maneira especialmente atitude respeitosa ao destinatário aparece no “quadro de etiqueta”: "Querido..." – "Com profundo respeito,", que é utilizado para se dirigir a uma pessoa de alto escalão (presidente do conselho de administração, chefe de autoridade superior ou órgão de administração, etc.), bem como no caso de felicitações, por exemplo, por um aniversário.

Apelo "Caro..." mesmo no caso de parabéns ao destinatário, deve ser utilizado com cautela, pois V relações oficiais Ainda assim, alguma distância gerencial deve ser mantida.

Apelo "Querido" atualmente considerado obsoleto, redundante - não padrões relevantes estilo empresarial russo moderno linguagem literária.

Regras especiais de tratamento surgiram gradualmente ao trabalhar com apelos dos cidadãos. Em resposta às suas cartas "melhores práticas" agências governamentais e os governos locais recomendam as seguintes fórmulas de discurso:

Exemplo 22

Recolher exibição

Mas independentemente da questão suscitada no recurso do cidadão, independentemente da situação (conflito, reclamação ou recurso sobre assunto pessoal, pela primeira vez ou repetido, etc.), ainda é fórmula universal apelo aos cidadãosé endereçado pelo nome e patronímico (como no Exemplo 18).

As organizações comerciais, ao se comunicarem com os clientes e considerarem as suas reclamações, podem guiar-se pelas mesmas recomendações.

16abril

Olá! Neste artigo falaremos sobre cartas comerciais.

Hoje você aprenderá:

1. Por que a correspondência comercial não perdeu sua relevância;
2. O que tem ali cartas comerciais e como são formalizados;
3. Como escrever uma carta comercial corretamente.

Agora fora de nossas janelas está a hora alta tecnologia e a Internet. Mas a correspondência comercial não perdeu importância e relevância, simplesmente migrou para outros meios de comunicação. Vamos falar hoje sobre por que é importante ser capaz de redigir e formatar cartas comerciais.

Por que você precisa de correspondência comercial?

Em primeiro lugar, esta é uma oportunidade para trocar opiniões, sugestões e pensamentos com colaboradores ou parceiros de negócios. Por meio de correspondência, eles apresentam reclamações, solicitações e esclarecem mal-entendidos entre empresas.

A correspondência comercial é um dos tipos de correspondência oficial.

Diferenças entre cartas comerciais e outras

As principais diferenças são as seguintes:

• Estilística de apresentação;
• Vocabulário que não permite a expressão clara das emoções;
• Feito em papel timbrado oficial da empresa;
• A fonte não é muito pequena, mas também não é grande, e é a mesma em todo o texto;
• Raramente ocupam mais de 1 página;
• Presença de estrita cadeia de comando oficial.

Tipos de cartas comerciais

Todas as cartas comerciais podem ser divididas em vários grupos. Iremos nos deter em cada um com mais detalhes e fornecer uma breve descrição.

Cartas que não precisam ser respondidas.

• Carta de garantia;
• Acompanhante;
• Informativo;
• Carta de aviso;
• Carta de lembrete.

Cartas que exigem resposta.

• Apelo;
• Oferecer;
• Solicitar;
• Requerimento;
• Petição.

Cartas não comerciais.

• Carta convite;
• Cartas expressando condolências;
• Cartas expressando gratidão;
• Cartas informando sobre algo;
• Cartas contendo recomendações;
• Cartas de fiança;
• Cartas confirmando que a mercadoria foi recebida, o serviço foi prestado e assim por diante;
• Cartas de felicitações em diversas ocasiões;
• Carta de requerimento;
• Cartas de instruções;
• Cartas de cobertura.

Cartas comerciais.

Geralmente são utilizados antes da celebração de um acordo, bem como durante a vigência do contrato.

Esses incluem:

• Cartas respondendo a consultas;
• Solicitação direta;
• – uma carta na qual se propõe fazer uma transação ou celebrar um acordo;
• Alegar;
• Lembrete;
• Carta contendo advertência sobre rescisão de contratos ou necessidade de cumprimento de obrigações, etc.

Se falamos de classificação por estrutura, existem 2 tipos de cartas comerciais:

• Contendo texto do autor e redigido de forma livre;
• Compilado de acordo com um padrão estrito.

Por destinatário.

• Circular – carta enviada a vários destinatários;
• Regular – enviado a um destinatário em nome de uma pessoa;
• Coletivo – enviado para um destinatário, mas por várias pessoas.

As cartas também são divididas de acordo com a forma como foram enviadas:

• Enviado como mensagem de fax;
• Enviado por e-mail;
• Aqueles enviados em envelopes normais.

Existem tipos de cartas que, por razões éticas, devem ser manuscritas e não digitadas. Isso se aplica a condolências e parabéns.

Segredos do design adequado

O texto da carta está dividido em partes introdutória, principal e final. Eles estão logicamente conectados entre si. A parte introdutória inclui as circunstâncias que levaram à criação da carta, e a parte principal representa o próprio conteúdo. A parte final resume os resultados, que expressam a solicitação, recusa, etc.

Em geral, a correspondência comercial com toda a responsabilidade pode ser chamada de arte, pois é preciso aprender a conduzi-la corretamente, obedecendo a todos os requisitos. Afinal, na maioria das vezes pensamos apenas na informação apresentada com clareza e esquecemos que a carta pode ser considerada a cara da empresa.

Estilística.

Cada carta é mantida em um estilo estritamente comercial, utilizando meios de fala característicos de documentos oficiais.

Requisitos para apresentação de informações.

Todas as informações contidas na carta são apresentadas da seguinte forma:

• Endereçado, destinado a uma pessoa específica;
• Todas as informações devem estar atualizadas na data da redação;
• Confiável;
• Imparcialmente;
• Fundamentado;
• Da forma mais completa possível, para que uma decisão possa ser tomada com base nisso.

Forma.

Em primeiro lugar, a carta é redigida em papel timbrado de propriedade da empresa.

• Para escrever uma carta comercial, são utilizadas folhas de tamanho A4;
• A margem esquerda do formulário deve ter no mínimo 3 cm, pois após algum tempo serão enviados para arquivo;
• São indicados o nome da empresa, seu endereço legal e real e endereço de e-mail;
• É melhor usar a fonte padrão Times New Roman, tamanho 12. É a mais ideal e de fácil leitura;
• É permitida a elaboração de cartas comerciais sem uso de papel timbrado, mas ainda assim será necessário fornecer as informações do formulário.

Se em uma carta estamos falando sobre sobre grandes transações relacionadas a finanças ou informação confidencial de outra natureza, enviar tais cartas por fax ou em formato eletrônico Não recomendado. É melhor à moda antiga, em um envelope de papel comum.

Numeração.

Se a carta consistir em várias páginas, elas serão numeradas a partir da segunda. Os números estão marcados na parte superior, no meio, em algarismos arábicos. Não há pontos ao lado do número.

Divisão em partes.

Isso significa dividir a carta em parágrafos. O texto não deve fluir continuamente, caso contrário, simplesmente não será percebido. Graças à divisão em parágrafos, você pode ver onde termina um pensamento e começa outro.

Disponibilidade de correções.

Não é aconselhável permitir correções, erros de digitação ou rasuras. A carta deve ser escrita corretamente e o texto impresso em intervalos de 1,5 - 2.

Detalhes usados.

Indicaremos apenas os principais, pois já falamos brevemente sobre eles um pouco antes:

• Se a empresa for estatal, será usado o brasão da Federação Russa. Está localizado no meio do formulário oficial;
• Nome completo da empresa;
• Números de fax e telefone;
• Número da conta de banco;
• Destinatário - sendo utilizado o nome da empresa destinatária no caso nominativo para indicar o cargo e sobrenome do destinatário, utilizar o caso dativo;
• Se o destinatário possuir título ou título acadêmico, indicá-lo antes do sobrenome da pessoa;
• Quaisquer detalhes são escritos em uma nova linha e com letra maiúscula.

Carta comercial após uma reunião

Você realizou uma reunião de negócios, havia alguma perspectiva para isso. Discutiremos mais detalhadamente como refletir isso em uma carta.

1. Em primeiro lugar, no início da carta, indique a data e a hora da sua comunicação com o seu potencial parceiro, mesmo que já tenham passado alguns dias desde o encontro.
2. Evite erros ou frases muito complexas: mantenha a carta curta e clara, mas de uma forma que o destinatário queira lê-la.
3. Mencione sobre o que foi a conversa. Por exemplo: " Discutimos quanto custaria um vaso de estilo veneziano.”
4. Certifique-se de que o destinatário da carta expresse sua opinião sobre o tema da reunião.
5. Indique um horário em que você possa se comunicar por telefone ou se encontrar pessoalmente.
6. Deixe o destinatário saber que você está ansioso para trabalhar com ele: “ Estou ansioso para futuras relações comerciais com você«.
7. Termine sua carta com a seguinte frase ou semelhante: “ Tudo de bom para você...».

Cartas comerciais eletrônicas

É impossível ignorar os requisitos para a sua concepção, uma vez que cada vez mais cartas são emitidas em formato electrónico e não em papel. Afinal, estamos no século XXI.

Prepare uma carta comercial por e-mail Muito trabalho não compila; os requisitos de formatação são idênticos aos das cartas tradicionais. A única coisa é que tal carta deve sempre ter um título (ou assunto) para que simplesmente não se perca no fluxo da documentação.

Além disso, quando tal carta for respondida, é melhor não mudar o assunto da carta, assim você entenderá rapidamente o que está sendo dito caso receba muitos e-mails.

Além disso, você não deve usar software de última geração ao criar anexos para essas cartas; está longe de ser verdade que o seu destinatário tenha o mesmo. Se não estiver lá, a carta simplesmente não será aberta.

Não use emoticons ao escrever uma carta comercial eletronicamente. A tecnologia é ótima, mas mantenha-a profissional ao escrever.

Qual é o prazo para responder a uma carta?

Se a carta for classificada como exigindo resposta, o momento de responder depende das informações contidas na carta:

• Se você receber uma solicitação, confirme se ela foi recebida nos próximos três dias após o recebimento. E a resposta final pode ser dada dentro de um mês;
• Se se trata de condolências, elas podem ser enviadas no prazo de dez dias após o triste acontecimento;
• É permitido enviar parabéns no prazo de 8 dias a partir do momento em que você tomou conhecimento da data especial;
• Se falarmos sobre regras gerais boas maneiras, então é melhor responder às cartas no prazo de sete dias.

Como escrever uma carta comercial: em linguagem simples sobre coisas complexas

Distinguir entre uma carta comercial e uma correspondência pessoal. Já falamos mais de uma vez hoje sobre quais são essas diferenças, não devemos esquecê-las. Agora vamos ver como escrever uma carta passo a passo.

Estágio 1. Indicamos o destinatário.

No canto superior direito do formulário escrevemos o sobrenome, as iniciais e o cargo da pessoa a quem endereçamos a carta. Se o destinatário for uma organização, indique o seu endereço legal.

Etapa 2. Apelo.

Colocamos no meio do formulário. É realizado de forma respeitosa, sem abreviaturas ou rasuras.

Exemplo: Caro (nome, patronímico)! Além disso, o destinatário pode ser abordado indicando sua posição. Mas quando você se dirige a uma pessoa pelo nome, isso reduz o estresse psicológico e indica que a relação comercial é estável e estabelecida.

Etapa 3. Declaração de propósito.

Explique o propósito da carta, sua essência e ideias principais. Esta parte é a principal. Escreva sobre o que você quer dizer, qual o motivo do seu apelo. Mas não se esqueça do estilo oficial e neutro.

Etapa 4. Fazer propostas e recomendações.

Quase qualquer carta comercial implica que o destinatário responderá a ela. Isso geralmente não é exigido apenas por cartas de natureza informativa. Portanto, não apenas descreva o problema, mas também sugira como ele pode ser resolvido.

Se você registrar uma reclamação, peça que sejam tomadas determinadas medidas; se você se oferecer para cooperar, informe-nos quais opções estão disponíveis;

Simplificando, quem recebe a carta deve perceber que não só quer algo dele, mas também entender como isso pode ser feito.

Como encerrar uma carta comercial

Uma carta comercial deve ser escrita perfeitamente. Se as regras de redação não forem seguidas, isso poderá afetar negativamente a reputação da empresa como um todo. Portanto, propomos agora nos determos com mais detalhes no design da parte final de uma carta comercial.

No final da carta, resuma tudo o que foi discutido anteriormente. Mas você não deve esticar suas conclusões em 10 frases; afinal, brevidade e concisão são valorizadas em cartas comerciais. É melhor limitar-se a frases simples.

Basearemos o final em 2 indicadores: deve ser o mais educado e correto possível. Existem diferentes opções de como construí-lo.

aqui estão alguns exemplos:

• Obrigado pela sua atenção ou ajuda: Obrigado! (Deixe-me agradecer...);
• Expresse suas esperanças para o futuro: Esperamos uma cooperação mutuamente benéfica (Esperamos receber uma resposta num futuro próximo...);
• Você pode construir uma frase para garantir algo ao destinatário: Ficaríamos felizes em cooperar com você;
• Faça um pedido: Pedimos que você relate os resultados;
• Peça desculpas por qualquer inconveniente causado: Peço desculpas pelo atraso inesperado no pagamento do material.

Como dizer adeus ao destinatário.

Apesar de a correspondência ser oficial, você pode se despedir de diferentes maneiras.

Aqui estão algumas opções:

• Com respeito a você...;
• Com votos de sucesso...;
• Muitas felicidades…

Assinamos corretamente.

Ao assinar a carta, indique seu cargo, nome e sobrenome. Se você duvida da adequação de uma frase como: “ Com os melhores cumprimentos" - apenas não use.

Você pode indicar seus contatos, número de telefone adicional ou endereço de email, desta forma você demonstra ao destinatário que está pronto para se comunicar e cooperar com ele.

Na próxima parte do nosso artigo, gostaria de falar sobre cartas comerciais em inglês.

Cartas comerciais em inglês

Não existe um formulário regulamentado para redigir tais cartas. Tudo vai depender do objetivo da carta e de quem é o seu destinatário. Aqui estão algumas breves recomendações para a redação.

Data da escrita.

Se estivermos escrevendo nos EUA, então ao indicar a data colocamos primeiro o mês, depois o dia e só depois o ano. Se for para o Reino Unido, a data é inserida como na Federação Russa. Neste caso, escreva o mês em letras para evitar confusão.

Detalhes do destinatário.

• Se você escrever para um homem, entre em contato com ele assim: Sr. (inserir sobrenome);
• Se uma mulher casada: Sra. (inserir sobrenome);
• Para uma senhora solteira: Senhorita (indicar sobrenome);
• Se você não sabe o status da senhora: Sra. (inserir sobrenome).

Especificando o endereço.

A ordem é oposta à aceita na Federação Russa: escritório, número da casa, nome da rua, código postal, nome do estado (se estiver escrito nos EUA), nome do condado e nome do país (se estiver escrito no Reino Unido).

Como entrar em contato com o destinatário.

Chamadas padrão:

• Querida Madame;
• Caro senhor;
• Querido senhor ou senhora;
• Prezada Senhora;
• Querido.

Após o endereço, colocamos uma vírgula (se estiver escrevendo para o Reino Unido) ou dois pontos (se estiver escrevendo para os EUA). Ponto de exclamação Não é aceito colocar.

Assunto.

Certifique-se de indicar o assunto da carta, assim como na Federação Russa.

Texto principal.

Divida-o em parágrafos. Ou escreva cada frase em uma nova linha.

Como dizer adeus.

Por exemplo, assim: “ Agradecendo sua ajuda, permanecemos sinceramente"– Obrigado, meu devotado..., embora talvez de forma menos formal.

Registro de assinatura.

Colocamos nossa assinatura no parágrafo de despedida, indicamos nosso nome e sobrenome, nome da empresa e cargo.

Design de aplicações.

Se estiver anexando algum documento, indique no final da carta: “ Enc.” e listar aplicativos.

O que escrever com letra maiúscula.

• Sobrenomes e iniciais;
• Nomes de empresas;
• Nomes de cidades, estados, etc.;
• Quaisquer palavras que indiquem o cargo ocupado;
• As primeiras palavras de despedida;
• Abrindo endereços.

Antes de encerrarmos a conversa, aqui estão alguns exemplos de cartas comerciais em russo e inglês.

Amostras de cartas comerciais em russo e inglês

Conclusão

Para resumir, gostaria de dizer que a carta comercial é uma ferramenta de comunicação em qualquer ramo de atividade. Se estiver escrito corretamente, certamente apresentará sua empresa de uma forma positiva.

Por outro lado, uma carta escrita de forma descuidada e com erros pode destruir completamente o próprio negócio promissor. Escreva as cartas corretamente e tentamos lhe dizer como fazer isso.